ستتعلم في هذه المقالة كيفية دمج جهات الاتصال المكررة في Outlook دون استخدام أي أدوات من جهات خارجية ، وكيفية الحفاظ على قائمة جهات الاتصال نظيفة في المستقبل.

Microsoft Outlook يوفر الكثير من الأدوات اليدوية التي نستخدمها ونحبها والمزيد من الميزات التي لا ندركها. ولكن للأسف ، فإن خيار إلغاء دفتر العناوين ودمج عدة جهات اتصال مكررة في واحد ليس متاحًا. بقليل من الإبداع يمكنك اكتشاف طريقة لحل أي مهمة تواجهها أو تقريبًا أي منها. علاوة على ذلك في هذه المقالة ، ستجد كيف يمكنك التحقق من جهات اتصال Outlook الخاصة بك بحثًا عن التكرارات ودمجها دون استخدام أي برنامج تابع لجهة خارجية.

لماذا تظهر جهات الاتصال المكررة في Outlook

السبب الأكثر شيوعًا الذي يؤدي إلى التكرار هو سحب رسالة إلى مجلد جهات الاتصال في جزء التنقل لإنشاء جهة اتصال تلقائيًا. بالطبع ، هذه هي أسرع طريقة لإضافة جهة اتصال جديدة في Outlook ولا حرج في ذلك. ومع ذلك ، إذا قمت أيضًا بإنشاء جهات اتصال يدويًا من حين لآخر ، فقد ينتهي بك الأمر بالحصول على جهات اتصال متعددة لنفس الشخص ، على سبيل المثال إذا أخطأت في كتابة اسم جهة الاتصال أو أدخلته بطريقة مختلفة.

سيناريو آخر يؤدي إلى تكرار جهات الاتصال هو عندما يقوم شخص آخر بإرسال بريد إلكتروني إليك من شخص مختلفالحسابات ، على سبيل المثال باستخدام عنوان البريد الإلكتروني للشركة وعنوان Gmail الشخصي. في هذه الحالة ، بغض النظر عن كيفية إنشاء جهة اتصال جديدة ، عن طريق سحب رسالة إلى مجلد جهات الاتصال أو بالنقر فوق الزر "جهة اتصال جديدة" على الشريط ، سيتم إنشاء جهة اتصال إضافية لنفس الشخص على أي حال.

التزامن مع جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز محمول وكذلك مع الأنظمة الأساسية الاجتماعية مثل LinkedIn و Facebook و Twitter ، قد ينتج عنه أيضًا جهات اتصال مكررة. على سبيل المثال ، إذا كان الشخص نفسه مدرجًا تحت أسماء مختلفة في دفاتر عناوين مختلفة ، قل روبرت سميث ، و بوب سميث و روبرت ب. سميث ، فلا شيء يمنع إنشاء جهات اتصال متعددة في Outlook.

إذا كنت تعمل في بيئة شركة ، فقد تظهر جهات اتصال مكررة في حالة احتفاظ شركتك بـ عدة دفاتر عناوين على خوادم Exchange الخاصة بها.

أعتقد أنه ليست هناك حاجة لشرح المشاكل التي قد تواجهها عندما تنتشر التفاصيل المهمة عبر عدة جهات اتصال مكررة في Outlook الخاص بك. إذا كنت تقرأ هذه المقالة ، فعلى الأرجح أنك تبحث عن حل لفرزها. وستجد أدناه عددًا من الحلول للاختيار من بينها.

كيفية دمج جهات الاتصال المكررة في Outlook

في معظم الحالات ، يكون Outlook ذكيًا بما يكفي لمنع الازدواجية عند محاولة إنشاء جهة اتصال موجود بالفعل. ومع ذلك ، إذا كان لديك بالفعل عدد منجهات الاتصال المكررة في دفتر العناوين الخاص بك ، تحتاج إلى تطبيق تقنية خاصة لتنظيف الفوضى. حسنًا ، لنبدأ!

ملاحظة. لفقدان البيانات بشكل دائم عرضيًا ، نوصي بشدة بعمل نسخة احتياطية أولاً ، على سبيل المثال عن طريق تصدير جهات اتصال Outlook إلى Excel.

1. إنشاء مجلد جهات اتصال جديد . في جهات اتصال Outlook ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد جهات الاتصال الحالي وحدد مجلد جديد ... من قائمة السياق.

   أعط اسمًا لهذا المجلد ، دعنا نسميه دمج المخادعين لهذا المثال.

2. انقل جميع جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى المجلد الذي تم إنشاؤه حديثًا . قم بالتبديل إلى مجلد جهات الاتصال الحالي واضغط على CTRL + A لتحديد جميع جهات الاتصال ، ثم اضغط على CTRL + SHIFT + V لنقلها إلى المجلد الذي تم إنشاؤه حديثًا ( دمج المغفلين مجلد).

   نصيحة: إذا لم تكن مرتاحًا جدًا للاختصارات ، فيمكنك ببساطة النقر بزر الماوس الأيمن فوق جهات الاتصال المحددة واختيار نقل من قائمة السياق.

3. تصدير جهات الاتصال إلى ملف .csv باستخدام معالج " استيراد وتصدير ".

   في Outlook 2010 و Outlook 2013 و Outlook 2016 و Outlook 2019 ، انتقل إلى File & gt؛ فتح & GT. استيراد .

   في Outlook 2007 و Outlook 2003 ، ستجد هذا المعالج ضمن File & gt؛ الاستيراد والتصدير ...

   سيرشدك المعالج خلال عملية التصدير ، وستختار الخيارات التالية:

   • الخطوة الأولى. " تصدير إلى أملف ".
   • الخطوة 2." قيم مفصولة بفواصل (Windows) ".
   • الخطوة 3. حدد المجلد دمج المضاعفات قمت بإنشائه مسبقًا.
   • الخطوة 4. اختر مجلد الوجهة لحفظ ملف .csv.
   • الخطوة 5. انقر فوق إنهاء لإكمال عملية التصدير.

   نصيحة:

   وإليك ما لدينا بعد استخدام معالج الجمع بين الصفوف.

   إذا كنت مهتمًا بتجربة معالج الجمع بين الصفوف على بياناتك الخاصة ، فيمكنك قم بتنزيل نسخة تجريبية كاملة الوظائف من هنا.

4. استيراد جهات الاتصال من ملف CSV إلى مجلد جهات الاتصال الافتراضي.

   ابدأ تشغيل معالج استيراد مرة أخرى كما هو موضح في الخطوة 3 وحدد الخيارات التالية:

   • الخطوة 1. " الاستيراد من برنامج أو ملف آخر ".
   • الخطوة 2. " قيم مفصولة بفواصل (Windows) ".
   • الخطوة الثالثة. استعرض للوصول إلى ملف .csv المُصدَّر.
   • الخطوة 4. تأكد من حدد " عدم استيراد عناصر مكررة ". هذا هو الخيار الأساسي الذي يقوم بالخدعة!
   • الخطوة 5. حدد مجلد جهات الاتصال ، الفارغ حاليًا ، باعتباره المجلد الوجهة لاستيراد جهات الاتصال إليه.
   • الخطوة السادسة. انقر فوق إنهاء لإكمال عملية الاستيراد.
5. دمج جهات الاتصال التي تم حذفها مع جهات الاتصال الأصلية.

   الآن تحتاج إلى دمج جهات الاتصال التي تم حذفها الموجودة حاليًا في مجلد جهات الاتصال الرئيسي مع جهات الاتصال الأصلية الموجودة في مجلد دمج المخادعين ، لذلك الذي - التيلن تضيع أي تفاصيل اتصال.

   افتح المجلد دمج المخادعين واضغط CTRL + A لتحديد جميع جهات الاتصال. ثم اضغط على CTRL + SHIFT + V واختر نقل جهات الاتصال إلى مجلد جهات الاتصال الرئيسي.

   عند اكتشاف تكرار ، سيرمي Outlook رسالة منبثقة تقترح عليك تحديث معلومات جهة الاتصال الحالية وعرضها معاينة البيانات التي ستتم إضافتها أو تحديثها ، كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه.

   ملاحظة: إذا كنت قد استخدمت معالج الجمع بين الصفوف لدمج الصفوف المكررة في ملف CSV ، فهذه الخطوة ليست ضرورية في الواقع ، لأنه تم دمج جميع تفاصيل جهات الاتصال في ملف CSV وهي موجودة بالفعل في مجلد جهات الاتصال الرئيسي.

   
   • اختر تحديث إذا كانت هذه جهات اتصال مكررة وتريد دمجها
   • اختر إضافة جهة اتصال جديدة إذا كانا ، في الواقع ، جهتي اتصال مختلفتين.
   • إذا كنت تريد تسريع العملية ، انقر فوق تحديث الكل وسيتم قبول جميع التغييرات تلقائيًا في جميع جهات الاتصال المكررة.
   • إذا كنت تريد مراجعة جهة اتصال معينة لاحقًا ، فانقر فوق تخطي . في هذه الحالة ، سيبقى عنصر جهة الاتصال الأصلي في المجلد دمج المخادعين .

   عندما يكتشف Outlook جهة اتصال مكررة بعنوان بريد إلكتروني مختلف وتختار تحديث جهة اتصال ، سيتم نقل عنوان البريد الإلكتروني الحالي لجهة الاتصال إلى الحقل " البريد الإلكتروني 2 " ، كما هو موضح في لقطة الشاشة أعلاه.

   ملاحظة: إذا كان Outlook الخاص بكلا يُظهر مربع الحوار هذا عند إضافة جهات اتصال مكررة ، فمن المرجح أن يكون كاشف جهات الاتصال المكرر معطلاً. تعرف على كيفية تمكين ميزة التحقق من وجود جهات اتصال مكررة.

دمج جهات اتصال Outlook المكررة باستخدام Gmail

إذا كان لديك حساب بريد إلكتروني في Gmail (أعتقد أن معظم الأشخاص يفعلون ذلك هذه الأيام) ، يمكنك استخدامه لدمج جهات اتصال Outlook المكررة. باختصار ، الإجراء هو كما يلي. قم بتصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى ملف .csv ، واستورد هذا الملف إلى حساب Gmail الخاص بك ، واستخدم وظيفة "البحث عن النسخ المكررة ودمجها" المتوفرة في Gmail ، وأخيراً قم باستيراد جهات الاتصال التي تم حذفها مرة أخرى إلى Outlook.

إذا كنت تريد المزيد تعليمات مفصلة ، هنا تذهب:

1. تصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى ملف CSV ، كما هو موضح في الخطوة 3 أعلاه ( علامة تبويب ملف & gt ؛ فتح & gt ؛ استيراد & gt ؛ تصدير إلى ملف & GT ؛ ملف مفصول بفاصلة (Windows) ).
2. سجّل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك ، وانتقل إلى جهات الاتصال ، ثم انقر فوق استيراد جهات الاتصال ...
3. انقر فوق الزر اختر ملف واستعرض ملف CSV الذي أنشأته في الخطوة 1.

   ينشئ Gmail مجموعة جهات اتصال جديدة لكل ملف مستورد بحيث يمكنك الوصول إليه بسهولة ومراجعته لاحقًا .

   أنظر أيضا: أدخل مربع الاختيار في Excel: قم بإنشاء قائمة تحقق تفاعلية أو قائمة مهام
4. بعد اكتمال الاستيراد ، انقر فوق Find & amp؛ دمج التكرارات ارتباط .
5. يتم عرض قائمة بجهات الاتصال المكررة التي تم العثور عليها ويمكنك النقر فوق الرابط توسيع لمراجعة جهات الاتصال المراد دمجها والتحقق منها.

   إذا كان كل شيء حسنًا ، فانقر على دمج .

   كلمة تحذير : للأسف ، Gmail ليس ذكيًا كبرنامج Outlook (أو ربما يكون شديد الحذر) لاكتشاف جهات الاتصال المكررة مع وجود اختلافات طفيفة في أسماء جهات الاتصال. على سبيل المثال ، فشل في تحديد جهة الاتصال المزيفة إلينا أندرسون و إلينا ك.أندرسون ونفس الشخص. لهذا السبب ، لا تشعر بخيبة أمل إذا وجدت عدة نسخ مكررة بعد استيراد جهات الاتصال المدمجة مرة أخرى إلى Outlook. هذا ليس خطأك ، لقد فعلت كل شيء بشكل صحيح! ولا يزال هناك مجال للتحسين لـ Gmail:)

6. في Gmail ، انقر فوق المزيد & gt؛ تصدير ... لنقل جهات الاتصال المدمجة مرة أخرى إلى Outlook.
7. في نافذة حوار تصدير جهات الاتصال ، حدد شيئين:
   • ضمن " جهات الاتصال التي تريد تصديرها " ، اختر ما إذا كنت تريد تصدير جميع جهات الاتصال أو مجموعة معينة فقط. إذا كنت ترغب في تصدير جهات الاتصال تلك التي قمت باستيرادها من Outlook فقط ، فمن المنطقي تحديد المجموعة المقابلة المستوردة .
   • ضمن " ما هو تنسيق التصدير " ، حدد تنسيق Outlook CSV .

   ثم انقر فوق الزر تصدير لإنهاء عملية التصدير.

8. أخيرًا ، قم باستيراد جهات الاتصال المدمجة مرة أخرى إلى Outlook ، كما هو موضح في الخطوة 4 من الطريقة السابقة. تذكر تحديد " عدم استيراد عناصر مكررة "!

   نصيحة: قبل استيراد جهات الاتصال المدمجةمن Gmail ، يمكنك نقل جميع جهات الاتصال من مجلد Outlook الرئيسي إلى مجلد النسخ الاحتياطي لتجنب إنشاء المزيد من التكرارات.

ربط جهات الاتصال المكررة في Outlook 2013 و 2016

إذا كنت تستخدم Outlook 2013 أو Outlook 2016 ، يمكنك بسرعة دمج العديد من جهات الاتصال المتعلقة بنفس الشخص باستخدام الخيار ربط جهات الاتصال .

1. افتح قائمة جهات الاتصال الخاصة بك عن طريق النقر فوق الأشخاص في الجزء السفلي من جزء التنقل.
2. انقر فوق جهة الاتصال التي تريد دمجها لتحديدها.
3. ثم انقر فوق زر النقاط الصغير بجوار تحرير لفتح القائمة المنسدلة ، واختر ربط جهات الاتصال من قائمة.
4. ضمن القسم ربط جهات اتصال أخرى ، ابدأ في كتابة اسم الشخص الذي تريد ربطه في حقل البحث ، وأثناء كتابة Outlook سيعرض جميع جهات الاتصال التي تطابق بحث.
5. اختر جهة (جهات) الاتصال المطلوبة من قائمة النتائج وانقر عليها. سيتم دمج جهات الاتصال المحددة على الفور وسترى أسمائهم تحت العنوان جهات الاتصال المرتبطة . كل ما عليك فعله هو النقر فوق موافق لحفظ التغييرات.

بالطبع ، لا تعد ميزة Link Contacts هي الخيار الأفضل لتنظيف قائمة جهات اتصال كبيرة مزدحمة بالنسخ المكررة ، ولكنها ستساعدك بالتأكيد على دمج عدد قليل من جهات الاتصال المتطابقة بسرعة في واحدة واحد.

كيفية منع تكرار جهات الاتصال في Outlook الخاص بك

الآنبعد أن قمت بتنظيف الفوضى في جهات اتصال Outlook ، فمن المنطقي أن تستثمر بضع دقائق أخرى وتتعلم كيفية الحفاظ على نظافة قائمة جهات الاتصال الخاصة بك في المستقبل. يمكن تحقيق ذلك بسهولة عن طريق تمكين كاشف جهات الاتصال المكرر في Outlook تلقائيًا. تعرف على كيفية القيام بذلك في Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. انتقل إلى علامة التبويب ملف & gt؛ خيارات & GT. جهات الاتصال .
2. ضمن " الأسماء وحفظ الملفات " ، حدد التحقق من وجود جهات اتصال مكررة عند حفظ جهات اتصال جديدة وانقر فوق "موافق".

نعم ، الأمر بهذه السهولة! من الآن فصاعدًا ، سيقترح Outlook دمج جهة اتصال جديدة تضيفها مع جهة الاتصال الحالية ، إذا كان لكل منهما اسم مشابه أو عنوان بريد إلكتروني متطابق.

نصيحة. بمجرد دمج التكرارات ، يمكنك تصدير جهات اتصال Outlook الخاصة بك إلى ملف CSV لأغراض النسخ الاحتياطي.

نأمل أن يكون لديك الآن قائمة جهات اتصال نظيفة وأنيقة في Outlook وتعرف كيفية الحفاظ على الترتيب. شكرا على القراءة!