Bu makalede, herhangi bir üçüncü taraf araç kullanmadan Outlook'ta yinelenen kişileri nasıl birleştireceğinizi ve gelecekte kişi listenizi nasıl temiz tutacağınızı öğreneceksiniz.

Microsoft Outlook, kullandığımız ve sevdiğimiz pek çok kullanışlı araç ve farkında olmadığımız daha da fazla özellik sunar. Ancak ne yazık ki, adres defterini tekilleştirme ve birden fazla yinelenen kişiyi tek bir kişide birleştirme seçeneği mevcut değildir.

Neyse ki, yalnızca Outlook'un açıkça sağladığı araçları kullanmakla sınırlı değiliz. Biraz yaratıcılıkla, karşılaştığınız herhangi bir görevi veya neredeyse her görevi çözmenin bir yolunu bulabilirsiniz. Bu makalenin ilerleyen bölümlerinde, Outlook kişilerinizde yinelenenleri nasıl kontrol edebileceğinizi ve herhangi bir üçüncü taraf yazılımı kullanmadan bunları nasıl birleştirebileceğinizi bulacaksınız.

Outlook'ta neden yinelenen kişiler görünüyor?

Çoğaltmaya yol açan en yaygın neden şudur bir mesajı Kişiler klasörüne sürükleme Elbette bu, Outlook'ta yeni bir kişi eklemenin en hızlı yoludur ve bunda yanlış bir şey yoktur. Ancak, arada bir kişileri manuel olarak da oluşturursanız, örneğin kişinin adını yanlış yazarsanız veya farklı bir şekilde girerseniz, aynı kişi için birden fazla kişiye sahip olabilirsiniz.

Temas tekrarına yol açan bir başka senaryo da bir kişi size farklı hesaplardan e-posta gönderir Örneğin, kurumsal e-posta adresini ve kişisel Gmail adresini kullanarak. Bu durumda, yeni bir kişiyi nasıl oluşturursanız oluşturun, bir mesajı Kişiler klasörüne sürükleyerek veya şeritteki "Yeni Kişi" düğmesine tıklayarak, aynı kişi için yine de ek bir kişi oluşturulacaktır.

Senkronizasyon LinkedIn, Facebook ve Twitter gibi sosyal platformların yanı sıra bir dizüstü bilgisayar veya mobil cihazla da aynı kişi farklı adres defterlerinde farklı isimler altında listeleniyorsa, örneğin Robert Smith, Bob Smith ve Robert B. Smith Outlook'unuzda birden fazla kişi oluşturulmasını hiçbir şey engelleyemez.

Eğer kurumsal bir ortamda çalışıyorsanız, şirketinizin aşağıdaki özelliklere sahip olması durumunda mükerrer kişiler ortaya çıkabilir birkaç adres defteri Exchange sunucularında.

Önemli ayrıntılar Outlook'unuzdaki birkaç yinelenen kişiye dağıldığında ne gibi sorunlar yaşayabileceğinizi açıklamaya gerek yok sanırım. Bu makaleyi okuyorsanız, büyük olasılıkla bunu çözmek için bir çözüm arıyorsunuz demektir. Ve aşağıda aralarından seçim yapabileceğiniz bir dizi çözüm bulacaksınız.

Outlook'ta yinelenen kişiler nasıl birleştirilir

Çoğu durumda Outlook, zaten var olan bir kişiyi oluşturmaya çalıştığınızda yinelemeyi önleyecek kadar akıllıdır. Ancak, adres defterinizde zaten çok sayıda yinelenen kişi varsa, karmaşayı temizlemek için özel bir teknik uygulamanız gerekir. Tamam, başlayalım!

Not: Kazara veri kaybını kalıcı hale getirmek için önce Outlook kişilerinizi Excel'e aktarmak gibi bir yedek kopya oluşturmanızı önemle tavsiye ederiz.

1. Yeni bir Kişiler klasörü oluşturun Outlook Kişiler'de, geçerli Kişiler klasörünüze sağ tıklayın ve Yeni Klasör... bağlam menüsünden.

   Bu klasöre bir isim verin, diyelim ki Dupleksleri birleştirme bu örnek için.

2. Tüm Outlook kişilerinizi yeni oluşturulan klasöre taşıyın Mevcut kişiler klasörünüze geçin ve tüm kişileri seçmek için CTRL+A tuşlarına basın, ardından yeni oluşturulan klasöre taşımak için CTRL+SHIFT+V tuşlarına basın ( Dupleksleri birleştirme klasörü).

   İpucu: Kısayollar konusunda çok rahat değilseniz, seçili kişilere sağ tıklayıp Hareket bağlam menüsünden.

3. Kişileri bir .csv dosyasına aktarın kullanarak " İthalat ve İhracat " sihirbaz.

   Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 ve Outlook 2019'da şu adrese gidin Dosya> Aç> İçe Aktar .

   Outlook 2007 ve Outlook 2003'te, bu sihirbazı Dosya> İçe ve Dışa Aktar...

   Sihirbaz dışa aktarma işlemi boyunca size yol gösterecek ve siz de aşağıdaki seçenekleri belirleyeceksiniz:

   • Adım 1. " Dosyaya Aktar ".
   • Adım 2. " Virgülle Ayrılmış Değerler (Windows) ".
   • 3. Adım Dupleksleri birleştirme daha önce oluşturduğunuz klasör.
   • Adım 4. .csv dosyasını kaydetmek için hedef klasörü seçin.
   • Adım 5. Tıklayın Bitirmek dışa aktarma işlemini tamamlamak için.

   İpucu:

   Ve işte Satırları Birleştirme Sihirbazı'nı kullandıktan sonra elde ettiğimiz şey.

   Satır Birleştirme Sihirbazı'nı kendi verileriniz üzerinde denemek isterseniz, tam işlevli deneme sürümünü buradan indirebilirsiniz.

4. Kişileri CSV dosyasından varsayılan Kişiler klasörünüze aktarın.

   Başlat İthalat sihirbazını 3. adımda açıklandığı gibi tekrar açın ve aşağıdaki seçenekleri belirleyin:

   • Adım 1. " Başka bir programdan veya dosyadan içe aktarma ".
   • Adım 2. " Virgülle Ayrılmış Değerler (Windows) ".
   • Adım 3. Dışa aktarılan .csv dosyasına göz atın.
   • Adım 4. " Yinelenen öğeleri içe aktarmayın ". Bu, hile yapan anahtar seçenektir!
   • Adım 5. Kişileri içe aktarmak için hedef klasör olarak şu anda boş olan ana Kişiler klasörünüzü seçin.
   • Adım 6. Tıklayın Bitirmek içe aktarma işlemini tamamlamak için.
5. Tekilleştirilmiş kişileri orijinal kişilerle birleştirin.

   Şimdi ana Kişiler klasörünüzde bulunan ayrılmış kişileri, Merge dupes klasöründe bulunan orijinal kişilerle birleştirmeniz gerekir, böylece hiçbir kişi detayı kaybolmaz.

   Açın Dupleksleri birleştirme klasörünü seçin ve tüm kişileri seçmek için CTRL+A tuşlarına basın. Ardından CTRL+SHIFT+V tuşlarına basın ve kişileri ana Kişiler klasörünüze taşımayı seçin.

   Bir kopya tespit edildiğinde, Outlook mevcut kişinin bilgilerini güncellemenizi öneren bir açılır mesaj verir ve aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi eklenecek veya güncellenecek verilerin bir önizlemesini görüntüler.

   Not: CSV dosyasındaki yinelenen satırları birleştirmek için Satırları Birleştirme Sihirbazı'nı kullandıysanız, tüm kişi bilgileri CSV dosyasında birleştirildiğinden ve zaten ana Kişiler klasörünüzde bulunduğundan, bu adıma aslında gerek yoktur.

   
   • Seçin Güncelleme bunlar yinelenen kişilerse ve bunları birleştirmek istiyorsanız.
   • Seçin Yeni kişi ekle aslında iki farklı kişi olup olmadıkları.
   • Süreci hızlandırmak istiyorsanız Tümünü Güncelle ve tüm değişiklikler tüm yinelenen kişilerde otomatik olarak kabul edilecektir.
   • Belirli bir kişiyi daha sonra incelemek isterseniz Atla Bu durumda orijinal kişi öğesi Dupleksleri birleştirme Klasör.

   Outlook farklı bir e-posta adresine sahip yinelenen bir kişi algıladığında ve bir kişiyi güncellemeyi seçtiğinizde, kişinin geçerli e-posta adresi " E-posta 2 " alanı, yukarıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi.

   Ayrıca bakınız: Excel: hücrelerdeki ve aralıklardaki karakter sayısını sayma

   Not: Yinelenen kişiler eklerken Outlook'unuz bu iletişim kutusunu göstermiyorsa, büyük olasılıkla yinelenen kişi algılayıcısı kapalıdır. Yinelenen Kişileri Denetle özelliğini nasıl etkinleştireceğinize bakın.

Gmail kullanarak yinelenen Outlook kişilerini birleştirme

Bir Gmail e-posta hesabınız varsa (sanırım bugünlerde çoğu kişi var), yinelenen Outlook kişilerini birleştirmek için kullanabilirsiniz. Özetle, prosedür aşağıdaki gibidir. Outlook kişilerinizi bir .csv dosyasına aktarın, bu dosyayı Gmail hesabınıza aktarın, Gmail'de bulunan "Yinelenenleri bul ve birleştir" işlevini kullanın ve son olarak ayrıştırılan kişileri Outlook'a geri aktarın.

Daha ayrıntılı talimat istiyorsanız, buyurun:

1. Outlook kişilerinizi yukarıdaki 3. adımda açıklandığı gibi bir CSV dosyasına aktarın ( Dosya sekmesi> Aç> İçe aktar> Dosyaya aktar> Virgülle Ayrılmış Dosya (Windows) ).
2. Gmail hesabınıza giriş yapın, Kişiler'e gidin ve ardından Kişileri İçe Aktar...
3. Tıklayınız Dosya Seçin düğmesine basın ve 1. adımda oluşturduğunuz CSV dosyasına göz atın.

   Gmail, içe aktarılan her dosya için yeni bir kişi grubu oluşturur, böylece dosyaya daha sonra kolayca erişebilir ve inceleyebilirsiniz.

4. İçe aktarma işlemi tamamlandıktan sonra Yinelenenleri bul & birleştir Bağlantı.
5. Bulunan yinelenen kişilerin bir listesi görüntülenir ve genişletmek Birleştirilecek kişileri incelemek ve doğrulamak için bağlantı.

   Eğer her şey Tamam. , tıklayın Birleştirme .

   Bir uyarı : Ne yazık ki Gmail, bir kişinin adında küçük farklılıklar olan yinelenen kişileri tespit etmek için Outlook kadar akıllı değil (ya da belki sadece aşırı ihtiyatlı). Örneğin, sahte kişimizi tanımlayamadı Elina Anderson ve Elina K. Anderson Bu nedenle, birleştirilmiş kişileri Outlook'a geri aktardıktan sonra birkaç kopya görürseniz hayal kırıklığına uğramayın. Bu sizin hatanız değil, her şeyi doğru yaptınız! Ve Gmail için hala iyileştirme için yer var : )

6. Gmail'de, tıklayın Daha fazla> İhracat... Birleştirilen kişileri Outlook'a geri aktarmak için.
7. Kişileri dışa aktar iletişim penceresinde 2 şey belirtin:
   • Altında " Hangi kişileri dışa aktarmak istiyorsunuz " seçeneğini belirleyin, tüm kişileri mi yoksa yalnızca belirli bir grubu mu dışa aktaracağınızı seçin. Yalnızca Outlook'tan içe aktardığınız kişileri dışa aktarmak istiyorsanız, ilgili İthal Grup.
   • Altında " Hangi dışa aktarma formatı ", seçin Outlook CSV biçimi .

   Ardından İhracat düğmesine basarak dışa aktarma işlemini tamamlayın.

8. Son olarak, önceki yöntemin 4. adımında açıklandığı gibi, birleştirilen kişileri Outlook'a geri aktarın. " Yinelenen öğeleri içe aktarmayın "!

   İpucu: Birleştirme kişilerini Gmail'den içe aktarmadan önce, daha fazla kopya oluşmasını önlemek için tüm kişileri ana Outlook klasörünüzden bir yedek klasöre taşıyabilirsiniz.

Outlook 2013 ve 2016'da yinelenen kişileri bağlama

Outlook 2013 veya Outlook 2016 kullanıyorsanız, aynı kişiyle ilgili birkaç kişiyi hızlı bir şekilde birleştirmek için Bağlantı Kişileri seçenek.

1. Tıklayarak kişi listenizi açın İnsanlar Gezinti bölmesinin alt kısmında.
2. Seçmek için birleştirmek istediğiniz kişinin üzerine tıklayın.
3. Ardından küçük noktalar düğmesi yanında Düzenle açılır menüsünü açmak için ve Bağlantı Kişileri listeden.
4. altında Başka Kişileri Bağlayın bölümünde, arama alanına bağlamak istediğiniz kişinin adını yazmaya başlayın; siz yazdıkça Outlook aramanızla eşleşen tüm kişileri görüntüleyecektir.
5. Sonuç listesinden gerekli kişi(ler)i seçin ve üzerine tıklayın. Seçilen kişiler hemen birleştirilecek ve adlarını Bağlantılı Kişiler Başlık. Tek yapmanız gereken TAMAM. değişiklikleri kaydetmek için.

Elbette, Kişileri Bağla özelliği kopyalarla dolu büyük bir kişi listesini temizlemek için en iyi seçenek değildir, ancak birkaç aynı kişiyi hızlı bir şekilde tek bir kişide birleştirmenize kesinlikle yardımcı olacaktır.

Outlook'unuzda yinelenen kişiler nasıl önlenir

Artık Outlook kişilerindeki karmaşayı temizlediğinize göre, birkaç dakika daha ayırıp kişi listenizi gelecekte nasıl temiz tutacağınızı öğrenmeniz mantıklı olacaktır. Bu, otomatik Outlook yinelenen kişi algılayıcısını etkinleştirerek kolayca gerçekleştirilebilir. Microsoft Outlook 2019 - 2010'da bunun nasıl yapılacağını görün:

1. Şuraya git Dosya sekmesi> Seçenekler> Kişiler .
2. Altında " İsimler ve dosyalama ", seçin Yeni Kişileri Kaydederken Yinelenen Kişileri Kontrol Etme ve Tamam'a tıklayın.

Evet, bu kadar kolay! Şu andan itibaren Outlook, eklediğiniz yeni kişi benzer bir ada veya aynı e-posta adresine sahipse, mevcut kişiyle birleştirmeyi önerecektir.

İpucu: Kopyalar birleştirildikten sonra, Outlook kişilerinizi yedekleme amacıyla CSV dosyasına aktarabilirsiniz.

Umarım artık Outlook'unuzda temiz ve düzenli bir kişi listeniz vardır ve düzeni nasıl koruyacağınızı biliyorsunuzdur. Okuduğunuz için teşekkürler!