اس آرٹیکل میں آپ یہ سیکھیں گے کہ آؤٹ لک میں ڈپلیکیٹ رابطوں کو کس طرح ضم کیا جائے بغیر کسی تھرڈ پارٹی ٹولز کا استعمال کیے، اور مستقبل میں اپنی رابطہ فہرست کو کیسے صاف رکھا جائے۔

Microsoft Outlook بہت سارے آسان ٹولز فراہم کرتا ہے جو ہم استعمال کرتے ہیں اور پسند کرتے ہیں اور اس سے بھی زیادہ خصوصیات جن سے ہم لاعلم ہیں۔ لیکن افسوس کی بات ہے کہ ایڈریس بک کا اندازہ لگانے اور متعدد ڈپلیکیٹ رابطوں کو ایک میں جوڑنے کا آپشن موجود نہیں ہے۔

خوش قسمتی سے، ہم صرف ان ٹولز کو استعمال کرنے تک محدود نہیں ہیں جو آؤٹ لک واضح طور پر فراہم کرتا ہے۔ صرف تھوڑی سی تخلیقی صلاحیتوں سے آپ کسی بھی، یا تقریباً کسی بھی کام کو حل کرنے کا طریقہ تلاش کر سکتے ہیں جس کا آپ کو سامنا ہے۔ مزید اس آرٹیکل میں آپ دیکھیں گے کہ آپ اپنے آؤٹ لک رابطوں کو ڈپلیکیٹس کے لیے کیسے چیک کر سکتے ہیں اور کسی تھرڈ پارٹی سافٹ ویئر کا استعمال کیے بغیر انہیں ضم کر سکتے ہیں۔

ڈپلیکیٹ رابطے آؤٹ لک میں کیوں ظاہر ہوتے ہیں

سب سے عام وجہ جو ڈپلیکیشن کا باعث بنتی ہے وہ ہے کسی پیغام کو رابطے کے فولڈر میں گھسیٹنا تاکہ کوئی رابطہ خود بخود بن جائے۔ بلاشبہ، آؤٹ لک میں نیا رابطہ شامل کرنے کا یہ تیز ترین طریقہ ہے اور اس میں کوئی غلط بات نہیں ہے۔ تاہم، اگر آپ وقتی طور پر ایک بار دستی طور پر رابطے بھی بناتے ہیں، تو آپ کو ایک ہی شخص کے لیے متعدد رابطے ہو سکتے ہیں، جیسے اگر آپ رابطے کے نام کی غلط ہجے کرتے ہیں یا اسے مختلف طریقے سے درج کرتے ہیں۔

ایک اور منظر جو رابطہ کی نقل کا باعث بنتا ہے وہ ہے جب کوئی شخص آپ کو مختلف سے ای میل کرتا ہے۔اکاؤنٹس ، جیسے اپنے کارپوریٹ ای میل ایڈریس اور ذاتی Gmail ایڈریس کا استعمال کرتے ہوئے اس صورت میں، اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ نیا رابطہ کیسے بناتے ہیں، رابطے کے فولڈر میں پیغام کو گھسیٹ کر یا ربن پر "نیا رابطہ" بٹن پر کلک کر کے، ویسے بھی اسی شخص کے لیے ایک اضافی رابطہ بنایا جائے گا۔

اگر آپ کارپوریٹ ماحول میں کام کرتے ہیں تو، آپ کی کمپنی اپنے ایکسچینج سرورز پر متعدد ایڈریس بکس کو برقرار رکھنے کی صورت میں ڈپلیکیٹ رابطے ابھر سکتے ہیں۔

میرے خیال میں اس کی کوئی ضرورت نہیں ہے۔ یہ بتانے کے لیے کہ جب آپ کے آؤٹ لک میں کئی نقلی رابطوں میں اہم تفصیلات بکھری ہوئی ہیں تو آپ کو کیا مسائل پیش آ سکتے ہیں۔ اگر آپ یہ مضمون پڑھ رہے ہیں، تو زیادہ تر امکان ہے کہ آپ اسے حل کرنے کے لیے کوئی حل تلاش کر رہے ہوں۔ اور نیچے آپ کو منتخب کرنے کے لیے بہت سے حل ملیں گے۔

آؤٹ لک میں ڈپلیکیٹ رابطوں کو کیسے ضم کیا جائے

زیادہ تر معاملات میں آؤٹ لک اتنا ہوشیار ہے کہ جب آپ کوئی رابطہ بنانے کی کوشش کر رہے ہوں تو ڈپلیکیشن کو روک سکے۔ جو پہلے سے موجود ہے۔ تاہم، اگر آپ کے پاس پہلے سے ہی ایک نمبر ہے۔آپ کی ایڈریس بک میں ڈپلیکیٹ رابطے، آپ کو گندگی کو صاف کرنے کے لئے ایک خاص تکنیک کو لاگو کرنے کی ضرورت ہے. ٹھیک ہے، آئیے شروع کرتے ہیں!

نوٹ۔ ڈیٹا کے مستقل حادثاتی نقصان کے لیے، ہم پرزور مشورہ دیتے ہیں کہ آپ پہلے بیک اپ کاپی بنائیں، مثال کے طور پر اپنے آؤٹ لک رابطوں کو Excel میں ایکسپورٹ کرکے۔

1. ایک نیا رابطوں کا فولڈر بنائیں ۔ آؤٹ لک روابط میں، اپنے موجودہ رابطوں کے فولڈر پر دائیں کلک کریں اور سیاق و سباق کے مینو سے نیا فولڈر… منتخب کریں۔

   اس فولڈر کو ایک نام دیں، اس مثال کے لیے اسے Merge dupes کہتے ہیں۔

2. اپنے تمام آؤٹ لک رابطوں کو نئے بنائے گئے فولڈر میں منتقل کریں۔ ۔ اپنے موجودہ رابطوں کے فولڈر پر جائیں اور تمام رابطوں کو منتخب کرنے کے لیے CTRL+A دبائیں، پھر انہیں نئے بنائے گئے فولڈر میں منتقل کرنے کے لیے CTRL+SHIFT+V دبائیں۔

   مشورہ: اگر آپ شارٹ کٹس کے ساتھ بہت زیادہ آرام دہ نہیں ہیں، تو آپ صرف منتخب رابطوں پر دائیں کلک کر سکتے ہیں اور سیاق و سباق کے مینو سے منتقل کریں کو منتخب کر سکتے ہیں۔

3. " امپورٹ اور ایکسپورٹ " وزرڈ کا استعمال کرتے ہوئے روابط کو .csv فائل میں ایکسپورٹ کریں ۔

   آؤٹ لک 2010، آؤٹ لک 2013، آؤٹ لک 2016، اور آؤٹ لک 2019 میں، فائل > کھولیں > درآمد کریں ۔

   آؤٹ لک 2007 اور آؤٹ لک 2003 میں، آپ کو یہ وزرڈ فائل > کے تحت ملے گا۔ درآمد اور برآمد کریں...

   وزرڈ آپ کو برآمد کے عمل میں لے جائے گا، اور آپ درج ذیل اختیارات کا انتخاب کریں گے:

   • مرحلہ 1۔ " اس پر برآمد کریں۔ aفائل ۔"
   • مرحلہ 2۔ " کوما سے الگ کردہ قدریں (ونڈوز) "۔
   • مرحلہ 3۔ مرج ڈوپس فولڈر کو منتخب کریں۔ آپ نے پہلے بنایا ہے۔
   • مرحلہ 4۔ .csv فائل کو محفوظ کرنے کے لیے منزل کا فولڈر منتخب کریں۔
   • مرحلہ 5۔ برآمدی عمل کو مکمل کرنے کے لیے ختم کریں پر کلک کریں۔

   ٹِپ:

   اور کمبائن قطار وزرڈ استعمال کرنے کے بعد ہمارے پاس یہ ہے۔

   اگر آپ اپنے ڈیٹا پر کمبائن روز وزرڈ کو آزمانا چاہتے ہیں، تو آپ کر سکتے ہیں۔ یہاں سے مکمل طور پر کام کرنے والا ٹرائل ورژن ڈاؤن لوڈ کریں۔

4. سی ایس وی فائل سے رابطوں کو اپنے ڈیفالٹ رابطوں کے فولڈر میں درآمد کریں۔

   شروع کریں درآمد کریں وزرڈ کو دوبارہ جیسا کہ مرحلہ 3 میں بیان کیا گیا ہے اور درج ذیل اختیارات کو منتخب کریں:

   • مرحلہ 1۔ " کسی دوسرے پروگرام یا فائل سے درآمد کریں "۔
   11 " ڈپلیکیٹ آئٹمز درآمد نہ کریں کو منتخب کریں۔ یہ وہ کلیدی آپشن ہے جو چال کرتا ہے!
5. مرحلہ 5۔ اپنا مرکزی انتخاب کریں۔ رابطوں کا فولڈر، جو فی الحال خالی ہے، روابط کو درآمد کرنے کے لیے منزل کے فولڈر کے طور پر۔
6. مرحلہ 6۔ درآمد کا عمل مکمل کرنے کے لیے ختم کریں پر کلک کریں۔
7. ڈیڈیو کیے گئے رابطوں کو اصل رابطوں کے ساتھ ضم کریں۔

   اب آپ کو ان کٹے ہوئے رابطوں کو ضم کرنے کی ضرورت ہے جو فی الحال آپ کے مرکزی رابطوں کے فولڈر میں موجود ہیں ان اصل رابطوں کے ساتھ جو مرج ڈوپس فولڈر میں موجود ہیں، لہذا کہکسی بھی رابطے کی تفصیلات ضائع نہیں ہوں گی۔

   Merge dupes فولڈر کھولیں اور تمام رابطوں کو منتخب کرنے کے لیے CTRL+A دبائیں۔ پھر CTRL+SHIFT+V دبائیں اور رابطوں کو اپنے مرکزی رابطوں کے فولڈر میں منتقل کرنے کا انتخاب کریں۔

   جب ڈپلیکیٹ کا پتہ چل جائے گا، آؤٹ لک ایک پاپ اپ پیغام پھینکے گا جو تجویز کرے گا کہ آپ موجودہ رابطے کی معلومات کو اپ ڈیٹ کریں اور ڈسپلے کریں۔ ڈیٹا کا ایک پیش نظارہ جو شامل یا اپ ڈیٹ کیا جائے گا، جیسا کہ ذیل کے اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔

   نوٹ: اگر آپ نے CSV فائل میں نقل شدہ قطاروں کو ضم کرنے کے لیے کمبائن قطار وزرڈ کا استعمال کیا ہے، تو اس قدم کی درحقیقت ضرورت نہیں ہے۔ کیونکہ تمام رابطے کی تفصیلات CSV فائل میں ضم کر دی گئی تھیں اور پہلے سے ہی آپ کے مرکزی رابطوں کے فولڈر میں موجود ہیں۔

   
   • اگر یہ ڈپلیکیٹ رابطے ہیں اور آپ ضم کرنا چاہتے ہیں تو اپ ڈیٹ کریں کو منتخب کریں۔ انہیں۔
   • منتخب کریں نیا رابطہ شامل کریں اگر وہ درحقیقت دو مختلف رابطے ہیں۔
   • اگر آپ اس عمل کو تیز کرنا چاہتے ہیں تو سب کو اپ ڈیٹ کریں<پر کلک کریں۔ 2> اور تمام تبدیلیاں تمام ڈپلیکیٹ رابطوں میں خود بخود قبول ہو جائیں گی۔
   • اگر آپ بعد میں کسی خاص رابطے کا جائزہ لینا چاہتے ہیں تو چھوڑیں پر کلک کریں۔ اس صورت میں اصل رابطہ آئٹم Merge dupes فولڈر میں رہے گا۔

   جب آؤٹ لک کسی دوسرے ای میل ایڈریس کے ساتھ ڈپلیکیٹ رابطے کا پتہ لگاتا ہے اور آپ کسی رابطے کو اپ ڈیٹ کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، رابطے کا موجودہ ای میل پتہ " ای میل 2 " فیلڈ میں منتقل کردیا جائے گا، جیسا کہ اوپر اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔

   نوٹ: اگر آپ کا آؤٹ لکجب آپ ڈپلیکیٹ رابطے شامل کر رہے ہوتے ہیں تو یہ ڈائیلاگ نہیں دکھاتا ہے، پھر غالباً ڈپلیکیٹ کانٹیکٹ ڈیٹیکٹر بند ہے۔ چیک فار ڈپلیکیٹ رابطوں کی خصوصیت کو فعال کرنے کا طریقہ دیکھیں۔

جی میل کا استعمال کرتے ہوئے ڈپلیکیٹ آؤٹ لک رابطوں کو ضم کریں

اگر آپ کے پاس Gmail ای میل اکاؤنٹ ہے (میرا خیال ہے کہ ان دنوں زیادہ تر لوگ کرتے ہیں) ، آپ اسے ڈپلیکیٹ آؤٹ لک رابطوں کو ضم کرنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ مختصراً، طریقہ کار درج ذیل ہے۔ اپنے آؤٹ لک رابطوں کو .csv فائل میں ایکسپورٹ کریں، اس فائل کو اپنے Gmail اکاؤنٹ میں امپورٹ کریں، Gmail میں دستیاب "ڈپلیکیٹس تلاش کریں اور انضمام کریں" فنکشن استعمال کریں، اور آخر میں کٹے ہوئے رابطوں کو آؤٹ لک میں واپس امپورٹ کریں۔

اگر آپ مزید چاہتے ہیں تفصیلی ہدایات، یہاں آپ جائیں:

1. اپنے آؤٹ لک رابطوں کو CSV فائل میں ایکسپورٹ کریں، جیسا کہ اوپر مرحلہ 3 میں بیان کیا گیا ہے ( فائل ٹیب > کھولیں > درآمد کریں > فائل میں برآمد کریں > کوما سے الگ کردہ فائل (ونڈوز) )۔
2. اپنے جی میل اکاؤنٹ میں لاگ ان کریں، رابطوں پر جائیں، اور پھر روابط درآمد کریں...
<11 پر کلک کریں۔ فائل کا انتخاب کریں بٹن پر کلک کریں اور CSV فائل کو براؤز کریں جسے آپ نے مرحلہ 1 میں بنایا ہے۔

Gmail ہر درآمد شدہ فائل کے لیے ایک نیا رابطہ گروپ بناتا ہے تاکہ آپ آسانی سے اس تک رسائی حاصل کر سکیں اور بعد میں اس کا جائزہ لے سکیں۔ .

3. درآمد مکمل ہونے کے بعد، تلاش کریں اور پر کلک کریں۔ ڈپلیکیٹس کو ضم کریں لنک۔
4. ملے ہوئے ڈپلیکیٹ رابطوں کی ایک فہرست ظاہر ہوتی ہے اور آپ ضم کیے جانے والے رابطوں کا جائزہ لینے اور تصدیق کرنے کے لیے توسیع کریں لنک پر کلک کر سکتے ہیں۔

   اگر سب کچھ ٹھیک ہے ، تو ضم کریں پر کلک کریں۔

   بھی دیکھو: ایکسل: فارمولے اور دوسرے طریقوں سے متن کو نمبر میں تبدیل کریں۔

   احتیاط کا ایک لفظ : افسوس کہ Gmail اتنا سمارٹ نہیں ہے۔ کسی رابطے کے ناموں میں معمولی فرق کے ساتھ ڈپلیکیٹ رابطوں کا پتہ لگانے کے لیے آؤٹ لک (یا شاید زیادہ محتاط)۔ مثال کے طور پر، یہ ہمارے جعلی رابطے Elina Anderson اور Elina K. Anderson اور ایک ہی شخص کی شناخت کرنے میں ناکام رہا۔ اسی لیے، اگر آپ ضم شدہ رابطوں کو واپس آؤٹ لک میں درآمد کرنے کے بعد کچھ نقلیں دیکھتے ہیں تو مایوس نہ ہوں۔ یہ آپ کی غلطی نہیں ہے، آپ نے سب کچھ ٹھیک کیا! اور Gmail میں بہتری کی ابھی بھی گنجائش ہے : )

   بھی دیکھو: ایکسل اسپریڈشیٹ کیسے پرنٹ کریں: کامل پرنٹ آؤٹس کے لیے تجاویز اور رہنما اصول
5. Gmail میں، مزید > پر کلک کریں۔ ضم شدہ رابطوں کو واپس آؤٹ لک میں منتقل کرنے کے لیے... برآمد کریں۔
6. رابطے برآمد کریں ڈائیلاگ ونڈو میں، 2 چیزوں کی وضاحت کریں:
   • " آپ کون سے رابطے برآمد کرنا چاہتے ہیں " کے تحت، منتخب کریں کہ آیا تمام رابطوں کو برآمد کرنا ہے۔ یا صرف ایک خاص گروپ۔ اگر آپ صرف ان رابطوں کو برآمد کرنا چاہتے ہیں جو آپ نے آؤٹ لک سے درآمد کیے ہیں، تو اس سے متعلقہ درآمد شدہ گروپ کو منتخب کرنے کی وجہ ہے۔
   • " کس ایکسپورٹ فارمیٹ " کے تحت، Outlook CSV فارمیٹ کو منتخب کریں۔

   پھر ایکسپورٹ کا عمل مکمل کرنے کے لیے Export بٹن پر کلک کریں۔

7. آخر میں، ضم شدہ رابطوں کو واپس آؤٹ لک میں درآمد کریں، جیسا کہ پچھلے طریقہ کے مرحلہ 4 میں بیان کیا گیا ہے۔ " ڈپلیکیٹ آئٹمز درآمد نہ کریں " کو منتخب کرنا یاد رکھیں!

   ٹپ: انضمام رابطوں کو درآمد کرنے سے پہلےGmail سے، آپ تمام رابطوں کو اپنے مرکزی آؤٹ لک فولڈر سے بیک اپ فولڈر میں منتقل کر سکتے ہیں تاکہ مزید ڈپلیکیٹ بنانے سے بچ سکیں۔

آؤٹ لک 2013 اور 2016 میں ڈپلیکیٹ رابطوں کو لنک کریں

اگر آپ آؤٹ لک 2013 یا آؤٹ لک 2016 استعمال کر رہے ہیں، آپ رابطے لنک کریں اختیار کا استعمال کرتے ہوئے ایک ہی شخص سے متعلق متعدد رابطوں کو تیزی سے یکجا کر سکتے ہیں۔

1. پر کلک کر کے اپنے رابطوں کی فہرست کھولیں۔ لوگ نیویگیشن پین کے نیچے۔
2. اس رابطے کو منتخب کرنے کے لیے اس پر کلک کریں جسے آپ ضم کرنا چاہتے ہیں۔
3. پھر ڈراپ ڈاؤن مینو کو کھولنے کے لیے ترمیم کریں کے آگے چھوٹے ڈاٹس بٹن پر کلک کریں، اور اس سے رابطے لنک کریں کو منتخب کریں۔ فہرست
4. دوسرے رابطوں کو لنک کریں سیکشن کے تحت، تلاش کے میدان میں جس شخص کو آپ لنک کرنا چاہتے ہیں اس کا نام ٹائپ کرنا شروع کریں، اور جیسے ہی آپ آؤٹ لک ٹائپ کریں گے وہ تمام رابطے ظاہر کریں گے جو آپ کے مماثل ہیں تلاش کریں
5. نتائج کی فہرست سے مطلوبہ رابطہ (رابطے) کا انتخاب کریں اور اس پر کلک کریں۔ منتخب رابطوں کو فوراً ضم کر دیا جائے گا اور آپ کو ان کے نام Linked Contacts عنوان کے تحت نظر آئیں گے۔ تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے آپ کو بس ٹھیک ہے پر کلک کرنے کی ضرورت ہے۔

یقیناً، ڈپلیکیٹس سے بھری ہوئی ایک بڑی رابطوں کی فہرست کو صاف کرنے کے لیے لنک رابطے کی خصوصیت بہترین انتخاب نہیں ہے، لیکن یہ یقینی طور پر آپ کو چند ایک جیسے رابطوں کو فوری طور پر ایک سنگل میں ضم کرنے میں مدد کرے گا۔ ایک۔

اپنے آؤٹ لک میں ڈپلیکیٹ رابطوں کو کیسے روکا جائے

ابکہ آپ نے آؤٹ لک رابطوں میں گندگی کو صاف کر دیا ہے، یہ سمجھ میں آتا ہے کہ چند منٹ مزید خرچ کریں اور مستقبل میں اپنی رابطہ فہرست کو صاف رکھنے کے طریقے پر توجہ دیں۔ یہ خودکار آؤٹ لک ڈپلیکیٹ کانٹیکٹ ڈیٹیکٹر کو فعال کر کے آسانی سے حاصل کیا جا سکتا ہے۔ مائیکروسافٹ آؤٹ لک 2019 - 2010 میں ایسا کرنے کا طریقہ دیکھیں:

1. فائل ٹیب پر جائیں > اختیارات > رابطے ۔
2. " نام اور فائلنگ " کے تحت، نئے رابطوں کو محفوظ کرتے وقت ڈپلیکیٹ رابطوں کی جانچ کریں کو منتخب کریں اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

ہاں، یہ اتنا ہی آسان ہے جتنا کہ! اب سے، Outlook ایک نئے رابطے کو ضم کرنے کی تجویز کرے گا جسے آپ موجودہ ایک کے ساتھ شامل کر رہے ہیں، اگر ان دونوں کا نام ایک جیسا یا ایک جیسا ای میل پتہ ہے۔

ٹپ۔ ایک بار ڈپلیکیٹس کے ضم ہونے کے بعد، آپ بیک اپ مقاصد کے لیے اپنے آؤٹ لک رابطوں کو CSV فائل میں ایکسپورٹ کر سکتے ہیں۔

امید ہے، اب آپ کے Outlook میں ایک صاف اور صاف رابطوں کی فہرست ہے اور آپ آرڈر کو برقرار رکھنے کا طریقہ جانتے ہیں۔ پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ!