В тази статия ще научите как да обединявате дублирани контакти в Outlook, без да използвате инструменти на трети страни, и как да поддържате списъка си с контакти чист в бъдеще.

Microsoft Outlook предоставя много удобни инструменти, които използваме и обичаме, и още повече функции, които не познаваме. Но за съжаление, опция за дедуциране на адресната книга и комбиниране на множество дублиращи се контакти в един не е включена в програмата.

За щастие, ние не сме ограничени да се използват само тези инструменти, които Outlook предоставя изрично. Само с малко творчество можете да разберете начин за решаване на всяка, или почти всяка, задача, с която се сблъсквате. По-нататък в тази статия ще намерите как можете да проверите контактите си в Outlook за дубликати и да ги слеете, без да използвате софтуер на трети страни.

Защо се появяват дублирани контакти в Outlook

Най-честата причина, която води до дублиране, е плъзгане на съобщение в папка Контакти в прозореца за навигация, за да се създаде автоматично контакт. Разбира се, това е най-бързият начин за добавяне на нов контакт в Outlook и в него няма нищо лошо. Ако обаче от време на време създавате контакти и ръчно, може да се окаже, че имате няколко контакта за едно и също лице, например ако изпишете погрешно името на контакта или го въведете по различен начин.

Друг сценарий, който води до дублиране на контакти, е когато дадено лице ви изпраща имейли от различни акаунти , например като използвате корпоративния му имейл адрес и личен адрес в Gmail. В този случай, независимо от начина на създаване на нов контакт - чрез плъзгане на съобщение в папката "Контакти" или чрез щракване върху бутона "Нов контакт" в лентата, така или иначе ще бъде създаден допълнителен контакт за същото лице.

Синхронизация с лаптоп или мобилно устройство, както и със социални платформи като LinkedIn, Facebook и Twitter, също може да доведе до дублиране на контакти. Например, ако едно и също лице е записано под различни имена в различни адресни книги, например Робърт Смит, Боб Смит и Робърт Б. Смит , нищо не пречи на създаването на множество контакти в Outlook.

Ако работите в корпоративна среда, може да се появят дублиращи се контакти, в случай че компанията ви поддържа няколко адресни книги на своите сървъри на Exchange.

Мисля, че няма нужда да обяснявам какви проблеми може да имате, когато важни детайли са разпръснати в няколко дублирани контакта в Outlook. Ако четете тази статия, тогава най-вероятно търсите решение, за да го подредите. И по-долу ще намерите редица решения, от които да избирате.

Как да обедините дублиращи се контакти в Outlook

В повечето случаи Outlook е достатъчно интелигентен, за да предотврати дублирането, когато се опитвате да създадете контакт, който вече съществува. Ако обаче вече имате няколко дублиращи се контакта в адресната си книга, трябва да приложите специална техника, за да изчистите бъркотията. Добре, нека започнем!

Забележка. За да не се допусне случайна загуба на данни, силно препоръчваме първо да направите резервно копие, например като експортирате контактите си от Outlook в Excel.

1. Създаване на нова папка Контакти . В Контакти на Outlook щракнете с десния бутон на мишката върху текущата си папка с контакти и изберете Нова папка... от контекстното меню.

   Дайте име на тази папка, нека я наречем Сливане на дублиращи се файлове за този пример.

2. Преместете всички контакти от Outlook в новосъздадената папка . Превключете към текущата си папка с контакти и натиснете CTRL+A, за да изберете всички контакти, след което натиснете CTRL+SHIFT+V, за да ги преместите в новосъздадената папка ( Сливане на дублиращи се файлове папка).

   Съвет: Ако не разполагате с много бързи клавиши, можете просто да щракнете с десния бутон върху избраните контакти и да изберете Преместване от контекстното меню.

3. Експортиране на контактите в .csv файл използване на " Внос и износ " магьосник.

   В Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019 отидете на Файл> Отвори> Внос .

   В Outlook 2007 и Outlook 2003 ще намерите този съветник под Файл> Внос и износ...

   Съветникът ще ви преведе през процеса на експортиране и вие ще изберете следните опции:

   • Стъпка 1. " Експортиране във файл ".
   • Стъпка 2. " Стойности, разделени със запетая (Windows) ".
   • Стъпка 3. Изберете Сливане на дублиращи се файлове папката, която сте създали по-рано.
   • Стъпка 4. Изберете папката за дестинация, в която да запишете файла .csv.
   • Стъпка 5. Щракнете върху Завършете за да завършите процеса на експортиране.

   Съвет:

   И ето какво имаме след използване на съветника за комбиниране на редове.

   Ако искате да изпробвате съветника за комбиниране на редове върху собствените си данни, можете да изтеглите напълно функционална пробна версия тук.

4. Импортирайте контактите от CSV файла в папката по подразбиране Контакти.

   Започнете Внос съветника отново, както е описано в стъпка 3, и изберете следните опции:

   • Стъпка 1. " Импортиране от друга програма или файл ".
   • Стъпка 2. " Стойности, разделени със запетая (Windows) ".
   • Стъпка 3. Прегледайте експортирания .csv файл.
   • Стъпка 4. Не забравяйте да изберете " Не импортирайте дублиращи се елементи ". Това е ключовата опция, която върши работа!
   • Стъпка 5. Изберете основната си папка Contacts (Контакти), която в момента е празна, като целева папка, в която да импортирате контактите.
   • Стъпка 6. Щракнете върху Завършете за да завършите процеса на импортиране.
5. Сливане на дедуцираните контакти с оригиналните.

   Сега трябва да обедините дедуцираните контакти, които в момента се намират в основната ви папка Контакти, с оригиналните контакти, които се намират в папката Merge dupes, така че да не се изгубят никакви данни за контакта.

   Отворете Сливане на дублиращи се файлове папка и натиснете CTRL+A, за да изберете всички контакти. След това натиснете CTRL+SHIFT+V и изберете да преместите контактите в основната си папка Контакти.

   Когато се открие дубликат, Outlook ще изведе изскачащо съобщение, в което ще ви предложи да актуализирате информацията за съществуващия контакт и ще покаже предварителен преглед на данните, които ще бъдат добавени или актуализирани, както е показано на снимката по-долу.

   Забележка: Ако сте използвали съветника Combine Rows (Комбиниране на редове), за да обедините дублирани редове в CSV файла, тази стъпка всъщност не е необходима, тъй като всички данни за контакт са били обединени в CSV файла и вече са в основната ви папка Contacts (Контакти).

   
   • Изберете Актуализация ако това са дублиращи се контакти и искате да ги обедините.
   • Изберете Добавяне на нов контакт ако в действителност става въпрос за два различни контакта.
   • Ако искате да ускорите процеса, щракнете върху Актуализиране на всички и всички промени ще бъдат приети автоматично във всички дублирани контакти.
   • Ако искате да прегледате даден контакт по-късно, щракнете върху Пропуснете В този случай оригиналният елемент за контакт ще остане в Сливане на дублиращи се файлове папка.

   Когато Outlook открие дублиращ се контакт с различен имейл адрес и изберете да актуализирате контакт, текущият имейл адрес на контакта ще бъде преместен в " Електронна поща 2 ", както е показано на снимката на екрана по-горе.

   Забележка: Ако Outlook не показва този диалогов прозорец, когато добавяте дублиращи се контакти, най-вероятно детекторът за дублиращи се контакти е изключен. Вижте как да активирате функцията Проверка за дублиращи се контакти.

Сливане на дублиращи се контакти от Outlook с помощта на Gmail

Ако имате имейл акаунт в Gmail (Предполагам, че повечето хора го правят в наши дни), можете да го използвате, за да обедините дублиращи се контакти от Outlook. Накратко, процедурата е следната: Експортирайте контактите си от Outlook в .csv файл, импортирайте този файл в акаунта си в Gmail, използвайте функцията "Намиране и обединяване на дубликати", налична в Gmail, и накрая импортирайте дедуцираните контакти обратно в Outlook.

Ако искате по-подробни инструкции, ето ги тук:

1. Експортирайте контактите си от Outlook в CSV файл, както е описано в стъпка 3 по-горе ( Файлов раздел> Отваряне> Импортиране> Експортиране във файл> Файл, разделен със запетая (Windows) ).
2. Влезте в акаунта си в Gmail, преминете към Контакти и щракнете върху Импортиране на контакти...
3. Щракнете върху Изберете Файл и прегледайте CSV файла, който сте създали в стъпка 1.

   Gmail създава нова група контакти за всеки импортиран файл, така че да имате лесен достъп до него и да го преглеждате по-късно.

4. След като импортирането приключи, щракнете върху Намиране & сливане на дубликати връзка.
5. Показва се списък с намерените дублирани контакти и можете да щракнете върху разширяване на връзка, за да прегледате и проверите контактите, които ще бъдат обединени.

   Ако всичко е Добре , щракнете върху Обединяване на .

   Предупреждение : За съжаление Gmail не е толкова умен, колкото Outlook (или може би просто е прекалено предпазлив), за да открие дублиращи се контакти с малки разлики в имената на контактите. Например, той не успя да идентифицира нашия фалшив контакт. Елина Андерсън и Елина К. Андерсън Ето защо не се разочаровайте, ако забележите няколко дубликата след импортирането на обединените контакти обратно в Outlook. Това не е ваша грешка, направили сте всичко правилно! А за Gmail има още какво да се подобри : )

6. В Gmail щракнете върху Още> Износ... за прехвърляне на обединените контакти обратно в Outlook.
7. В диалоговия прозорец Експортиране на контакти посочете 2 неща:
   • Под " Кои контакти искате да експортирате ", изберете дали да експортирате всички контакти или само определена група. Ако искате да експортирате само тези контакти, които сте импортирали от Outlook, е логично да изберете съответната Внос група.
   • Под " Кой формат за износ ", изберете Формат CSV на Outlook .

   След това щракнете върху Експорт за да завършите процеса на експортиране.

8. Накрая импортирайте обединените контакти обратно в Outlook, както е описано в стъпка 4 от предишния метод. Не забравяйте да изберете " Не импортирайте дублиращи се елементи "!

   Съвет: Преди да импортирате контактите за сливане от Gmail, можете да преместите всички контакти от основната папка на Outlook в резервна папка, за да избегнете създаването на повече дубликати.

Свързване на дублиращи се контакти в Outlook 2013 и 2016

Ако използвате Outlook 2013 или Outlook 2016, можете бързо да комбинирате няколко контакта, свързани с едно и също лице, като използвате Връзка Контакти опция.

1. Отворете списъка си с контакти, като щракнете върху Хора в долната част на прозореца Навигация.
2. Щракнете върху контакта, който искате да обедините, за да го изберете.
3. След това щракнете върху малката бутон с точки до Редактиране на за да отворите падащото меню и изберете Връзка Контакти от списъка.
4. Съгласно Връзка Други контакти раздел, започнете да въвеждате името на лицето, което искате да свържете, в полето за търсене и докато въвеждате, Outlook ще покаже всички контакти, които отговарят на търсенето ви.
5. Изберете необходимия(те) контакт(и) от списъка с резултати и щракнете върху него(тях). Избраните контакти ще бъдат обединени веднага и ще видите имената им под Свързани контакти Всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху OK за да запазите промените.

Разбира се, функцията "Свързване на контакти" не е най-добрият избор за почистване на голям списък с контакти, претъпкан с дубликати, но определено ще ви помогне бързо да обедините няколко еднакви контакта в един.

Как да предотвратите дублиращи се контакти в Outlook

Сега, когато сте почистили бъркотията в контактите на Outlook, има смисъл да инвестирате още няколко минути и да се придържате към това как да запазите списъка си с контакти чист в бъдеще. Това може да се постигне лесно, като активирате автоматичния детектор за дублиращи се контакти на Outlook. Вижте как да направите това в Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Отидете в Раздел Файл> Опции> Контакти .
2. Под " Имена и подаване на документи ", изберете Проверка за дублиращи се контакти при запазване на нови контакти и щракнете върху OK.

Да, толкова е лесно! Отсега нататък Outlook ще предложи обединяване на нов контакт, който добавяте, със съществуващ, ако и двамата имат сходно име или идентичен имейл адрес.

Съвет. След като дубликатите се слеят, можете да експортирате контактите си от Outlook в CSV файл за целите на архивирането.

Надяваме се, че вече имате чист и подреден списък с контакти в Outlook и знаете как да поддържате реда в него. Благодарим ви, че прочетохте!