Ebben a cikkben megmutatom, hogyan lehet gyorsan exportálni a névjegyeket az Outlook 365 - 2007-ből egy Excel táblázatba. Először elmagyarázom, hogyan kell használni az Outlook beépített Importálás / Exportálás funkcióját, majd ezt követően létrehozunk egy egyéni névjegy nézetet és másoljuk / beillesztjük egy Excel fájlba.

Mindannyiunknak szüksége van arra, hogy időnként exportálja a névjegyeket az Outlook címjegyzékből Excelbe. Ennek különböző okai lehetnek. Lehet, hogy frissíteni szeretné az összes vagy néhány névjegyét, biztonsági másolatot szeretne készíteni a névjegyekről, vagy listát szeretne készíteni a VIP-ügyfeleiről, hogy partnere gondoskodhasson róluk a nyaralása alatt.

Ma elmerülünk az Outlook névjegyek Excelbe történő exportálásának 2 lehetséges módjában, és megmutatom, hogyan lehet ezt gyorsan elvégezni a különböző Outlook-verziókban:

Tipp. Egy ellentétes feladat elvégzéséhez ez a cikk hasznos lesz: Hogyan lehet gyorsan importálni a névjegyeket az Outlookba az Excelből.

Outlook névjegyek exportálása Excelbe az Importálás és exportálás funkcióval

A Import/Export funkció minden Outlook-verzióban elérhető. A Microsoftnak azonban nem sikerült kevés helyet találnia a szalagban (és a korábbi verziókban sem az eszköztáron), hogy könnyen elérhető legyen. Ehelyett úgy tűnik, hogy az Outlook minden egyes új verziójával egyre mélyebbre próbálták elrejteni ezt a funkciót, ami vicces, mert nagyon hasznos.

Olvassa el ezt a cikket, hogy megtudja, hogyan exportálhatja gyorsan az összes Outlook-kapcsolat összes szükséges részletét egy Excel-munkalapra egyszerre.

Hol található az Importálás/Exportálás funkció a különböző Outlook verziókban

Nos, lássuk, hol is van pontosan a Import/Export varázsló minden egyes Outlook-verzióban megtalálható, és ezután lépésről lépésre végigvezetem Önt az Outlook névjegyek Excel-fájlba történő exportálásán.

Tipp: Mielőtt exportálná a névjegyeit Excelbe, érdemes a duplikált névjegyeket az Outlookban egyesíteni.

Import/Export funkció az Outlookban 2021 - 2013

A Fájl lapon válassza a Megnyitás és exportálás > Import/Export :

Alternatívaként megnyithatja ugyanezt a varázslót a következő menüpontban is Opciók > Haladó > Exportálás , mint az Outlook 2010-ben.

Exportálási funkció az Outlook 2010-ben

A Fájl lapon válassza a Opciók > Haladó > Exportálás :

Importálás és exportálás funkció az Outlook 2007 és az Outlook 2003 programokban

Kattintson a címre. Fájl a főmenüben, és válassza a Import és export... Elég könnyű volt, nem igaz? ;)

Hogyan exportálhatja az Outlook névjegyeket Excelbe az Importálás/Exportálás varázsló segítségével?

Most, hogy tudod, hol van a Import/Export funkció található, nézzük meg közelebbről, hogyan lehet az Outlook címjegyzékből Excel táblázatba exportálni a névjegyeket. Ezt az Outlook 2010-ben fogjuk megtenni, és szerencsés vagy, ha ez a verzió van telepítve :)

1. Nyissa meg az Outlookot, és navigáljon a Import/Export funkciót, ahogy a fenti képernyőfotókon látható. Emlékeztetem, hogy az Outlook 2010-ben a Fájl tab> Opciók > Haladó .
2. Az első lépcsőfokon a Importálás és exportálás varázsló , válassza a " Exportálás fájlba ", majd kattintson a Következő .
3. Válassza ki " vesszővel elválasztott értékek (Windows) ", ha az Outlook névjegyeit az Excel 2007, 2010 vagy 2013 programba szeretné exportálni, és kattintson a Következő gomb.

   Ha a névjegyeket korábbi Excel-verziókba szeretné exportálni, akkor válassza a " Microsoft Excel 97-2003 ". Vegye figyelembe, hogy az Outlook 2010 az utolsó verzió, ahol ez a választás elérhető, az Outlook 2013-ban az egyetlen lehetőség a " vesszővel elválasztott értékek (Windows) ".

   Lásd még: Formázás törlése az Excelben: hogyan lehet eltávolítani az összes formátumot egy cellában
4. Válassza ki az exportálandó mappát. Mivel mi az Outlook névjegyeinket exportáljuk, ezért a Kapcsolat a Outlook csomópontot, ahogy az az alábbi képernyőképen látható, és kattintson a Következő folytatni.
5. Nos, éppen most választotta ki az exportálandó adatokat, és most meg kell adnia, hogy hová szeretné őket menteni. Kattintson a Böngésszen a oldalon. gomb megnyomásával kiválaszthatja a célmappát, ahová az exportált fájlt menteni kívánja.
6. A Böngésszen a oldalon. párbeszédpanelen írja be az exportált fájl nevét a " Fájlnév " mezőt, és kattintson a OK .
7. A OK gomb megnyomásával visszatérhet az előző ablakhoz, és a Következő folytatni.
8. Elméletileg ez lehet az utolsó lépés, azaz ha a Befejezés gombra. Ez azonban az Outlook névjegyek minden mezőjét exportálná. Sok ilyen mező tartalmaz olyan lényegtelen információkat, mint a kormányzati azonosítószám vagy a Kocsi telefonszáma, és csak felesleges adatokkal zsúfolják az Excel fájlt. És még ha az Outlook névjegyek nem is tartalmaznak ilyen adatokat, az Excel táblázatban akkor is üres oszlopok jönnének létre (92 oszlopokösszesen!).

   A fentiek alapján érdemes csak azokat a mezőket exportálni, amelyekre valóban szükségünk van. Ehhez kattintsunk a Térkép egyéni mezők gomb.

9. A " Térkép Egyéni mezők " párbeszédablakban először kattintson a Tiszta térkép gombot a jobb oldali ablaktábla alapértelmezett térképének eltávolításához, majd húzza át a szükséges mezőket a bal oldali ablaktábláról.

   A jobb oldali ablaktáblán belül a kiválasztott mezőket felfelé és lefelé is húzhatja, hogy átrendezze a sorrendjüket. Ha véletlenül hozzáadott egy nem kívánt mezőt, akkor azt egyszerűen visszahúzással, azaz a jobb oldali ablaktáblából balra húzással eltávolíthatja.

   Ha végzett, kattintson a OK gombra. Ha például az ügyfelei listáját szeretné exportálni, a beállításai az alábbi képernyőképhez hasonlóak lehetnek, ahol csak az üzleti vonatkozású mezők vannak kiválasztva.

10. Kattintás OK visszavisz az előző ablakba (a 7. lépésből), és a Befejezés gomb.

Ennyi! Az összes Outlook-kapcsolatát egy .csv fájlba exportálja, és most már megnyithatja az Excelben felülvizsgálatra és szerkesztésre.

Hogyan exportálhat névjegyeket az Outlookból Excelbe másolással / beillesztéssel

Lehet, hogy valaki a "másolás/beillesztést" újonc módszernek nevezi, ami nem alkalmas haladó felhasználóknak és guruknak. Persze van benne egy szemernyi igazság, de nem ebben a konkrét esetben :) Valójában a kapcsolatok másolással/beillesztéssel történő exportálása több előnnyel is jár az imént tárgyalt Import és Export varázslóval szemben.

Először is , ez egy vizuálisan , azaz amit lát, azt kapja, így az exportálás után nem láthat váratlan oszlopokat vagy bejegyzéseket az Excel-fájlban. Másodszor , az Importálás és exportálás varázslóval a legtöbbet exportálhatja, de nem az összes mezőt . Harmadszor , a mezők feltérképezése és sorrendjük átrendezése is eléggé megterhelő lehet, különösen, ha sok mezőt választunk ki, és azok nem férnek el az ablak látható, görgetés feletti részén.

Mindent egybevetve, az Outlook névjegyek kézi másolása és beillesztése gyorsabb és kényelmesebb alternatíva lehet a beépített Import/export funkcióval szemben. Ez a megközelítés minden Outlook verzióval működik, és a névjegyek exportálására is használható bármely olyan Office alkalmazásba, ahol a másolás/beillesztés működik, nem csak az Excelbe.

Először is hozzon létre egy egyéni nézetet, amely megjeleníti az exportálni kívánt kapcsolatok mezőit.

1. A oldalon. Outlook 2013 és Outlook 2010 , váltson át Kapcsolat és a Kezdőlap lapon, a Jelenlegi nézet csoport, kattintson a Telefon ikonra a táblázatos nézet megjelenítéséhez.

   A oldalon. Outlook 2007 , akkor menj a A megtekintése > Jelenlegi nézet > Telefonlista .

   A oldalon. Outlook 2003 , ez majdnem ugyanaz: A megtekintése > Rendezd el > Jelenlegi nézet > Telefonlista .

2. Most ki kell választanunk az exportálni kívánt mezőket. Ehhez az Outlook 2010 és 2013 programban váltsunk a A megtekintése fülre, és kattintson a Oszlopok hozzáadása gomb a Elrendezés csoport.

   A oldalon. Outlook 2007 , menj a A megtekintése > Jelenlegi nézet > Aktuális nézet testreszabása... és kattintson a Mezők gomb.

   A oldalon. Outlook 2003 , a Mezők gomb alatt van A megtekintése > Rendezd el > Testreszabás...

3. A " Oszlopok megjelenítése "" párbeszédpanelen, kattintson a bal oldali ablaktáblában a szükséges mezőre, hogy kijelölje azt, majd kattintson a Add gomb megnyomásával hozzáadhatja a jobb oldali ablaktáblához, amely az egyéni nézetben megjelenítendő mezőket tartalmazza.

   Alapértelmezés szerint csak a gyakran használt mezők jelennek meg, ha több mezőt szeretne, nyissa meg a legördülő listát a " Válassza ki a rendelkezésre álló oszlopokat a " és válassza a Minden kapcsolat mező .

   Ha meg szeretné változtatni az oszlopok sorrendjét az egyéni nézetben, jelölje ki a jobb oldali ablaktáblán az áthelyezni kívánt mezőt, majd kattintson a következő gombra Mozogj feljebb vagy Mozgás lefelé gomb.

   Ha az összes kívánt mezőt hozzáadta, és az oszlopok sorrendjét tetszése szerint állította be, kattintson a OK a módosítások mentéséhez.

   Tipp: Az egyéni kapcsolatnézet létrehozásának egy alternatív módja, ha a jobb gombbal kattint a mezőnevek során, és a Mezőválasztó parancsot választja.

   Ezután egyszerűen húzza a szükséges mezőket a kívánt helyre a mezők nevének sorában, ahogy a képernyőképen látható.

   Voilá! Létrehoztunk egy egyéni névjegyek nézetet, ami tulajdonképpen a munka fő része volt. Már csak annyi maradt hátra, hogy néhány gyorsbillentyű lenyomásával kimásoljuk a névjegyek adatait, és beillesszük őket egy Excel dokumentumba.

4. Nyomja meg a CTRL+A billentyűkombinációt az összes névjegy kiválasztásához, majd a CTRL+C billentyűkombinációt a vágólapra másoláshoz.
5. Nyisson meg egy új Excel táblázatot, és válassza ki a cellát A1 vagy bármely más olyan cellát, amelyet a táblázat 1. cellájává szeretne tenni. Kattintson a jobb gombbal a cellára, és válassza a Paste a kontextusmenüből, vagy nyomja meg a CTRL+V billentyűkombinációt a másolt kapcsolatok beillesztéséhez.
6. Mentse el az Excel táblázatot és élvezze az eredményeket :)

Így exportálhatod az Outlook névjegyeket egy Excel munkalapba. Nem nehéz, ugye? Ha van kérdésed, vagy tudsz egy jobb módszert, ne habozz, írj nekem egy megjegyzést. Köszönöm, hogy olvastál!