I denne artikel vil jeg vise, hvordan du hurtigt kan eksportere kontakter fra Outlook 365 - 2007 til et Excel-regneark. Først vil jeg forklare, hvordan du bruger den indbyggede Outlook Import / Export-funktion, og derefter vil vi oprette en brugerdefineret kontaktvisning og kopiere / indsætte den til en Excel-fil.

Vi har alle brug for at eksportere kontakter fra Outlook-adressebogen til Excel en gang imellem. Der kan være forskellige grunde til at gøre dette. Du ønsker måske at opdatere alle eller nogle af dine kontakter, tage backup af kontakterne eller lave en liste over dine VIP-kunder, så din partner kan tage sig af dem under din ferie.

I dag vil vi dykke ned i 2 mulige måder at eksportere Outlook-kontakter til Excel på, og jeg vil vise, hvordan du hurtigt kan gøre dette i forskellige Outlook-versioner:

Tip. For at udføre en modsatrettet opgave vil denne artikel være nyttig: Sådan importerer du hurtigt kontakter til Outlook fra Excel.

Eksporter Outlook-kontakter til Excel ved hjælp af funktionen Import og eksport

Import/eksport funktionen er tilgængelig i alle Outlook-versioner. Microsoft har dog ikke formået at finde lidt plads til den på farvebåndet (og heller ikke på værktøjslinjen i tidligere versioner), så den ville være inden for rækkevidde. I stedet synes de at have forsøgt at skjule denne funktion dybere og dybere med hver ny version af Outlook, hvilket er sjovt, for den er virkelig nyttig.

Læs denne artikel for at lære, hvordan du hurtigt kan eksportere alle nødvendige oplysninger om alle dine Outlook-kontakter til et Excel-regneark på én gang.

Hvor finder du Import/Export-funktionen i forskellige Outlook-versioner

Nå, lad os se, hvor præcis den Import/eksport guiden findes i hver Outlook-version, og derefter vil jeg gå dig trin for trin gennem eksport af Outlook-kontakter til en Excel-fil.

Tip. Før du eksporterer dine kontakter til Excel, er det fornuftigt at flette dublerede kontakter i Outlook

Import/eksport-funktion i Outlook 2021 - 2013

På den Fil skal du vælge Åbn & Eksporter > Import/eksport :

Alternativt kan du åbne den samme guiden ved at gå til Indstillinger > Avanceret > Eksport , ligesom du gør i Outlook 2010.

Eksportfunktion i Outlook 2010

På den Fil skal du vælge Indstillinger > Avanceret > Eksport :

Import- og eksportfunktion i Outlook 2007 og Outlook 2003

Klik på Fil i hovedmenuen og vælg Import og eksport... Det var ret nemt, ikke sandt? ;)

Sådan eksporteres Outlook-kontakter til Excel ved hjælp af guiden Import/Eksport

Nu, hvor du ved, hvor den Import/eksport funktionen er placeret, så lad os se nærmere på, hvordan du eksporterer kontakter fra din Outlook-adressebog til et Excel-regneark. Vi vil gøre dette i Outlook 2010, og du er heldig, hvis du har denne version installeret :)

1. Åbn din Outlook, og gå til Import/eksport funktion, som vist i skærmbillederne ovenfor. Jeg vil minde dig om, at du i Outlook 2010 kan finde den på Fil faneblad> Indstillinger > Avanceret .
2. På det første trin i den Guiden til import og eksport , vælg " Eksporter til en fil ", og klik derefter på Næste .
3. Vælg " Kommaseparerede værdier (Windows) ", hvis du ønsker at eksportere dine Outlook-kontakter til Excel 2007, 2010 eller 2013, og klik på Næste knap.

   Hvis du ønsker at eksportere kontakterne til tidligere Excel-versioner, skal du vælge " Microsoft Excel 97-2003 ". Bemærk, at Outlook 2010 er den sidste version, hvor dette valg er tilgængeligt, i Outlook 2013 er din eneste mulighed " Kommaseparerede værdier (Windows) ".

4. Vælg den mappe, der skal eksporteres fra. Da vi eksporterer vores Outlook-kontakter, vælger vi Kontakter under den Outlook som vist i skærmbilledet nedenfor, og klik på Næste for at fortsætte.
5. Du har netop valgt de data, der skal eksporteres, og nu skal du angive, hvor du vil gemme dem. Klik på Gennemse for at vælge en destinationsmappe til at gemme den eksporterede fil i.
6. I den Gennemse dialogboksen, skriv et navn til den eksporterede fil i feltet " Filnavn " feltet og klik på OK .
7. Hvis du klikker på OK knappen bringer dig tilbage til det forrige vindue, og du klikker på Næste for at fortsætte.
8. I teorien kan dette være dit sidste skridt, dvs. hvis du klikkede på Færdig knappen lige nu. Dette ville dog eksportere absolut alle felter i dine Outlook-kontakter. Mange af disse felter indeholder uvæsentlige oplysninger som f.eks. regeringens ID-nummer eller biltelefonnummer, og de kan kun fylde din Excel-fil med overflødige detaljer. Og selv hvis dine Outlook-kontakter ikke indeholder sådanne oplysninger, vil der stadig blive oprettet tomme kolonner i et Excel-regneark (92 kolonneri alt!).

   På baggrund af ovenstående giver det mening kun at eksportere de felter, som du virkelig har brug for. For at gøre dette skal du klikke på Kort over brugerdefinerede felter knap.

9. I " Kort over brugerdefinerede felter ", skal du først klikke på Klart kort for at fjerne standardkortet i højre rude, og træk derefter de nødvendige felter fra venstre rude.

   Du kan også trække de valgte felter i højre rude opad og nedad for at ændre deres rækkefølge. Hvis du ved et uheld har tilføjet et uønsket felt, kan du fjerne det ved blot at trække det tilbage, dvs. fra højre rude til venstre.

   Når du er færdig, skal du klikke på OK Hvis du f.eks. ønsker at eksportere en liste over dine kunder, kan dine indstillinger ligne nedenstående skærmbillede, hvor kun de forretningsrelaterede felter er valgt.

10. Klik på OK bringer dig tilbage til det forrige vindue (fra trin 7), og du klikker på Færdig knap.

Det er det! Alle dine Outlook-kontakter eksporteres til en .csv-fil, og nu kan du åbne den i Excel for at gennemgå og redigere den.

Sådan eksporteres kontakter fra Outlook til Excel ved at kopiere / indsætte

Nogen vil måske kalde "copy / paste" for en nybegyndermetode, der ikke er egnet til avancerede brugere og guruer. Selvfølgelig er der et gran af sandhed i det, men ikke i dette særlige tilfælde :) Faktisk har eksport af kontakter ved at kopiere / indsætte flere fordele i forhold til import- og eksportguiden, som vi lige har diskuteret.

For det første , dette er en visuel måde , dvs. at det du ser er det du får, så du vil ikke se uventede kolonner eller poster i din Excel-fil efter eksport. For det andet , kan du eksportere de fleste af dem i guiden Import og eksport, men ikke alle felter . For det tredje , kan det også være ret besværligt at kortlægge felterne og omarrangere deres rækkefølge, især hvis du vælger mange felter, og de ikke passer inden for det synlige område af vinduet, der er over rulningsområdet.

Alt i alt kan det at kopiere og indsætte Outlook-kontakter manuelt være et hurtigere og mere praktisk alternativ til den indbyggede import/eksport-funktion. Denne fremgangsmåde fungerer med alle Outlook-versioner, og du kan bruge den til at eksportere dine kontakter til ethvert Office-program, hvor kopier/indsæt fungerer, ikke kun Excel.

Du starter med at oprette en brugerdefineret visning, der viser de kontaktfelter, som du vil eksportere.

1. På Outlook 2013 og Outlook 2010 , skifte til Kontakter og på fanen Start, under fanen Nuværende visning gruppe, skal du klikke på Telefon ikonet for at få vist en tabelvisning.

   På Outlook 2007 , du går til Se > Nuværende visning > Liste over telefoner .

   På Outlook 2003 , er det næsten det samme: Se > Arranger efter > Nuværende visning > Liste over telefoner .

2. Nu skal vi vælge de felter, som vi vil eksportere. For at gøre dette skal du i Outlook 2010 og 2013 skifte til Se og klik på fanen Tilføj kolonner knappen i Arrangement gruppe.

   På Outlook 2007 , gå til Se > Nuværende visning > Tilpas den aktuelle visning... og klik på Felter knap.

   På Outlook 2003 , den Felter knappen er under Se > Arranger efter > Tilpas...

3. I " Vis kolonner "", klik på det ønskede felt i venstre rude for at vælge det, og klik derefter på Tilføj for at tilføje den til den højre rude, der indeholder de felter, der skal vises i din brugerdefinerede visning.

   Som standard vises kun de hyppige felter, men hvis du vil have flere felter, skal du åbne rullelisten under " Vælg tilgængelige kolonner fra " og vælg Alle kontaktfelter .

   Hvis du vil ændre rækkefølgen af kolonnerne i din brugerdefinerede visning, skal du vælge det felt, du vil flytte i højre rude, og klikke på enten Flyt dig op eller Flyt ned knap.

   Når du har tilføjet alle de ønskede felter og indstillet rækkefølgen af kolonnerne efter din smag, skal du klikke på OK for at gemme ændringerne.

   Tip: En alternativ måde at oprette en brugerdefineret visning af kontakter på er at højreklikke et vilkårligt sted på rækken med feltnavne og vælge Feltvælger.

   Herefter skal du blot trække de felter, du har brug for, hen til det sted, hvor du ønsker dem i rækken med feltnavne, som vist på skærmbilledet.

   Voila! Vi har oprettet en brugerdefineret visning af kontakter, hvilket faktisk var den største del af arbejdet. Det, der er tilbage for dig, er at trykke på et par genveje for at kopiere kontaktoplysningerne og indsætte dem i et Excel-dokument.

4. Tryk på CTRL+A for at vælge alle kontakterne, og tryk derefter på CTRL+C for at kopiere dem til udklipsholderen.
5. Åbn et nyt Excel-regneark, og vælg celle A1 eller en hvilken som helst anden celle, som skal være den første celle i din tabel. Højreklik på cellen og vælg Indsæt fra kontekstmenuen, eller tryk på CTRL+V for at indsætte de kopierede kontakter.
6. Gem dit Excel-ark, og nyd resultatet :)

Sådan eksporterer du Outlook-kontakter til et Excel-regneark. Det er ikke svært, vel? Hvis du har spørgsmål eller kender en bedre måde, så tøv ikke med at skrive en kommentar. Tak for læsningen!