W tym artykule pokażę, jak można szybko wyeksportować kontakty z programu Outlook 365 - 2007 do arkusza kalkulacyjnego Excel. Najpierw wyjaśnię, jak korzystać z wbudowanej funkcji importu / eksportu programu Outlook, a następnie utworzymy niestandardowy widok kontaktów i skopiujemy / wkleimy go do pliku Excel.

Wszyscy z nas potrzebują raz na jakiś czas wyeksportować kontakty z książki adresowej programu Outlook do programu Excel. Mogą być różne powody, aby to zrobić. Możesz chcieć zaktualizować wszystkie lub niektóre kontakty, wykonać kopię zapasową kontaktów lub zrobić listę swoich klientów VIP, aby twój partner mógł się nimi zająć podczas twojego urlopu.

Dzisiaj zanurkujemy w 2 możliwe sposoby eksportu kontaktów z Outlooka do Excela i pokażę, jak możesz szybko zrobić to w różnych wersjach Outlooka:

Wskazówka. Aby wykonać przeciwne zadanie, pomocny będzie ten artykuł: Jak szybko zaimportować kontakty do programu Outlook z programu Excel.

Eksportowanie kontaktów programu Outlook do programu Excel za pomocą funkcji Import i Eksport

Na stronie Import/Eksport Funkcja ta jest dostępna we wszystkich wersjach Outlooka, jednak Microsoft nie znalazł dla niej miejsca na wstążce (ani na pasku narzędziowym we wcześniejszych wersjach), tak aby była łatwo dostępna. Zamiast tego, wydaje się, że z każdą nową wersją Outlooka starają się ukryć tę funkcję coraz głębiej, co jest zabawne, ponieważ jest ona naprawdę przydatna.

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak możesz szybko wyeksportować wszystkie potrzebne szczegóły wszystkich kontaktów programu Outlook do arkusza Excel za jednym razem.

Gdzie znaleźć funkcję Import/Eksport w różnych wersjach Outlooka

Cóż, zobaczmy, gdzie dokładnie Import/Eksport kreator rezyduje w każdej wersji Outlooka, a po tym przejdę krok po kroku przez eksport kontaktów z Outlooka do pliku Excel.

Wskazówka. Przed wyeksportowaniem kontaktów do programu Excel warto scalić zduplikowane kontakty w programie Outlook

Funkcja Import/Eksport w programie Outlook 2021 - 2013

Na Plik zakładka, wybierz Otwórz i eksportuj > Import/Eksport :

Alternatywnie można otworzyć ten sam kreator, przechodząc do Opcje > Zaawansowane > Eksport , tak jak to się robi w Outlooku 2010.

Funkcja eksportu w programie Outlook 2010

Na Plik zakładka, wybierz Opcje > Zaawansowane > Eksport :

Funkcja importu i eksportu w programach Outlook 2007 i Outlook 2003

Kliknij Plik w menu głównym i wybierz Import i eksport... To było dość łatwe, prawda ;)

Jak wyeksportować kontakty programu Outlook do programu Excel za pomocą kreatora importu/eksportu

Teraz, gdy już wiesz, gdzie Import/Eksport funkcja jest zlokalizowana, przyjrzyjmy się bliżej jak wyeksportować kontakty z książki adresowej programu Outlook do arkusza kalkulacyjnego Excel. Będziemy to robić w programie Outlook 2010, i na szczęście jesteś, jeśli masz zainstalowaną tę wersję :)

1. Otwórz swój Outlook i przejdź do Import/Eksport Funkcja, jak widać na zrzutach ekranu powyżej. Przypomnę, że w Outlooku 2010 można ją znaleźć na Plik tab> Opcje > Zaawansowane .
2. Na pierwszym etapie Kreator importu i eksportu , wybierz " Eksport do pliku ", a następnie kliknij Następny .
3. Wybierz " Wartości oddzielone przecinkami (Windows) ", jeśli chcesz wyeksportować kontakty programu Outlook do programu Excel 2007, 2010 lub 2013 i kliknij Następny przycisk.

   Jeśli chcesz wyeksportować kontakty do wcześniejszych wersji Excela, to wybierz " Microsoft Excel 97-2003 ". Zauważ, że Outlook 2010 jest ostatnią wersją, w której ten wybór jest dostępny, w Outlooku 2013 jedyną opcją jest ". Wartości oddzielone przecinkami (Windows) ".

4. Wybierz folder, z którego chcesz eksportować. Ponieważ eksportujemy nasze kontakty z programu Outlook, wybieramy Kontakty pod Outlook węzeł, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu, i kliknij Następny aby kontynuować.
5. Właśnie wybrałeś dane do eksportu i teraz musisz określić, gdzie chcesz je zapisać. Kliknij przycisk Przeglądaj aby wybrać folder docelowy, w którym zostanie zapisany wyeksportowany plik.
6. W Przeglądaj dialog, wpisz nazwę dla eksportowanego pliku w polu " Nazwa pliku " i kliknij OK .
7. Klikając na OK powoduje powrót do poprzedniego okna i kliknięcie przycisku Następny aby kontynuować.
8. W teorii może to być twój ostatni krok, tzn. jeśli kliknąłeś Wykończenie Jednak to spowoduje wyeksportowanie absolutnie wszystkich pól kontaktów z programu Outlook. Wiele z tych pól zawiera nieistotne informacje, takie jak rządowy numer ID lub telefon samochodowy, i mogą one tylko zapchać plik Excela zbędnymi szczegółami. A nawet jeśli kontakty z programu Outlook nie zawierają takich szczegółów, puste kolumny nadal będą tworzone w arkuszu kalkulacyjnym Excel (92 kolumnyłącznie!).

   Biorąc pod uwagę powyższe, sensowne jest eksportowanie tylko tych pól, które są naprawdę potrzebne. Aby to zrobić, kliknij przycisk Pola niestandardowe mapy przycisk.

9. W " Pola własne mapy W oknie dialogowym " należy najpierw kliknąć Czytelna mapa aby usunąć domyślną mapę w prawym panelu, a następnie przeciągnąć potrzebne pola z lewego panelu.

   Możesz również przeciągać wybrane pola w prawym okienku w górę i w dół, aby zmienić ich kolejność. Jeśli przypadkowo dodałeś niechciane pole, możesz je usunąć przeciągając je z powrotem, tj. z prawego okienka do lewego.

   Gdy skończysz, kliknij OK Na przykład, jeśli chcesz wyeksportować listę swoich klientów, Twoje ustawienia mogą przypominać poniższy zrzut ekranu, gdzie zaznaczone są tylko pola związane z działalnością.

10. Kliknięcie OK spowoduje powrót do poprzedniego okna (z kroku 7) i kliknięcie przycisku Wykończenie przycisk.

To wszystko! Wszystkie kontakty z programu Outlook zostały wyeksportowane do pliku .csv i teraz możesz otworzyć go w programie Excel, aby przeglądać i edytować.

Jak wyeksportować kontakty z programu Outlook do programu Excel poprzez kopiowanie / wklejanie

Ktoś może nazwać "kopiuj / wklej" sposobem dla nowicjuszy, nie nadającym się dla zaawansowanych użytkowników i guru. Oczywiście jest w tym ziarno prawdy, ale nie w tym konkretnym przypadku :) W rzeczywistości eksportowanie kontaktów poprzez kopiowanie / wklejanie ma kilka zalet w porównaniu z kreatorem importu i eksportu, który właśnie omówiliśmy.

Po pierwsze , to jest sposób wizualny , tj. To, co widzisz, jest tym, co dostajesz, więc nie zobaczyłbyś żadnych nieoczekiwanych kolumn lub wpisów w swoim pliku Excel po wyeksportowaniu. Po drugie , kreator importu i eksportu pozwala na eksport większości, ale nie wszystkie pola . Po trzecie , odwzorowanie pól i zmiana ich kolejności również może być dość uciążliwa, zwłaszcza jeśli wybieramy wiele pól i nie mieszczą się one w widocznym, nad scrollem, obszarze okna.

W sumie kopiowanie i wklejanie kontaktów Outlooka ręcznie może być szybszą i wygodniejszą alternatywą dla wbudowanej funkcji importu / eksportu. To podejście działa ze wszystkimi wersjami programu Outlook i możesz go użyć do wyeksportowania kontaktów do dowolnej aplikacji Office, w której działa kopiowanie / wklejanie, nie tylko Excel.

Zaczynasz od utworzenia widoku niestandardowego, który wyświetla pola kontaktów, które chcesz wyeksportować.

1. W Outlook 2013 oraz Outlook 2010 , przełącz na Kontakty i na karcie Home, w Aktualny widok grupę, kliknij przycisk Telefon aby wyświetlić widok tabeli.

   W Outlook 2007 , idziesz do Zobacz > Aktualny widok > Lista telefonów .

   W Outlook 2003 to prawie to samo: Zobacz > Uporządkuj według > Aktualny widok > Lista telefonów .

2. Teraz musimy wybrać pola, które chcemy wyeksportować. Aby to zrobić, w Outlooku 2010 i 2013, należy przejść do Zobacz i kliknij na zakładkę Dodaj kolumny przycisk w Układ grupa.

   W Outlook 2007 , przejdź do Zobacz > Aktualny widok > Dostosuj bieżący widok... i kliknąć Pola przycisk.

   W Outlook 2003 , Pola przycisk jest pod Zobacz > Uporządkuj według > Dostosuj...

3. W " Pokaż kolumny "", kliknij na potrzebne pole w lewym panelu, aby je zaznaczyć, a następnie kliknij przycisk Dodaj aby dodać go do prawego okienka zawierającego pola, które mają być pokazane w twoim niestandardowym widoku.

   Domyślnie wyświetlane są tylko częste pola, jeśli chcesz mieć więcej pól, otwórz listę rozwijaną pod " Wybierz dostępne kolumny z " i wybrać Wszystkie pola kontaktowe .

   Jeśli chcesz zmienić kolejność kolumn w widoku niestandardowym, wybierz pole, które chcesz przenieść w prawym panelu i kliknij przycisk Ruszaj w górę lub Przesuń się w dół przycisk.

   Po dodaniu wszystkich wymaganych pól i ustawieniu kolejności kolumn według własnego uznania, kliknij OK aby zapisać zmiany.

   Zobacz też: 7 prostych sposobów na znalezienie i usunięcie duplikatów w Google Sheets

   Wskazówka: Alternatywnym sposobem tworzenia niestandardowego widoku kontaktów jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu wiersza nazw pól i wybranie opcji Wybór pola.

   Następnie po prostu przeciągasz potrzebne pola do miejsca, w którym chcesz je mieć w rzędzie nazw pól, jak pokazano na zrzucie ekranu.

   Voila - utworzyliśmy niestandardowy widok kontaktów, co w zasadzie było główną częścią pracy. Pozostało ci nacisnąć kilka skrótów klawiszowych, aby skopiować szczegóły kontaktów i wkleić je do dokumentu Excel.

4. Naciśnij CTRL+A, aby wybrać wszystkie kontakty, a następnie CTRL+C, aby skopiować je do schowka.
5. Otwórz nowy arkusz kalkulacyjny programu Excel i wybierz komórkę A1 lub inną komórkę, która ma być pierwszą komórką tabeli. Kliknij prawym przyciskiem myszy na komórkę i wybierz Pasta z menu kontekstowego, lub naciśnij CTRL+V, aby wkleić skopiowane kontakty.
6. Zapisz swój arkusz Excela i ciesz się wynikami :)

Tak wygląda eksport kontaktów z Outlooka do arkusza Excela. Nic trudnego, prawda? Jeśli masz jakieś pytania lub znasz lepszy sposób, nie wahaj się podrzucić mi komentarza. Dzięki za przeczytanie!