У цій статті ви дізнаєтеся, як об'єднати дублікати контактів в Outlook без використання сторонніх інструментів, а також як зберегти список контактів чистим в майбутньому.

Microsoft Outlook надає безліч зручних інструментів, які ми використовуємо і любимо, і ще більше функцій, про які ми не знаємо. Але, на жаль, опція вилучення адресної книги та об'єднання декількох дублікатів контактів в один відсутня.

На щастя, ми не обмежуємося лише тими інструментами, які Outlook надає в явному вигляді. Проявивши трохи творчості, ви можете знайти спосіб вирішити будь-яке або майже будь-яке завдання, з яким ви зіткнулися. Далі в цій статті ви дізнаєтеся, як перевірити контакти Outlook на наявність дублікатів і об'єднати їх без використання стороннього програмного забезпечення.

Чому в Outlook з'являються дублікати контактів

Найпоширенішою причиною, що призводить до дублювання, є перетягування повідомлення до папки Контакти на панелі навігації, щоб контакт був створений автоматично. Звичайно, це найшвидший спосіб додати новий контакт в Outlook, і в цьому немає нічого поганого. Однак, якщо ви також час від часу створюєте контакти вручну, у вас може з'явитися кілька контактів для однієї і тієї ж особи, наприклад, якщо ви неправильно напишете ім'я контакту або введете його по-іншому.

Іншим сценарієм, який призводить до дублювання контактів, є ситуація, коли людина пише вам з різних акаунтів При цьому, незалежно від способу створення нового контакту, перетягуванням повідомлення в папку "Контакти" або натисканням кнопки "Новий контакт" на стрічці, все одно буде створено додатковий контакт для тієї ж особи.

Синхронізація з ноутбуком або мобільним пристроєм, а також із соціальними платформами, такими як LinkedIn, Facebook і Twitter, також можуть створювати дублікати контактів. Наприклад, якщо одна і та ж особа вказана під різними іменами в різних адресних книгах, скажімо Роберт Сміт, Боб Сміт і Роберт Б. Сміт ніщо не заважає створити кілька контактів у вашому Outlook.

Якщо ви працюєте в корпоративному середовищі, можуть виникати дублікати контактів у разі, якщо у вашій компанії ведуться кілька адресних книг на своїх біржових серверах.

Думаю, не потрібно пояснювати, які проблеми можуть виникнути, коли важливі деталі розкидані по декількох дубльованих контактах в Outlook. Якщо ви читаєте цю статтю, то, швидше за все, шукаєте рішення, як в цьому розібратися. І нижче ви знайдете ряд рішень на вибір.

Як об'єднати дублікати контактів в Outlook

У більшості випадків Outlook досить розумний, щоб запобігти дублюванню, коли ви намагаєтеся створити контакт, який вже існує. Однак, якщо у вашій адресній книзі вже є кілька дублікатів контактів, вам потрібно застосувати спеціальну техніку, щоб навести порядок. Добре, давайте почнемо!

Примітка: Щоб уникнути безповоротної випадкової втрати даних, ми наполегливо рекомендуємо спочатку зробити резервну копію, наприклад, експортувавши контакти з Outlook в Excel.

1. Створіть нову папку Контакти У програмі "Контакти" натисніть правою кнопкою миші на поточну папку "Контакти" і виберіть Нова папка... з контекстного меню.

   Дайте назву цій папці, давайте назвемо її Об'єднати дублікати для цього прикладу.

2. Перенесіть всі контакти Outlook в новостворену папку Перейдіть до поточної папки контактів і натисніть CTRL+A, щоб виділити всі контакти, потім натисніть CTRL+SHIFT+V, щоб перемістити їх до новоствореної папки ( Об'єднати дублікати папка).

   Порада: Якщо вам не дуже зручно користуватися комбінаціями клавіш, ви можете просто натиснути правою кнопкою миші на вибраних контактах і вибрати Перемістити з контекстного меню.

3. Експорт контактів у файл .csv використовуючи " Імпорт та експорт "Чарівник.

   В Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 та Outlook 2019 перейдіть до Файл> Відкрити> Імпорт .

   В Outlook 2007 і Outlook 2003 цей майстер знаходиться в розділі Файл> Імпорт та експорт...

   Майстер проведе вас через процес експорту, і ви обираєте наступні опції:

   • Крок 1". Експорт у файл ".
   • Крок 2". Значення, розділені комами (Windows) ".
   • Крок 3. Виберіть пункт Об'єднати дублікати папку, яку ви створили раніше.
   • Крок 4. Виберіть папку призначення для збереження файлу .csv.
   • Крок 5. Натисніть Фініш для завершення процесу експорту.

   Порада:

   А ось що ми маємо після використання Майстра об'єднання рядів.

   Дивіться також: Унікальні / відмінні значення в Excel: як знайти, відфільтрувати, виділити та виділити

   Якщо вам цікаво випробувати Майстер об'єднання рядів на власних даних, ви можете завантажити повнофункціональну пробну версію за посиланням.

4. Імпортуйте контакти з CSV-файлу в папку "Контакти" за замовчуванням.

   Розпочніть кампанію Імпорт майстра ще раз, як описано в кроці 3, і виберіть наступні опції:

   • Крок 1". Імпорт з іншої програми або файлу ".
   • Крок 2". Значення, розділені комами (Windows) ".
   • Крок 3. Перейдіть до експортованого файлу .csv.
   • Крок 4. обов'язково оберіть " Не імпортуйте дублікати товарів "Це ключова опція, яка робить свою справу!
   • Крок 5. Виберіть свою основну папку "Контакти", яка наразі є порожньою, як папку призначення для імпорту контактів.
   • Крок 6. Натисніть Фініш для завершення процесу імпорту.
5. Об'єднати дедуповані контакти з оригінальними.

   Тепер необхідно об'єднати дублікати контактів, які знаходяться в основній папці "Контакти", з оригінальними контактами, які знаходяться в папці "Об'єднати дублікати", щоб жодна контактна інформація не загубилася.

   Відкрийте Об'єднати дублікати і натисніть клавіші CTRL+A, щоб виділити всі контакти. Потім натисніть клавіші CTRL+SHIFT+V і виберіть переміщення контактів в основну папку "Контакти".

   При виявленні дубліката Outlook видасть спливаюче повідомлення з пропозицією оновити інформацію про існуючий контакт і відобразить попередній перегляд даних, які будуть додані або оновлені, як показано на скріншоті нижче.

   Примітка: Якщо ви використовували Майстер об'єднання рядків для об'єднання дубльованих рядків у файлі CSV, цей крок не потрібен, оскільки всі контактні дані були об'єднані у файлі CSV і вже знаходяться у вашій основній папці "Контакти".

   
   • Обирайте Оновлення якщо це дублікати контактів і ви хочете їх об'єднати.
   • Обирайте Додати новий контакт чи є вони насправді двома різними контактами.
   • Якщо ви хочете прискорити процес, натисніть Оновити все і всі зміни будуть прийняті автоматично у всіх дублікатах контактів.
   • Якщо ви хочете переглянути певний контакт пізніше, натисніть Пропустити У цьому випадку оригінальний контактний елемент залишиться в Об'єднати дублікати папка.

   Коли Outlook виявляє дублікат контакту з іншою адресою електронної пошти і ви вирішуєте оновити контакт, поточна адреса електронної пошти контакту буде переміщена в поле " E-mail 2 ", як показано на скріншоті вище.

   Примітка: Якщо Outlook не показує це діалогове вікно при додаванні дублікатів контактів, то, швидше за все, детектор дублікатів контактів вимкнено. Дізнайтеся, як увімкнути функцію перевірки дублікатів контактів.

Об'єднання дублікатів контактів Outlook за допомогою Gmail

Якщо у вас є обліковий запис електронної пошти Gmail (гадаю, більшість людей мають його сьогодні), ви можете використовувати його для об'єднання дублікатів контактів Outlook. У двох словах процедура виглядає наступним чином. Експортуйте свої контакти Outlook у файл .csv, імпортуйте цей файл у свій обліковий запис Gmail, скористайтеся функцією "Знайти та об'єднати дублікати", доступною в Gmail, і, нарешті, імпортуйте дедупліковані контакти назад в Outlook.

Якщо вам потрібна більш детальна інструкція, то ось вона:

1. Експортуйте контакти Outlook у файл CSV, як описано в кроці 3 вище ( Вкладка "Файл"; "Відкрити"; "Імпорт"; "Експорт у файл"; "Файл через кому" (Windows) ).
2. Увійдіть до свого акаунта Gmail, перейдіть до розділу Контакти, а потім натисніть Імпорт контактів...
3. Натисніть на кнопку Виберіть Файл та перейдіть до CSV-файлу, який ви створили на кроці 1.

   Gmail створює нову групу контактів для кожного імпортованого файлу, щоб ви могли легко отримати до нього доступ і переглянути його пізніше.

4. Після завершення імпорту натисніть кнопку Пошук та об'єднання дублікатів зв'язок.
5. Відобразиться список знайдених дублікатів контактів, і ви зможете натиснути на кнопку розширюватися посилання для перегляду та перевірки контактів, що об'єднуються.

   Якщо все буде Гаразд. натисніть Злиття .

   Слово застереження : На жаль, Gmail не настільки розумний, як Outlook (або просто надто обережний), щоб виявляти дублікати контактів з невеликими відмінностями в іменах. Наприклад, він не зміг ідентифікувати наш фальшивий контакт Еліна Андерсон і Еліна К. Андерсон Тому не засмучуйтеся, якщо після імпорту об'єднаних контактів назад в Outlook ви побачите пару дублікатів - це не ваша вина, ви все зробили правильно! А Gmail ще є куди розвиватися :)

6. У програмі Gmail натисніть Більше> Експорт... перенести об'єднані контакти назад до Outlook.
7. У діалоговому вікні Експорт контактів вкажіть 2 речі:
   • У розділі " Які контакти ви хочете експортувати ", виберіть, чи потрібно експортувати всі контакти або тільки певну групу. Якщо ви хочете експортувати тільки ті контакти, які були імпортовані з Outlook, доцільно вибрати відповідну опцію Імпортовані група.
   • У розділі " Який формат експорту ", виберіть Формат Outlook CSV .

   Потім натисніть на кнопку Експорт для завершення процесу експорту.

8. Нарешті, імпортуйте об'єднані контакти назад в Outlook, як описано в кроці 4 попереднього методу. Не забудьте вибрати " Не імпортуйте дублікати товарів "!

   Порада: Перед імпортом злиття контактів з Gmail ви можете перемістити всі контакти з основної папки Outlook в резервну папку, щоб уникнути створення додаткових дублікатів.

Зв'язування дублікатів контактів в Outlook 2013 та 2016

Якщо ви використовуєте Outlook 2013 або Outlook 2016, ви можете швидко об'єднати кілька контактів, пов'язаних з однією людиною, за допомогою функції Посилання Контакти варіант.

1. Відкрийте список контактів, натиснувши Люди внизу навігаційної панелі.
2. Натисніть на контакт, який ви хочете об'єднати, щоб вибрати його.
3. Потім натисніть на маленьку кнопку кнопка з крапками поруч з Редагувати відкрити випадаюче меню та обрати Посилання Контакти зі списку.
4. У рамках програми Посилання на інші контакти почніть вводити ім'я людини, яку ви хочете зв'язати, в поле пошуку, і в міру введення Outlook буде відображати всі контакти, які відповідають вашому пошуку.
5. Виберіть потрібний(і) контакт(и) зі списку результатів і натисніть на нього. Вибрані контакти відразу ж будуть об'єднані, і ви побачите їх імена під заголовком Пов'язані контакти Все, що вам потрібно зробити, це натиснути ГАРАЗД. для збереження змін.

Звичайно, функція "Зв'язати контакти" - не найкращий вибір для очищення великого списку контактів, захаращеного дублікатами, але вона точно допоможе вам швидко об'єднати кілька однакових контактів в один.

Як запобігти дублюванню контактів в Outlook

Тепер, коли ви прибрали безлад в контактах Outlook, має сенс витратити ще кілька хвилин і дізнатися, як підтримувати список контактів в чистоті в майбутньому. Цього можна легко досягти, включивши автоматичний детектор дублікатів контактів Outlook. Дізнайтеся, як це зробити в Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Перейдіть на сторінку Вкладка "Файл"; "Параметри"; "Контакти .
2. У розділі " Назви та подача документів ", виберіть Перевірка дублікатів контактів при збереженні нових контактів і натисніть OK.

Відтепер Outlook пропонуватиме об'єднати новий контакт, який ви додаєте, з існуючим, якщо вони мають схоже ім'я або однакову адресу електронної пошти.

Порада: Після об'єднання дублікатів ви можете експортувати контакти Outlook у файл CSV для резервного копіювання.

Сподіваємося, тепер ви маєте чистий і акуратний список контактів у своєму Outlook і знаєте, як підтримувати порядок. Дякуємо за увагу!