Dalam artikel ini anda akan mempelajari cara menggabungkan kenalan pendua dalam Outlook tanpa menggunakan sebarang alat pihak ketiga dan cara memastikan senarai kenalan anda bersih pada masa hadapan.

Microsoft Outlook menyediakan banyak alat berguna yang kami gunakan dan sukai dan lebih banyak lagi ciri yang kami tidak sedari. Tetapi malangnya, pilihan untuk menghilangkan buku alamat dan menggabungkan berbilang kenalan pendua menjadi satu tidak tersedia.

Nasib baik, kami tidak terhad untuk menggunakan hanya alatan yang Outlook sediakan secara eksplisit. Dengan hanya sedikit kreativiti anda boleh memikirkan cara untuk menyelesaikan mana-mana, atau hampir semua, tugasan yang anda hadapi. Selanjutnya dalam artikel ini anda akan menemui cara anda boleh menyemak kenalan Outlook anda untuk pendua dan menggabungkannya tanpa menggunakan sebarang perisian pihak ketiga.

Mengapa kenalan pendua muncul dalam Outlook

Sebab paling biasa yang membawa kepada penduaan ialah menyeret mesej ke folder Kenalan dalam anak tetingkap Navigasi untuk membuat kenalan secara automatik. Sudah tentu, ini adalah cara terpantas untuk menambah kenalan baharu dalam Outlook dan tidak ada yang salah mengenainya. Walau bagaimanapun, jika anda juga membuat kenalan secara manual sekali-sekala, anda mungkin mempunyai berbilang kenalan untuk orang yang sama, mis. jika anda tersilap mengeja nama kenalan atau memasukkannya dengan cara yang berbeza.

Senario lain yang membawa kepada pertindihan kenalan ialah apabila seseorang menghantar e-mel kepada anda daripada orang lainakaun , mis. menggunakan alamat e-mel korporatnya dan alamat Gmail peribadi. Dalam kes ini, tidak kira bagaimana anda mencipta kenalan baharu, dengan menyeret mesej ke folder Kenalan atau dengan mengklik butang "Kenalan Baharu" pada reben, kenalan tambahan untuk orang yang sama akan dibuat juga.

Penyegerakan dengan komputer riba atau peranti mudah alih serta dengan platform sosial seperti LinkedIn, Facebook dan Twitter, juga boleh menghasilkan kenalan pendua. Contohnya, jika orang yang sama disenaraikan di bawah nama yang berbeza dalam buku alamat yang berbeza, sebut Robert Smith, Bob Smith dan Robert B. Smith , tiada apa yang menghalang berbilang kenalan daripada dibuat dalam anda Outlook.

Jika anda bekerja dalam persekitaran korporat, kenalan pendua mungkin muncul sekiranya syarikat anda mengekalkan beberapa buku alamat pada pelayan Exchangenya.

Saya rasa tidak perlu untuk menerangkan masalah yang mungkin anda hadapi apabila butiran penting tersebar di beberapa kenalan pendua dalam Outlook anda. Jika anda membaca artikel ini, kemungkinan besar anda sedang mencari penyelesaian untuk menyelesaikannya. Dan di bawah anda akan temui beberapa penyelesaian untuk dipilih.

Cara menggabungkan kenalan pendua dalam Outlook

Dalam kebanyakan kes, Outlook cukup bijak untuk menghalang pertindihan apabila anda cuba mencipta kenalan yang sudah wujud. Walau bagaimanapun, jika anda sudah mempunyai beberapakenalan pendua dalam buku alamat anda, anda perlu menggunakan teknik khas untuk membersihkan kekacauan. Okey, mari mulakan!

Nota. Untuk kehilangan data secara tidak sengaja secara kekal, kami amat mengesyorkan agar anda membuat salinan sandaran dahulu, contohnya dengan mengeksport kenalan Outlook anda ke Excel.

1. Buat folder Kenalan baharu . Dalam Kenalan Outlook, klik kanan pada folder Kenalan semasa anda dan pilih Folder Baharu... daripada menu konteks.

   Berikan nama pada folder ini, mari kita panggilnya Gabung penipu untuk contoh ini.

   Lihat juga: Fungsi Excel SORTBY - isihan tersuai dengan formula
2. Alihkan semua kenalan Outlook anda ke folder yang baru dibuat . Tukar ke folder kenalan semasa anda dan tekan CTRL+A untuk memilih semua kenalan, kemudian tekan CTRL+SHIFT+V untuk mengalihkannya ke folder yang baru dibuat ( Gabungkan penipu folder).

   Petua: Jika anda tidak begitu selesa dengan pintasan, anda boleh klik kanan pada kenalan yang dipilih dan pilih Alih daripada menu konteks.

3. Eksport kenalan ke fail .csv menggunakan wizard " Import dan Eksport ".

   Dalam Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 dan Outlook 2019, pergi ke Fail > Buka > Import .

   Dalam Outlook 2007 dan Outlook 2003, anda akan menemui wizard ini di bawah Fail > Import dan Eksport...

   Wizard akan memandu anda melalui proses eksport dan anda memilih pilihan berikut:

   • Langkah 1. " Eksport ke aFail ".
   • Langkah 2. " Nilai Dipisahkan Koma (Windows) ".
   • Langkah 3. Pilih folder Gabung penipu yang anda buat sebelum ini.
   • Langkah 4. Pilih folder destinasi untuk menyimpan fail .csv.
   • Langkah 5. Klik Selesai untuk melengkapkan proses eksport.

   Petua:

   Dan inilah yang kami ada selepas menggunakan Wizard Gabungan Baris.

   Jika anda berminat untuk mencuba Wizard Baris Gabungan pada data anda sendiri, anda boleh muat turun versi percubaan yang berfungsi sepenuhnya di sini.

4. Import kenalan daripada fail CSV ke folder Kenalan lalai anda.

   Mulakan Import wizard sekali lagi seperti yang diterangkan dalam langkah 3 dan pilih pilihan berikut:

   • Langkah 1. " Import daripada program atau fail lain ".
   • Langkah 2. " Nilai Dipisahkan Koma (Windows) ".
   • Langkah 3. Semak imbas ke fail .csv yang dieksport.
   • Langkah 4. Pastikan untuk pilih " Jangan import item pendua ". Ini ialah pilihan utama yang berjaya!
   • Langkah 5. Pilih utama anda Folder kenalan, yang kosong pada masa ini, sebagai folder destinasi untuk mengimport kenalan.
   • Langkah 6. Klik Selesai untuk melengkapkan proses import.
5. Gabungkan kenalan yang dibuang dengan yang asal.

   Sekarang anda perlu menggabungkan kenalan yang dibuang yang kini berada dalam folder Kenalan utama anda dengan kenalan asal yang berada dalam folder Merge dupes, jadi itutiada butiran kenalan akan hilang.

   Buka folder Gabung penipu dan tekan CTRL+A untuk memilih semua kenalan. Kemudian tekan CTRL+SHIFT+V dan pilih untuk mengalihkan kenalan ke folder Kenalan utama anda.

   Apabila pendua dikesan, Outlook akan membuang mesej pop timbul yang mencadangkan anda mengemas kini maklumat kenalan dan paparan sedia ada. pratonton data yang akan ditambah atau dikemas kini, seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah.

   Nota: Jika anda telah menggunakan Wizard Gabungan Baris untuk menggabungkan baris pendua dalam fail CSV, langkah ini sebenarnya tidak diperlukan , kerana semua butiran kenalan telah digabungkan dalam fail CSV dan sudah pun berada dalam folder Kenalan utama anda.

   
   • Pilih Kemas kini jika ini adalah kenalan pendua dan anda mahu bergabung mereka.
   • Pilih Tambah kenalan baharu jika mereka, sebenarnya, dua kenalan berbeza.
   • Jika anda ingin mempercepatkan proses, klik Kemas Kini Semua dan semua perubahan akan diterima secara automatik dalam semua kenalan pendua.
   • Jika anda ingin menyemak kenalan tertentu kemudian, klik Langkau . Dalam kes ini, item kenalan asal akan kekal dalam folder Gabung penipu .

   Apabila Outlook mengesan kenalan pendua dengan alamat e-mel yang berbeza dan anda memilih untuk mengemas kini kenalan, alamat e-mel semasa kenalan akan dialihkan ke medan " E-mel 2 ", seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di atas.

   Nota: Jika Outlook andatidak menunjukkan dialog ini apabila anda menambah kenalan pendua, maka kemungkinan besar pengesan kenalan pendua dimatikan. Lihat cara mendayakan ciri Semak Kenalan Pendua.

Gabungkan kenalan Outlook pendua menggunakan Gmail

Jika anda mempunyai akaun e-mel Gmail (saya rasa kebanyakan orang melakukannya hari ini) , anda boleh menggunakannya untuk menggabungkan kenalan Outlook pendua. Secara ringkas, prosedurnya adalah seperti berikut. Eksport kenalan Outlook anda ke fail .csv, import fail itu ke akaun Gmail anda, gunakan fungsi "Cari dan gabungkan pendua" yang tersedia dalam Gmail, dan akhir sekali import kenalan yang telah dihilangkan kembali ke Outlook.

Jika anda mahukan lagi arahan terperinci, di sini anda pergi:

1. Eksport kenalan Outlook anda ke fail CSV, seperti yang diterangkan dalam langkah 3 di atas ( Tab Fail > Buka > Import > Eksport ke fail > ; Fail Dipisahkan Koma (Windows) ).
2. Log masuk ke akaun Gmail anda, navigasi ke Kenalan, dan kemudian klik Import Kenalan...
3. Klik butang Pilih Fail dan semak imbas ke fail CSV yang anda buat dalam langkah 1.

   Gmail mencipta kumpulan kenalan baharu untuk setiap fail yang diimport supaya anda boleh mengakses dan menyemaknya dengan mudah kemudian .

4. Selepas pengimportan selesai, klik butang Cari & gabungkan pendua pautan.
5. Senarai kenalan pendua yang ditemui dipaparkan dan anda boleh mengklik pautan kembangkan untuk menyemak dan mengesahkan kenalan yang hendak digabungkan.

   Jika semuanya Baik , klik Gabung .

   Peringatan : Malangnya, Gmail tidak begitu pintar sebagai Outlook (atau mungkin terlalu berhati-hati) untuk mengesan kenalan pendua dengan sedikit perbezaan dalam nama kenalan. Contohnya, ia gagal mengenal pasti kenalan palsu kami Elina Anderson dan Elina K. Anderson dan seorang dan orang yang sama. Itulah sebabnya, jangan kecewa jika anda melihat beberapa pendua selepas mengimport kenalan yang digabungkan kembali ke Outlook. Bukan salah awak, awak buat semua betul! Dan masih ada ruang untuk penambahbaikan untuk Gmail : )

6. Dalam Gmail, klik Lagi > Eksport... untuk memindahkan kenalan yang digabungkan kembali ke Outlook.
7. Dalam tetingkap dialog Eksport kenalan, nyatakan 2 perkara:
   • Di bawah " Kenalan mana yang anda mahu eksport ", pilih sama ada untuk mengeksport semua kenalan atau kumpulan tertentu sahaja. Jika anda ingin mengeksport hanya kenalan yang anda import daripada Outlook, wajar untuk memilih kumpulan Diimport yang sepadan.
   • Di bawah " Format eksport yang mana ", pilih Format CSV Outlook .

   Kemudian klik butang Eksport untuk menyelesaikan proses eksport.

8. Akhir sekali, import semula kenalan yang digabungkan ke dalam Outlook, seperti yang diterangkan dalam langkah 4 kaedah sebelumnya. Ingat untuk memilih " Jangan import item pendua "!

   Petua: Sebelum mengimport kenalan gabungandaripada Gmail, anda boleh mengalihkan semua kenalan daripada folder Outlook utama anda ke folder sandaran untuk mengelakkan daripada mencipta lebih banyak pendua.

Pautkan kenalan pendua dalam Outlook 2013 dan 2016

Jika anda menggunakan Outlook 2013 atau Outlook 2016, anda boleh menggabungkan beberapa kenalan yang berkaitan dengan orang yang sama dengan cepat menggunakan pilihan Paut Kenalan .

1. Buka senarai kenalan anda dengan mengklik Orang di bahagian bawah anak tetingkap Navigasi.
2. Klik pada kenalan yang anda mahu gabungkan untuk memilihnya.
3. Kemudian klik butang titik kecil di sebelah Edit untuk membuka menu lungsur dan pilih Paut Kenalan daripada senarai.
4. Di bawah bahagian Pautkan Kenalan Lain , mula menaip nama orang yang anda mahu pautkan dalam medan carian dan semasa anda menaip Outlook akan memaparkan semua kenalan yang sepadan dengan anda. cari.
5. Pilih kenalan yang diperlukan daripada senarai hasil dan klik padanya. Kenalan yang dipilih akan digabungkan terus dan anda akan melihat nama mereka di bawah tajuk Kenalan Terpaut . Apa yang anda perlu lakukan ialah klik OK untuk menyimpan perubahan.

Sudah tentu, ciri Pautan Kenalan bukanlah pilihan terbaik untuk membersihkan senarai kenalan besar yang berselerak dengan pendua, tetapi ia pasti akan membantu anda dengan cepat menggabungkan beberapa kenalan yang serupa menjadi satu. satu.

Cara menghalang kenalan pendua dalam Outlook anda

Sekarangbahawa anda telah membersihkan kekacauan dalam kenalan Outlook, adalah wajar untuk melabur beberapa minit lagi dan bersandar cara memastikan senarai kenalan anda bersih pada masa hadapan. Ini boleh dicapai dengan mudah dengan mendayakan pengesan kenalan pendua Outlook automatik. Lihat cara untuk melakukan ini dalam Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Pergi ke tab Fail > Pilihan > Kenalan .
2. Di bawah " Nama dan pemfailan ", pilih Semak Kenalan Pendua Semasa Menyimpan Kenalan Baharu dan klik OK.

Ya, semudah itu! Mulai sekarang, Outlook akan mencadangkan untuk menggabungkan kenalan baharu yang anda tambahkan dengan kenalan sedia ada, jika kedua-duanya mempunyai nama yang serupa atau alamat e-mel yang sama.

Petua. Setelah pendua digabungkan, anda boleh mengeksport kenalan Outlook anda ke fail CSV untuk tujuan sandaran.

Semoga, kini anda mempunyai senarai kenalan yang bersih dan kemas dalam Outlook anda dan mengetahui cara mengekalkan susunan tersebut. Terima kasih kerana membaca!