इस लेख में आप जानेंगे कि किसी तीसरे पक्ष के टूल का उपयोग किए बिना आउटलुक में डुप्लिकेट संपर्कों को कैसे मर्ज किया जाए, और भविष्य में अपनी संपर्क सूची को कैसे साफ रखा जाए।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक हमारे द्वारा उपयोग किए जाने वाले और पसंद किए जाने वाले बहुत से उपयोगी उपकरण प्रदान करता है और इससे भी अधिक सुविधाएँ प्रदान करता है जिनसे हम अनजान हैं। लेकिन अफसोस की बात है कि एड्रेस बुक को डीड्यूप करने और कई डुप्लीकेट कॉन्टैक्ट्स को एक में जोड़ने का विकल्प बोर्ड पर नहीं है।

सौभाग्य से, हम केवल उन टूल्स का उपयोग करने तक सीमित नहीं हैं जो आउटलुक स्पष्ट रूप से प्रदान करता है। थोड़ी सी रचनात्मकता के साथ आप किसी भी, या लगभग किसी भी कार्य को हल करने का एक तरीका खोज सकते हैं जिसका आप सामना कर रहे हैं। आगे इस लेख में आप जानेंगे कि कैसे आप अपने आउटलुक कॉन्टैक्ट्स को डुप्लिकेट के लिए चेक कर सकते हैं और बिना किसी थर्ड पार्टी सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल किए उन्हें मर्ज कर सकते हैं।

आउटलुक में डुप्लीकेट कॉन्टैक्ट्स क्यों दिखाई देते हैं

डुप्लीकेशन की ओर ले जाने वाला सबसे आम कारण संदेश को नेविगेशन फलक में संपर्क फ़ोल्डर में खींचना है ताकि कोई संपर्क स्वचालित रूप से बनाया जा सके। बेशक, यह आउटलुक में एक नया संपर्क जोड़ने का सबसे तेज़ तरीका है और इसमें कुछ भी गलत नहीं है। हालाँकि, यदि आप कभी-कभी मैन्युअल रूप से भी संपर्क बनाते हैं, तो आपके पास एक ही व्यक्ति के लिए कई संपर्क हो सकते हैं, उदा. अगर आप संपर्क के नाम की स्पेलिंग गलत लिखते हैं या इसे किसी दूसरे तरीके से दर्ज करते हैं।खाते , उदा. उसके कॉर्पोरेट ईमेल पते और एक व्यक्तिगत जीमेल पते का उपयोग करना। इस स्थिति में, कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप एक नया संपर्क कैसे बनाते हैं, किसी संदेश को संपर्क फ़ोल्डर में खींचकर या रिबन पर "नया संपर्क" बटन पर क्लिक करके, वैसे भी उसी व्यक्ति के लिए एक अतिरिक्त संपर्क बनाया जाएगा।

सिंक्रनाइज़ेशन एक लैपटॉप या मोबाइल डिवाइस के साथ-साथ लिंक्डइन, फेसबुक और ट्विटर जैसे सामाजिक प्लेटफॉर्म के साथ भी डुप्लिकेट संपर्क उत्पन्न कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि एक ही व्यक्ति अलग-अलग पता पुस्तिकाओं में अलग-अलग नामों से सूचीबद्ध है, जैसे कि रॉबर्ट स्मिथ, बॉब स्मिथ और रॉबर्ट बी. स्मिथ , तो कुछ भी आपके में कई संपर्कों को बनने से नहीं रोकता है आउटलुक।

यदि आप एक कॉर्पोरेट वातावरण में काम करते हैं, तो आपकी कंपनी के एक्सचेंज सर्वर पर कई एड्रेस बुक्स होने की स्थिति में डुप्लिकेट संपर्क सामने आ सकते हैं।

मुझे लगता है कि इसकी कोई आवश्यकता नहीं है यह समझाने के लिए कि आपके आउटलुक में कई डुप्लिकेट किए गए संपर्कों में महत्वपूर्ण विवरण बिखरे होने पर आपको क्या समस्याएँ हो सकती हैं। यदि आप इस लेख को पढ़ रहे हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि आप इसे हल करने के लिए एक समाधान की तलाश कर रहे हैं। और नीचे आपको चुनने के लिए कई समाधान मिलेंगे।

डुप्लीकेट संपर्कों को आउटलुक में कैसे मर्ज करें

ज्यादातर मामलों में जब आप संपर्क बनाने की कोशिश कर रहे हों तो डुप्लीकेशन को रोकने के लिए आउटलुक काफी स्मार्ट है। वह पहले से मौजूद है। हालाँकि, यदि आपके पास पहले से ही बहुत सारे हैंअपनी पता पुस्तिका में डुप्लिकेट संपर्क, गंदगी को साफ करने के लिए आपको एक विशेष तकनीक लागू करने की आवश्यकता है। ठीक है, चलिए शुरू करते हैं!

ध्यान दें। डेटा के स्थायी आकस्मिक नुकसान के लिए, हम दृढ़ता से अनुशंसा करते हैं कि आप पहले एक बैकअप प्रतिलिपि बनाएँ, उदाहरण के लिए अपने Outlook संपर्कों को Excel में निर्यात करके।

1. एक नया संपर्क फ़ोल्डर बनाएँ । आउटलुक कॉन्टैक्ट्स में, अपने मौजूदा कॉन्टैक्ट फोल्डर पर राइट क्लिक करें और कॉन्टेक्स्ट मेन्यू से नया फोल्डर... चुनें।

   इस फ़ोल्डर को एक नाम दें, इस उदाहरण के लिए इसे मर्ज डुप्स कहते हैं।

2. अपने सभी आउटलुक संपर्कों को नए बनाए गए फ़ोल्डर में ले जाएं । अपने वर्तमान संपर्क फ़ोल्डर में स्विच करें और सभी संपर्कों का चयन करने के लिए CTRL+A दबाएं, फिर उन्हें नए बनाए गए फ़ोल्डर में ले जाने के लिए CTRL+SHIFT+V दबाएं ( मर्ज डुप्स फ़ोल्डर)।

   युक्ति: यदि आप शॉर्टकट के साथ बहुत सहज नहीं हैं, तो आप केवल चयनित संपर्कों पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और संदर्भ मेनू से स्थानांतरित करें चुन सकते हैं।

3. " आयात और निर्यात " विज़ार्ड का उपयोग करके संपर्कों को एक .csv फ़ाइल में निर्यात करें।

   आउटलुक 2010, आउटलुक 2013, आउटलुक 2016 और आउटलुक 2019 में, फाइल > > आयात ।

   आउटलुक 2007 और आउटलुक 2003 में, आपको यह विज़ार्ड फ़ाइल > आयात और निर्यात करें...

   विज़ार्ड आपको निर्यात प्रक्रिया के बारे में बताएगा, और आप निम्न विकल्प चुनते हैं:

   • चरण 1. " निर्यात करें एकफ़ाइल ".
   • चरण 2. " अल्पविराम से अलग किए गए मान (Windows) ".
   • चरण 3. मर्ज डुप्स फ़ोल्डर चुनें आपने पहले बनाया था।
   • चरण 4. .csv फ़ाइल को सहेजने के लिए गंतव्य फ़ोल्डर चुनें।
   • चरण 5. निर्यात प्रक्रिया को पूरा करने के लिए समाप्त करें पर क्लिक करें।

   युक्ति:

   यह सभी देखें: Excel और amp में अद्वितीय मानों की सूची प्राप्त करें; अद्वितीय पंक्तियाँ निकालें

   और यहाँ हमारे पास पंक्तियों को संयोजित करें विज़ार्ड का उपयोग करने के बाद क्या है।

   यदि आप अपने स्वयं के डेटा पर पंक्तियों को संयोजित करें विज़ार्ड को आज़माने में रुचि रखते हैं, तो आप कर सकते हैं यहां एक पूरी तरह कार्यात्मक परीक्षण संस्करण डाउनलोड करें।

4. CSV फ़ाइल से संपर्कों को अपने डिफ़ॉल्ट संपर्क फ़ोल्डर में आयात करें।

   प्रारंभ करें चरण 3 में बताए अनुसार आयात करें फिर से विज़ार्ड और निम्न विकल्पों का चयन करें:

   • चरण 1. " दूसरे प्रोग्राम या फ़ाइल से आयात करें "।
   • चरण 2. " अल्पविराम से अलग किए गए मान (Windows) ".
   • चरण 3. निर्यात की गई .csv फ़ाइल में ब्राउज़ करें।
   • चरण 4. सुनिश्चित करें " डुप्लिकेट आइटम आयात न करें " चुनें। यह मुख्य विकल्प है जो काम करता है!
   • चरण 5. अपना मुख्य चुनें संपर्क फ़ोल्डर, जो वर्तमान में खाली है, संपर्कों को आयात करने के लिए गंतव्य फ़ोल्डर के रूप में।
   • चरण 6। आयात प्रक्रिया को पूरा करने के लिए समाप्त करें क्लिक करें।
5. डिडुप किए गए कॉन्टैक्ट्स को मूल कॉन्टैक्ट्स के साथ मर्ज करें। वहकोई संपर्क विवरण गुम नहीं होगा।

   मर्ज डुप्स फ़ोल्डर खोलें और सभी संपर्कों का चयन करने के लिए CTRL+A दबाएं। फिर CTRL+SHIFT+V दबाएं और संपर्कों को अपने मुख्य संपर्क फ़ोल्डर में ले जाने के लिए चुनें।

   जब डुप्लिकेट का पता चलता है, तो आउटलुक एक पॉप-अप संदेश फेंक देगा जिसमें यह सुझाव दिया जाएगा कि आप मौजूदा संपर्क की जानकारी अपडेट करते हैं और प्रदर्शित करते हैं डेटा का एक पूर्वावलोकन जो जोड़ा या अपडेट किया जाएगा, जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है। , क्योंकि सभी संपर्क विवरण एक CSV फ़ाइल में विलय कर दिए गए थे और पहले से ही आपके मुख्य संपर्क फ़ोल्डर में हैं।

   
   • अगर ये डुप्लिकेट संपर्क हैं और आप मर्ज करना चाहते हैं तो अपडेट करें चुनें उन्हें।
   • चुनें नया संपर्क जोड़ें यदि वे वास्तव में दो अलग-अलग संपर्क हैं।
   • यदि आप प्रक्रिया को तेज करना चाहते हैं, तो सभी को अपडेट करें<पर क्लिक करें। 2> और सभी डुप्लिकेट संपर्कों में सभी परिवर्तन स्वचालित रूप से स्वीकार किए जाएंगे।
   • यदि आप बाद में किसी विशेष संपर्क की समीक्षा करना चाहते हैं, तो छोड़ें क्लिक करें। इस मामले में मूल संपर्क आइटम मर्ज डुप्स फ़ोल्डर में रहेगा। संपर्क का वर्तमान ईमेल पता " ई-मेल 2 " फ़ील्ड में ले जाया जाएगा, जैसा कि ऊपर स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

     नोट: यदि आपका आउटलुकजब आप डुप्लिकेट संपर्क जोड़ रहे हों तो यह डायलॉग नहीं दिखाता है, तो सबसे अधिक संभावना है कि डुप्लिकेट संपर्क डिटेक्टर बंद है। देखें कि डुप्लीकेट कॉन्टैक्ट्स के लिए चेक सुविधा को कैसे सक्षम किया जाए।

जीमेल का उपयोग करके डुप्लीकेट आउटलुक कॉन्टैक्ट्स को मर्ज करें

अगर आपके पास जीमेल ईमेल अकाउंट है (मुझे लगता है कि ज्यादातर लोग इन दिनों ऐसा करते हैं) , आप इसका उपयोग डुप्लीकेट आउटलुक कॉन्टैक्ट्स को मर्ज करने के लिए कर सकते हैं। संक्षेप में, प्रक्रिया इस प्रकार है। अपने Outlook संपर्कों को एक .csv फ़ाइल में निर्यात करें, उस फ़ाइल को अपने Gmail खाते में आयात करें, Gmail में उपलब्ध "डुप्लीकेट ढूंढें और मर्ज करें" फ़ंक्शन का उपयोग करें, और अंत में हटाए गए संपर्कों को वापस Outlook में आयात करें।

यदि आप और अधिक चाहते हैं विस्तृत निर्देश, यहां आप जाएं:

1. अपने आउटलुक संपर्कों को CSV फ़ाइल में निर्यात करें, जैसा कि ऊपर चरण 3 में बताया गया है ( फ़ाइल टैब > खोलें > आयात करें > फ़ाइल में निर्यात करें > ; कॉमा सेपरेटेड फाइल (विंडोज) ).
2. अपने जीमेल अकाउंट में लॉग इन करें, कॉन्टैक्ट्स पर नेविगेट करें और फिर इंपोर्ट कॉन्टैक्ट्स पर क्लिक करें...
3. फ़ाइल चुनें बटन पर क्लिक करें और चरण 1 में आपके द्वारा बनाई गई CSV फ़ाइल को ब्राउज़ करें।

   जीमेल प्रत्येक आयातित फ़ाइल के लिए एक नया संपर्क समूह बनाता है ताकि आप बाद में इसे आसानी से एक्सेस और समीक्षा कर सकें .

4. आयात पूरा होने के बाद, Find & मर्ज डुप्लीकेट लिंक।
5. पाए गए डुप्लिकेट संपर्कों की एक सूची प्रदर्शित की जाती है और आप मर्ज किए जाने वाले संपर्कों की समीक्षा और सत्यापन करने के लिए विस्तार लिंक पर क्लिक कर सकते हैं।

   अगर सब कुछ ठीक है , तो मर्ज करें पर क्लिक करें।

   सावधानी का एक शब्द : अफसोस, जीमेल उतना स्मार्ट नहीं संपर्क के नामों में मामूली अंतर के साथ डुप्लिकेट संपर्कों का पता लगाने के लिए आउटलुक (या शायद अति सतर्क) के रूप में। उदाहरण के लिए, यह हमारे नकली संपर्क एलीना एंडरसन और एलीना के. एंडरसन और एक ही व्यक्ति की पहचान करने में विफल रहा। इसीलिए, मर्ज किए गए संपर्कों को वापस आउटलुक में आयात करने के बाद यदि आप कुछ डुप्लिकेट देखते हैं तो निराश न हों। यह तुम्हारी गलती नहीं है, तुमने सब ठीक किया! और अभी भी Gmail में सुधार की गुंजाइश है : )

6. Gmail में, अधिक > निर्यात करें... मर्ज किए गए संपर्कों को वापस आउटलुक में स्थानांतरित करने के लिए।
7. निर्यात संपर्क संवाद विंडो में, 2 चीज़ें निर्दिष्ट करें:
   • " आप किन संपर्कों को निर्यात करना चाहते हैं " के अंतर्गत, चुनें कि सभी संपर्कों को निर्यात करना है या नहीं या केवल एक विशेष समूह। यदि आप केवल उन संपर्कों को निर्यात करना चाहते हैं जिन्हें आपने आउटलुक से आयात किया है, तो संबंधित आयातित समूह का चयन करना उचित है।
   • " कौन सा निर्यात प्रारूप " के तहत, आउटलुक सीएसवी प्रारूप का चयन करें।

   फिर निर्यात प्रक्रिया को पूरा करने के लिए निर्यात बटन पर क्लिक करें।

8. अंत में, विलय किए गए संपर्कों को आउटलुक में वापस आयात करें, जैसा कि पिछली पद्धति के चरण 4 में बताया गया है। " डुप्लिकेट आइटम आयात न करें " का चयन करना याद रखें!

   युक्ति: मर्ज किए गए संपर्कों को आयात करने से पहलेजीमेल से, आप अधिक डुप्लिकेट बनाने से बचने के लिए सभी संपर्कों को अपने मुख्य आउटलुक फ़ोल्डर से बैकअप फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं।

आउटलुक 2013 और 2016 में डुप्लिकेट संपर्कों को लिंक करें

अगर आप आउटलुक 2013 या आउटलुक 2016 का उपयोग कर रहे हैं, आप संपर्कों को लिंक करें विकल्प का उपयोग करके एक ही व्यक्ति से संबंधित कई संपर्कों को जल्दी से जोड़ सकते हैं।

1. क्लिक करके अपनी संपर्क सूची खोलें लोग नेविगेशन फलक के नीचे।
2. जिस संपर्क को आप मर्ज करना चाहते हैं, उसे चुनने के लिए उस पर क्लिक करें।
3. फिर ड्रॉप-डाउन मेनू खोलने के लिए संपादित करें के बगल में छोटे डॉट्स बटन पर क्लिक करें, और लिंक संपर्क चुनें सूची।
4. किसी अन्य संपर्क को लिंक करें अनुभाग के अंतर्गत, उस व्यक्ति का नाम टाइप करना शुरू करें जिसे आप खोज फ़ील्ड में लिंक करना चाहते हैं, और जैसे ही आप टाइप करेंगे आउटलुक आपके मेल खाने वाले सभी संपर्क प्रदर्शित करेगा तलाशी।
5. परिणाम सूची से आवश्यक संपर्क चुनें और उस पर क्लिक करें। चयनित संपर्कों को तुरंत मर्ज कर दिया जाएगा और आप उनके नाम लिंक किए गए संपर्क शीर्षक के अंतर्गत देखेंगे। परिवर्तनों को सहेजने के लिए आपको केवल ठीक क्लिक करना है।

बेशक, संपर्क संपर्क सुविधा डुप्लीकेट से भरी एक बड़ी संपर्क सूची को साफ करने के लिए सबसे अच्छा विकल्प नहीं है, लेकिन यह निश्चित रूप से आपको कुछ समान संपर्कों को एक में मर्ज करने में निश्चित रूप से मदद करेगी one.

अपने आउटलुक में डुप्लीकेट कॉन्टैक्ट्स को कैसे रोकें

अबकि आपने आउटलुक संपर्कों में गड़बड़ी को साफ कर दिया है, तो यह समझ में आता है कि कुछ और मिनट निवेश करें और भविष्य में अपनी संपर्क सूची को साफ कैसे रखें। इसे स्वचालित Outlook डुप्लिकेट संपर्क डिटेक्टर को सक्षम करके आसानी से प्राप्त किया जा सकता है। Microsoft Outlook 2019 - 2010 में इसे कैसे करें देखें:

1. फ़ाइल टैब > विकल्प > संपर्क ।
2. " नाम और फ़ाइलिंग " के अंतर्गत, नए संपर्कों को सहेजते समय डुप्लिकेट संपर्कों की जांच करें का चयन करें और ओके पर क्लिक करें।

हां, यह उतना ही आसान है! अब से, आउटलुक आपके द्वारा जोड़े जा रहे नए संपर्क को मौजूदा संपर्क के साथ विलय करने का सुझाव देगा, यदि उन दोनों का एक समान नाम या समान ईमेल पता है।

युक्ति। एक बार डुप्लिकेट मर्ज हो जाने के बाद, आप बैक-अप उद्देश्यों के लिए अपने आउटलुक संपर्कों को सीएसवी फ़ाइल में निर्यात कर सकते हैं। पढ़ने के लिए धन्यवाद!