V tem članku boste izvedeli, kako združiti podvojene stike v programu Outlook brez uporabe orodij tretjih oseb in kako ohraniti seznam stikov čist v prihodnosti.

Microsoft Outlook ponuja veliko priročnih orodij, ki jih uporabljamo in imamo radi, in še več funkcij, ki se jih ne zavedamo. Žal pa v programu ni možnosti za odštevanje imenikov in združevanje več podvojenih stikov v enega.

Na srečo nismo omejeni na uporabo samo tistih orodij, ki jih Outlook izrecno ponuja. Z malo ustvarjalnosti lahko ugotovite, kako rešiti vsako ali skoraj vsako nalogo, s katero se soočate. V nadaljevanju tega članka boste izvedeli, kako lahko preverite podvojene stike v programu Outlook in jih združite brez uporabe programske opreme tretjih oseb.

Zakaj se v programu Outlook pojavijo podvojeni stiki

Najpogostejši razlog za podvajanje je povlečenje sporočila v mapo Stiki v podoknu Navigacija, da se stik ustvari samodejno. To je seveda najhitrejši način dodajanja novega stika v programu Outlook in s tem ni nič narobe. Če pa stike občasno ustvarjate tudi ročno, se lahko zgodi, da boste imeli več stikov za isto osebo, npr. če napačno napišete ime stika ali ga vnesete na drugačen način.

Drug scenarij, ki vodi do podvajanja stikov, je, ko oseba vam pošilja e-poštna sporočila iz različnih računov. , npr. z uporabo njegovega službenega e-poštnega naslova in osebnega naslova Gmail. V tem primeru bo ne glede na to, kako ustvarite nov stik, z vlečenjem sporočila v mapo Stiki ali s klikom na gumb "Nov stik" na traku, v vsakem primeru ustvarjen dodaten stik za isto osebo.

Sinhronizacija s prenosnim računalnikom ali mobilno napravo ter z družabnimi platformami, kot so LinkedIn, Facebook in Twitter, lahko prav tako ustvarijo podvojene stike. Če je na primer ista oseba navedena pod različnimi imeni v različnih imenikih, npr. Robert Smith, Bob Smith in . Robert B. Smith , nič ne preprečuje ustvarjanja več stikov v programu Outlook.

Če delate v poslovnem okolju, se lahko podvojeni stiki pojavijo, če vaše podjetje vzdržuje več imenikov v strežnikih Exchange.

Mislim, da ni treba razlagati, kakšne težave lahko imate, ko so pomembne podrobnosti razpršene po več podvojenih stikih v programu Outlook. Če berete ta članek, potem najverjetneje iščete rešitev, da bi to uredili. V nadaljevanju boste našli številne rešitve, med katerimi lahko izbirate.

Kako združiti podvojene stike v programu Outlook

V večini primerov je Outlook dovolj pameten, da prepreči podvajanje, kadar poskušate ustvariti stik, ki že obstaja. Če pa imate v imeniku že več podvojenih stikov, morate uporabiti posebno tehniko za čiščenje nereda. Dobro, začnimo!

Opomba: Da bi preprečili nenamerno izgubo podatkov, vam priporočamo, da najprej naredite varnostno kopijo, na primer tako, da stike iz Outlooka izvozite v Excel.

1. Ustvarite novo mapo Stiki . V programu Outlook Stiki desno kliknite trenutno mapo Stiki in izberite Nova mapa... iz kontekstnega menija.

   tej mapi dajte ime, imenujmo jo Združitev dvojnikov za ta primer.

2. Vse stike v programu Outlook premaknite v novo ustvarjeno mapo. . Preklopite na trenutno mapo s stiki in pritisnite CTRL+A, da izberete vse stike, nato pritisnite CTRL+SHIFT+V, da jih premaknete v novo ustvarjeno mapo ( Združitev dvojnikov mapo).

   Nasvet: Če vam bližnjice ne gredo najbolje od rok, lahko preprosto desno kliknete izbrane stike in izberete Premikanje iz kontekstnega menija.

3. Izvozite stike v datoteko .csv z uporabo " Uvoz in izvoz " čarovnik.

   V programih Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 in Outlook 2019 pojdite na Datoteka> Odpri> Uvoz .

   V programih Outlook 2007 in Outlook 2003 boste tega čarovnika našli pod Datoteka> Uvoz in izvoz...

   Poglej tudi: Kako izbrisati posebne / neželene znake v programu Excel

   Čarovnik vas vodi skozi postopek izvoza, vi pa izberete naslednje možnosti:

   • Korak 1. " Izvoz v datoteko ".
   • Korak 2. " Vrednosti, ločene z vejico (Windows) ".
   • Korak 3. Izberite Združitev dvojnikov mapo, ki ste jo ustvarili prej.
   • Korak 4. Izberite ciljno mapo za shranjevanje datoteke .csv.
   • Korak 5. Kliknite Zaključek za dokončanje postopka izvoza.

   Nasvet:

   Po uporabi čarovnika za združevanje vrstic je prikazan naslednji rezultat.

   Če želite čarovnika za združevanje vrstic preizkusiti na svojih podatkih, lahko prenesete popolnoma delujočo preskusno različico tukaj.

4. Uvozite stike iz datoteke CSV v privzeto mapo Stiki.

   Začnite Uvoz čarovnika, kot je opisano v koraku 3, in izberite naslednje možnosti:

   • Korak 1. " Uvoz iz drugega programa ali datoteke ".
   • Korak 2. " Vrednosti, ločene z vejico (Windows) ".
   • Korak 3. Poiščite izvoženo datoteko .csv.
   • Korak 4. Prepričajte se, da ste izbrali možnost " Ne uvažajte podvojenih elementov ". To je ključna možnost, ki naredi trik!
   • Korak 5. Kot ciljno mapo, v katero želite uvoziti stike, izberite glavno mapo Stiki, ki je trenutno prazna.
   • Korak 6. Kliknite Zaključek za dokončanje postopka uvoza.
5. Združite odvzete stike z izvirnimi.

   Zdaj morate združiti odvzete stike, ki so trenutno v glavni mapi Stiki, z izvirnimi stiki, ki so v mapi Merge dupes, tako da ne boste izgubili nobenih podatkov o stikih.

   Odprite Združitev dvojnikov mapo in pritisnite CTRL+A, da izberete vse stike. Nato pritisnite CTRL+SHIFT+V in izberite, da stike premaknete v glavno mapo Stiki.

   Ko odkrije podvojitev, Outlook vrže pojavno sporočilo, v katerem predlaga posodobitev informacij obstoječega stika, in prikaže predogled podatkov, ki bodo dodani ali posodobljeni, kot je prikazano na spodnji zaslonski sliki.

   Poglej tudi: Kako odstraniti besedilo ali znak iz celice v Excelu

   Opomba: Če ste za združitev podvojenih vrstic v datoteki CSV uporabili čarovnika Combine Rows, ta korak pravzaprav ni potreben, saj so bili vsi podatki o stikih združeni v datoteki CSV in so že v vaši glavni mapi Contacts.

   
   • Izberite Posodobitev če gre za podvojene stike in jih želite združiti.
   • Izberite Dodajanje novega stika če gre dejansko za dva različna stika.
   • Če želite postopek pospešiti, kliknite Posodobite vse in vse spremembe bodo samodejno sprejete v vseh podvojenih stikih.
   • Če želite določen stik pregledati pozneje, kliknite Preskoči V tem primeru bo prvotni element stika ostal v Združitev dvojnikov mapo.

   Ko Outlook zazna podvojen stik z drugačnim e-poštnim naslovom in se odločite za posodobitev stika, se trenutni e-poštni naslov stika premakne v " E-pošta 2 ", kot je prikazano na zgornji sliki zaslona.

   Opomba: Če Outlook ne prikaže tega pogovornega okna, ko dodajate podvojene stike, je detektor podvojenih stikov najverjetneje izklopljen. Oglejte si, kako omogočiti funkcijo Preveri podvojene stike.

Združevanje podvojenih stikov v programu Outlook z uporabo storitve Gmail

Če imate e-poštni račun Gmail (mislim, da ga ima danes večina ljudi), ga lahko uporabite za združevanje podvojenih stikov v programu Outlook. Na kratko je postopek naslednji: Izvozite stike v programu Outlook v datoteko .csv, uvozite to datoteko v račun Gmail, uporabite funkcijo "Poišči in združi podvojene", ki je na voljo v programu Gmail, in nazadnje uvozite odšteti stiki nazaj v program Outlook.

Če želite podrobnejša navodila, jih najdete tukaj:

1. Izvozite stike iz programa Outlook v datoteko CSV, kot je opisano v koraku 3 zgoraj ( zavihek Datoteka> Odpri> Uvoz> Izvoz v datoteko> Datoteka, ločena z vejico (Windows) ).
2. Prijavite se v svoj račun Gmail, pojdite v možnost Stiki in nato kliknite Uvozi stike...
3. Kliknite na Izberite datoteko in poiščite datoteko CSV, ki ste jo ustvarili v koraku 1.

   Gmail za vsako uvoženo datoteko ustvari novo skupino stikov, tako da lahko pozneje zlahka dostopate do nje in jo pregledate.

4. Ko je uvoz končan, kliknite Iskanje in združevanje podvojitev povezava.
5. Prikaže se seznam najdenih podvojenih stikov in kliknete razširiti povezavo za pregled in preverjanje stikov, ki jih želite združiti.

   Če je vse V redu , kliknite Združitev .

   Opozorilo : Žal Gmail ni tako pameten kot Outlook (ali pa je morda le preveč previden), da bi odkril podvojene stike z majhnimi razlikami v imenih stikov. Elina Anderson in . Elina K. Anderson zato ne bodite razočarani, če po uvozu združenih stikov nazaj v Outlook opazite nekaj podvojenih stikov. To ni vaša krivda, vse ste naredili prav! In za Gmail je še veliko prostora za izboljšave : )

6. V Gmailu kliknite Več> Izvoz... za prenos združenih stikov nazaj v Outlook.
7. V pogovornem oknu Izvozi stike določite dve stvari:
   • Pod " Katere stike želite izvoziti ", izberite, ali želite izvoziti vse stike ali samo določeno skupino. Če želite izvoziti samo tiste stike, ki ste jih uvozili iz programa Outlook, je smiselno izbrati ustrezno možnost Uvoženo skupina.
   • Pod " Kateri format izvoza ", izberite Outlook CSV format .

   Nato kliknite na Izvoz za dokončanje postopka izvoza.

8. Na koncu združene stike uvozite nazaj v Outlook, kot je opisano v 4. koraku prejšnje metode. Ne pozabite izbrati " Ne uvažajte podvojenih elementov "!

   Nasvet: Pred uvozom združenih stikov iz storitve Gmail lahko vse stike iz glavne mape programa Outlook premaknete v varnostno mapo, da se izognete ustvarjanju podvojenih stikov.

Povezovanje podvojenih stikov v programih Outlook 2013 in 2016

Če uporabljate Outlook 2013 ali Outlook 2016, lahko hitro združite več stikov, povezanih z isto osebo, z uporabo Povezava Kontakti možnost.

1. Odprite seznam stikov s klikom na Ljudje na dnu podokna Navigacija.
2. Kliknite stik, ki ga želite združiti, da ga izberete.
3. Nato kliknite majhno gumb za pike ob Uredi za odprtje spustnega menija in izberite Povezava Kontakti s seznama.
4. Na podlagi Povezati druge stike v iskalno polje vnesite ime osebe, ki jo želite povezati, in Outlook bo med tipkanjem prikazal vse stike, ki ustrezajo vašemu iskanju.
5. S seznama rezultatov izberite potreben(-e) stik(-e) in kliknite nanj. Izbrani stiki bodo takoj združeni, njihova imena pa boste videli pod Povezani stiki Vse, kar morate storiti, je, da kliknete V REDU da shranite spremembe.

Funkcija Povezava stikov seveda ni najboljša izbira za čiščenje velikega seznama stikov, ki je prepreden s podvojenimi stiki, zagotovo pa vam bo pomagala hitro združiti nekaj enakih stikov v enega samega.

Kako preprečiti podvajanje stikov v programu Outlook

Zdaj, ko ste počistili nered v stikih v programu Outlook, je smiselno, da vložite še nekaj minut in se naslonite na to, kako ohraniti seznam stikov čist v prihodnosti. To lahko preprosto dosežete tako, da omogočite samodejni detektor podvojenih stikov v programu Outlook. Oglejte si, kako to storiti v programu Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Pojdite na zavihek Datoteka> Možnosti> Stiki .
2. Pod " Imena in prijava ", izberite Preverjanje podvojenih stikov pri shranjevanju novih stikov in kliknite OK.

Ja, tako preprosto je! Outlook bo odslej predlagal združitev novega stika, ki ga dodajate, z obstoječim, če imata oba podobno ime ali enak e-poštni naslov.

Nasvet: Ko so podvojeni stiki združeni, lahko stike iz Outlooka izvozite v datoteko CSV za namene varnostnega kopiranja.

Upam, da imate zdaj v programu Outlook čist in urejen seznam stikov ter veste, kako ga ohraniti. Hvala za branje!