Бұл мақалада сіз Outlook бағдарламасында үшінші тарап құралдарын пайдаланбай қайталанатын контактілерді біріктіруді және болашақта контактілер тізімін қалай таза ұстау керектігін үйренесіз.

Microsoft Outlook. біз пайдаланатын және жақсы көретін көптеген ыңғайлы құралдарды және біз білмейтін көптеген мүмкіндіктерді ұсынады. Өкінішке орай, мекенжайлық кітапты жою және бірнеше қайталанатын контактілерді біреуге біріктіру опциясы жоқ.

Бақытымызға орай, біз тек Outlook нақты беретін құралдарды пайдаланумен шектелмейміз. Кішкене шығармашылықпен сіз кез келген немесе кез келген дерлік кез келген тапсырманы шешудің жолын таба аласыз. Әрі қарай осы мақалада Outlook контактілерінде көшірмелердің бар-жоғын қалай тексеруге және оларды үшінші тарап бағдарламалық құралын пайдаланбай біріктіруге болатынын таба аласыз.

Неліктен Outlook бағдарламасында қайталанатын контактілер пайда болады

Көшіруге әкелетін ең көп тараған себеп - контакт автоматты түрде жасалуы үшін хабарламаны Шарлау аумағындағы Контактілер қалтасына сүйреп апару. Әрине, бұл Outlook бағдарламасында жаңа контактіні қосудың ең жылдам жолы және бұл туралы ештеңе жоқ. Дегенмен, контактілерді анда-санда қолмен жасасаңыз, бір адам үшін бірнеше контактілер болуы мүмкін, мысалы: егер контактінің атын қате жазсаңыз немесе оны басқа жолмен енгізсеңіз.

Контактілердің қайталануына әкелетін тағы бір сценарий адам сізге басқа жерден электрондық хат жіберуі.шоттар , мысалы. оның корпоративтік электрондық пошта мекенжайын және жеке Gmail мекенжайын пайдалану. Бұл жағдайда жаңа контактіні қалай жасағаныңызға қарамастан, хабарламаны «Контактілер» қалтасына апару немесе таспадағы «Жаңа контакт» түймесін басу арқылы бәрібір сол адамға қосымша контакт жасалады.

Егер сіз корпоративтік ортада жұмыс жасасаңыз, компанияңыз Exchange серверлерінде бірнеше мекенжай кітапшасын сақтаған жағдайда қайталанатын контактілер пайда болуы мүмкін.

Менің ойымша, бұл қажет емес. Outlook бағдарламасында маңызды мәліметтер бірнеше қайталанатын контактілерге шашыраған кезде қандай мәселелер туындауы мүмкін екенін түсіндіру. Егер сіз осы мақаланы оқып жатсаңыз, сіз оны шешудің шешімін іздеген боларсыз. Ал төменде таңдауға болатын бірқатар шешімдерді табасыз.

Outlook бағдарламасында қайталанатын контактілерді біріктіру жолы

Көп жағдайда Outlook контакті жасау кезінде қайталануды болдырмау үшін жеткілікті ақылды. бұл бұрыннан бар. Дегенмен, егер сізде бұрыннан бар болсамекен-жай кітапшасындағы қайталанатын контактілер үшін, ластануды тазарту үшін арнайы әдісті қолдану керек. Жарайды, бастайық!

Ескерту. Деректердің біржола кездейсоқ жоғалуы үшін алдымен сақтық көшірме жасауды ұсынамыз, мысалы, Outlook контактілерін Excel бағдарламасына экспорттау.

1. Жаңа Контактілер қалтасын жасау . Outlook контактілерінде ағымдағы контактілер қалтасын тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, контекстік мәзірден Жаңа қалта... тармағын таңдаңыз.

   Осы қалтаға ат беріңіз, оны осы мысал үшін Біріктіру деп атаймыз.

2. Барлық Outlook контактілерін жаңадан жасалған қалтаға жылжытыңыз . Ағымдағы контактілер қалтасына ауысыңыз және барлық контактілерді таңдау үшін CTRL+A пернелер тіркесімін басыңыз, содан кейін оларды жаңадан жасалған қалтаға жылжыту үшін CTRL+SHIFT+V пернелер тіркесімін басыңыз ( Қойылған файлдарды біріктіру қалтасы).

   Кеңес: Төте жолдар сізге өте ыңғайлы болмаса, таңдалған контактілерді тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, контекстік мәзірден Жылжыту пәрменін таңдауға болады.

3. " Импорттау және экспорттау " шеберін пайдаланып контактілерді .csv файлына экспорттаңыз.

   Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 және Outlook 2019 нұсқаларында Файл > Open > Импорттау .

   Outlook 2007 және Outlook 2003 нұсқаларында бұл шеберді Файл > Импорттау және экспорттау...

   Шебер сізді экспорттау процесі арқылы көрсетеді және сіз келесі опцияларды таңдайсыз:

   • 1-қадам. " Экспорттау аФайл ".
   • 2-қадам. " Үтірмен бөлінген мәндер (Windows) ".
   • 3-қадам. Көшірмелерді біріктіру қалтасын таңдаңыз. бұрын жасалған.
   • 4-қадам. .csv файлын сақтау үшін тағайындалған қалтаны таңдаңыз.
   • 5-қадам. Экспорттау процесін аяқтау үшін Аяқтау түймесін басыңыз.

   Кеңес:

   Жолдарды біріктіру шеберін пайдаланғаннан кейін бізде мына нәрсе бар.

   Жолдарды біріктіру шеберін өз деректеріңізде қолданғыңыз келсе, толық жұмыс істейтін сынақ нұсқасын осы жерден жүктеп алыңыз.

4. Контактілерді CSV файлынан әдепкі контактілер қалтаңызға импорттаңыз.

   Бастаңыз Импорттау шеберін 3-қадамда сипатталғандай қайталап, келесі опцияларды таңдаңыз:

   • 1-қадам. " Басқа бағдарламадан немесе файлдан импорттау ".
   • 2-қадам. " Үтірмен бөлінген мәндер (Windows) ".
   • 3-қадам. Экспортталған .csv файлына өтіңіз.
   • 4-қадам. " Қайталанатын элементтерді импорттамаңыз " таңдаңыз. Бұл әрекетті орындайтын негізгі опция!
   • 5-қадам. Негізгі элементті таңдаңыз. Контактілерді импорттау үшін тағайындалған қалта ретінде қазір бос контактілер қалтасы.
   • 6-қадам. Импорттау процесін аяқтау үшін Аяқтау түймесін басыңыз.
5. Қайтадан шығарылған контактілерді түпнұсқаларымен біріктіріңіз.

   Енді негізгі контактілер қалтасында орналасқан қайталанбаған контактілерді біріктіру қалтасында орналасқан түпнұсқа контактілермен біріктіру керек. солешбір контакт мәліметтері жоғалмайды.

   Біріктіру көшірмелері қалтасын ашып, барлық контактілерді таңдау үшін CTRL+A пернелерін басыңыз. Содан кейін CTRL+SHIFT+V пернелер тіркесімін басып, контактілерді негізгі Контактілер қалтасына жылжытуды таңдаңыз.

   Көшірме анықталғанда, Outlook бағдарламасы бар контакті туралы ақпаратты жаңартуды және көрсетуді ұсынатын қалқымалы хабарды шығарады. төмендегі скриншотта көрсетілгендей қосылатын немесе жаңартылатын деректерді алдын ала қарау.

   Ескертпе: CSV файлындағы қайталанатын жолдарды біріктіру үшін Жолдарды біріктіру шеберін пайдаланған болсаңыз, бұл қадам іс жүзінде қажет емес. , себебі барлық контакт мәліметтері CSV файлында біріктірілген және сіздің негізгі Контактілер қалтасында бұрыннан бар.

   Сондай-ақ_қараңыз: Excel IFERROR & VLOOKUP - тұзақ #N/A және басқа қателер
   
   • Егер бұл қайталанатын контактілер болса және біріктіргіңіз келсе Жаңарту тармағын таңдаңыз. олар.
   • Егер олар шын мәнінде екі түрлі контакт болса, Жаңа контакт қосу пәрменін таңдаңыз.
   • Процесті жылдамдатқыңыз келсе, Барлығын жаңарту<түймесін басыңыз. 2> және барлық өзгертулер барлық қайталанатын контактілерде автоматты түрде қабылданады.
   • Егер белгілі бір контактіні кейінірек қарап шығу керек болса, Өткізіп жіберу түймесін басыңыз. Бұл жағдайда бастапқы контакт элементі Көшірмелерді біріктіру қалтасында қалады.

   Outlook басқа электрондық пошта мекенжайы бар қайталанатын контактіні анықтағанда және контактіні жаңартуды таңдағанда, контактінің ағымдағы электрондық пошта мекенжайы жоғарыдағы скриншотта көрсетілгендей « Электрондық пошта 2 » өрісіне жылжытылады.

   Сондай-ақ_қараңыз: Excel бағдарламасында таңбашалармен және басқа жолдармен жолдарды қалай кірістіруге болады

   Ескертпе: Егер сіздің Outlookқайталанатын контактілерді қосқанда бұл диалогты көрсетпейді, содан кейін қайталанатын контакт детекторы өшірулі болуы мүмкін. «Қайталанатын контактілерді тексеру» мүмкіндігін қосу жолын қараңыз.

Gmail арқылы қайталанатын Outlook контактілерін біріктіріңіз

Егер сізде Gmail электрондық пошта тіркелгісі болса (бұл күндері адамдардың көпшілігі солай істейді деп ойлаймын) , оны қайталанатын Outlook контактілерін біріктіру үшін пайдалануға болады. Бір сөзбен айтқанда, процедура келесідей. Outlook контактілерін .csv файлына экспорттаңыз, сол файлды Gmail тіркелгісіне импорттаңыз, Gmail қызметінде қолжетімді «Көшірмелерді табу және біріктіру» функциясын пайдаланыңыз және соңында қайта жойылған контактілерді Outlook бағдарламасына қайта импорттаңыз.

Қосымша қажет болса. егжей-тегжейлі нұсқау, міне келесіз:

1. Жоғарыдағы 3-қадамда сипатталғандай Outlook контактілерін CSV файлына экспорттаңыз ( Файл қойындысын > Ашу > Импорттау > Файлға экспорттау > ; Үтірмен бөлінген файл (Windows) ).
2. Gmail тіркелгіңізге кіріп, "Контактілер" бөліміне өтіп, Контактілерді импорттау...
<11 түймесін басыңыз> Файлды таңдау түймесін басып, 1-қадамда жасаған CSV файлын шолыңыз.

Gmail әр импортталған файл үшін жаңа контактілер тобын жасайды, осылайша сіз оған оңай қол жеткізіп, кейін қарай аласыз. .

3. Импорттау аяқталғаннан кейін Табу & көшірмелерді біріктіру сілтемесі.
4. Табылған қайталанатын контактілердің тізімі көрсетіледі және біріктірілетін контактілерді қарап шығу және тексеру үшін кеңейту сілтемесін басуға болады.

   Егер бәрі Жарайды болса, Біріктіру түймесін басыңыз.

   Ескерту сөзі : Өкінішке орай, Gmail соншалықты ақылды емес. контакт атауларында шамалы айырмашылықтары бар қайталанатын контактілерді анықтау үшін Outlook (немесе жай ғана тым сақ болуы мүмкін) ретінде. Мысалы, ол біздің жалған контактіні Элина Андерсон және Элина Андерсон және бір және бір адамды анықтай алмады. Сондықтан Outlook бағдарламасына біріктірілген контактілерді импорттағаннан кейін бірнеше көшірмелерді байқасаңыз, көңіліңіз қалмаңыз. Бұл сенің кінәң емес, сен бәрін дұрыс істедің! Gmail үшін әлі де жетілдіретін орын бар : )

5. Gmail-де Қосымша > Біріктірілген контактілерді Outlook бағдарламасына қайта тасымалдау үшін экспорттау... .
6. Контактілерді экспорттау тілқатысу терезесінде 2 нәрсені көрсетіңіз:
   • " Қандай контактілерді экспорттағыңыз келеді " астында барлық контактілерді экспорттауды немесе экспорттауды таңдаңыз немесе тек белгілі бір топ. Outlook бағдарламасынан импортталған контактілерді ғана экспорттағыңыз келсе, сәйкес Импортталған тобын таңдауға негіз болады.
   • " Қандай экспорт пішімі " астында, Outlook CSV пішімін таңдаңыз.

   Одан кейін экспорттау процесін аяқтау үшін Экспорттау түймесін басыңыз.

7. Соңында, алдыңғы әдістің 4-қадамында сипатталғандай біріктірілген контактілерді қайтадан Outlook бағдарламасына импорттаңыз. " Қайталанатын элементтерді импорттамаңыз " таңдауды ұмытпаңыз!

   Кеңес: Біріктіру контактілерін импорттаудан бұрынGmail поштасынан қосымша көшірмелерді жасамау үшін барлық контактілерді негізгі Outlook қалтасынан сақтық көшірме қалтасына жылжытуға болады.

Outlook 2013 және 2016 бағдарламаларында қайталанатын контактілерді байланыстыру

Егер Outlook 2013 немесе Outlook 2016 бағдарламасын пайдаланып жатсаңыз, Контактілерді байланыстыру опциясын пайдаланып бір адамға қатысты бірнеше контактілерді жылдам біріктіруге болады.

1. Контактілер тізімін түймесін басу арқылы ашыңыз. Адамдар шарлау тақтасының төменгі жағында.
2. Біріктірілетін контактіні таңдау үшін оны басыңыз.
3. Одан кейін ашылмалы мәзірді ашу үшін Өңдеу жанындағы шағын нүктелер түймешігін басыңыз және тізімнен Контактілерді байланыстыру тармағын таңдаңыз. тізім.
4. Басқа контактілерді байланыстыру бөлімінде іздеу өрісіне байланыстырғыңыз келетін адамның атын теруді бастаңыз және Outlook терген кезде сіздің контактілеріңізге сәйкес келетін барлық контактілер көрсетіледі. іздеу.
5. Нәтижелер тізімінен қажетті контакт(лар)ды таңдап, оны басыңыз. Таңдалған контактілер бірден біріктіріледі және олардың атын Байланыстырылған контактілер тақырыбынан көресіз. Өзгерістерді сақтау үшін OK түймесін басу жеткілікті.

Әрине, Байланыстарды байланыстыру мүмкіндігі көшірмелері бар үлкен контактілер тізімін тазалау үшін ең жақсы таңдау емес, бірақ ол бірнеше бірдей контактілерді бір контактіге жылдам біріктіруге көмектеседі. бірі.

Outlook бағдарламасында қайталанатын контактілерді қалай болдырмауға болады

ҚазірOutlook контактілеріндегі тәртіпсіздікті жойғаныңыз үшін, тағы бірнеше минут жұмсап, болашақта контактілер тізімін қалай таза ұстау керектігін білу маңызды. Бұған Outlook қайталанатын контактілерді автоматты детекторды қосу арқылы оңай қол жеткізуге болады. Мұны Microsoft Outlook 2019 - 2010 нұсқасында орындау жолын қараңыз:

1. Файл қойындысына өтіңіз > Параметрлер > Контактілер .
2. " Аты және файлы " астында Жаңа контактілерді сақтау кезінде қайталанатын контактілерді тексеру тармағын таңдап, OK түймесін басыңыз.

Иә, бұл оңай! Бұдан былай Outlook бағдарламасы қосылып жатқан жаңа контактіні бұрыннан бар контактімен біріктіруді ұсынады, егер екеуінің де аты ұқсас немесе электрондық пошта мекенжайы бірдей болса.

Кеңес. Көшірмелер біріктірілгеннен кейін сақтық көшірме жасау үшін Outlook контактілерін CSV файлына экспорттай аласыз.

Енді Outlook бағдарламасында таза және ұқыпты контактілер тізімі бар және тәртіпті қалай сақтау керектігін білесіз деп үміттенеміз. Оқығаныңызға рахмет!