En este artículo aprenderás a fusionar contactos duplicados en Outlook sin utilizar herramientas de terceros y a mantener limpia tu lista de contactos en el futuro.

Microsoft Outlook ofrece montones de herramientas prácticas que utilizamos y nos encantan, y aún más funciones que desconocemos. Pero, lamentablemente, no incluye una opción para deduplicar la libreta de direcciones y combinar varios contactos duplicados en uno solo.

Por suerte, no estamos limitados a utilizar sólo las herramientas que Outlook proporciona explícitamente. Con sólo un poco de creatividad puedes encontrar la manera de resolver cualquier tarea, o casi cualquier tarea, a la que te enfrentes. Más adelante en este artículo encontrarás cómo puedes comprobar si tus contactos de Outlook están duplicados y combinarlos sin utilizar ningún software de terceros.

Por qué aparecen contactos duplicados en Outlook

La razón más común que conduce a la duplicación es arrastrar un mensaje a la carpeta Contactos en el panel de navegación para que se cree un contacto automáticamente. Por supuesto, esta es la forma más rápida de añadir un nuevo contacto en Outlook y no tiene nada de malo. Sin embargo, si también creas contactos manualmente de vez en cuando, puedes acabar teniendo varios contactos para la misma persona, por ejemplo, si escribes mal el nombre del contacto o lo introduces de forma diferente.

Otra situación que da lugar a la duplicación de contactos es cuando una persona le envía correos electrónicos desde diferentes cuentas En este caso, independientemente de cómo crees un nuevo contacto, arrastrando un mensaje a la carpeta Contactos o haciendo clic en el botón "Nuevo contacto" de la cinta, se creará de todos modos un contacto adicional para la misma persona.

Sincronización con un ordenador portátil o un dispositivo móvil, así como con plataformas sociales como LinkedIn, Facebook y Twitter, también puede producir contactos duplicados. Por ejemplo, si una misma persona aparece con distintos nombres en diferentes libretas de direcciones, digamos Robert Smith, Bob Smith y Robert B. Smith Nada impide que se creen varios contactos en Outlook.

Si trabaja en un entorno corporativo, pueden surgir contactos duplicados en caso de que su empresa mantenga varias libretas de direcciones en sus servidores Exchange.

Creo que no hace falta explicar qué problemas puedes tener cuando los datos importantes están dispersos entre varios contactos duplicados en tu Outlook. Si estás leyendo este artículo, lo más probable es que estés buscando una solución para solucionarlo. Y a continuación encontrarás varias soluciones entre las que elegir.

Cómo fusionar contactos duplicados en Outlook

En la mayoría de los casos, Outlook es lo suficientemente inteligente como para evitar la duplicación cuando intentas crear un contacto que ya existe. Sin embargo, si ya tienes varios contactos duplicados en tu libreta de direcciones, tendrás que aplicar una técnica especial para limpiar el desorden. Bien, ¡empecemos!

Nota: para evitar la pérdida accidental de datos, te recomendamos que hagas primero una copia de seguridad, por ejemplo exportando tus contactos de Outlook a Excel.

1. Crear una nueva carpeta Contactos En Contactos de Outlook, haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta Contactos actual y seleccione Nueva carpeta... del menú contextual.

   Démosle un nombre a esta carpeta, llamémosla Fusionar duplicados para este ejemplo.

2. Mueve todos tus contactos de Outlook a la carpeta recién creada Cambia a tu carpeta de contactos actual y pulsa CTRL+A para seleccionar todos los contactos y, a continuación, pulsa CTRL+MAYÚS+V para moverlos a la carpeta recién creada ( Fusionar duplicados carpeta).

   Consejo: Si no te sientes muy cómodo con los accesos directos, puedes simplemente hacer clic con el botón derecho en los contactos seleccionados y elegir Mover del menú contextual.

3. Exportar los contactos a un archivo .csv utilizando " Importación y exportación " mago.

   En Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 y Outlook 2019, vaya a Archivo> Abrir> Importar .

   En Outlook 2007 y Outlook 2003, encontrará este asistente en Archivo> Importar y exportar...

   El asistente le guiará por el proceso de exportación y usted elegirá las siguientes opciones:

   • Paso 1. " Exportar a un archivo ".
   • Paso 2. " Valores separados por comas (Windows) ".
   • Paso 3. Seleccione el Fusionar duplicados que creó anteriormente.
   • Paso 4. Elija la carpeta de destino para guardar el archivo .csv.
   • Paso 5. Haga clic en Acabado para completar el proceso de exportación.

   Consejo:

   Ver también: Cómo convertir letra de columna a número en Excel

   Y esto es lo que tenemos después de utilizar el Asistente para combinar filas.

   Si está interesado en probar el Asistente para combinar filas con sus propios datos, puede descargar una versión de prueba totalmente funcional aquí.

4. Importa los contactos del archivo CSV a tu carpeta de contactos predeterminada.

   Inicie el Importar como se describe en el paso 3 y seleccione las siguientes opciones:

   • Paso 1. " Importar desde otro programa o archivo ".
   • Paso 2. " Valores separados por comas (Windows) ".
   • Paso 3. Busque el archivo .csv exportado.
   • Paso 4. Asegúrese de seleccionar " No importar elementos duplicados ". ¡Esta es la opción clave que funciona!
   • Paso 5. Selecciona tu carpeta principal de Contactos, que actualmente está vacía, como carpeta de destino a la que importar los contactos.
   • Paso 6. Haga clic en Acabado para completar el proceso de importación.
5. Fusiona los contactos deduplicados con los originales.

   Ahora tienes que fusionar los contactos eliminados que están en la carpeta principal de Contactos con los contactos originales que están en la carpeta Fusionar duplicados, para que no se pierda ningún contacto.

   Abra el Fusionar duplicados y pulsa CTRL+A para seleccionar todos los contactos. A continuación, pulsa CTRL+MAYÚS+V y elige mover los contactos a la carpeta principal de Contactos.

   Cuando se detecta un duplicado, Outlook lanzará un mensaje emergente sugiriéndole que actualice la información del contacto existente y mostrará una vista previa de los datos que se añadirán o actualizarán, como se muestra en la captura de pantalla siguiente.

   Nota: Si has utilizado el Asistente para combinar filas para combinar filas duplicadas en el archivo CSV, este paso no es necesario, ya que todos los datos de contacto se combinaron en un archivo CSV y ya están en la carpeta principal de Contactos.

   
   • Elija Actualización si se trata de contactos duplicados y desea fusionarlos.
   • Elija Añadir nuevo contacto si son, de hecho, dos contactos diferentes.
   • Si desea acelerar el proceso, haga clic en Actualizar todo y todos los cambios se aceptarán automáticamente en todos los contactos duplicados.
   • Si desea revisar un contacto concreto más tarde, haga clic en Saltar En este caso, el elemento de contacto original permanecerá en la carpeta Fusionar duplicados carpeta.

   Cuando Outlook detecta un contacto duplicado con una dirección de correo electrónico diferente y decides actualizar un contacto, la dirección de correo electrónico actual del contacto se moverá a la " Correo electrónico 2 "como se muestra en la captura de pantalla anterior.

   Nota: Si Outlook no muestra este cuadro de diálogo al añadir contactos duplicados, lo más probable es que el detector de contactos duplicados esté desactivado. Consulta cómo activar la función Buscar contactos duplicados.

Combinar contactos duplicados de Outlook con Gmail

Si tienes una cuenta de correo electrónico de Gmail (supongo que la mayoría de la gente la tiene hoy en día), puedes utilizarla para fusionar contactos duplicados de Outlook. En pocas palabras, el procedimiento es el siguiente: exporta tus contactos de Outlook a un archivo .csv, importa ese archivo a tu cuenta de Gmail, utiliza la función "Buscar y fusionar duplicados" disponible en Gmail y, por último, vuelve a importar los contactos deduplicados a Outlook.

Si quieres instrucciones más detalladas, aquí tienes:

1. Exporte sus contactos de Outlook a un archivo CSV, como se describe en el paso 3 anterior ( Ficha Archivo> Abrir> Importar> Exportar a un archivo> Archivo separado por comas (Windows) ).
2. Accede a tu cuenta de Gmail, ve a Contactos y haz clic en Importar contactos...
3. Haga clic en el botón Elegir archivo y busque el archivo CSV que creó en el paso 1.

   Gmail crea un nuevo grupo de contactos para cada archivo importado, de modo que puedas acceder a él fácilmente y revisarlo más tarde.

4. Una vez finalizada la importación, pulse el botón Buscar y fusionar duplicados enlace.
5. Aparecerá una lista de los contactos duplicados encontrados y podrá hacer clic en el botón ampliar para revisar y verificar los contactos que se van a fusionar.

   Si todo está Vale pulse Fusión .

   Advertencia Lamentablemente, Gmail no es tan inteligente como Outlook (o tal vez sólo demasiado cauteloso) para detectar contactos duplicados con pequeñas diferencias en los nombres de los contactos. Por ejemplo, no identificó nuestro contacto falso Elina Anderson y Elina K. Anderson y una misma persona. Por eso, no te decepciones si detectas un par de duplicados después de importar los contactos fusionados de nuevo a Outlook. No es culpa tuya, ¡lo has hecho todo bien! Y aún hay margen de mejora para Gmail : )

6. En Gmail, haz clic en Más> Exportar... para volver a transferir los contactos fusionados a Outlook.
7. En la ventana de diálogo Exportar contactos, especifique 2 cosas:
   • Bajo " Qué contactos quieres exportar ", elija si desea exportar todos los contactos o sólo un grupo determinado. Si sólo desea exportar los contactos que ha importado de Outlook, es lógico que seleccione la opción correspondiente Importado grupo.
   • Bajo " Qué formato de exportación ", seleccione Formato CSV de Outlook .

   A continuación, haga clic en el botón Exportar para finalizar el proceso de exportación.

8. Por último, importa los contactos fusionados de nuevo a Outlook, tal y como se describe en el paso 4 del método anterior. Recuerda seleccionar " No importar elementos duplicados ¡"!

   Consejo: Antes de importar los contactos fusionados de Gmail, puedes mover todos los contactos de la carpeta principal de Outlook a una carpeta de copia de seguridad para evitar crear más duplicados.

Vincular contactos duplicados en Outlook 2013 y 2016

Si utiliza Outlook 2013 o Outlook 2016, puede combinar rápidamente varios contactos relacionados con la misma persona mediante la función Contactos opción.

1. Abra su lista de contactos pulsando Personas en la parte inferior del panel de navegación.
2. Haga clic en el contacto que desea fusionar para seleccionarlo.
3. A continuación, haga clic en el pequeño Botón de puntos junto a Editar para abrir el menú desplegable y seleccione Contactos de la lista.
4. En virtud de la Vincular otro contacto empieza a escribir el nombre de la persona que quieres vincular en el campo de búsqueda y, a medida que escribas, Outlook mostrará todos los contactos que coincidan con tu búsqueda.
5. Seleccione los contactos necesarios de la lista de resultados y haga clic en ellos. Los contactos seleccionados se fusionarán inmediatamente y verá sus nombres bajo el icono Contactos vinculados Sólo tiene que hacer clic en OK para guardar los cambios.

Por supuesto, la función Vincular contactos no es la mejor opción para limpiar una gran lista de contactos repleta de duplicados, pero sin duda te ayudará a fusionar rápidamente unos cuantos contactos idénticos en uno solo.

Cómo evitar los contactos duplicados en Outlook

Ahora que ha limpiado el desorden en los contactos de Outlook, tiene sentido invertir unos minutos más y aprender cómo mantener su lista de contactos limpia en el futuro. Esto se puede lograr fácilmente habilitando el detector automático de contactos duplicados de Outlook. Vea cómo hacer esto en Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Ir a la Ficha Archivo> Opciones> Contactos .
2. Bajo " Nombres y archivo ", seleccione Comprobar si hay contactos duplicados al guardar nuevos contactos y haz clic en Aceptar.

Sí, ¡así de fácil! A partir de ahora, Outlook te sugerirá fusionar un nuevo contacto que estés añadiendo con el ya existente, si ambos tienen un nombre similar o una dirección de correo electrónico idéntica.

Sugerencia: Una vez fusionados los duplicados, puede exportar los contactos de Outlook a un archivo CSV como copia de seguridad.

Esperamos que ahora tengas una lista de contactos limpia y ordenada en tu Outlook y que sepas cómo mantener el orden ¡Gracias por leer!