या लेखात तुम्ही कोणत्याही तृतीय-पक्ष साधनांचा वापर न करता Outlook मध्ये डुप्लिकेट संपर्क कसे विलीन करावे आणि भविष्यात तुमची संपर्क सूची कशी स्वच्छ ठेवावी हे शिकाल.

Microsoft Outlook आम्ही वापरतो आणि आवडते अशी अनेक सुलभ साधने प्रदान करते आणि त्याहूनही अधिक वैशिष्ट्ये ज्यांची आम्हाला माहिती नसते. पण खेदाची गोष्ट म्हणजे, अॅड्रेस बुक डिड्युप करण्याचा आणि एकापेक्षा जास्त डुप्लिकेट संपर्क एकत्र करण्याचा पर्याय बोर्डवर नाही.

सुदैवाने, आम्ही केवळ Outlook स्पष्टपणे प्रदान केलेली साधने वापरण्यापुरते मर्यादित नाही. फक्त थोड्या सर्जनशीलतेने तुम्ही कोणतेही किंवा जवळपास कोणतेही काम सोडवण्याचा मार्ग शोधू शकता. पुढे या लेखात तुम्हाला आढळेल की तुम्ही तुमचे Outlook संपर्क डुप्लिकेट कसे तपासू शकता आणि कोणतेही तृतीय पक्ष सॉफ्टवेअर न वापरता ते विलीन करू शकता.

आउटलुकमध्ये डुप्लिकेट संपर्क का दिसतात

संपर्क आपोआप तयार होण्यासाठी नेव्हिगेशन उपखंडात संपर्क फोल्डरमध्ये संदेश ड्रॅग करणे हे डुप्लिकेशनचे सर्वात सामान्य कारण आहे. अर्थात, आउटलुकमध्ये नवीन संपर्क जोडण्याचा हा सर्वात जलद मार्ग आहे आणि त्यात काहीही चुकीचे नाही. तथापि, जर तुम्ही वेळोवेळी मॅन्युअली संपर्क तयार केले तर, तुमच्याकडे एकाच व्यक्तीसाठी अनेक संपर्क असू शकतात, उदा. तुम्ही संपर्काचे नाव चुकीचे लिहिल्यास किंवा ते वेगळ्या पद्धतीने एंटर केले असल्यास.

संपर्काची डुप्लिकेशन बनवणारी दुसरी परिस्थिती म्हणजे जेव्हा एखादी व्यक्ती तुम्हाला वेगवेगळ्या वरून ईमेल पाठवते.खाती , उदा. त्याचा किंवा तिचा कॉर्पोरेट ईमेल पत्ता आणि वैयक्तिक Gmail पत्ता वापरून. या प्रकरणात, संपर्क फोल्डरमध्ये संदेश ड्रॅग करून किंवा रिबनवरील "नवीन संपर्क" बटणावर क्लिक करून, आपण नवीन संपर्क कसा तयार केला हे महत्त्वाचे नाही, तरीही त्याच व्यक्तीसाठी अतिरिक्त संपर्क तयार केला जाईल.

तुम्ही कॉर्पोरेट वातावरणात काम करत असल्यास, तुमची कंपनी तिच्या एक्सचेंज सर्व्हरवर अनेक अॅड्रेस बुक्स ठेवत असल्यास डुप्लिकेट संपर्क उद्भवू शकतात.

मला वाटते की याची गरज नाही तुमच्या Outlook मधील अनेक डुप्लिकेट संपर्कांमध्ये महत्त्वाचे तपशील विखुरलेले असताना तुम्हाला कोणत्या समस्या येऊ शकतात हे स्पष्ट करण्यासाठी. जर तुम्ही हा लेख वाचत असाल तर बहुधा तुम्ही ते सोडवण्यासाठी उपाय शोधत आहात. आणि खाली तुम्हाला निवडण्यासाठी अनेक उपाय सापडतील.

आउटलुकमध्ये डुप्लिकेट संपर्क कसे विलीन करावे

बहुतेक प्रकरणांमध्ये तुम्ही संपर्क तयार करण्याचा प्रयत्न करत असताना डुप्लिकेट टाळण्यासाठी Outlook पुरेसे स्मार्ट आहे जे आधीच अस्तित्वात आहे. तथापि, आपल्याकडे आधीपासूनच एक संख्या असल्यासतुमच्या अॅड्रेस बुकमध्ये डुप्लिकेट संपर्क, तुम्हाला गोंधळ साफ करण्यासाठी एक विशेष तंत्र लागू करणे आवश्यक आहे. ठीक आहे, चला सुरुवात करूया!

टीप. डेटाचे कायमचे अपघाती नुकसान होण्यासाठी, आम्ही जोरदार शिफारस करतो की तुम्ही प्रथम बॅकअप प्रत बनवा, उदाहरणार्थ तुमचे Outlook संपर्क एक्सेलमध्ये निर्यात करून.

1. नवीन संपर्क फोल्डर तयार करा . Outlook Contacts मध्ये, तुमच्या वर्तमान संपर्क फोल्डरवर उजवे क्लिक करा आणि संदर्भ मेनूमधून नवीन फोल्डर… निवडा.

   या फोल्डरला एक नाव द्या, या उदाहरणासाठी त्याला डुप्स मर्ज करा म्हणूया.

2. तुमचे सर्व Outlook संपर्क नव्याने तयार केलेल्या फोल्डरमध्ये हलवा . तुमच्या सध्याच्या संपर्क फोल्डरवर स्विच करा आणि सर्व संपर्क निवडण्यासाठी CTRL+A दाबा, त्यानंतर त्यांना नव्याने तयार केलेल्या फोल्डरमध्ये हलवण्यासाठी CTRL+SHIFT+V दाबा ( डुप्स मर्ज करा फोल्डर).

   टीप: जर तुम्हाला शॉर्टकट खूप सोयीस्कर नसतील, तर तुम्ही निवडलेल्या संपर्कांवर फक्त उजवे-क्लिक करू शकता आणि संदर्भ मेनूमधून हलवा निवडा.

3. " आयात आणि निर्यात " विझार्ड वापरून .csv फाईलमध्ये संपर्क निर्यात करा .

   Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, आणि Outlook 2019 मध्ये, फाइल > वर जा; उघडा > आयात करा .

   आउटलुक 2007 आणि आउटलुक 2003 मध्ये, तुम्हाला हे विझार्ड फाइल > आयात आणि निर्यात...

   विझार्ड तुम्हाला निर्यात प्रक्रियेतून मार्गदर्शन करेल आणि तुम्ही खालील पर्याय निवडाल:

   • चरण 1. " यावर निर्यात करा aफाइल ".
   • स्टेप 2. " कॉमा सेपरेटेड व्हॅल्यूज (विंडोज) ".
   • स्टेप 3. डुप्स मर्ज करा फोल्डर निवडा तुम्ही आधी तयार केले आहे.
   • चरण 4. .csv फाइल सेव्ह करण्यासाठी डेस्टिनेशन फोल्डर निवडा.
   • स्टेप 5. एक्सपोर्ट प्रक्रिया पूर्ण करण्यासाठी फिनिश क्लिक करा.

   टीप:

   आणि एकत्र पंक्ती विझार्ड वापरल्यानंतर आमच्याकडे जे आहे ते येथे आहे.

   तुम्हाला तुमच्या स्वतःच्या डेटावर एकत्रित पंक्ती विझार्ड वापरून पहायला स्वारस्य असल्यास, तुम्ही हे करू शकता. येथे पूर्ण-कार्यक्षम चाचणी आवृत्ती डाउनलोड करा.

4. CSV फाइलमधून तुमच्या डीफॉल्ट संपर्क फोल्डरमध्ये संपर्क आयात करा.

   सुरू करा पायरी 3 मध्ये वर्णन केल्याप्रमाणे पुन्हा आयात करा विझार्ड आणि खालील पर्याय निवडा:

   • चरण 1. " दुसऱ्या प्रोग्राम किंवा फाइलमधून आयात करा ".
   • चरण 2. " स्वल्पविरामाने विभक्त केलेली मूल्ये (विंडोज) ".
   • चरण 3. निर्यात केलेल्या .csv फाइलवर ब्राउझ करा.
   • चरण 4. याची खात्री करा " डुप्लिकेट आयटम इंपोर्ट करू नका " निवडा. हा मुख्य पर्याय आहे जो युक्ती करतो!
   • चरण 5. तुमचा मुख्य निवडा. संपर्क फोल्डर, जे सध्या रिकामे आहे, संपर्क आयात करण्यासाठी गंतव्य फोल्डर म्हणून.
   • चरण 6. आयात प्रक्रिया पूर्ण करण्यासाठी समाप्त क्लिक करा.
5. मूळ संपर्कांमध्ये विलीन केलेले संपर्क विलीन करा.

   आता तुम्हाला तुमच्या मुख्य संपर्क फोल्डरमध्ये असलेले कट केलेले संपर्क मर्ज डुप्स फोल्डरमध्ये असलेल्या मूळ संपर्कांमध्ये विलीन करावे लागतील, त्यामुळे तेकोणतेही संपर्क तपशील गमावले जाणार नाहीत.

   डुप्स मर्ज करा फोल्डर उघडा आणि सर्व संपर्क निवडण्यासाठी CTRL+A दाबा. नंतर CTRL+SHIFT+V दाबा आणि संपर्क तुमच्या मुख्य संपर्क फोल्डरमध्ये हलवणे निवडा.

   जेव्हा डुप्लिकेट आढळून येईल, तेव्हा Outlook एक पॉप-अप संदेश टाकेल जो सूचित करेल की तुम्ही विद्यमान संपर्काची माहिती अपडेट करा आणि प्रदर्शित करा. खालील स्क्रीनशॉटमध्ये दर्शविल्याप्रमाणे, जोडल्या जाणार्‍या किंवा अपडेट केल्या जाणाऱ्या डेटाचे पूर्वावलोकन.

   हे देखील पहा: Excel मध्ये कस्टम फंक्शन्स डीबग कसे करायचे ते शिका

   टीप: जर तुम्ही CSV फाइलमध्ये डुप्लिकेट केलेल्या पंक्ती विलीन करण्यासाठी एकत्रित पंक्ती विझार्डचा वापर केला असेल, तर या चरणाची प्रत्यक्षात आवश्यकता नाही. , कारण सर्व संपर्क तपशील एका CSV फाईलमध्ये विलीन केले गेले आहेत आणि ते तुमच्या मुख्य संपर्क फोल्डरमध्ये आधीपासूनच आहेत.

   
   • हे डुप्लिकेट संपर्क असल्यास आणि तुम्हाला विलीन करायचे असल्यास अपडेट करा निवडा. ते.
   • ते खरेतर दोन भिन्न संपर्क असल्यास नवीन संपर्क जोडा निवडा.
   • तुम्हाला प्रक्रिया जलद करायची असल्यास, सर्व अपडेट करा<वर क्लिक करा. 2> आणि सर्व बदल सर्व डुप्लिकेट संपर्कांमध्ये आपोआप स्वीकारले जातील.
   • तुम्हाला एखाद्या विशिष्ट संपर्काचे नंतर पुनरावलोकन करायचे असल्यास, वगळा क्लिक करा. या प्रकरणात मूळ संपर्क आयटम डुप्स विलीन करा फोल्डरमध्ये राहील.

   जेव्हा Outlook वेगळ्या ईमेल पत्त्यासह डुप्लिकेट संपर्क शोधतो आणि आपण संपर्क अद्यतनित करणे निवडतो, वरील स्क्रीनशॉटमध्ये दाखवल्याप्रमाणे संपर्काचा वर्तमान ईमेल पत्ता " ई-मेल 2 " फील्डमध्ये हलविला जाईल.

   टीप: जर तुमचे Outlookतुम्ही डुप्लिकेट कॉन्टॅक्ट जोडत असताना हा डायलॉग दाखवत नाही, तर बहुधा डुप्लिकेट कॉन्टॅक्ट डिटेक्टर बंद असेल. चेक फॉर डुप्लिकेट संपर्क वैशिष्ट्य कसे सक्षम करायचे ते पहा.

Gmail वापरून डुप्लिकेट Outlook संपर्क विलीन करा

तुमच्याकडे Gmail ईमेल खाते असल्यास (माझ्या मते आजकाल बहुतेक लोक करतात) , तुम्ही ते डुप्लिकेट Outlook संपर्क विलीन करण्यासाठी वापरू शकता. थोडक्यात, प्रक्रिया खालीलप्रमाणे आहे. तुमचे Outlook संपर्क .csv फाईलमध्ये निर्यात करा, ती फाइल तुमच्या Gmail खात्यात आयात करा, Gmail मध्ये उपलब्ध "डुप्लिकेट शोधा आणि विलीन करा" फंक्शन वापरा आणि शेवटी कट केलेले संपर्क परत Outlook मध्ये आयात करा.

तुम्हाला अधिक हवे असल्यास तपशीलवार सूचना, येथे तुम्ही जा:

1. वरील चरण 3 मध्ये वर्णन केल्याप्रमाणे तुमचे Outlook संपर्क CSV फाइलमध्ये निर्यात करा ( फाइल टॅब > उघडा > आयात > फाइलवर निर्यात करा > ; स्वल्पविरामाने विभक्त केलेली फाइल (विंडोज) ).
2. तुमच्या Gmail खात्यात लॉग इन करा, संपर्कांवर नेव्हिगेट करा आणि नंतर संपर्क आयात करा...
<11 वर क्लिक करा> फाइल निवडा बटणावर क्लिक करा आणि आपण चरण 1 मध्ये तयार केलेल्या CSV फाईलवर ब्राउझ करा.

Gmail प्रत्येक आयात केलेल्या फाइलसाठी एक नवीन संपर्क गट तयार करतो जेणेकरून तुम्ही त्यावर सहज प्रवेश करू शकता आणि नंतर त्याचे पुनरावलोकन करू शकता. .

3. इम्पोर्टिंग पूर्ण झाल्यानंतर, शोधा & डुप्लिकेट दुवा विलीन करा.
4. सापडलेल्या डुप्लिकेट संपर्कांची सूची प्रदर्शित केली जाते आणि विलीन होण्यासाठी संपर्कांचे पुनरावलोकन आणि पडताळणी करण्यासाठी तुम्ही विस्तारित करा लिंकवर क्लिक करू शकता.

   सर्व काही ठीक आहे असल्यास, विलीन करा वर क्लिक करा.

   सावधगिरीचा शब्द : खेदाने, Gmail इतके स्मार्ट नाही संपर्काच्या नावांमध्ये थोडासा फरक असलेले डुप्लिकेट संपर्क शोधण्यासाठी आउटलुक (किंवा कदाचित फक्त अतिसावध). उदाहरणार्थ, आमचा खोटा संपर्क एलिना अँडरसन आणि एलिना के. अँडरसन आणि एकच व्यक्ती ओळखण्यात अयशस्वी झाला. म्हणूनच, विलीन केलेले संपर्क आउटलुकमध्ये परत आयात केल्यानंतर तुम्हाला काही डुप्लिकेट आढळल्यास निराश होऊ नका. तुमची चूक नाही, तुम्ही सर्व काही ठीक केले! आणि Gmail साठी अजून सुधारण्यासाठी जागा आहे : )

5. Gmail मध्ये, अधिक > वर क्लिक करा. विलीन केलेले संपर्क परत Outlook मध्ये हस्तांतरित करण्यासाठी निर्यात करा... .
6. संपर्क निर्यात करा संवाद विंडोमध्ये, 2 गोष्टी निर्दिष्ट करा:
   • " तुम्ही कोणते संपर्क निर्यात करू इच्छिता " अंतर्गत, सर्व संपर्क निर्यात करायचे की नाही ते निवडा किंवा केवळ विशिष्ट गट. तुम्ही Outlook मधून आयात केलेले फक्त तेच संपर्क निर्यात करू इच्छित असल्यास, संबंधित इम्पोर्टेड गट निवडण्याचे कारण आहे.
   • " कोणते एक्सपोर्ट फॉरमॅट " अंतर्गत. Outlook CSV format निवडा.

   नंतर निर्यात प्रक्रिया पूर्ण करण्यासाठी Export बटणावर क्लिक करा.

7. शेवटी, मागील पद्धतीच्या चरण 4 मध्ये वर्णन केल्याप्रमाणे, विलीन केलेले संपर्क परत Outlook मध्ये आयात करा. " डुप्लिकेट आयटम इंपोर्ट करू नका " निवडण्याचे लक्षात ठेवा!

   टीप: मर्ज संपर्क आयात करण्यापूर्वीGmail वरून, तुम्ही तुमच्या मुख्य Outlook फोल्डरमधून सर्व संपर्क बॅकअप फोल्डरमध्ये हलवू शकता जेणेकरून अधिक डुप्लिकेट तयार होऊ नयेत.

आउटलुक 2013 आणि 2016 मध्ये डुप्लिकेट संपर्क लिंक करा

जर तुम्ही Outlook 2013 किंवा Outlook 2016 वापरत आहात, तुम्ही संपर्क लिंक करा पर्याय वापरून एकाच व्यक्तीशी संबंधित अनेक संपर्क पटकन एकत्र करू शकता.

1. क्लिक करून तुमची संपर्क सूची उघडा. लोक नेव्हिगेशन उपखंडाच्या तळाशी.
2. तुम्हाला विलीन करायचा असलेला संपर्क निवडण्यासाठी त्यावर क्लिक करा.
3. नंतर ड्रॉप-डाउन मेनू उघडण्यासाठी संपादित करा च्या पुढील लहान डॉट्स बटण क्लिक करा आणि मधून संपर्क लिंक करा निवडा यादी
4. दुसर्‍या संपर्कांना लिंक करा विभागांतर्गत, शोध फील्डमध्‍ये तुम्‍हाला लिंक करण्‍याची इच्छा असलेल्‍या व्‍यक्‍तीचे नाव टाईप करणे सुरू करा आणि तुम्‍ही टाईप करताच Outlook तुमच्याशी जुळणारे सर्व संपर्क प्रदर्शित करेल शोध
5. परिणाम सूचीमधून आवश्यक संपर्क निवडा आणि त्यावर क्लिक करा. निवडलेले संपर्क लगेच विलीन केले जातील आणि तुम्हाला त्यांची नावे लिंक केलेले संपर्क शीर्षकाखाली दिसेल. बदल जतन करण्यासाठी तुम्हाला फक्त ठीक आहे क्लिक करावे लागेल.

नक्कीच, डुप्लिकेटसह गोंधळलेल्या मोठ्या संपर्क सूची साफ करण्यासाठी दुवा संपर्क वैशिष्ट्य सर्वोत्तम पर्याय नाही, परंतु हे निश्चितपणे काही समान संपर्कांना एका सिंगलमध्ये द्रुतपणे विलीन करण्यात मदत करेल. एक.

तुमच्या Outlook मध्ये डुप्लिकेट संपर्क कसे रोखायचे

आतातुम्ही आउटलुक कॉन्टॅक्ट्समधील गोंधळ साफ केला आहे, तर आणखी काही मिनिटे गुंतवणे आणि भविष्यात तुमची संपर्क सूची कशी स्वच्छ ठेवायची यावर लक्ष देणे योग्य आहे. स्वयंचलित आउटलुक डुप्लिकेट संपर्क डिटेक्टर सक्षम करून हे सहज साध्य केले जाऊ शकते. Microsoft Outlook 2019 - 2010 मध्ये हे कसे करायचे ते पहा:

1. फाइल टॅब > वर जा. पर्याय > संपर्क .
2. " नावे आणि फाइलिंग " अंतर्गत, नवीन संपर्क सेव्ह करताना डुप्लिकेट संपर्क तपासा निवडा आणि ओके क्लिक करा.

होय, हे तितकेच सोपे आहे! आतापासून, आउटलुक तुम्ही जोडत असलेला नवीन संपर्क विद्यमान संपर्कात विलीन करण्याचे सुचवेल, जर त्या दोघांचे नाव किंवा समान ईमेल पत्ता असेल.

टीप. एकदा डुप्लिकेट विलीन झाल्यानंतर, तुम्ही बॅक-अप हेतूंसाठी तुमचे Outlook संपर्क CSV फाईलमध्ये निर्यात करू शकता.

आशा आहे, आता तुमच्याकडे तुमच्या Outlook मध्ये एक स्वच्छ आणि व्यवस्थित संपर्क सूची आहे आणि ऑर्डर कशी राखायची हे माहित आहे. वाचल्याबद्दल धन्यवाद!