In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie doppelte Kontakte in Outlook zusammenführen können, ohne Tools von Drittanbietern zu verwenden, und wie Sie Ihre Kontaktliste in Zukunft sauber halten können.

Microsoft Outlook bietet eine Menge praktischer Tools, die wir nutzen und lieben, und noch mehr Funktionen, die wir nicht kennen. Aber leider ist eine Option zum Abziehen des Adressbuchs und zum Zusammenfassen mehrerer doppelter Kontakte zu einem einzigen nicht an Bord.

Glücklicherweise sind wir nicht darauf beschränkt, nur die Werkzeuge zu verwenden, die Outlook explizit zur Verfügung stellt. Mit ein wenig Kreativität können Sie jede oder fast jede Aufgabe lösen, mit der Sie konfrontiert werden. Im weiteren Verlauf dieses Artikels erfahren Sie, wie Sie Ihre Outlook-Kontakte auf Duplikate überprüfen und zusammenführen können, ohne eine Software eines Drittanbieters zu verwenden.

Warum doppelte Kontakte in Outlook angezeigt werden

Der häufigste Grund, der zu Doppelarbeit führt, ist Ziehen einer Nachricht in den Ordner "Kontakte im Navigationsbereich, um einen Kontakt automatisch erstellen zu lassen. Das ist natürlich die schnellste Art, einen neuen Kontakt in Outlook hinzuzufügen, und daran ist auch nichts auszusetzen. Wenn Sie jedoch auch hin und wieder manuell Kontakte erstellen, kann es passieren, dass Sie mehrere Kontakte für dieselbe Person haben, z. B. wenn Sie den Namen des Kontakts falsch schreiben oder ihn anders eingeben.

Ein weiteres Szenario, das zur Verdoppelung von Kontakten führt, ist, wenn eine Person Ihnen E-Mails von verschiedenen Konten aus schickt In diesem Fall wird unabhängig davon, wie Sie einen neuen Kontakt erstellen - durch Ziehen einer Nachricht in den Ordner "Kontakte" oder durch Klicken auf die Schaltfläche "Neuer Kontakt" in der Multifunktionsleiste - in jedem Fall ein weiterer Kontakt für dieselbe Person erstellt.

Synchronisierung mit einem Laptop oder Mobilgerät sowie mit sozialen Plattformen wie LinkedIn, Facebook und Twitter können ebenfalls doppelte Kontakte entstehen. Wenn beispielsweise dieselbe Person unter verschiedenen Namen in verschiedenen Adressbüchern aufgeführt ist, zum Beispiel Robert Smith, Bob Smith und Robert B. Smith Nichts hindert Sie daran, mehrere Kontakte in Ihrem Outlook zu erstellen.

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, kann es zu doppelten Kontakten kommen, wenn Ihr Unternehmen Folgendes unterhält mehrere Adressbücher auf seinen Exchange-Servern.

Ich denke, es ist nicht nötig zu erklären, welche Probleme Sie haben können, wenn wichtige Daten über mehrere doppelte Kontakte in Ihrem Outlook verstreut sind. Wenn Sie diesen Artikel lesen, dann suchen Sie wahrscheinlich nach einer Lösung, um das Problem zu lösen. Und unten finden Sie eine Reihe von Lösungen, aus denen Sie wählen können.

Wie führe ich doppelte Kontakte in Outlook zusammen?

In den meisten Fällen ist Outlook intelligent genug, um Duplikate zu verhindern, wenn Sie versuchen, einen Kontakt zu erstellen, der bereits existiert. Wenn Sie jedoch bereits eine Reihe von doppelten Kontakten in Ihrem Adressbuch haben, müssen Sie eine spezielle Technik anwenden, um das Chaos zu beseitigen. Okay, fangen wir an!

Hinweis: Um einen dauerhaften, versehentlichen Datenverlust zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen dringend, zunächst eine Sicherungskopie zu erstellen, z. B. durch Exportieren Ihrer Outlook-Kontakte nach Excel.

1. Erstellen Sie einen neuen Ordner "Kontakte Klicken Sie in Outlook-Kontakte mit der rechten Maustaste auf Ihren aktuellen Kontaktordner und wählen Sie Neue Mappe... aus dem Kontextmenü.

   Geben Sie diesem Ordner einen Namen, nennen wir ihn Duplikate zusammenführen für dieses Beispiel.

   Siehe auch: Excel TREND-Funktion und andere Möglichkeiten zur Trendanalyse
2. Verschieben Sie alle Ihre Outlook-Kontakte in den neu erstellten Ordner Wechseln Sie zu Ihrem aktuellen Kontaktordner und drücken Sie STRG+A, um alle Kontakte auszuwählen, und drücken Sie dann STRG+SHIFT+V, um sie in den neu erstellten Ordner zu verschieben ( Duplikate zusammenführen Ordner).

   Tipp: Wenn Sie mit Tastenkombinationen nicht sehr vertraut sind, können Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Kontakte klicken und Verschieben aus dem Kontextmenü.

3. Exportieren Sie die Kontakte in eine .csv-Datei mit " Import und Export Zauberer".

   In Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 und Outlook 2019 gehen Sie zu Datei> Öffnen> Importieren .

   In Outlook 2007 und Outlook 2003 finden Sie diesen Assistenten unter Datei> Import und Export...

   Der Assistent führt Sie durch den Exportvorgang, und Sie wählen die folgenden Optionen:

   • Schritt 1: " Exportieren in eine Datei ".
   • Schritt 2. " Kommagetrennte Werte (Windows) ".
   • Schritt 3: Wählen Sie die Duplikate zusammenführen Ordner, den Sie zuvor erstellt haben.
   • Schritt 4: Wählen Sie den Zielordner zum Speichern der .csv-Datei.
   • Schritt 5: Klicken Sie auf Oberfläche um den Exportvorgang abzuschließen.

   Tipp:

   Und so sieht es aus, nachdem wir den Assistenten zum Kombinieren von Zeilen verwendet haben.

   Siehe auch: Wie man mehr Google Docs und Sheets Vorlagen bekommt

   Wenn Sie den Assistenten zum Kombinieren von Zeilen an Ihren eigenen Daten ausprobieren möchten, können Sie hier eine voll funktionsfähige Testversion herunterladen.

4. Importieren Sie die Kontakte aus der CSV-Datei in Ihren Standard-Kontaktordner.

   Starten Sie die Importieren Assistenten wie in Schritt 3 beschrieben und wählen Sie die folgenden Optionen:

   • Schritt 1: " Import aus einem anderen Programm oder einer Datei ".
   • Schritt 2. " Kommagetrennte Werte (Windows) ".
   • Schritt 3: Suchen Sie nach der exportierten .csv-Datei.
   • Schritt 4: Achten Sie darauf, dass Sie " Keine doppelten Artikel importieren "Das ist die wichtigste Option, die den Trick ausmacht!
   • Schritt 5: Wählen Sie Ihren derzeit leeren Hauptordner Kontakte als Zielordner für den Import der Kontakte.
   • Schritt 6: Klicken Sie auf Oberfläche um den Importvorgang abzuschließen.
5. Führen Sie die entschlüsselten Kontakte mit den ursprünglichen Kontakten zusammen.

   Nun müssen Sie die entwerteten Kontakte, die sich derzeit in Ihrem Hauptordner Kontakte befinden, mit den Originalkontakten zusammenführen, die sich im Ordner Duplikate zusammenführen befinden, damit keine Kontaktdaten verloren gehen.

   Öffnen Sie die Duplikate zusammenführen und drücken Sie STRG+A, um alle Kontakte auszuwählen. Drücken Sie dann STRG+SHIFT+V und wählen Sie, um die Kontakte in den Hauptordner Kontakte zu verschieben.

   Wenn ein Duplikat erkannt wird, gibt Outlook eine Popup-Meldung aus, die vorschlägt, dass Sie die Informationen des vorhandenen Kontakts aktualisieren, und zeigt eine Vorschau der Daten an, die hinzugefügt oder aktualisiert werden, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

   Hinweis: Wenn Sie den Assistenten zum Kombinieren von Zeilen verwendet haben, um doppelte Zeilen in der CSV-Datei zusammenzuführen, ist dieser Schritt eigentlich nicht erforderlich, da alle Kontaktdetails in einer CSV-Datei zusammengeführt wurden und sich bereits in Ihrem Hauptordner Kontakte befinden.

   
   • Wählen Sie Update wenn es sich um doppelte Kontakte handelt und Sie sie zusammenführen möchten.
   • Wählen Sie Neuen Kontakt hinzufügen wenn es sich tatsächlich um zwei verschiedene Kontakte handelt.
   • Wenn Sie den Vorgang beschleunigen möchten, klicken Sie auf Alle aktualisieren und alle Änderungen werden automatisch in alle doppelten Kontakte übernommen.
   • Wenn Sie einen bestimmten Kontakt später überprüfen möchten, klicken Sie auf Überspringen In diesem Fall bleibt der ursprüngliche Kontakt in der Duplikate zusammenführen Ordner.

   Wenn Outlook einen doppelten Kontakt mit einer anderen E-Mail-Adresse erkennt und Sie einen Kontakt aktualisieren möchten, wird die aktuelle E-Mail-Adresse des Kontakts in den Bereich " E-Mail 2 "wie im obigen Screenshot gezeigt.

   Hinweis: Wenn Ihr Outlook dieses Dialogfeld nicht anzeigt, wenn Sie doppelte Kontakte hinzufügen, ist die Erkennung doppelter Kontakte höchstwahrscheinlich ausgeschaltet. Lesen Sie, wie Sie die Funktion Auf doppelte Kontakte prüfen aktivieren.

Zusammenführen doppelter Outlook-Kontakte mit Google Mail

Wenn Sie ein Gmail-E-Mail-Konto haben (und das haben heutzutage wohl die meisten), können Sie damit doppelte Outlook-Kontakte zusammenführen. Kurz gesagt: Exportieren Sie Ihre Outlook-Kontakte in eine .csv-Datei, importieren Sie diese Datei in Ihr Gmail-Konto, verwenden Sie die Funktion "Duplikate suchen und zusammenführen" in Gmail, und importieren Sie die bereinigten Kontakte schließlich wieder in Outlook.

Wenn Sie eine ausführlichere Anleitung wünschen, finden Sie sie hier:

1. Exportieren Sie Ihre Outlook-Kontakte in eine CSV-Datei, wie in Schritt 3 oben beschrieben ( Registerkarte Datei> Öffnen> Importieren> Exportieren in eine Datei> Kommagetrennte Datei (Windows) ).
2. Melden Sie sich bei Ihrem Google Mail-Konto an, navigieren Sie zu Kontakte und klicken Sie dann auf Kontakte importieren...
3. Klicken Sie auf die Datei auswählen und suchen Sie die CSV-Datei, die Sie in Schritt 1 erstellt haben.

   Google Mail erstellt für jede importierte Datei eine neue Kontaktgruppe, so dass Sie später leicht darauf zugreifen und sie überprüfen können.

4. Nachdem der Import abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Duplikate finden und zusammenführen Link.
5. Eine Liste der gefundenen doppelten Kontakte wird angezeigt und Sie können auf die Schaltfläche erweitern. Link, um die zusammenzuführenden Kontakte zu überprüfen und zu verifizieren.

   Wenn alles Okay , klicken Zusammenführen .

   Ein Wort der Warnung Bedauerlicherweise ist Gmail nicht so schlau wie Outlook (oder vielleicht einfach nur übervorsichtig), um doppelte Kontakte mit leichten Unterschieden in den Kontaktnamen zu erkennen. Elina Anderson und Elina K. Anderson Seien Sie deshalb nicht enttäuscht, wenn Sie nach dem Import der zusammengeführten Kontakte in Outlook ein paar Duplikate entdecken. Es ist nicht Ihre Schuld, Sie haben alles richtig gemacht! Und es gibt immer noch Raum für Verbesserungen bei Gmail : )

6. Klicken Sie in Google Mail auf Mehr> Export... um die zusammengeführten Kontakte zurück nach Outlook zu übertragen.
7. Im Dialogfenster Kontakte exportieren geben Sie 2 Dinge an:
   • Unter " Welche Kontakte möchten Sie exportieren? "Wenn Sie nur die Kontakte exportieren möchten, die Sie aus Outlook importiert haben, ist es logisch, dass Sie die entsprechende Option Eingeführt Gruppe.
   • Unter " Welches Exportformat ", wählen Sie Outlook CSV-Format .

   Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Exportieren um den Exportvorgang abzuschließen.

8. Importieren Sie schließlich die zusammengeführten Kontakte wieder in Outlook, wie in Schritt 4 der vorherigen Methode beschrieben. Denken Sie daran, die Option " Keine doppelten Artikel importieren "!

   Tipp: Bevor Sie die zusammengeführten Kontakte aus Google Mail importieren, können Sie alle Kontakte aus Ihrem Outlook-Hauptordner in einen Sicherungsordner verschieben, um weitere Duplikate zu vermeiden.

Verknüpfen von doppelten Kontakten in Outlook 2013 und 2016

Wenn Sie Outlook 2013 oder Outlook 2016 verwenden, können Sie mehrere Kontakte, die sich auf dieselbe Person beziehen, schnell kombinieren, indem Sie die Link Kontakte Option.

1. Öffnen Sie Ihre Kontaktliste, indem Sie auf Menschen am unteren Rand des Navigationsfensters.
2. Klicken Sie auf den Kontakt, den Sie zusammenführen möchten, um ihn auszuwählen.
3. Klicken Sie dann auf das kleine Punkttaste neben bearbeiten um das Dropdown-Menü zu öffnen, und wählen Sie Link Kontakte aus der Liste.
4. Im Rahmen der Link Andere Kontakte Geben Sie den Namen der Person, die Sie verknüpfen möchten, in das Suchfeld ein, und während Sie tippen, zeigt Outlook alle Kontakte an, die Ihrer Suche entsprechen.
5. Wählen Sie den/die gewünschten Kontakt(e) aus der Ergebnisliste aus und klicken Sie darauf. Die ausgewählten Kontakte werden sofort zusammengeführt und Sie sehen ihre Namen unter dem Feld Verknüpfte Kontakte Sie müssen lediglich auf OK um die Änderungen zu speichern.

Natürlich ist die Funktion "Kontakte verknüpfen" nicht die beste Wahl, um eine große Kontaktliste mit vielen Duplikaten zu bereinigen, aber sie hilft Ihnen auf jeden Fall dabei, einige identische Kontakte schnell zu einem einzigen zusammenzuführen.

So verhindern Sie doppelte Kontakte in Ihrem Outlook

Nachdem Sie nun das Chaos in den Outlook-Kontakten beseitigt haben, ist es sinnvoll, noch ein paar Minuten zu investieren und zu lernen, wie Sie Ihre Kontaktliste in Zukunft sauber halten können. Dies kann ganz einfach erreicht werden, indem Sie die automatische Erkennung doppelter Kontakte in Outlook aktivieren. Sehen Sie, wie Sie dies in Microsoft Outlook 2019 - 2010 tun können:

1. Gehen Sie zum Registerkarte Datei> Optionen> Kontakte .
2. Unter " Namen und Ablage ", wählen Sie Überprüfung auf doppelte Kontakte beim Speichern neuer Kontakte und klicken Sie auf OK.

Von nun an schlägt Outlook vor, einen neuen Kontakt, den Sie hinzufügen, mit einem bestehenden Kontakt zusammenzuführen, wenn beide einen ähnlichen Namen oder eine identische E-Mail-Adresse haben.

Tipp: Sobald die Duplikate zusammengeführt sind, können Sie Ihre Outlook-Kontakte zu Sicherungszwecken in eine CSV-Datei exportieren.

Hoffentlich haben Sie jetzt eine saubere und ordentliche Kontaktliste in Ihrem Outlook und wissen, wie Sie die Ordnung aufrechterhalten können. Vielen Dank für die Lektüre!