In questo articolo vi mostrerò come esportare rapidamente i contatti da Outlook 365 - 2007 a un foglio di calcolo Excel. Per prima cosa vi spiegherò come utilizzare la funzione di importazione/esportazione integrata di Outlook, dopodiché creeremo una vista contatti personalizzata e la copieremo/incolleremo in un file Excel.

Tutti noi abbiamo bisogno di esportare i contatti dalla rubrica di Outlook a Excel ogni tanto. I motivi possono essere diversi: si può voler aggiornare tutti o alcuni dei contatti, fare un backup dei contatti o creare un elenco dei clienti VIP in modo che il vostro partner possa occuparsi di loro durante le vostre vacanze.

Oggi analizzeremo due possibili modi per esportare i contatti di Outlook in Excel e mostrerò come è possibile farlo rapidamente in diverse versioni di Outlook:

Suggerimento: per eseguire un'operazione opposta, sarà utile questo articolo: Come importare rapidamente i contatti in Outlook da Excel.

Esportare i contatti di Outlook in Excel utilizzando la funzione Importa ed esporta

Il Importazione/Esportazione La funzione è disponibile in tutte le versioni di Outlook. Tuttavia, Microsoft non è riuscita a trovare un po' di spazio per questa funzione sulla barra multifunzione (né sulla barra degli strumenti nelle versioni precedenti) in modo che fosse facilmente raggiungibile. Sembra invece che abbia cercato di nascondere questa funzione sempre più in profondità con ogni nuova versione di Outlook, il che è buffo, perché è davvero utile.

Leggete questo articolo per scoprire come esportare rapidamente tutti i dettagli necessari di tutti i contatti di Outlook in un foglio di lavoro di Excel.

Dove trovare la funzione di importazione/esportazione nelle diverse versioni di Outlook

Vediamo dove si trova esattamente il Importazione/Esportazione La procedura guidata è presente in ogni versione di Outlook, dopodiché vi guiderò passo dopo passo nell'esportazione dei contatti di Outlook in un file Excel.

Suggerimento: prima di esportare i contatti in Excel, è opportuno unire i contatti duplicati in Outlook.

Funzione di importazione/esportazione in Outlook 2021 - 2013

Sul File selezionare la scheda Aprire ed esportare > Importazione/Esportazione :

In alternativa, è possibile aprire la stessa procedura guidata andando su Opzioni > Avanzato > Esportazione come in Outlook 2010.

Funzione di esportazione in Outlook 2010

Sul File selezionare la scheda Opzioni > Avanzato > Esportazione :

Funzione di importazione ed esportazione in Outlook 2007 e Outlook 2003

Cliccare File nel menu principale e scegliere Importazione ed esportazione... È stato piuttosto facile, vero? ;)

Come esportare i contatti di Outlook in Excel utilizzando la procedura guidata di importazione/esportazione

Ora che sapete dove si trova il Importazione/Esportazione La funzione è stata individuata, diamo un'occhiata più da vicino a come esportare i contatti dalla rubrica di Outlook a un foglio di Excel. Lo faremo in Outlook 2010, e siete fortunati se avete questa versione installata :)

1. Aprite il vostro Outlook e andate alla voce Importazione/Esportazione come mostrato nelle schermate precedenti. Vi ricordo che in Outlook 2010 è possibile trovarla nella sezione File scheda> Opzioni > Avanzato .
2. Nella prima fase del Procedura guidata di importazione ed esportazione , scegliere " Esportazione in un file " e poi fare clic su Avanti .
3. Selezionare " Valori separati da virgola (Windows) " se si desidera esportare i contatti di Outlook in Excel 2007, 2010 o 2013 e fare clic sul pulsante Avanti pulsante.

   Se si desidera esportare i contatti in versioni precedenti di Excel, selezionare " Microsoft Excel 97-2003 "Si noti che Outlook 2010 è l'ultima versione in cui è disponibile questa scelta, in Outlook 2013 l'unica opzione è " Valori separati da virgola (Windows) ".

   Guarda anche: Funzione AVERAGEIF di Excel per calcolare la media delle celle con condizione
4. Selezionate la cartella da cui esportare. Poiché stiamo esportando i nostri contatti di Outlook, scegliamo Contatti sotto il Prospettiva come mostrato nella schermata sottostante, e fare clic su Avanti per continuare.
5. Abbiamo appena scelto i dati da esportare e ora dobbiamo specificare dove vogliamo salvarli. Fare clic sul pulsante Sfogliare per selezionare una cartella di destinazione in cui salvare il file esportato.
6. Nel Sfogliare digitare un nome per il file esportato nella finestra di dialogo " Nome del file " e fare clic su OK .
7. Facendo clic sul pulsante OK si torna alla finestra precedente e si fa clic su Avanti per continuare.
8. In teoria, questo potrebbe essere il passo finale, cioè se si è fatto clic sul pulsante Finitura Tuttavia, questa operazione esporterebbe tutti i campi dei contatti di Outlook. Molti di questi campi contengono informazioni inessenziali, come il numero di identificazione del governo o il telefono dell'auto, e potrebbero solo ingombrare il file Excel con dettagli ridondanti. E anche se i contatti di Outlook non contengono tali dettagli, in un foglio di calcolo Excel verrebbero comunque create colonne vuote (92 colonnedel tutto!).

   Alla luce di quanto detto, è opportuno esportare solo i campi di cui si ha realmente bisogno. A tal fine, fare clic sul pulsante Campi personalizzati della mappa pulsante.

9. Nella sezione " Mappa Campi personalizzati Nella finestra di dialogo "Il mio nome", fare innanzitutto clic sul pulsante Mappa chiara per rimuovere la mappa predefinita dal riquadro destro e trascinare i campi necessari dal riquadro sinistro.

   È inoltre possibile trascinare i campi selezionati all'interno del riquadro destro verso l'alto e verso il basso per riorganizzarne l'ordine. Se si è accidentalmente aggiunto un campo indesiderato, è possibile rimuoverlo semplicemente trascinandolo indietro, cioè dal riquadro destro a quello sinistro.

   Al termine, fare clic sul pulsante OK Ad esempio, se si desidera esportare un elenco di clienti, le impostazioni possono assomigliare alla schermata seguente, in cui sono selezionati solo i campi relativi all'attività.

10. Cliccando OK vi riporterà alla finestra precedente (dal punto 7) e farete clic sul pulsante Finitura pulsante.

Tutti i contatti di Outlook sono stati esportati in un file .csv e ora è possibile aprirlo in Excel per rivederlo e modificarlo.

Come esportare i contatti da Outlook a Excel facendo copia/incolla

Qualcuno potrebbe definire il "copia/incolla" un metodo da principianti, non adatto agli utenti avanzati e ai guru. Naturalmente c'è un fondo di verità, ma non in questo caso particolare :) In effetti, l'esportazione dei contatti tramite copia/incolla presenta diversi vantaggi rispetto alla procedura guidata di importazione ed esportazione di cui abbiamo appena parlato.

In primo luogo , questo è un modo visivo Ciò che si vede è ciò che si ottiene, quindi non si vedranno colonne o voci inaspettate nel file Excel dopo l'esportazione. In secondo luogo , la procedura guidata di importazione ed esportazione consente di esportare la maggior parte dei dati, ma non tutti i campi . In terzo luogo mappare i campi e riorganizzarne l'ordine potrebbe anche essere piuttosto oneroso, soprattutto se si scelgono molti campi e questi non rientrano nell'area visibile, sopra lo scroll, della finestra.

In definitiva, copiare e incollare manualmente i contatti di Outlook potrebbe essere un'alternativa più rapida e conveniente alla funzione di importazione/esportazione integrata. Questo approccio funziona con tutte le versioni di Outlook e può essere utilizzato per esportare i contatti in qualsiasi applicazione di Office in cui funziona il copia/incolla, non solo in Excel.

Si inizia creando una vista personalizzata che visualizza i campi dei contatti che si desidera esportare.

1. In Outlook 2013 e Outlook 2010 , passare a Contatti e nella scheda Home, nella sezione Vista attuale fare clic sul gruppo Telefono per visualizzare una tabella.

   In Outlook 2007 , si va a Vista > Vista attuale > Elenco telefonico .

   In Outlook 2003 è quasi lo stesso: Vista > Disporre per > Vista attuale > Elenco telefonico .

2. Ora è necessario scegliere i campi che si desidera esportare. A tal fine, in Outlook 2010 e 2013, passare alla voce Vista e fare clic sulla scheda Aggiungere colonne nella sezione Disposizione gruppo.

   In Outlook 2007 , vai a Vista > Vista attuale > Personalizzare la vista corrente... e fare clic sul pulsante Campi pulsante.

   In Outlook 2003 , il Campi è sotto Vista > Disporre per > Personalizzare...

3. Nella sezione " Mostra colonne "", fare clic sul campo necessario nel riquadro di sinistra per selezionarlo e quindi fare clic sul pulsante Aggiungi per aggiungerlo al riquadro di destra che contiene i campi da visualizzare nella vista personalizzata.

   Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo i campi frequenti; se si desidera un numero maggiore di campi, aprire l'elenco a discesa alla voce " Selezionare le colonne disponibili da " e scegliere Tutti i campi di contatto .

   Se si desidera modificare l'ordine delle colonne nella vista personalizzata, selezionare il campo che si desidera spostare nel riquadro di destra e fare clic su Salire o Scendere pulsante.

   Una volta aggiunti tutti i campi desiderati e impostato l'ordine delle colonne a proprio piacimento, fare clic su OK per salvare le modifiche.

   Suggerimento: Un modo alternativo per creare una vista contatti personalizzata è quello di fare clic con il pulsante destro del mouse su un punto qualsiasi della riga dei nomi dei campi e scegliere Scelta campi.

   A questo punto, è sufficiente trascinare i campi necessari nella posizione desiderata nella riga dei nomi dei campi, come mostrato nell'immagine.

   Abbiamo creato una visualizzazione personalizzata dei contatti, che era in realtà la parte principale del lavoro. Ciò che resta da fare è premere un paio di scorciatoie per copiare i dettagli dei contatti e incollarli in un documento Excel.

4. Premere CTRL+A per selezionare tutti i contatti e poi CTRL+C per copiarli negli appunti.
5. Aprite un nuovo foglio di lavoro Excel e selezionate la cella A1 o qualsiasi altra cella che si desidera diventi la prima cella della tabella. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla cella e scegliere Incolla dal menu contestuale, oppure premere CTRL+V per incollare i contatti copiati.
6. Salvate il vostro foglio Excel e godetevi i risultati :)

Ecco come esportare i contatti di Outlook in un foglio di lavoro di Excel. Niente di difficile, vero? Se avete domande o conoscete un metodo migliore, non esitate a lasciarmi un commento. Grazie per aver letto!