এই নিবন্ধে আপনি শিখবেন কীভাবে কোনো তৃতীয় পক্ষের সরঞ্জাম ব্যবহার না করেই Outlook-এ সদৃশ পরিচিতিগুলিকে একত্রিত করতে হয় এবং ভবিষ্যতে কীভাবে আপনার যোগাযোগের তালিকা পরিষ্কার রাখতে হয়।

Microsoft Outlook আমরা ব্যবহার করি এবং পছন্দ করি এমন অনেক সহজ সরঞ্জাম সরবরাহ করে এবং আরও বেশি বৈশিষ্ট্য যা আমরা জানি না। কিন্তু দুঃখের বিষয়, ঠিকানা বইটি অনুমান করার এবং একাধিক সদৃশ পরিচিতি একত্রিত করার একটি বিকল্প বোর্ডে নেই৷

সৌভাগ্যবশত, আমরা শুধুমাত্র সেই টুলগুলি ব্যবহার করতে সীমাবদ্ধ নই যা Outlook স্পষ্টভাবে প্রদান করে৷ সামান্য সৃজনশীলতার সাহায্যে আপনি যেকোন বা প্রায় যেকোনও কাজ সমাধান করার উপায় বের করতে পারেন যার মুখোমুখি আপনি। এই নিবন্ধে আপনি আরও জানতে পারবেন কিভাবে আপনি আপনার আউটলুক পরিচিতিগুলিকে সদৃশের জন্য চেক করতে পারেন এবং কোনও তৃতীয় পক্ষের সফ্টওয়্যার ব্যবহার না করেই সেগুলিকে একীভূত করতে পারেন৷

কেন নকল পরিচিতিগুলি আউটলুকে প্রদর্শিত হয়

সবচেয়ে সাধারণ কারণ যা নকলের দিকে পরিচালিত করে তা হল স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি পরিচিতি তৈরি করার জন্য ন্যাভিগেশন প্যানে পরিচিতি ফোল্ডারে একটি বার্তা টেনে আনা । অবশ্যই, এটি Outlook-এ একটি নতুন পরিচিতি যোগ করার দ্রুততম উপায় এবং এতে কোনো ভুল নেই। যাইহোক, আপনি যদি কিছু সময়ের মধ্যে ম্যানুয়ালি পরিচিতিগুলিও তৈরি করেন, তাহলে একই ব্যক্তির জন্য আপনার একাধিক পরিচিতি থাকতে পারে, যেমন যদি আপনি পরিচিতির নামের বানান ভুল করেন বা এটি অন্যভাবে লিখুন।

অন্য একটি দৃশ্য যা যোগাযোগের নকলের দিকে নিয়ে যায় তা হল যখন একজন ব্যক্তি আপনাকে বিভিন্ন থেকে ইমেল পাঠায়অ্যাকাউন্টস , যেমন তার কর্পোরেট ইমেল ঠিকানা এবং একটি ব্যক্তিগত Gmail ঠিকানা ব্যবহার করে। এই ক্ষেত্রে, আপনি যেভাবে একটি নতুন পরিচিতি তৈরি করুন না কেন, পরিচিতি ফোল্ডারে একটি বার্তা টেনে নিয়ে বা রিবনের "নতুন পরিচিতি" বোতামে ক্লিক করার মাধ্যমে, একই ব্যক্তির জন্য একটি অতিরিক্ত পরিচিতি তৈরি করা হবে৷

সিঙ্ক্রোনাইজেশন একটি ল্যাপটপ বা মোবাইল ডিভাইসের সাথে সাথে LinkedIn, Facebook এবং Twitter এর মতো সামাজিক প্ল্যাটফর্মের সাথেও ডুপ্লিকেট পরিচিতি তৈরি করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি একই ব্যক্তিকে বিভিন্ন ঠিকানা বইতে ভিন্ন ভিন্ন নামে তালিকাভুক্ত করা হয়, বলুন রবার্ট স্মিথ, বব স্মিথ এবং রবার্ট বি. স্মিথ , কোনো কিছুই আপনার একাধিক পরিচিতি তৈরি হতে বাধা দেয় না আউটলুক।

আপনি যদি কর্পোরেট পরিবেশে কাজ করেন, আপনার কোম্পানি তার এক্সচেঞ্জ সার্ভারে বেশ কিছু ঠিকানা বই বজায় রাখলে সদৃশ পরিচিতি আবির্ভূত হতে পারে।

আমি মনে করি এর কোন প্রয়োজন নেই আপনার আউটলুকের বিভিন্ন সদৃশ পরিচিতিতে গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকলে আপনার কী সমস্যা হতে পারে তা ব্যাখ্যা করতে। আপনি যদি এই নিবন্ধটি পড়ছেন, তাহলে সম্ভবত আপনি এটি সাজানোর জন্য একটি সমাধান খুঁজছেন। এবং নীচে আপনি বেছে নেওয়ার জন্য অনেকগুলি সমাধান পাবেন৷

আউটলুকে ডুপ্লিকেট পরিচিতিগুলিকে কীভাবে একত্রিত করবেন

অধিকাংশ ক্ষেত্রে যখন আপনি একটি পরিচিতি তৈরি করার চেষ্টা করছেন তখন নকল প্রতিরোধ করতে Outlook যথেষ্ট স্মার্ট যে ইতিমধ্যেই বিদ্যমান। যাইহোক, যদি আপনি ইতিমধ্যে একটি নম্বর আছেআপনার ঠিকানা বইয়ের নকল পরিচিতি, জগাখিচুড়ি পরিষ্কার করার জন্য আপনাকে একটি বিশেষ কৌশল প্রয়োগ করতে হবে। ঠিক আছে, চলুন শুরু করা যাক!

দ্রষ্টব্য। দুর্ঘটনাজনিত ডেটার স্থায়ী ক্ষতির জন্য, আমরা দৃঢ়ভাবে সুপারিশ করি যে আপনি প্রথমে একটি ব্যাকআপ কপি তৈরি করুন, উদাহরণস্বরূপ আপনার Outlook পরিচিতিগুলিকে Excel এ রপ্তানি করে৷

1. একটি নতুন পরিচিতি ফোল্ডার তৈরি করুন ৷ আউটলুক পরিচিতিগুলিতে, আপনার বর্তমান পরিচিতি ফোল্ডারে ডান ক্লিক করুন এবং প্রসঙ্গ মেনু থেকে নতুন ফোল্ডার… নির্বাচন করুন।

   এই ফোল্ডারের একটি নাম দিন, এই উদাহরণের জন্য এটিকে মার্জ ডুপস বলি৷

2. আপনার সমস্ত Outlook পরিচিতি সদ্য তৈরি ফোল্ডারে সরান আপনার বর্তমান পরিচিতি ফোল্ডারে স্যুইচ করুন এবং সমস্ত পরিচিতি নির্বাচন করতে CTRL+A টিপুন, তারপর নতুন তৈরি ফোল্ডারে ( মার্জ ডুপস ফোল্ডার) সরাতে CTRL+SHIFT+V চাপুন।

   টিপ: আপনি যদি শর্টকাটগুলির সাথে খুব স্বাচ্ছন্দ্যবোধ না করেন তবে আপনি কেবল নির্বাচিত পরিচিতিগুলিতে ডান-ক্লিক করতে পারেন এবং প্রসঙ্গ মেনু থেকে সরান চয়ন করতে পারেন৷

3. " আমদানি এবং রপ্তানি " উইজার্ড ব্যবহার করে একটি .csv ফাইলে পরিচিতিগুলি রপ্তানি করুন ৷

   আউটলুক 2010, আউটলুক 2013, আউটলুক 2016 এবং আউটলুক 2019-এ ফাইল > খুলুন > আমদানি করুন ।

   আউটলুক 2007 এবং আউটলুক 2003 এ, আপনি এই উইজার্ডটিকে ফাইল > আমদানি এবং রপ্তানি...

   উইজার্ড আপনাকে রপ্তানি প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে নিয়ে যাবে এবং আপনি নিম্নলিখিত বিকল্পগুলি বেছে নেবেন:

   • ধাপ 1। " এতে রপ্তানি করুন কফাইল ।
   • ধাপ 2। " কমা বিভক্ত মান (উইন্ডোজ) ।"
   • ধাপ 3. ডুপগুলি একত্রিত করুন ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন আপনি আগে তৈরি করেছেন৷
   • পদক্ষেপ 4. .csv ফাইলটি সংরক্ষণ করতে গন্তব্য ফোল্ডারটি চয়ন করুন৷
   • ধাপ 5. রপ্তানি প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করতে সমাপ্তি ক্লিক করুন৷

   টিপ:

   এবং কম্বাইন সারি উইজার্ড ব্যবহার করার পরে আমাদের কাছে যা আছে তা এখানে।

   আপনি যদি নিজের ডেটাতে সারি সংযুক্তি উইজার্ডটি ব্যবহার করতে আগ্রহী হন তবে আপনি এটি করতে পারেন। এখানে একটি সম্পূর্ণ কার্যকরী ট্রায়াল সংস্করণ ডাউনলোড করুন৷

4. সিএসভি ফাইল থেকে আপনার ডিফল্ট পরিচিতি ফোল্ডারে পরিচিতিগুলি আমদানি করুন৷

   টি শুরু করুন ইমপোর্ট করুন উইজার্ডটি আবার ধাপ 3 এ বর্ণিত হিসাবে এবং নিম্নলিখিত বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন:

   • ধাপ 1। " অন্য প্রোগ্রাম বা ফাইল থেকে আমদানি করুন ।"
   11 " ডুপ্লিকেট আইটেমগুলি আমদানি করবেন না " নির্বাচন করুন৷ এটি হল মূল বিকল্প যা কৌশলটি করে!
5. ধাপ 5৷ আপনার প্রধান নির্বাচন করুন৷ পরিচিতি ফোল্ডার, যা বর্তমানে খালি, পরিচিতিগুলি আমদানি করার জন্য গন্তব্য ফোল্ডার হিসাবে৷
6. পদক্ষেপ 6. আমদানি প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করতে সমাপ্ত ক্লিক করুন৷
7. ডিউপ করা পরিচিতিগুলিকে আসলগুলির সাথে মার্জ করুন৷

   এখন আপনার মূল পরিচিতি ফোল্ডারে থাকা ডিডুপ করা পরিচিতিগুলিকে মার্জ ডুপস ফোল্ডারে থাকা আসল পরিচিতির সাথে মার্জ করতে হবে, তাই যেকোনো যোগাযোগের বিবরণ হারিয়ে যাবে না।

   মার্জ ডুপস ফোল্ডারটি খুলুন এবং সমস্ত পরিচিতি নির্বাচন করতে CTRL+A টিপুন। তারপর CTRL+SHIFT+V টিপুন এবং পরিচিতিগুলিকে আপনার প্রধান পরিচিতি ফোল্ডারে স্থানান্তর করতে বেছে নিন।

   একটি সদৃশ শনাক্ত হলে, আউটলুক একটি পপ-আপ বার্তা নিক্ষেপ করবে যাতে আপনি বিদ্যমান পরিচিতির তথ্য আপডেট করুন এবং প্রদর্শন করুন। নীচের স্ক্রিনশটে দেখানো ডেটার একটি পূর্বরূপ যা যোগ বা আপডেট করা হবে।

   দ্রষ্টব্য: আপনি যদি CSV ফাইলে ডুপ্লিকেট করা সারিগুলিকে একত্রিত করতে একত্রিত সারি উইজার্ড ব্যবহার করে থাকেন তবে এই পদক্ষেপটি আসলে প্রয়োজন হয় না , কারণ সমস্ত যোগাযোগের বিবরণ একটি CSV ফাইলে মার্জ করা হয়েছে এবং ইতিমধ্যেই আপনার প্রধান পরিচিতি ফোল্ডারে রয়েছে৷

   
   • এগুলি যদি ডুপ্লিকেট পরিচিতি হয় এবং আপনি একত্রিত করতে চান তবে আপডেট চয়ন করুন সেগুলি৷
   • নির্বাচন করুন নতুন পরিচিতি যোগ করুন যদি তারা আসলে দুটি ভিন্ন পরিচিতি হয়৷
   • আপনি যদি প্রক্রিয়াটি ত্বরান্বিত করতে চান তবে সমস্ত আপডেট করুন<এ ক্লিক করুন 2> এবং সমস্ত পরিবর্তনগুলি সমস্ত সদৃশ পরিচিতিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে গৃহীত হবে৷
   • আপনি যদি পরে একটি নির্দিষ্ট পরিচিতি পর্যালোচনা করতে চান তবে এড়িয়ে যান ক্লিক করুন৷ এই ক্ষেত্রে আসল পরিচিতি আইটেমটি মার্জ ডুপস ফোল্ডারে থাকবে৷

   যখন Outlook একটি ভিন্ন ইমেল ঠিকানার সাথে একটি সদৃশ পরিচিতি সনাক্ত করে এবং আপনি একটি পরিচিতি আপডেট করতে বেছে নেন, তখন যোগাযোগের বর্তমান ইমেল ঠিকানাটি " ই-মেইল 2 " ফিল্ডে সরানো হবে, যেমনটি উপরের স্ক্রিনশটে দেখানো হয়েছে।

   আরো দেখুন: পরিবর্তিত অভ্যন্তরীণ রিটার্ন হার গণনা করতে এক্সেল MIRR ফাংশন

   দ্রষ্টব্য: যদি আপনার Outlookআপনি ডুপ্লিকেট পরিচিতি যোগ করার সময় এই ডায়ালগটি দেখায় না, তখন সম্ভবত ডুপ্লিকেট পরিচিতি সনাক্তকারী বন্ধ থাকে। ডুপ্লিকেট পরিচিতিগুলির জন্য চেক বৈশিষ্ট্যটি কীভাবে সক্ষম করবেন তা দেখুন৷

Gmail ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট আউটলুক পরিচিতিগুলি একত্রিত করুন

আপনার যদি একটি Gmail ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকে (আমার ধারণা বেশিরভাগ লোকেরা আজকাল করে) , আপনি ডুপ্লিকেট Outlook পরিচিতি মার্জ করতে এটি ব্যবহার করতে পারেন। সংক্ষেপে, পদ্ধতিটি নিম্নরূপ। আপনার আউটলুক পরিচিতিগুলিকে একটি .csv ফাইলে রপ্তানি করুন, সেই ফাইলটি আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে আমদানি করুন, Gmail-এ উপলব্ধ "সদৃশগুলি খুঁজুন এবং একত্রিত করুন" ফাংশনটি ব্যবহার করুন এবং অবশেষে আউটলুক-এ ফিরে আসা পরিচিতিগুলি আমদানি করুন৷

আপনি যদি আরও চান বিস্তারিত নির্দেশনা, এখানে আপনি যান:

1. আপনার আউটলুক পরিচিতিগুলিকে একটি CSV ফাইলে রপ্তানি করুন, যেমনটি উপরে 3 ধাপে বর্ণিত হয়েছে ( ফাইল ট্যাব > খুলুন > আমদানি > একটি ফাইলে রপ্তানি করুন > ; কমা বিভাজিত ফাইল (উইন্ডোজ) )।
2. আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন, পরিচিতিতে নেভিগেট করুন এবং তারপরে পরিচিতি আমদানি করুন...
<11 এ ক্লিক করুন। ফাইল চয়ন করুন বোতামে ক্লিক করুন এবং ধাপ 1 এ আপনার তৈরি করা CSV ফাইলটিতে ব্রাউজ করুন।

জিমেইল প্রতিটি আমদানি করা ফাইলের জন্য একটি নতুন যোগাযোগ গোষ্ঠী তৈরি করে যাতে আপনি সহজেই এটি অ্যাক্সেস করতে এবং পরে পর্যালোচনা করতে পারেন .

3. আমদানি সম্পূর্ণ হওয়ার পরে, খুঁজুন & সদৃশ লিঙ্ক মার্জ করুন।
4. পাওয়া সদৃশ পরিচিতিগুলির একটি তালিকা প্রদর্শিত হয় এবং আপনি মার্জ করা পরিচিতিগুলি পর্যালোচনা ও যাচাই করতে প্রসারিত করুন লিঙ্কে ক্লিক করতে পারেন৷

   যদি সবকিছু ঠিক আছে , একত্রিত করুন এ ক্লিক করুন।

   সতর্কতার একটি শব্দ : দুঃখজনকভাবে, Gmail ততটা স্মার্ট নয় একটি পরিচিতির নামের মধ্যে সামান্য পার্থক্য সহ নকল পরিচিতি সনাক্ত করতে Outlook (বা হয়তো খুব সতর্ক) হিসাবে। উদাহরণস্বরূপ, এটি আমাদের জাল পরিচিতি এলিনা অ্যান্ডারসন এবং এলিনা কে. অ্যান্ডারসন এবং একজন এবং একই ব্যক্তিকে সনাক্ত করতে ব্যর্থ হয়েছে৷ সেজন্য, আউটলুকে মার্জ করা পরিচিতিগুলিকে আবার আমদানি করার পরে আপনি যদি কয়েকটি সদৃশ খুঁজে পান তবে হতাশ হবেন না। এটা আপনার দোষ নয়, আপনি সবকিছু ঠিকঠাক করেছেন! এবং Gmail এর উন্নতির জন্য এখনও অবকাশ রয়েছে : )

5. Gmail এ, আরো > রপ্তানি করুন... মার্জ করা পরিচিতিগুলিকে Outlook-এ ফেরত স্থানান্তর করতে।
6. পরিচিতি এক্সপোর্ট ডায়ালগ উইন্ডোতে, 2টি জিনিস নির্দিষ্ট করুন:
   • " কোন পরিচিতিগুলি আপনি রপ্তানি করতে চান " এর অধীনে, সমস্ত পরিচিতি রপ্তানি করবেন কিনা তা চয়ন করুন অথবা শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট গোষ্ঠী। আপনি যদি শুধুমাত্র সেই পরিচিতিগুলিকে রপ্তানি করতে চান যেগুলি আপনি Outlook থেকে আমদানি করেছেন, তাহলে এটি সংশ্লিষ্ট আমদানি করা গ্রুপ নির্বাচন করার কারণ হিসেবে দাঁড়ায়।
   • " কোন রপ্তানি বিন্যাস " এর অধীনে। Outlook CSV ফরম্যাট নির্বাচন করুন।

   তারপর রপ্তানি প্রক্রিয়া শেষ করতে রপ্তানি বোতামে ক্লিক করুন।

7. অবশেষে, পূর্ববর্তী পদ্ধতির ধাপ 4 এ বর্ণিত হিসাবে, একত্রিত পরিচিতিগুলিকে Outlook-এ আবার আমদানি করুন। " ডুপ্লিকেট আইটেম আমদানি করবেন না " নির্বাচন করতে মনে রাখবেন!

   টিপ: মার্জ পরিচিতিগুলি আমদানি করার আগে৷Gmail থেকে, আপনি আরও ডুপ্লিকেট তৈরি এড়াতে আপনার প্রধান আউটলুক ফোল্ডার থেকে একটি ব্যাকআপ ফোল্ডারে সমস্ত পরিচিতি সরাতে পারেন৷

আউটলুক 2013 এবং 2016-এ ডুপ্লিকেট পরিচিতি লিঙ্ক করুন

যদি আপনি Outlook 2013 বা Outlook 2016 ব্যবহার করছেন, আপনি সংযোগ লিঙ্ক করুন বিকল্পটি ব্যবহার করে একই ব্যক্তির সাথে সম্পর্কিত বেশ কয়েকটি পরিচিতি দ্রুত একত্রিত করতে পারেন।

1. ক্লিক করে আপনার পরিচিতি তালিকা খুলুন ন্যাভিগেশন ফলকের নীচের অংশে লোকেরা৷
2. এটি নির্বাচন করতে আপনি যে পরিচিতি একত্রিত করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন৷
3. তারপর ড্রপ-ডাউন মেনু খুলতে সম্পাদনা এর পাশের ছোট ডট বোতাম ক্লিক করুন এবং এর থেকে সংযোগ লিঙ্ক করুন নির্বাচন করুন। তালিকা
4. অন্য পরিচিতি লিঙ্ক করুন বিভাগের অধীনে, অনুসন্ধান ক্ষেত্রে আপনি যাকে লিঙ্ক করতে চান তার একটি নাম টাইপ করা শুরু করুন এবং আপনি টাইপ করার সাথে সাথে Outlook আপনার সাথে মেলে এমন সমস্ত পরিচিতি প্রদর্শন করবে অনুসন্ধান
5. ফলাফল তালিকা থেকে প্রয়োজনীয় যোগাযোগ(গুলি) চয়ন করুন এবং এটিতে ক্লিক করুন৷ নির্বাচিত পরিচিতিগুলি সরাসরি একত্রিত হবে এবং আপনি লিঙ্ক করা পরিচিতিগুলি শিরোনামের অধীনে তাদের নাম দেখতে পাবেন। পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে আপনাকে যা করতে হবে তা হল ঠিক আছে ক্লিক করুন।

অবশ্যই, লিংক কন্টাক্ট ফিচারটি ডুপ্লিকেট সহ বিশৃঙ্খল একটি বৃহৎ পরিচিতি তালিকা পরিষ্কার করার জন্য সর্বোত্তম পছন্দ নয়, তবে এটি অবশ্যই আপনাকে কয়েকটি অভিন্ন পরিচিতি দ্রুত এককভাবে একত্রিত করতে সাহায্য করবে। একটি।

কিভাবে আপনার আউটলুকে ডুপ্লিকেট পরিচিতি আটকাতে হয়

এখনআপনি যে আউটলুক পরিচিতিগুলির জগাখিচুড়ি পরিষ্কার করেছেন, এটি আরও কয়েক মিনিট বিনিয়োগ করা এবং ভবিষ্যতে আপনার পরিচিতি তালিকাকে কীভাবে পরিষ্কার রাখা যায় সেদিকে ঝুঁকতে বোঝায়। স্বয়ংক্রিয় আউটলুক ডুপ্লিকেট পরিচিতি সনাক্তকারী সক্ষম করে এটি সহজেই অর্জন করা যেতে পারে। Microsoft Outlook 2019 - 2010-এ কীভাবে এটি করবেন তা দেখুন:

1. ফাইল ট্যাবে যান > বিকল্প > পরিচিতি ।
2. " নাম এবং ফাইলিং " এর অধীনে, নতুন পরিচিতিগুলি সংরক্ষণ করার সময় ডুপ্লিকেট পরিচিতির জন্য চেক করুন নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।

হ্যাঁ, এটা ততটাই সহজ! এখন থেকে, আউটলুক একটি নতুন পরিচিতিকে একত্রিত করার পরামর্শ দেবে যা আপনি বিদ্যমান একটির সাথে যোগ করছেন, যদি তাদের উভয়েরই একই নাম বা অভিন্ন ইমেল ঠিকানা থাকে৷

টিপ৷ একবার সদৃশগুলি একত্রিত হয়ে গেলে, আপনি ব্যাক-আপের উদ্দেশ্যে আপনার Outlook পরিচিতিগুলিকে CSV ফাইলে রপ্তানি করতে পারেন৷

আশা করি, এখন আপনার Outlook-এ একটি পরিষ্কার এবং ঝরঝরে পরিচিতি তালিকা রয়েছে এবং কীভাবে অর্ডার বজায় রাখতে হয় তা জানেন৷ পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ!