В тази статия ще ви покажа как можете бързо да експортирате контакти от Outlook 365 - 2007 в електронна таблица на Excel. Първо ще обясня как да използвате вградената в Outlook функция за импортиране/експортиране, а след това ще създадем потребителски изглед на контактите и ще го копираме/вмъкнем в Excel файл.

Всички ние трябва да експортираме контакти от адресната книга на Outlook в Excel от време на време. Може да има различни причини за това. Може да искате да актуализирате всички или някои от контактите си, да направите резервно копие на контактите или да съставите списък на VIP клиентите си, така че партньорът ви да може да се грижи за тях по време на почивката ви.

Днес ще се потопим в 2 възможни начини за експортиране на контакти от Outlook в Excel и ще покажа как можете бързо да направите това в различни версии на Outlook:

Съвет. За да изпълните обратна задача, тази статия ще бъде полезна: Как бързо да импортирате контакти в Outlook от Excel.

Експортиране на контакти от Outlook в Excel с помощта на функцията за импортиране и експортиране

Сайтът Внос/износ Функцията е налична във всички версии на Outlook. Въпреки това Microsoft не успя да намери малко място за нея в лентата (нито в лентата с инструменти в по-ранните версии), така че да бъде лесно достъпна. Вместо това изглежда се опитват да скрият тази функция все по-дълбоко с всяка нова версия на Outlook, което е смешно, защото тя е наистина полезна.

Прочетете тази статия, за да научите как можете бързо да експортирате всички необходими данни за всички ваши контакти в Outlook в работен лист на Excel в даден момент.

Къде да намерите функцията за внос/износ в различните версии на Outlook

Е, нека видим къде точно Внос/износ съветник се намира във всяка версия на Outlook и след това ще ви преведа стъпка по стъпка чрез експортиране на контакти от Outlook в Excel файл.

Съвет. Преди да експортирате контактите си в Excel, има смисъл да обедините дублиращите се контакти в Outlook.

Функция за внос/износ в Outlook 2021 - 2013

На Файл таб, изберете Отваряне & Експортиране > Внос/износ :

Алтернативно можете да отворите същия съветник, като отидете на Опции > Разширен > Експорт , както правите в Outlook 2010.

Функция за експортиране в Outlook 2010

На Файл таб, изберете Опции > Разширен > Експорт :

Внос и износ функция в Outlook 2007 и Outlook 2003

Кликнете върху Файл в главното меню и изберете Внос и износ... Беше доста лесно, нали? ;)

Как да експортирате контакти от Outlook в Excel, като използвате съветника за импортиране/експортиране

След като вече знаете къде се намира Внос/износ функция се намира, нека да разгледаме по-отблизо как да експортирате контакти от адресната книга на Outlook в електронна таблица на Excel. Ще направим това в Outlook 2010, и късметлия сте, ако имате инсталирана тази версия :)

1. Отворете вашия Outlook и отидете в Внос/износ функция, както е показано на скрийншота по-горе. Ще ви напомня, че в Outlook 2010 можете да я намерите на Файл tab> Опции > Разширен .
2. На първия етап от Съветник за импортиране и експортиране , изберете " Експортиране във файл " и след това щракнете върху Следваща .
3. Изберете " Стойности, разделени със запетая (Windows) ", ако искате да експортирате контактите си от Outlook в Excel 2007, 2010 или 2013 и щракнете върху Следваща бутон.

   Ако искате да експортирате контактите в по-ранни версии на Excel, изберете " Microsoft Excel 97-2003 ". Имайте предвид, че Outlook 2010 е последната версия, в която този избор е наличен, в Outlook 2013 единствената опция е " Стойности, разделени със запетая (Windows) ".

4. Изберете папката, от която да експортирате. Тъй като експортираме контактите си от Outlook, избираме Контакти под Outlook както е показано на екрана по-долу, и щракнете върху Следваща за да продължите.
5. Току-що избрахте данните, които да експортирате, и сега трябва да посочите къде да ги запазите. Преглед на за да изберете папка за дестинация, в която да запишете експортирания файл.
6. В Преглед на диалогов прозорец, въведете име на експортирания файл в полето " Име на файла " поле и щракнете върху OK .
7. Кликване върху OK ще ви върне към предишния прозорец и щракнете върху Следваща за да продължите.
8. Теоретично това може да е последната стъпка, т.е. ако сте кликнали върху Завършете Много от тези полета съдържат несъществена информация, като например номер на лична карта на правителството или телефон на колата, и те могат само да затрупат файла на Excel с излишни подробности. И дори ако контактите ви от Outlook не съдържат такива подробности, в таблицата на Excel пак ще бъдат създадени празни колони (92 колониобщо!).

   Предвид гореизложеното е разумно да експортирате само полетата, от които наистина се нуждаете. За да направите това, щракнете върху Потребителски полета на картата бутон.

   Вижте също: Бързи начини за преместване, скриване, стилизиране и промяна на редове в Google Sheets
9. В " Потребителски полета на картата ", първо щракнете върху Ясна карта за да премахнете картата по подразбиране в десния прозорец и след това плъзнете необходимите полета от левия прозорец.

   Можете също така да плъзнете избраните полета в десния прозорец нагоре и надолу, за да промените реда им. Ако случайно сте добавили нежелано поле, можете да го премахнете, като просто го плъзнете обратно, т.е. от десния прозорец наляво.

   Когато приключите, щракнете върху OK Например, ако искате да експортирате списък на клиентите си, настройките ви могат да приличат на снимката по-долу, където са избрани само полетата, свързани с бизнеса.

   Вижте също: Дата и час в Google Sheets
10. Кликване върху OK ще ви върне в предишния прозорец (от стъпка 7) и щракнете върху Завършете бутон.

И това е всичко! Всичките ви контакти от Outlook са експортирани в .csv файл и сега можете да го отворите в Excel за преглед и редактиране.

Как да експортирате контакти от Outlook в Excel чрез копиране / поставяне

Някой може да нарече "копиране/вмъкване" начин за начинаещи, който не е подходящ за напреднали потребители и гурута. Разбира се, в това има зрънце истина, но не и в този конкретен случай :) Всъщност експортирането на контакти чрез копиране/вмъкване има няколко предимства в сравнение с помощника за импортиране и експортиране, който току-що обсъдихме.

На първо място , това е визуален начин , т.е. това, което виждате, е това, което получавате, така че няма да видите неочаквани колони или записи във вашия Excel файл след експортиране. Второ , съветникът за внос и износ ви позволява да експортирате повечето, но не всички полета . Трето, , картографирането на полетата и пренареждането на реда им също може да бъде доста тежко, особено ако избирате много полета и те не се побират във видимата, над скрола, област на прозореца.

Като цяло, копиране и поставяне на контакти на Outlook ръчно може да бъде по-бърза и по-удобна алтернатива на вградената функция за импортиране/експортиране. Този подход работи с всички версии на Outlook и можете да го използвате, за да експортирате контактите си във всяко приложение на Office, където копирането/поставянето работи, не само Excel.

Започвате със създаване на потребителски изглед, който показва полетата на контактите, които искате да експортирате.

1. В Outlook 2013 и Outlook 2010 , преминете към Контакти и в раздела Начало, в Текущ изглед щракнете върху групата Телефон за показване на изглед на таблица.

   В Outlook 2007 , отивате в Вижте > Текущ изглед > Списък с телефони .

   В Outlook 2003 , тя е почти същата: Вижте > Подредете по > Текущ изглед > Списък с телефони .

2. Сега трябва да изберем полетата, които искаме да експортираме. За да направите това, в Outlook 2010 и 2013, преминете към Вижте и щракнете върху Добавяне на колони бутон в Подреждане група.

   В Outlook 2007 , отидете на Вижте > Текущ изглед > Персонализиране на текущия изглед... и щракнете върху Полета бутон.

   В Outlook 2003 . Полета бутонът е под Вижте > Подредете по > Персонализиране...

3. В " Показване на колони "", щракнете върху необходимото поле в левия прозорец, за да го изберете, и след това щракнете върху Добавяне на за да го добавите към десния прозорец, който съдържа полетата, които трябва да бъдат показани във вашия потребителски изглед.

   По подразбиране се показват само често използваните полета, ако искате повече полета, отворете падащия списък под " Изберете наличните колони от " и изберете Всички полета за контакт .

   Ако искате да промените реда на колоните в персонализирания изглед, изберете полето, което искате да преместите, в десния прозорец и щракнете върху Преместване нагоре или Преместване надолу бутон.

   Когато сте добавили всички желани полета и сте настроили реда на колоните по свой вкус, щракнете върху OK за да запазите промените.

   Съвет: Алтернативен начин за създаване на потребителски изглед на контактите е да щракнете с десния бутон на мишката навсякъде върху реда с имена на полета и да изберете Избор на полета.

   След това просто плъзнете нужните полета до желаното място в реда с имена на полета, както е показано на снимката.

   Воала! Създадохме потребителски изглед на контактите, което всъщност беше основната част от работата. Това, което ви остава да направите, е да натиснете няколко бързи клавиши, за да копирате данните на контактите и да ги поставите в документ на Excel.

4. Натиснете CTRL+A, за да изберете всички контакти, и след това CTRL+C, за да ги копирате в клипборда.
5. Отворете нова електронна таблица на Excel и изберете клетка A1 или друга клетка, която искате да бъде първата клетка на вашата таблица. Щракнете с десния бутон върху клетката и изберете Паста от контекстното меню или натиснете CTRL+V, за да поставите копираните контакти.
6. Запазете листа на Excel и се насладете на резултатите :)

Ето как експортирате контакти от Outlook в работен лист на Excel. Нищо трудно, нали? Ако имате въпроси или знаете по-добър начин, не се колебайте да ми пишете. Благодаря за четенето!