Selles artiklis saate teada, kuidas ühendada dubleeritud kontakte Outlookis ilma kolmandate osapoolte tööriistu kasutamata ja kuidas hoida oma kontaktide nimekiri tulevikus puhtana.

Microsoft Outlook pakub hulgaliselt praktilisi vahendeid, mida me kasutame ja armastame, ja veel rohkem funktsioone, mida me ei tea. Kuid kahjuks puudub võimalus aadressiraamatu dedupeerimiseks ja mitme dubleeritud kontakti ühendamiseks üheks.

Õnneks ei ole me piiratud ainult nende vahendite kasutamisega, mida Outlook selgesõnaliselt pakub. Väikese loovusega saate välja mõelda, kuidas lahendada mis tahes või peaaegu mis tahes ülesanne, millega te silmitsi seisate. Edasi selles artiklis leiate, kuidas saate kontrollida oma Outlooki kontakte dubleeringute suhtes ja neid ühendada ilma kolmanda osapoole tarkvara kasutamata.

Miks ilmuvad Outlookis dubleeritud kontaktid

Kõige tavalisem põhjus, mis viib dubleerimiseni, on sõnumi lohistamine kontaktide kausta navigatsioonipaanis, et lasta kontakt automaatselt luua. Loomulikult on see kõige kiirem viis uue kontakti lisamiseks Outlookis ja selles pole midagi halba. Kui aga aeg-ajalt loote kontakte ka käsitsi, võib juhtuda, et teil on sama isiku jaoks mitu kontakti, näiteks kui te kirjutate kontakti nime valesti või sisestate selle erinevalt.

Teine stsenaarium, mis viib kontaktide dubleerimiseni, on see, kui isik saadab teile e-kirju erinevatelt kontodelt , nt kasutades oma ettevõtte e-posti aadressi ja isiklikku Gmaili aadressi. Sellisel juhul, ükskõik kuidas te uue kontakti loote, lohistades sõnumi kontaktide kausta või klõpsates lintidel nupule "Uus kontakt", luuakse samale isikule niikuinii täiendav kontakt.

Sünkroniseerimine sülearvuti või mobiilseadmega, samuti sotsiaalsete platvormidega, nagu LinkedIn, Facebook ja Twitter, võib samuti tekitada dubleerivaid kontakte. Näiteks kui sama isik on eri aadressiraamatutes erinevate nimede all kirjas, näiteks Robert Smith, Bob Smith ja Robert B. Smith , ei takista miski mitme kontakti loomist teie Outlookis.

Kui töötate ettevõtte keskkonnas, võivad tekkida topeltkontaktid juhul, kui teie ettevõte säilitab mitu aadressiraamatut oma Exchange'i serverites.

Ma arvan, et pole vaja selgitada, millised probleemid võivad tekkida, kui olulised andmed on teie Outlookis laiali mitmes dubleeritud kontaktis. Kui te loete seda artiklit, siis tõenäoliselt otsite lahendust, kuidas seda korda teha. Ja allpool leiate mitmeid lahendusi, mille vahel valida.

Kuidas ühendada dubleeritud kontaktid Outlookis

Enamasti on Outlook piisavalt nutikas, et vältida dubleerimist, kui püüate luua kontakti, mis on juba olemas. Kui aga teie aadressiraamatus on juba mitu dubleeritud kontakti, peate rakendama spetsiaalset tehnikat, et koristada segadust. Okei, alustame!

Märkus. Püsiva juhusliku andmekaotuse vältimiseks soovitame tungivalt teha esmalt varukoopia, näiteks eksportides oma Outlooki kontaktid Excelisse.

1. Uue kontaktide kausta loomine . Outlooki kontaktides tehke oma praegusel kontaktide kaustas paremklõps ja valige Uus mapp... kontekstmenüüst.

   Andke sellele kaustale nimi, nimetame seda järgmiselt Ühendage dubleeringud selle näite puhul.

2. Liigutage kõik oma Outlooki kontaktid uude loodud kausta Vahetage oma praegust kontaktide kausta ja vajutage CTRL+A, et valida kõik kontaktid, seejärel vajutage CTRL+SHIFT+V, et viia need vastloodud kausta ( Ühendage dubleeringud kaust).

   Vihje: Kui te ei tunne end väga mugavalt otseteede kasutamisega, võite lihtsalt teha paremklõps valitud kontaktidel ja valida Liikumine kontekstmenüüst.

3. Kontaktide eksportimine .csv faili kasutades " Import ja eksport " võlur.

   Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 ja Outlook 2019, minge aadressile File> Open> Import .

   Vaata ka: Google Sheets'i põhitõed: Google Sheets'i failide redigeerimine, printimine ja allalaadimine

   Outlookis 2007 ja Outlook 2003 leiate selle nõustaja jaotisest Faili> Import ja eksport...

   Nõustaja juhatab teid läbi ekspordiprotsessi ja te valite järgmised valikud:

   • Samm 1. " Eksportida faili ".
   • Samm 2. " Komadega eraldatud väärtused (Windows) ".
   • Samm 3. Valige Ühendage dubleeringud kausta, mille olete varem loonud.
   • Samm 4. Valige sihtkaust .csv-faili salvestamiseks.
   • Samm 5. Klõpsake Lõpeta et viia ekspordiprotsess lõpule.

   Vihje:

   Ja siin on see, mis meil on pärast Combine Rows Wizard'i kasutamist.

   Vaata ka: Excel: Võrrelda kahes lahtris olevaid stringisid vastete leidmiseks (suur- ja väiketähtedeta või täpne)

   Kui olete huvitatud, et proovida Combine Rows Wizard'i oma andmetega, saate täisfunktsionaalse prooviversiooni alla laadida siit.

4. Importige kontaktid CSV-failist oma vaikimisi kontaktide kausta.

   Alusta Import viisardit uuesti, nagu on kirjeldatud punktis 3, ja valige järgmised valikud:

   • Samm 1. " Importimine teisest programmist või failist ".
   • Samm 2. " Komadega eraldatud väärtused (Windows) ".
   • Samm 3. Sirvige eksporditud .csv-faili.
   • Samm 4. Valige kindlasti " Ärge importige dubleerivaid objekte ". See on võtmevõimalus, mis teeb ära!
   • Samm 5. Valige kontaktide importimiseks sihtkaustaks oma peamine kontaktide kaust, mis on praegu tühi.
   • Samm 6. Klõpsake Lõpeta importimise lõpuleviimiseks.
5. Ühendage eemaldatud kontaktid originaalkontaktidega.

   Nüüd peate ühendama dubleeritud kontaktid, mis on praegu teie põhikaustas Kontaktid, originaalkontaktidega, mis asuvad kaustas Ühenda dubleeritud kontaktid, nii et ükski kontaktinfo ei läheks kaduma.

   Avage Ühendage dubleeringud kausta ja vajutage CTRL+A, et valida kõik kontaktid. Seejärel vajutage CTRL+SHIFT+V ja valige kontaktide teisaldamine põhikausta Kontaktid.

   Kui duplikaat tuvastatakse, viskab Outlook hüpikakuva, mis soovitab teil olemasoleva kontakti andmeid uuendada ja kuvab lisatud või uuendatud andmete eelvaate, nagu on näidatud alloleval ekraanipildil.

   Märkus: Kui olete kasutanud CSV-faili dubleeritud ridade ühendamiseks viisardit Ridade ühendamine, ei ole seda sammu tegelikult vaja, sest kõik kontaktandmed ühendati CSV-failis ja need on juba teie põhikaustas Kontaktid.

   
   • Valige Ajakohastamine kui need on dubleerivad kontaktid ja te soovite neid ühendada.
   • Valige Lisa uus kontakt kui need on tegelikult kaks erinevat kontakti.
   • Kui soovite protsessi kiirendada, klõpsake nuppu Uuenda kõiki ja kõik muudatused võetakse automaatselt vastu kõikides dubleeritud kontaktides.
   • Kui soovite konkreetset kontakti hiljem üle vaadata, klõpsake nuppu Jäta vahele. Sellisel juhul jääb algne kontaktielement endiselt Ühendage dubleeringud kaust.

   Kui Outlook tuvastab dubleeritud kontakti erineva e-posti aadressiga ja te otsustate kontakti uuendada, siis viiakse kontakti praegune e-posti aadress " E-post 2 ", nagu on näidatud ülaltoodud ekraanipildil.

   Märkus: Kui teie Outlook ei näita seda dialoogi, kui te lisate dubleeritud kontakte, siis on tõenäoliselt dubleeritud kontaktide tuvastaja välja lülitatud. Vaadake, kuidas lubada funktsiooni Check for Duplicate Contacts (dubleeritud kontaktide kontrollimine).

Outlooki dubleeritud kontaktide ühendamine Gmaili abil

Kui teil on Gmaili e-posti konto (ma arvan, et enamikul inimestel on tänapäeval), saate seda kasutada Outlooki dubleeritud kontaktide ühendamiseks. Lühidalt öeldes on protseduur järgmine. Eksportige oma Outlooki kontaktid .csv-faili, importige see fail oma Gmaili kontole, kasutage Gmailis saadaval olevat funktsiooni "Leia ja ühenda dubleeringud" ja lõpuks importige dedupeditud kontaktid tagasi Outlooki.

Kui soovite üksikasjalikumaid juhiseid, siis siin:

1. Eksportige oma Outlooki kontaktid CSV-faili, nagu on kirjeldatud eespool punktis 3 ( File tab> Open> Import> Export to a file> Comma Separated File (Windows) ).
2. Logige oma Gmaili kontole sisse, navigeerige kontaktidesse ja seejärel klõpsake nuppu Kontaktide importimine...
3. Klõpsake nuppu Vali fail nuppu ja otsige üles sammus 1 loodud CSV-faili.

   Gmail loob iga imporditud faili jaoks uue kontaktrühma, et saaksite hiljem hõlpsasti juurde pääseda ja seda vaadata.

4. Kui importimine on lõppenud, klõpsake nuppu Leia & ühenda duplikaadid link.
5. Kuvatakse leitud dubleeritud kontaktide nimekiri ja te saate klõpsata nuppu laiendada link, et vaadata ja kontrollida ühendatavaid kontakte.

   Kui kõik on Okei , klõpsake Ühinemine .

   Üks hoiatus : Kahjuks ei ole Gmail nii nutikas kui Outlook (või võib-olla lihtsalt liiga ettevaatlik), et tuvastada dubleeritud kontakte, mille nimedes on väikesed erinevused. Näiteks ei suutnud ta tuvastada meie võltsitud kontakti Elina Anderson ja Elina K. Anderson ja üks ja sama isik. Seepärast ärge olge pettunud, kui avastate pärast ühendatud kontaktide importimist tagasi Outlooki paar duplikaati. See ei ole teie süü, te tegite kõik õigesti! Ja Gmaili puhul on veel arenguruumi : )

6. Gmailis klõpsake Rohkem> Export... ühendada kontaktid tagasi Outlooki.
7. Määrake dialoogiaknas Kontaktide eksportimine 2 asja:
   • Under " Milliseid kontakte soovite eksportida ", valige, kas soovite eksportida kõik kontaktid või ainult teatud rühma. Kui soovite eksportida ainult neid kontakte, mida olete Outlookist importinud, siis on mõistlik valida vastavat Imporditud rühm.
   • Under " Milline ekspordiformaat ", valige Outlooki CSV-vorming .

   Seejärel klõpsake Eksport nuppu, et lõpetada ekspordiprotsess.

8. Lõpuks importige ühendatud kontaktid tagasi Outlooki, nagu on kirjeldatud eelmise meetodi 4. sammus. Ärge unustage valida " Ärge importige dubleerivaid objekte "!

   Vihje: Enne kontaktide ühendamise importimist Gmailist saate kõik kontaktid oma Outlooki põhikaustast teisaldada varukausta, et vältida uute duplikaatide tekkimist.

Dubleeritud kontaktide ühendamine Outlookis 2013 ja 2016

Kui kasutate Outlook 2013 või Outlook 2016, saate kiiresti kombineerida mitu sama isikuga seotud kontakti, kasutades funktsiooni Link Kontaktid võimalus.

1. Avage oma kontaktide nimekiri, klõpsates Inimesed navigatsioonipaneeli allosas.
2. Klõpsake ühendataval kontaktil, et seda valida.
3. Seejärel klõpsake väikest punktide nupp kõrval Muuda et avada rippmenüü ja valida Link Kontaktid nimekirjast.
4. Vastavalt Link Teine kontakt sektsioonis, hakake otsinguväljale kirjutama isiku nime, keda soovite siduda, ja sisestamise ajal kuvab Outlook kõik kontaktid, mis vastavad teie otsingule.
5. Valige tulemuste nimekirjast vajalik(ud) kontakt(id) ja klõpsake sellel. Valitud kontaktid liidetakse kohe ja nende nimed kuvatakse all. Seotud kontaktid Kõik, mida peate tegema, on klõpsata OK muudatuste salvestamiseks.

Loomulikult ei ole link-kontaktide funktsioon parim valik, et koristada suurt, dubleeringutega täis kontaktide nimekirja, kuid see aitab teil kindlasti kiiresti liita mõned identsed kontaktid üheks kontaktiks.

Kuidas vältida dubleeritud kontakte oma Outlookis

Nüüd, kui olete Outlooki kontaktide segadust korrastanud, on mõttekas investeerida veel mõned minutid ja lahja, kuidas hoida oma kontaktiloetelu tulevikus puhtana. Seda saab hõlpsasti saavutada, kui aktiveerida Outlooki automaatne dubleeritud kontaktide tuvastamine. Vaata, kuidas seda teha Microsoft Outlook 2019 - 2010. aastal:

1. Minge File tab> Options> Kontaktid .
2. Under " Nimed ja registreerimine ", valige Uute kontaktide salvestamisel dubleerivate kontaktide kontrollimine ja klõpsake OK.

Jah, nii lihtne see ongi! Nüüdsest soovitab Outlook uue kontakti, mille lisate, olemasoleva kontaktiga ühendada, kui neil mõlemal on sarnane nimi või identne e-posti aadress.

Vihje. Kui duplikaadid on ühendatud, saate varundamise eesmärgil eksportida oma Outlooki kontaktid CSV-faili.

Loodetavasti on teil nüüd Outlookis puhas ja korralik kontaktide nimekiri ning te teate, kuidas seda korda hoida. Täname lugemise eest!