Tässä artikkelissa opit, miten yhdistää päällekkäisiä yhteystietoja Outlookissa ilman kolmannen osapuolen työkaluja ja miten pitää yhteystietoluettelosi puhtaana tulevaisuudessa.

Microsoft Outlook tarjoaa paljon käteviä työkaluja, joita käytämme ja rakastamme, ja vielä enemmän ominaisuuksia, joista emme ole tietoisia. Mutta valitettavasti, mahdollisuus poistaa osoitekirjaa ja yhdistää useita päällekkäisiä yhteystietoja yhdeksi ei ole mukana.

Onneksi emme ole rajoittuneet käyttämään vain niitä työkaluja, joita Outlook tarjoaa nimenomaisesti. Pienellä luovuudella voit keksiä keinon ratkaista mikä tahansa tai lähes mikä tahansa tehtävä, jonka kohtaat. Jatkossa tässä artikkelissa näet, miten voit tarkistaa Outlookin yhteystietosi päällekkäisyyksien varalta ja yhdistää ne ilman kolmannen osapuolen ohjelmistoja.

Miksi päällekkäiset yhteystiedot näkyvät Outlookissa

Yleisin syy, joka johtaa päällekkäisyyksiin, on seuraava viestin vetäminen Yhteystiedot-kansioon navigointipaneelissa, jotta yhteystieto luodaan automaattisesti. Tämä on tietenkin nopein tapa lisätä uusi yhteystieto Outlookiin, eikä siinä ole mitään väärää. Jos kuitenkin luot yhteystietoja silloin tällöin myös manuaalisesti, sinulla voi olla useita yhteystietoja samasta henkilöstä, esimerkiksi jos kirjoitat yhteystiedon nimen väärin tai kirjoitat sen eri tavalla.

Toinen skenaario, joka johtaa yhteystietojen päällekkäisyyteen, on, kun henkilö lähettää sinulle sähköpostia eri tileiltä , esim. käyttämällä hänen yrityksensä sähköpostiosoitetta ja henkilökohtaista Gmail-osoitetta. Tässä tapauksessa riippumatta siitä, miten luot uuden yhteystiedon, vetämällä viestin Yhteystiedot-kansioon tai napsauttamalla nauhan Uusi yhteystieto -painiketta, samalle henkilölle luodaan joka tapauksessa uusi yhteystieto.

Synkronointi kannettavalla tietokoneella tai mobiililaitteella sekä sosiaalisilla foorumeilla, kuten LinkedInissä, Facebookissa ja Twitterissä, voi myös tuottaa päällekkäisiä yhteystietoja. Jos sama henkilö on esimerkiksi eri nimillä eri osoitekirjoissa, esimerkiksi Robert Smith, Bob Smith ja Robert B. Smith mikään ei estä useiden yhteystietojen luomista Outlookiin.

Jos työskentelet yritysympäristössä, päällekkäisiä yhteystietoja voi syntyä, jos yrityksesi ylläpitää useita osoitekirjoja sen Exchange-palvelimilla.

Mielestäni ei ole tarpeen selittää, mitä ongelmia sinulla voi olla, kun tärkeät tiedot ovat hajallaan useissa päällekkäisissä yhteystiedoissa Outlookissa. Jos luet tätä artikkelia, niin todennäköisesti etsit ratkaisua sen selvittämiseksi. Ja alla on useita ratkaisuja, joista voit valita.

Kuinka yhdistää päällekkäiset yhteystiedot Outlookissa

Useimmissa tapauksissa Outlook on tarpeeksi älykäs estämään päällekkäisyyksiä, kun yrität luoda yhteystietoa, joka on jo olemassa. Jos osoitekirjassasi on kuitenkin jo useita päällekkäisiä yhteystietoja, sinun on sovellettava erityistä tekniikkaa sotkun siivoamiseksi. Okei, aloitetaan!

Huomautus: Jotta tiedot katoaisivat pysyvästi vahingossa, suosittelemme, että teet ensin varmuuskopion, esimerkiksi viemällä Outlookin yhteystiedot Exceliin.

1. Luo uusi Yhteystiedot-kansio . Klikkaa Outlookin yhteystiedoissa hiiren kakkospainikkeella nykyistä yhteystietokansiota ja valitse sitten Uusi kansio... kontekstivalikosta.

   Anna tälle kansiolle nimi, kutsutaan sitä nimellä Yhdistä päällekkäisyyksiä tätä esimerkkiä varten.

2. Siirrä kaikki Outlookin yhteystietosi juuri luotuun kansioon. Siirry nykyiseen yhteystietokansioon ja paina CTRL+A valitaksesi kaikki yhteystiedot ja siirrä ne sitten CTRL+SHIFT+V painamalla äskettäin luotuun kansioon ( Yhdistä päällekkäisyyksiä kansio).

   Vihje: Jos et ole kovin kätevä pikanäppäinten kanssa, voit yksinkertaisesti napsauttaa valittuja yhteystietoja hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Siirrä kontekstivalikosta.

3. Vie yhteystiedot .csv-tiedostoon käyttämällä " Tuonti ja vienti " velho.

   Outlookissa 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 ja Outlook 2019, siirry osoitteeseen Tiedosto> Avaa> Tuo .

   Outlookissa 2007 ja Outlook 2003, löydät tämän ohjatun toiminnon kohdasta Tiedosto> Tuo ja vie...

   Ohjattu toiminto opastaa sinut vientiprosessin läpi, ja voit valita seuraavat vaihtoehdot:

   • Vaihe 1. " Vie tiedostoon ".
   • Vaihe 2. " Pilkulla erotetut arvot (Windows) ".
   • Vaihe 3. Valitse Yhdistä päällekkäisyyksiä kansioon, jonka olet luonut aiemmin.
   • Vaihe 4. Valitse kohdekansio, johon .csv-tiedosto tallennetaan.
   • Vaihe 5. Napsauta Viimeistely viedäksesi vientiprosessin loppuun.

   Vinkki:

   Ja tässä on, mitä meillä on, kun olemme käyttäneet Combine Rows Wizard -ohjattua toimintoa.

   Jos olet kiinnostunut kokeilemaan Combine Rows Wizard -ohjattua yhdistämistä omiin tietoihin, voit ladata täysin toimivan kokeiluversion täältä.

4. Tuo yhteystiedot CSV-tiedostosta oletuskansioon Yhteystiedot.

   Aloita Tuo ohjatun toiminnon uudelleen vaiheessa 3 kuvatulla tavalla ja valitse seuraavat vaihtoehdot:

   • Vaihe 1. " Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta ".
   • Vaihe 2. " Pilkulla erotetut arvot (Windows) ".
   • Vaihe 3. Selaa vietyyn .csv-tiedostoon.
   • Vaihe 4. Muista valita " Älä tuo päällekkäisiä kohteita ". Tämä on avainvaihtoehto, joka tekee tempun!
   • Vaihe 5. Valitse yhteystietojen tuonnin kohdekansioksi Yhteystiedot-pääkansiosi, joka on tällä hetkellä tyhjä.
   • Vaihe 6. Napsauta Viimeistely saadaksesi tuontiprosessin päätökseen.
5. Yhdistä poistetut yhteystiedot alkuperäisiin yhteystietoihin.

   Nyt sinun on yhdistettävä poistetut yhteystiedot, jotka ovat tällä hetkellä pääyhteystietokansiossasi, alkuperäisiin yhteystietoihin, jotka ovat Yhdistä kopiot -kansiossa, jotta yhteystietoja ei menetetä.

   Avaa Yhdistä päällekkäisyyksiä kansioon ja valitse kaikki yhteystiedot painamalla CTRL+A. Paina sitten CTRL+SHIFT+V ja siirrä yhteystiedot pääkansioon Yhteystiedot.

   Kun kaksoiskappale havaitaan, Outlook heittää ponnahdusviestin, jossa ehdotetaan, että päivität olemassa olevan yhteystiedon tiedot, ja näyttää esikatselun lisättävistä tai päivitettävistä tiedoista, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy.

   Huomautus: Jos olet käyttänyt Ohjattua rivien yhdistämistä CSV-tiedoston päällekkäisten rivien yhdistämiseen, tätä vaihetta ei oikeastaan tarvita, koska kaikki yhteystiedot on yhdistetty CSV-tiedostoon ja ne ovat jo Yhteystiedot-pääkansiossa.

   
   • Valitse Päivitys jos nämä ovat päällekkäisiä yhteystietoja ja haluat yhdistää ne.
   • Valitse Lisää uusi yhteyshenkilö jos ne ovat itse asiassa kaksi eri yhteystietoa.
   • Jos haluat nopeuttaa prosessia, valitse Päivitä kaikki ja kaikki muutokset hyväksytään automaattisesti kaikkiin päällekkäisiin yhteystietoihin.
   • Jos haluat tarkastella tiettyä yhteystietoa myöhemmin, valitse Ohita Tässä tapauksessa alkuperäinen yhteystieto säilyy alkuperäisessä luettelossa. Yhdistä päällekkäisyyksiä kansio.

   Kun Outlook havaitsee päällekkäisen yhteystiedon, jolla on eri sähköpostiosoite, ja valitset yhteystiedon päivittämisen, yhteystiedon nykyinen sähköpostiosoite siirretään " Sähköposti 2 " -kenttä, kuten yllä olevassa kuvakaappauksessa näkyy.

   Huomautus: Jos Outlook ei näytä tätä valintaikkunaa, kun lisäät päällekkäisiä yhteystietoja, päällekkäisten yhteystietojen ilmaisin on todennäköisesti pois päältä. Katso, miten päällekkäisten yhteystietojen tarkistaminen otetaan käyttöön.

Yhdistä päällekkäiset Outlookin yhteystiedot Gmailin avulla

Jos sinulla on Gmail-sähköpostitili (luulen, että useimmilla ihmisillä on nykyään), voit käyttää sitä yhdistämään päällekkäisiä Outlook-kontakteja. Pähkinänkuoressa, menettely on seuraava. Vie Outlook-kontaktit .csv-tiedostoon, tuo tämä tiedosto Gmail-tilillesi, käytä "Etsi ja yhdistä päällekkäiset" -toimintoa, joka on käytettävissä Gmailissa, ja lopuksi tuo erotetut kontaktit takaisin Outlookiin.

Jos haluat yksityiskohtaisempia ohjeita, tässä:

1. Vie Outlookin yhteystiedot CSV-tiedostoon, kuten edellä vaiheessa 3 on kuvattu ( Tiedosto-välilehti> Avaa> Tuo> Vie tiedostoon> Pilkulla erotettu tiedosto (Windows) ).
2. Kirjaudu sisään Gmail-tilillesi, siirry kohtaan Yhteystiedot ja valitse sitten Tuo yhteystietoja...
3. Napsauta Valitse tiedosto painiketta ja selaa vaiheessa 1 luomasi CSV-tiedoston kohdalle.

   Gmail luo uuden yhteystietoryhmän jokaiselle tuodulle tiedostolle, jotta voit helposti käyttää ja tarkastella sitä myöhemmin.

4. Kun tuonti on valmis, napsauta Etsi & yhdistä kaksoiskappaleet linkki.
5. Luettelo löydetyistä päällekkäisistä yhteystiedoista tulee näkyviin, ja voit napsauttaa painiketta laajenna linkin avulla voit tarkistaa ja vahvistaa yhdistettävät yhteystiedot.

   Jos kaikki on Okei , klikkaa Yhdistä .

   Varoituksen sana : Valitettavasti Gmail ei ole yhtä älykäs kuin Outlook (tai ehkä vain ylivarovainen) havaitsemaan päällekkäisiä yhteystietoja, joiden nimissä on pieniä eroja. Esimerkiksi se ei tunnistanut väärennettyä yhteystietoamme Elina Anderson ja Elina K. Anderson ja yksi ja sama henkilö. Siksi älä pety, jos huomaat pari kaksoiskappaletta tuotuasi yhdistetyt yhteystiedot takaisin Outlookiin. Se ei ole sinun vikasi, teit kaiken oikein! Ja Gmailissa on vielä parantamisen varaa : )

6. Valitse Gmailissa Lisää> Vie... siirtää yhdistetyt yhteystiedot takaisin Outlookiin.
7. Määritä Vie yhteystiedot -valintaikkunassa 2 asiaa:
   • Alle " Mitkä yhteystiedot haluat viedä ", valitse, haluatko viedä kaikki yhteystiedot vai vain tietyn ryhmän. Jos haluat viedä vain ne yhteystiedot, jotka olet tuonut Outlookista, on järkevää valita vastaava vaihtoehto. Maahantuotu ryhmä.
   • Alle " Mikä vientimuoto ", valitse Outlook CSV-muodossa .

   Napsauta sitten Vie painiketta viedäksesi vientiprosessin loppuun.

8. Tuo lopuksi yhdistetyt yhteystiedot takaisin Outlookiin edellisen menetelmän vaiheessa 4 kuvatulla tavalla. Muista valita " Älä tuo päällekkäisiä kohteita "!

   Vihje: Ennen kuin tuot yhteystietojen yhdistämistä Gmailista, voit siirtää kaikki yhteystiedot Outlookin pääkansiosta varmuuskopiokansioon, jotta vältät uusien kaksoiskappaleiden luomisen.

Yhdistä päällekkäiset yhteystiedot Outlookissa 2013 ja 2016

Jos käytät Outlookia 2013 tai Outlook 2016, voit nopeasti yhdistää useita samaan henkilöön liittyviä yhteystietoja käyttämällä toimintoa Linkkiyhteydet vaihtoehto.

1. Avaa yhteystietoluettelo napsauttamalla Ihmiset navigointipaneelin alareunassa.
2. Valitse yhdistettävä yhteystieto napsauttamalla sitä.
3. Napsauta sitten pientä pisteitä painike vieressä Muokkaa avataksesi pudotusvalikon ja valitse sitten Linkkiyhteydet luettelosta.
4. Under the Linkki toiseen yhteystietoon osiossa, aloita kirjoittamalla hakukenttään sen henkilön nimi, jonka haluat yhdistää, ja kirjoittaessasi Outlook näyttää kaikki yhteystiedot, jotka vastaavat hakuasi.
5. Valitse tulosluettelosta haluamasi yhteyshenkilö(t) ja napsauta sitä. Valitut yhteyshenkilöt yhdistetään heti ja näet niiden nimet kohdassa "Yhteystiedot". Linkitetyt yhteystiedot Sinun tarvitsee vain klikata OK tallentaaksesi muutokset.

Linkitä yhteystiedot -toiminto ei tietenkään ole paras valinta, kun haluat siivota suuren yhteystietoluettelon, joka on täynnä päällekkäisyyksiä, mutta se auttaa sinua varmasti yhdistämään nopeasti muutaman identtisen yhteystiedon yhdeksi yhteystiedoksi.

Kuinka estää päällekkäiset yhteystiedot Outlookissa

Nyt kun olet siivonnut Outlookin yhteystietojen sotkun, on järkevää sijoittaa muutama minuutti lisää ja nojata siihen, miten pidät yhteystietoluettelosi puhtaana tulevaisuudessa. Tämä onnistuu helposti ottamalla käyttöön Outlookin automaattinen kaksoiskontaktin tunnistin. Katso, miten tämä tehdään Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Mene osoitteeseen Tiedosto-välilehti> Asetukset> Yhteystiedot .
2. Alle " Nimet ja arkistointi ", valitse Tarkista päällekkäiset yhteystiedot uusia yhteystietoja tallennettaessa ja napsauta OK.

Jep, näin helppoa se on! Tästä lähtien Outlook ehdottaa uuden yhteystiedon yhdistämistä olemassa olevaan yhteystietoon, jos molemmilla on samanlainen nimi tai sama sähköpostiosoite.

Vihje. Kun kaksoiskappaleet on yhdistetty, voit viedä Outlookin yhteystiedot CSV-tiedostoon varmuuskopiointia varten.

Toivottavasti sinulla on nyt siisti ja puhdas yhteystietoluettelo Outlookissasi ja tiedät, miten ylläpidät järjestystä. Kiitos lukemisesta!