En aquest article aprendràs a combinar contactes duplicats a l'Outlook sense utilitzar cap eina de tercers i com mantenir neta la teva llista de contactes en el futur.

Microsoft Outlook. ofereix un munt d'eines útils que utilitzem i ens encanten i encara més funcions que desconeixem. Però, lamentablement, no hi ha una opció per desduplicar la llibreta d'adreces i combinar diversos contactes duplicats en un de sol.

Afortunadament, no estem limitats a utilitzar només aquelles eines que l'Outlook proporciona de manera explícita. Amb només una mica de creativitat, podeu trobar una manera de resoldre qualsevol, o gairebé qualsevol, tasca a la qual us trobeu. Més endavant en aquest article trobareu com podeu comprovar els contactes d'Outlook per si hi ha duplicats i combinar-los sense utilitzar cap programari de tercers.

Per què apareixen els contactes duplicats a Outlook

El motiu més comú que condueix a la duplicació és arrossegar un missatge a la carpeta Contactes al panell de navegació per tal que un contacte es creï automàticament. Per descomptat, aquesta és la manera més ràpida d'afegir un contacte nou a Outlook i no hi ha res de dolent. Tanmateix, si també creeu contactes manualment de tant en tant, és possible que acabeu tenint diversos contactes per a la mateixa persona, p. si escriviu malament el nom del contacte o l'introduïu d'una manera diferent.

Un altre escenari que condueix a la duplicació de contactes és quan una persona us envia un correu electrònic des de diferentscomptes , p. ex. utilitzant la seva adreça de correu electrònic corporativa i una adreça personal de Gmail. En aquest cas, independentment de com creeu un contacte nou, arrossegant un missatge a la carpeta Contactes o fent clic al botó "Nou contacte" de la cinta, es crearà un contacte addicional per a la mateixa persona de totes maneres.

La sincronització amb un ordinador portàtil o dispositiu mòbil, així com amb plataformes socials com LinkedIn, Facebook i Twitter, també pot produir contactes duplicats. Per exemple, si la mateixa persona apareix amb noms diferents en llibretes d'adreces diferents, per exemple Robert Smith, Bob Smith i Robert B. Smith , res impedeix que es creïn diversos contactes al vostre Outlook.

Si treballeu en un entorn corporatiu, poden aparèixer contactes duplicats en cas que la vostra empresa mantingui diverses llibretes d'adreces als seus servidors Exchange.

Crec que no cal. per explicar quins problemes podríeu tenir quan els detalls importants estan escampats per diversos contactes duplicats a l'Outlook. Si esteu llegint aquest article, el més probable és que busqueu una solució per resoldre'l. I a continuació trobareu una sèrie de solucions per triar.

Com combinar contactes duplicats a l'Outlook

En la majoria dels casos, Outlook és prou intel·ligent com per evitar la duplicació quan intenteu crear un contacte que ja existeix. Tanmateix, si ja teniu un nombre deduplicar els contactes a la vostra llibreta d'adreces, heu d'aplicar una tècnica especial per netejar l'embolic. D'acord, comencem!

Nota. Per a la pèrdua permanent accidental de dades, us recomanem que feu una còpia de seguretat primer, per exemple exportant els vostres contactes d'Outlook a Excel.

1. Creeu una nova carpeta de contactes . A Contactes d'Outlook, feu clic amb el botó dret a la vostra carpeta de contactes actual i seleccioneu Carpeta nova... al menú contextual.

   Afegiu un nom a aquesta carpeta, anomenem-ne Combinar duplicats per a aquest exemple.

2. Mou tots els contactes d'Outlook a la carpeta que s'acaba de crear. . Canvieu a la vostra carpeta de contactes actual i premeu CTRL+A per seleccionar tots els contactes i, a continuació, premeu CTRL+MAJ+V per moure'ls a la carpeta acabada de crear (carpeta Combinar duplicats ).

   Consell: si no us sentiu molt còmodes amb les dreceres, només podeu fer clic amb el botó dret als contactes seleccionats i triar Mou al menú contextual.

3. Exporta els contactes a un fitxer .csv mitjançant l'assistent " Importa i exporta ".

   A Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 i Outlook 2019, aneu a Fitxer > Obre > Importa .

   Vegeu també: Com crear i editar fórmules de Google Sheets

   A Outlook 2007 i Outlook 2003, trobareu aquest assistent a Fitxer > Importa i exporta...

   L'assistent us guiarà pel procés d'exportació i trieu les opcions següents:

   • Pas 1. " Exporta a aFitxer ".
   • Pas 2. " Valors separats per comes (Windows) ".
   • Pas 3. Seleccioneu la carpeta Combinar duplicats que heu creat anteriorment.
   • Pas 4. Trieu la carpeta de destinació per desar el fitxer .csv.
   • Pas 5. Feu clic a Finalitza per completar el procés d'exportació.

   Consell:

   Vegeu també: Combina columnes a Excel sense perdre dades: 3 maneres ràpides

   I això és el que tenim després d'utilitzar l'assistent de combinació de files.

   Si esteu interessat a provar l'assistent de combinació de files amb les vostres dades, podeu descarregueu una versió de prova totalment funcional aquí.

4. Importeu contactes del fitxer CSV a la vostra carpeta de contactes predeterminada.

   Inicieu el L'assistent Importa de nou tal com es descriu al pas 3 i seleccioneu les opcions següents:

   • Pas 1. " Importa des d'un altre programa o fitxer ".
   • Pas 2. " Valors separats per comes (Windows) ".
   • Pas 3. Navegueu fins al fitxer .csv exportat.
   • Pas 4. Assegureu-vos de seleccioneu " No importeu elements duplicats ". Aquesta és l'opció clau que fa el truc!
   • Pas 5. Seleccioneu el vostre principal Carpeta de contactes, que actualment està buida, com a carpeta de destinació a la qual importar els contactes.
   • Pas 6. Feu clic a Finalitza per completar el procés d'importació.
5. Combineu els contactes desduïts amb els originals.

   Ara heu de fusionar els contactes desduïts que es troben actualment a la vostra carpeta de contactes principal amb els contactes originals que resideixen a la carpeta Combinar duplicats, de manera que aixòno es perdrà cap detall de contacte.

   Obre la carpeta Combina dupes i premeu CTRL+A per seleccionar tots els contactes. A continuació, premeu CTRL+MAJ+V i escolliu moure els contactes a la vostra carpeta de contactes principal.

   Quan es detecti un duplicat, Outlook llançarà un missatge emergent suggerint-vos que actualitzeu la informació del contacte existent i es mostrarà. una vista prèvia de les dades que s'afegiran o actualitzaran, tal com es mostra a la captura de pantalla següent.

   Nota: si heu utilitzat l'assistent per combinar files per combinar files duplicades al fitxer CSV, aquest pas no és realment necessari , perquè totes les dades del contacte s'han combinat en un fitxer CSV i ja es troben a la vostra carpeta de contactes principal.

   
   • Trieu Actualitza si són contactes duplicats i voleu combinar-los.
   • Trieu Afegeix un contacte nou si, de fet, són dos contactes diferents.
   • Si voleu accelerar el procés, feu clic a Actualitza-ho tot i tots els canvis s'acceptaran automàticament en tots els contactes duplicats.
   • Si voleu revisar un contacte concret més tard, feu clic a Omet . En aquest cas, l'element de contacte original romandrà a la carpeta Combinar duplicacions .

   Quan Outlook detecta un contacte duplicat amb una adreça electrònica diferent i trieu actualitzar un contacte, el l'adreça electrònica actual del contacte es mourà al camp " Correu electrònic 2 ", tal com es mostra a la captura de pantalla anterior.

   Nota: si el vostre Outlookno mostra aquest diàleg quan esteu afegint contactes duplicats, és probable que el detector de contactes duplicats estigui apagat. Vegeu com activar la funció Comprova si hi ha contactes duplicats.

Combina els contactes duplicats d'Outlook mitjançant Gmail

Si teniu un compte de correu electrònic de Gmail (suposo que la majoria de la gent ho fa en aquests dies) , podeu utilitzar-lo per combinar contactes duplicats d'Outlook. En poques paraules, el procediment és el següent. Exporteu els vostres contactes d'Outlook a un fitxer .csv, importeu aquest fitxer al vostre compte de Gmail, utilitzeu la funció "Cerca i fusiona duplicats" disponible a Gmail i, finalment, torna a importar els contactes desduïts a Outlook.

Si en vols més. instruccions detallades, aquí teniu:

1. Exporta els teus contactes d'Outlook a un fitxer CSV, tal com es descriu al pas 3 anterior ( pestanya Fitxer > Obre > Importa > Exporta a un fitxer > ; Fitxer separat per comes (Windows) ).
2. Inicieu la sessió al vostre compte de Gmail, aneu a Contactes i, a continuació, feu clic a Importa contactes...
3. Feu clic al botó Tria un fitxer i busqueu el fitxer CSV que heu creat al pas 1.

   Gmail crea un grup de contactes nou per a cada fitxer importat perquè pugueu accedir-hi i revisar-lo fàcilment més tard. .

4. Un cop finalitzada la importació, feu clic a Troba i amp; combina l'enllaç duplicats.
5. Es mostra una llista de contactes duplicats trobats i podeu fer clic a l'enllaç expandir per revisar i verificar els contactes que s'han de combinar.

   Si tot està D'acord , feu clic a Combina .

   Una paraula de precaució : lamentablement, Gmail no és tan intel·ligent. com Outlook (o potser simplement excessivament prudent) per detectar contactes duplicats amb lleus diferències en els noms d'un contacte. Per exemple, no ha pogut identificar el nostre contacte fals Elina Anderson i Elina K. Anderson i una mateixa persona. Per això, no us decebeu si trobeu un parell de duplicats després d'importar els contactes combinats a Outlook. No és culpa teva, ho has fet tot bé! I encara hi ha marge de millora per a Gmail : )

6. A Gmail, feu clic a Més > Exporta... per tornar a transferir els contactes combinats a l'Outlook.
7. A la finestra de diàleg Exporta contactes, especifiqueu 2 coses:
   • A " Quins contactes voleu exportar ", trieu si voleu exportar tots els contactes. o només un grup concret. Si només voleu exportar els contactes que heu importat d'Outlook, és raonable seleccionar el grup Importat corresponent.
   • A " Quin format d'exportació ", seleccioneu Format CSV d'Outlook .

   A continuació, feu clic al botó Exporta per finalitzar el procés d'exportació.

8. Finalment, torneu a importar els contactes combinats a l'Outlook, tal com es descriu al pas 4 del mètode anterior. Recordeu seleccionar " No importeu elements duplicats "!

   Consell: abans d'importar els contactes de combinaciódes de Gmail, podeu moure tots els contactes de la vostra carpeta principal d'Outlook a una carpeta de seguretat per evitar crear més duplicats.

Enllaceu contactes duplicats a Outlook 2013 i 2016

Si Si feu servir Outlook 2013 o Outlook 2016, podeu combinar ràpidament diversos contactes relacionats amb la mateixa persona mitjançant l'opció Enllaçar contactes .

1. Obre la llista de contactes fent clic a Persones a la part inferior del panell de navegació.
2. Feu clic al contacte que voleu combinar per seleccionar-lo.
3. A continuació, feu clic al petit botó de punts que hi ha al costat de Edita per obrir el menú desplegable i escolliu Enllaça contactes al menú llista.
4. A la secció Enllaça altres contactes , comenceu a escriure el nom de la persona que voleu enllaçar al camp de cerca i, a mesura que escriviu, Outlook mostrarà tots els contactes que coincideixin amb el vostre cerca.
5. Trieu els contactes necessaris de la llista de resultats i feu-hi clic. Els contactes seleccionats es fusionaran immediatament i veureu els seus noms a l'encapçalament Contactes enllaçats . Tot el que heu de fer és fer clic a D'acord per desar els canvis.

Per descomptat, la funció Enllaçar contactes no és la millor opció per netejar una gran llista de contactes plena de duplicats, però sens dubte us ajudarà a combinar ràpidament uns quants contactes idèntics en un sol. un.

Com evitar contactes duplicats a l'Outlook

Araque heu netejat l'embolic dels contactes d'Outlook, té sentit invertir uns minuts més i saber com mantenir neta la vostra llista de contactes en el futur. Això es pot aconseguir fàcilment activant el detector automàtic de contactes duplicats d'Outlook. Vegeu com fer-ho a Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Aneu a la pestanya Fitxer > Opcions > Contactes .
2. A " Noms i fitxer ", seleccioneu Comprova si hi ha contactes duplicats en desar contactes nous i feu clic a D'acord.

Sí, és tan fàcil com això! A partir d'ara, Outlook suggerirà combinar un contacte nou que esteu afegint amb l'existent, si tots dos tenen un nom o una adreça electrònica idèntica.

Consell. Un cop s'hagin fusionat els duplicats, podeu exportar els vostres contactes d'Outlook al fitxer CSV amb finalitats de còpia de seguretat.

Tant de bo, ara tingueu una llista de contactes neta i ordenada a l'Outlook i sabeu com mantenir l'ordre. Gràcies per llegir!