U ovom članku ćete naučiti kako spojiti duplicirane kontakte u Outlooku bez korištenja alata trećih strana i kako zadržati svoju listu kontakata čistom u budućnosti.

Microsoft Outlook pruža mnoštvo praktičnih alata koje koristimo i volimo i još više funkcija kojih nismo svjesni. Ali nažalost, opcija za uklanjanje duplikata iz adresara i kombinovanje više duplih kontakata u jedan nije tu.

Srećom, nismo ograničeni da koristimo samo one alate koje Outlook eksplicitno nudi. Uz samo malo kreativnosti možete smisliti način da riješite bilo koji ili gotovo svaki zadatak s kojim se suočite. Dalje u ovom članku naći ćete kako možete provjeriti ima li duplikate u Outlook kontaktima i spojiti ih bez korištenja softvera treće strane.

Zašto se duplirani kontakti pojavljuju u Outlooku

Najčešći razlog koji dovodi do dupliranja je prevlačenje poruke u folder Kontakti u oknu za navigaciju kako bi se kontakt kreirao automatski. Naravno, ovo je najbrži način da dodate novi kontakt u Outlook i nema ništa loše u tome. Međutim, ako s vremena na vrijeme kreirate i kontakte ručno, možda ćete imati više kontakata za istu osobu, npr. ako pogrešno napišete ime kontakta ili ga unesete na drugi način.

Još jedan scenario koji vodi do dupliciranja kontakta je kada vam osoba pošalje e-poštu s drugogračuni , npr. koristeći njegovu ili njenu korporativnu adresu e-pošte i ličnu Gmail adresu. U tom slučaju, bez obzira na to kako kreirate novi kontakt, prevlačenjem poruke u mapu Kontakti ili klikom na dugme "Novi kontakt" na traci, ionako će se kreirati dodatni kontakt za istu osobu.

Sinhronizacija sa laptopom ili mobilnim uređajem, kao i sa društvenim platformama kao što su LinkedIn, Facebook i Twitter, takođe može dovesti do duplih kontakata. Na primjer, ako je ista osoba navedena pod različitim imenima u različitim adresarima, recimo Robert Smith, Bob Smith i Robert B. Smith , ništa ne sprječava stvaranje više kontakata u vašem Outlook.

Ako radite u korporativnom okruženju, mogu se pojaviti dupli kontakti u slučaju da vaša kompanija održava nekoliko adresara na svojim Exchange serverima.

Mislim da nema potrebe da objasnite koje probleme možete imati kada su važni detalji razbacani po nekoliko dupliciranih kontakata u vašem Outlooku. Ako čitate ovaj članak, onda najvjerovatnije tražite rješenje da ga riješite. A u nastavku ćete pronaći brojna rješenja koja možete izabrati.

Kako spojiti duplicirane kontakte u Outlooku

U većini slučajeva Outlook je dovoljno pametan da spriječi dupliciranje kada pokušavate stvoriti kontakt to već postoji. Međutim, ako već imate nekolikoduplikati kontakata u vašem imeniku, morate primijeniti posebnu tehniku ​​da počistite nered. U redu, počnimo!

Napomena. Za trajni slučajni gubitak podataka, toplo preporučujemo da prvo napravite sigurnosnu kopiju, na primjer izvozom svojih Outlook kontakata u Excel.

1. Kreirajte novu mapu Kontakti . U Outlook kontaktima kliknite desnim tasterom miša na trenutnu fasciklu sa kontaktima i izaberite Nova fascikla... iz kontekstnog menija.

   Dajte ime ovom folderu, nazovimo ga Spoji dupes za ovaj primjer.

2. Premjestite sve svoje Outlook kontakte u novokreirani folder . Prebacite se na trenutnu fasciklu sa kontaktima i pritisnite CTRL+A da izaberete sve kontakte, a zatim pritisnite CTRL+SHIFT+V da ih premestite u novokreirani folder ( Spajanje duplikata folder).

   Savjet: Ako vam prečice ne odgovaraju, možete jednostavno kliknuti desnom tipkom miša na odabrane kontakte i odabrati Premjesti iz kontekstnog izbornika.

3. Izvezite kontakte u .csv datoteku pomoću čarobnjaka " Import and Export ".

   U Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 i Outlook 2019 idite na Datoteka > Otvori > Uvoz .

   Vidi_takođe: Kako generirati nasumične brojeve u Excelu bez ponavljanja

   U Outlook 2007 i Outlook 2003, ovaj čarobnjak ćete pronaći pod Datoteka > Uvoz i izvoz...

   Čarobnjak će vas provesti kroz proces izvoza, a vi birate sljedeće opcije:

   • Korak 1. " Izvezi u aDatoteka ".
   • Korak 2. " Vrijednosti odvojene zarezima (Windows) ".
   • Korak 3. Odaberite Merge dupes folder koji ste kreirali ranije.
   • Korak 4. Odaberite odredišni folder za spremanje .csv datoteke.
   • Korak 5. Kliknite Završi da završite proces izvoza.

   Savjet:

   A evo šta imamo nakon korištenja čarobnjaka za kombiniranje redova.

   Ako ste zainteresirani da isprobate čarobnjak za kombiniranje redova na vlastitim podacima, možete ovdje preuzmite potpuno funkcionalnu probnu verziju.

4. Uvezite kontakte iz CSV datoteke u zadanu mapu kontakata.

   Pokrenite Čarobnjak Import ponovo kao što je opisano u koraku 3 i odaberite sljedeće opcije:

   • Korak 1. " Uvezi iz drugog programa ili datoteke ".
   • Korak 2. " Vrijednosti odvojene zarezima (Windows) ".
   • Korak 3. Dođite do izvezene .csv datoteke.
   • Korak 4. Obavezno odaberite " Ne uvozi duple stavke ". Ovo je ključna opcija koja radi trik!
   • Korak 5. Odaberite svoj glavni Kontakti folder, koji je trenutno prazan, kao odredišni folder za uvoz kontakata.
   • Korak 6. Kliknite Završi da završite proces uvoza.
5. Spoji uklonjene kontakte sa originalnim.

   Sada morate spojiti dedupirane kontakte koji se trenutno nalaze u vašem glavnom folderu Kontakti sa originalnim kontaktima koji se nalaze u folderu Spajanje dupes, tako da tonikakvi kontakt detalji se neće izgubiti.

   Otvorite folder Spoji dupes i pritisnite CTRL+A da odaberete sve kontakte. Zatim pritisnite CTRL+SHIFT+V i odaberite da premjestite kontakte u svoju glavnu mapu Kontakti.

   Kada se otkrije duplikat, Outlook će prikazati iskačuću poruku sugerirajući da ažurirate informacije o postojećem kontaktu i prikažete pregled podataka koji će biti dodati ili ažurirani, kao što je prikazano na snimku ekrana ispod.

   Napomena: Ako ste koristili čarobnjaka za kombiniranje redova za spajanje dupliciranih redova u CSV datoteci, ovaj korak zapravo nije potreban , jer su svi podaci o kontaktu spojeni u CSV datoteku i već su u vašoj glavnoj mapi Kontakti.

   
   • Odaberite Ažuriraj ako su ovo dupli kontakti i želite spojiti
   • Odaberite Dodaj novi kontakt ako su to, u stvari, dva različita kontakta.
   • Ako želite ubrzati proces, kliknite Ažuriraj sve i sve promjene će biti automatski prihvaćene u svim dupliranim kontaktima.
   • Ako želite naknadno pregledati određeni kontakt, kliknite na Preskoči . U ovom slučaju će originalna stavka kontakta ostati u mapi Spoji duple datoteke .

   Kada Outlook otkrije dupli kontakt s drugom adresom e-pošte i odaberete ažuriranje kontakta, trenutna adresa e-pošte kontakta će biti premještena u polje " E-mail 2 ", kao što je prikazano na slici iznad.

   Napomena: Ako vaš Outlookne prikazuje ovaj dijalog kada dodajete duple kontakte, tada je najvjerovatnije isključen detektor duplikata. Pogledajte kako omogućiti funkciju Provjera duplikata kontakata.

Spoji duple Outlook kontakte koristeći Gmail

Ako imate Gmail račun e-pošte (pretpostavljam da većina ljudi radi ovih dana) , možete ga koristiti za spajanje duplikata Outlook kontakata. Ukratko, postupak je sljedeći. Izvezite svoje Outlook kontakte u .csv datoteku, uvezite tu datoteku na svoj Gmail račun, koristite funkciju "Pronađi i spoji duplikate" dostupnu u Gmailu i na kraju uvezite dedupirane kontakte nazad u Outlook.

Ako želite više detaljno uputstvo, izvolite:

1. Izvezite svoje Outlook kontakte u CSV datoteku, kao što je opisano u koraku 3 iznad ( kartica Datoteka > Otvori > Uvezi > Izvezi u datoteku > ; Datoteka odvojena zarezima (Windows) ).
2. Prijavite se na svoj Gmail račun, idite na Kontakti, a zatim kliknite na Uvezi kontakte...
3. Kliknite na dugme Odaberi datoteku i pronađite CSV datoteku koju ste kreirali u koraku 1.

   Gmail kreira novu grupu kontakata za svaku uvezenu datoteku tako da joj možete lako pristupiti i kasnije je pregledati .

4. Nakon što se uvoz završi, kliknite na Pronađi & spoji duplikate link.
5. Prikazuje se lista pronađenih duplikata kontakata i možete kliknuti na vezu proširi da pregledate i potvrdite kontakte koje treba spojiti.

   Ako je sve U redu , kliknite na Spoji .

   Upozorenje : Nažalost, Gmail nije tako pametan kao Outlook (ili možda samo previše oprezan) da otkrije duple kontakte sa malim razlikama u imenima kontakta. Na primjer, nije uspio identificirati naš lažni kontakt Elina Anderson i Elina K. Anderson i jednu te istu osobu. Zato nemojte biti razočarani ako uočite par duplikata nakon uvoza spojenih kontakata nazad u Outlook. Nisi ti kriv, sve si uradio kako treba! I još uvijek ima mjesta za poboljšanje za Gmail : )

6. U Gmailu kliknite na Više > Izvezi... za prijenos spojenih kontakata natrag u Outlook.
7. U dijaloškom prozoru Izvoz kontakata navedite 2 stvari:
   • Pod " Koje kontakte želite izvesti ", odaberite želite li izvesti sve kontakte ili samo određenu grupu. Ako želite da izvezete samo one kontakte koje ste uvezli iz Outlooka, razumno je da odaberete odgovarajuću grupu Uvezeno .
   • Pod " Koji format izvoza ", izaberite Outlook CSV format .

   Zatim kliknite na dugme Izvezi da završite proces izvoza.

8. Konačno, uvezite spojene kontakte nazad u Outlook, kao što je opisano u 4. koraku prethodne metode. Ne zaboravite odabrati " Ne uvozi duple stavke "!

   Savjet: Prije uvoza spojenih kontakataiz Gmaila, možete premjestiti sve kontakte iz vaše glavne Outlook mape u mapu za sigurnosnu kopiju kako biste izbjegli stvaranje više duplikata.

Povežite duplirane kontakte u Outlook 2013 i 2016

Ako koristite Outlook 2013 ili Outlook 2016, možete brzo kombinirati nekoliko kontakata koji se odnose na istu osobu koristeći opciju Poveži kontakte .

1. Otvorite svoju listu kontakata klikom na Ljudi na dnu okna za navigaciju.
2. Kliknite na kontakt koji želite spojiti da ga odaberete.
3. Zatim kliknite na mali dugme tačaka pored Uredi da otvorite padajući meni i odaberite Poveži kontakte iz lista.
4. U odeljku Poveži druge kontakte počnite da upisujete ime osobe koju želite da povežete u polje za pretragu i dok kucate Outlook će prikazati sve kontakte koji odgovaraju vašem traži.
5. Odaberite potrebne kontakte sa liste rezultata i kliknite na njih. Odabrani kontakti će se odmah spojiti i vidjet ćete njihova imena pod naslovom Povezani kontakti . Sve što treba da uradite je da kliknete OK da sačuvate promene.

Naravno, funkcija Link Contacts nije najbolji izbor za čišćenje velike liste kontakata pretrpane duplikatima, ali će vam definitivno pomoći da brzo spojite nekoliko identičnih kontakata u jedan jedan.

Kako spriječiti dupliranje kontakata u Outlooku

Sadada ste počistili nered u Outlook kontaktima, ima smisla uložiti još nekoliko minuta i saznati kako svoju listu kontakata održavati čistom u budućnosti. To se lako može postići omogućavanjem automatskog detektora duplikata kontakata u programu Outlook. Pogledajte kako to učiniti u programu Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Idite na karticu Datoteka > Opcije > Kontakti .
2. Pod " Imena i arhiviranje " odaberite Provjeri duple kontakte prilikom spremanja novih kontakata i kliknite OK.

Da, tako je jednostavno! Od sada, Outlook će predlagati spajanje novog kontakta koji dodajete sa postojećim, ako oba imaju slično ime ili identičnu adresu e-pošte.

Savjet. Jednom kada se duplikati spoje, možete izvesti svoje Outlook kontakte u CSV datoteku radi pravljenja rezervnih kopija.

Nadajmo se da sada imate čistu i urednu listu kontakata u svom Outlooku i znate kako održavati redoslijed. Hvala na čitanju!