У гэтым артыкуле вы даведаецеся, як аб'яднаць дублікаты кантактаў у Outlook без выкарыстання старонніх інструментаў і як падтрымліваць спіс кантактаў у чысціні ў будучыні.

Microsoft Outlook забяспечвае мноства зручных інструментаў, якія мы выкарыстоўваем і любім, і нават больш функцый, пра якія мы не ведаем. Але, на жаль, варыянт дэдуплікацыі адраснай кнігі і аб'яднання некалькіх дублікатаў кантактаў у адзін адсутнічае.

На шчасце, мы не абмяжоўваемся выкарыстаннем толькі тых інструментаў, якія відавочна прадастаўляе Outlook. З дапамогай усяго толькі крыху крэатыўнасці вы можаце знайсці спосаб вырашыць любую або амаль любую задачу, з якой вы сутыкаецеся. Далей у гэтым артыкуле вы даведаецеся, як праверыць свае кантакты Outlook на наяўнасць дублікатаў і аб'яднаць іх без выкарыстання старонніх праграм.

Чаму дублікаты кантактаў з'яўляюцца ў Outlook

Самая распаўсюджаная прычына дублявання - гэта перацягванне паведамлення ў папку "Кантакты" на панэлі навігацыі, каб кантакт быў створаны аўтаматычна. Вядома, гэта самы хуткі спосаб дадаць новы кантакт у Outlook, і ў гэтым няма нічога дрэннага. Аднак, калі вы час ад часу ствараеце кантакты ўручную, вы можаце мець некалькі кантактаў для аднаго чалавека, напрыклад. калі вы памылкова пішаце імя кантакту або ўводзіце яго іншым спосабам.

Іншы сцэнар, які прыводзіць да дублявання кантакту, - калі чалавек піша вам электронны ліст з розныхрахункі , напр. выкарыстоўваючы свой карпаратыўны адрас электроннай пошты і асабісты адрас Gmail. У гэтым выпадку незалежна ад таго, як вы ствараеце новы кантакт, шляхам перацягвання паведамлення ў тэчку "Кантакты" або націскання кнопкі "Новы кантакт" на стужцы, дадатковы кантакт для таго ж чалавека будзе створаны ў любым выпадку.

Сінхранізацыя з ноўтбукам або мабільнай прыладай, а таксама з такімі сацыяльнымі платформамі, як LinkedIn, Facebook і Twitter, таксама можа ствараць дублікаты кантактаў. Напрыклад, калі адзін і той жа чалавек значыцца пад рознымі імёнамі ў розных адрасных кнігах, скажам, Роберт Сміт, Боб Сміт і Роберт Б. Сміт , нішто не перашкаджае стварыць некалькі кантактаў у вашай Outlook.

Калі вы працуеце ў карпаратыўным асяроддзі, могуць узнікнуць дублікаты кантактаў, калі ваша кампанія падтрымлівае некалькі адрасных кніг на сваіх серверах Exchange.

Я думаю, што ў гэтым няма неабходнасці каб растлумачыць, якія праблемы могуць узнікнуць, калі важныя дэталі раскіданы па некалькіх дубляваных кантактах у вашым Outlook. Калі вы чытаеце гэты артыкул, то, хутчэй за ўсё, вы шукаеце рашэнне, каб разабрацца. І ніжэй вы знойдзеце шэраг рашэнняў на выбар.

Як аб'яднаць дублікаты кантактаў у Outlook

У большасці выпадкаў Outlook дастаткова разумны, каб прадухіліць дубліраванне, калі вы спрабуеце стварыць кантакт што ўжо існуе. Аднак, калі ў вас ужо ёсць шэрагдублікатаў кантактаў у вашай адраснай кнізе, вам трэба прымяніць спецыяльную тэхніку, каб ачысціць беспарадак. Добра, пачнем!

Заўвага. Для незваротнай выпадковай страты даных мы настойліва рэкамендуем спачатку зрабіць рэзервовую копію, напрыклад, экспартаваўшы кантакты з Outlook у Excel.

1. Стварыце новую тэчку з кантактамі . У праграме «Кантакты Outlook» пстрыкніце правай кнопкай мышы бягучую тэчку «Кантакты» і выберыце ў кантэкстным меню Новая папка… .

   Дайце імя гэтай тэчцы, назавем яе Аб'яднаць падманныя запісы для гэтага прыкладу.

2. Перамясціце ўсе вашы кантакты Outlook у толькі што створаную тэчку . Пераключыцеся ў бягучую тэчку з кантактамі і націсніце CTRL+A, каб выбраць усе кантакты, затым націсніце CTRL+SHIFT+V, каб перамясціць іх у толькі што створаную папку (папка Аб'яднаць падманныя файлы ).

   Парада: калі вы не вельмі добра карыстаецеся спалучэннямі клавіш, вы можаце проста пстрыкнуць правай кнопкай мышы выбраныя кантакты і выбраць Перамясціць з кантэкстнага меню.

3. Экспартуйце кантакты ў файл .csv з дапамогай майстра " Імпарт і экспарт ".

   У Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 і Outlook 2019 перайдзіце да Файл > Адкрыць > Імпарт .

   У Outlook 2007 і Outlook 2003 вы знойдзеце гэты майстар у Файл > Імпарт і экспарт...

   Майстар правядзе вас праз працэс экспарту, і вы выберыце наступныя параметры:

   • Крок 1. " Экспарт у аФайл ".
   • Крок 2. " Значэнні, падзеленыя коскамі (Windows) ".
   • Крок 3. Абярыце тэчку Аб'яднаць падманы створаны вамі раней.
   • Крок 4. Выберыце папку прызначэння для захавання файла .csv.
   • Крок 5. Націсніце Завяршыць , каб завяршыць працэс экспарту.

   Парада:

   І вось што мы маем пасля выкарыстання майстра аб'яднання радкоў

   Калі вы хочаце паспрабаваць майстар аб'яднання радкоў на сваіх уласных дадзеных, вы можаце спампуйце поўнафункцыянальную пробную версію тут.

4. Імпартуйце кантакты з файла CSV у папку "Кантакты" па змаўчанні.

   Запусціце Майстар Імпартаваць яшчэ раз, як апісана ў кроку 3, і выберыце наступныя параметры:

   • Крок 1. " Імпартаваць з іншай праграмы або файла ".
   • Крок 2. " Значэнні, падзеленыя коскамі (Windows) ".
   • Крок 3. Перайдзіце да экспартаванага файла .csv.
   • Крок 4. Пераканайцеся, што выберыце " Не імпартаваць дублікаты элементаў ". Гэта ключавая опцыя, якая робіць трук!
   • Крок 5. Выберыце свой асноўны Тэчка кантактаў, якая зараз пустая, у якасці папкі прызначэння для імпарту кантактаў.
   • Крок 6. Націсніце Завяршыць , каб завяршыць працэс імпарту.
5. Аб'яднаць дэдупіяваныя кантакты з арыгінальнымі.

   Цяпер вам трэба аб'яднаць дэдупіяваныя кантакты, якія зараз знаходзяцца ў вашай галоўнай тэчцы Кантакты, з арыгінальнымі кантактамі, якія знаходзяцца ў тэчцы Merge dupes, таму штоніякія кантактныя звесткі не будуць страчаны.

   Адкрыйце папку Аб'яднаць падманы і націсніце CTRL+A, каб выбраць усе кантакты. Затым націсніце CTRL+SHIFT+V і абярыце перамясціць кантакты ў асноўную тэчку Кантакты.

   Калі будзе выяўлены дублікат, Outlook выдасць усплывальнае паведамленне з прапановай абнавіць інфармацыю аб існуючым кантакце і адлюструе папярэдні прагляд даных, якія будуць дададзены або абноўлены, як паказана на скрыншоце ніжэй.

   Заўвага: калі вы выкарыстоўвалі майстар аб'яднання радкоў для аб'яднання дубляваных радкоў у файле CSV, гэты крок насамрэч не патрэбны , таму што ўсе кантактныя дадзеныя былі аб'яднаны ў файл CSV і ўжо знаходзяцца ў вашай галоўнай тэчцы "Кантакты".

   
   • Выберыце Абнавіць , калі гэта дублікаты кантактаў і вы хочаце аб'яднаць
   • Выберыце Дадаць новы кантакт , калі гэта насамрэч два розныя кантакты.
   • Калі вы хочаце паскорыць працэс, націсніце Абнавіць усё і ўсе змены будуць прыняты аўтаматычна ва ўсіх дублікатах кантактаў.
   • Калі вы хочаце прагледзець пэўны кантакт пазней, націсніце Прапусціць . У гэтым выпадку арыгінальны кантактны элемент застанецца ў тэчцы Аб'яднаць падманы .

   Калі Outlook выяўляе дублікат кантакту з іншым адрасам электроннай пошты і вы вырашылі абнавіць кантакт, бягучы адрас электроннай пошты кантакту будзе перамешчаны ў поле " Электронная пошта 2 ", як паказана на скрыншоце вышэй.

   Глядзі_таксама: Функцыя ISERROR у Excel з прыкладамі формул

   Заўвага: калі ваш Outlookне паказвае гэтае дыялогавае акно, калі вы дадаеце дублікаты кантактаў, то, хутчэй за ўсё, дэтэктар дублікатаў кантактаў выключаны. Паглядзіце, як уключыць функцыю праверкі дублікатаў кантактаў.

Аб'яднаць дублікаты кантактаў Outlook з дапамогай Gmail

Калі ў вас ёсць уліковы запіс электроннай пошты Gmail (я мяркую, што ў большасці людзей цяпер так) , вы можаце выкарыстоўваць яго для аб'яднання дублікатаў кантактаў Outlook. У двух словах, працэдура выглядае наступным чынам. Экспартуйце свае кантакты Outlook у файл .csv, імпартуйце гэты файл у свой уліковы запіс Gmail, выкарыстоўвайце функцыю «Знайдзі і аб'яднайце дублікаты», даступную ў Gmail, і, нарэшце, імпартуйце дэдупіяваныя кантакты назад у Outlook.

Калі вы хочаце больш падрабязныя інструкцыі, вось вам:

1. Экспартуйце свае кантакты Outlook у файл CSV, як апісана ў кроку 3 вышэй ( укладка «Файл» > Адкрыць > Імпарт > Экспарт у файл > ; Файл, падзелены коскамі (Windows) ).
2. Увайдзіце ў свой уліковы запіс Gmail, перайдзіце да Кантактаў і націсніце Імпартаваць кантакты...
3. Націсніце кнопку Выбраць файл і перайдзіце да файла CSV, які вы стварылі на этапе 1.

   Gmail стварае новую групу кантактаў для кожнага імпартаванага файла, каб вы маглі лёгка атрымаць да яго доступ і праглядзець яго пазней .

4. Пасля завяршэння імпартавання націсніце Знайсці & аб'яднаць дублікаты спасылку.
5. Адлюстроўваецца спіс знойдзеных дублікатаў кантактаў, і вы можаце націснуць спасылку разгарнуць , каб праглядзець і праверыць кантакты, якія трэба аб'яднаць.

   Калі ўсё Добра , націсніце Аб'яднаць .

   Слова засцярогі : На жаль, Gmail не такі разумны як Outlook (ці, магчыма, проста празмерна асцярожна), каб выявіць дублікаты кантактаў з невялікімі адрозненнямі ў імёнах кантактаў. Напрыклад, не атрымалася ідэнтыфікаваць наш падроблены кантакт Эліна Андэрсан і Эліна К. Андэрсан і адну і тую ж асобу. Вось чаму не расчароўвайцеся, калі пасля імпарту аб'яднаных кантактаў назад у Outlook вы выявіце пару дублікатаў. Гэта не ваша віна, вы ўсё зрабілі правільна! І ўсё яшчэ ёсць месца для паляпшэння Gmail : )

6. У Gmail націсніце Яшчэ > Экспарт... , каб перанесці аб'яднаныя кантакты назад у Outlook.
7. У дыялогавым акне "Экспарт кантактаў" укажыце 2 рэчы:
   • У раздзеле " Якія кантакты вы хочаце экспартаваць " выберыце, ці трэба экспартаваць усе кантакты або толькі асобная група. Калі вы хочаце экспартаваць толькі тыя кантакты, якія вы імпартавалі з Outlook, разумна выбраць адпаведную групу Імпартаваныя .
   • У раздзеле « Які фармат экспарту », выберыце фармат Outlook CSV .

   Затым націсніце кнопку Экспарт , каб завяршыць працэс экспарту.

8. Нарэшце, імпартуйце аб'яднаныя кантакты назад у Outlook, як апісана ў кроку 4 папярэдняга метаду. Не забудзьце выбраць " Не імпартаваць дублікаты элементаў "!

   Парада: перад імпартам аб'яднайце кантактыз Gmail, вы можаце перамясціць усе кантакты з асноўнай папкі Outlook у папку рэзервовай копіі, каб пазбегнуць стварэння новых дублікатаў.

Звязаць дублікаты кантактаў у Outlook 2013 і 2016

Калі вы выкарыстоўваеце Outlook 2013 або Outlook 2016, вы можаце хутка аб'яднаць некалькі кантактаў, звязаных з адным чалавекам, выкарыстоўваючы опцыю Звязаць кантакты .

1. Адкрыйце спіс кантактаў, націснуўшы Людзі ў ніжняй частцы панэлі навігацыі.
2. Націсніце на кантакт, які хочаце аб'яднаць, каб выбраць яго.
3. Затым націсніце маленькую кнопку з кропкамі побач з Рэдагаваць , каб адкрыць выпадальнае меню, і абярыце Звязаць кантакты з спіс.
4. У раздзеле Звязаць іншыя кантакты пачніце ўводзіць імя чалавека, якога вы хочаце звязаць, у поле пошуку, і падчас уводу Outlook будзе адлюстроўваць усе кантакты, якія адпавядаюць вашаму пошук.
5. Выберыце неабходны(-ыя) кантакт(-ы) са спісу вынікаў і націсніце на яго. Выбраныя кантакты будуць адразу ж аб'яднаны, і вы ўбачыце іх імёны пад загалоўкам Звязаныя кантакты . Усё, што вам трэба зрабіць, гэта націснуць ОК , каб захаваць змены.

Вядома, функцыя "Звязаць кантакты" - не лепшы выбар для ачысткі вялікага спісу кантактаў, загрувашчанага дублікатамі, але яна дакладна дапаможа вам хутка аб'яднаць некалькі аднолькавых кантактаў у адзін адзін.

Як прадухіліць дублікаты кантактаў у вашым Outlook

Цяпершто вы прыбралі беспарадак у кантактах Outlook, мае сэнс выдаткаваць яшчэ некалькі хвілін і даведацца, як падтрымліваць спіс кантактаў у чысціні ў будучыні. Гэтага можна лёгка дасягнуць, уключыўшы аўтаматычны дэтэктар дублікатаў кантактаў Outlook. Паглядзіце, як гэта зрабіць у Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Перайдзіце на ўкладку Файл > Параметры > Кантакты .
2. У раздзеле " Імёны і файлы " выберыце Праверыць наяўнасць дублікатаў кантактаў пры захаванні новых кантактаў і націсніце OK.

Так, гэта так проста! З гэтага моманту Outlook будзе прапаноўваць аб'яднаць новы кантакт, які вы дадаяце, з існуючым, калі яны абодва маюць падобнае імя або аднолькавы адрас электроннай пошты.

Парада. Пасля аб'яднання дублікатаў вы можаце экспартаваць свае кантакты Outlook у файл CSV для рэзервовага капіравання.

Спадзяюся, зараз у вас ёсць чысты і акуратны спіс кантактаў у Outlook і вы ведаеце, як падтрымліваць парадак. Дзякуй за чытанне!