I denne artikel lærer du, hvordan du kan flette dubletter af kontakter i Outlook uden brug af tredjepartsværktøjer, og hvordan du kan holde din kontaktliste ren i fremtiden.

Microsoft Outlook indeholder masser af praktiske værktøjer, som vi bruger og elsker, og endnu flere funktioner, som vi ikke kender til. Men desværre er der ikke mulighed for at afpudse adressebogen og kombinere flere dubletter af kontakter til én.

Heldigvis er vi ikke begrænset til kun at bruge de værktøjer, som Outlook giver eksplicit. Med bare en smule kreativitet kan du finde ud af en måde at løse enhver, eller næsten enhver, opgave, du står over for. Længere henne i denne artikel vil du finde ud af, hvordan du kan kontrollere dine Outlook-kontakter for dubletter og flette dem uden at bruge nogen tredjepartssoftware.

Hvorfor duplikerede kontakter vises i Outlook

Den mest almindelige årsag til dobbeltarbejde er trække en meddelelse til mappen Kontakter i navigationsruden for at få oprettet en kontakt automatisk. Det er selvfølgelig den hurtigste måde at tilføje en ny kontakt i Outlook på, og det er der ikke noget galt i. Men hvis du også opretter kontakter manuelt en gang imellem, kan du ende med at få flere kontakter for den samme person, f.eks. hvis du staver kontaktpersonens navn forkert eller indtaster det på en anden måde.

Et andet scenario, der fører til dobbelt kontakt, er, når en person sender dig e-mails fra forskellige konti I dette tilfælde vil der uanset hvordan du opretter en ny kontakt, ved at trække en besked til mappen Kontakter eller ved at klikke på knappen "Ny kontakt" på båndet, alligevel blive oprettet en ekstra kontakt for den samme person.

Synkronisering med en bærbar computer eller mobilenhed samt med sociale platforme som LinkedIn, Facebook og Twitter kan også give dobbeltkontakter. Hvis den samme person f.eks. er opført under forskellige navne i forskellige adressebøger, f.eks. Robert Smith, Bob Smith og Robert B. Smith , intet forhindrer, at der oprettes flere kontakter i din Outlook.

Hvis du arbejder i et virksomhedsmiljø, kan der opstå dobbeltkontakter, hvis din virksomhed opretholder flere adressebøger på sine Exchange-servere.

Jeg tror ikke, at der er behov for at forklare, hvilke problemer du kan have, når vigtige oplysninger er spredt over flere duplikerede kontakter i din Outlook. Hvis du læser denne artikel, så er det mest sandsynligt, at du leder efter en løsning til at løse det. Og nedenfor finder du en række løsninger at vælge imellem.

Sådan fletter du duplikatkontakter i Outlook

I de fleste tilfælde er Outlook smart nok til at forhindre duplikering, når du forsøger at oprette en kontakt, der allerede eksisterer. Men hvis du allerede har et antal dublerede kontakter i din adressebog, skal du anvende en særlig teknik for at rydde op i rodet. Okay, lad os komme i gang!

Bemærk. For at undgå tab af data ved et uheld anbefaler vi kraftigt, at du først laver en sikkerhedskopi, f.eks. ved at eksportere dine Outlook-kontakter til Excel.

1. Opret en ny mappe Kontakter Højreklik på din aktuelle mappe Kontakter i Outlook Kontakter, og vælg Ny mappe... fra kontekstmenuen.

   Giv et navn til denne mappe, lad os kalde den Sammenlægning af dubler for dette eksempel.

2. Flyt alle dine Outlook-kontakter til den nyoprettede mappe Skift til din nuværende mappe med kontakter og tryk CTRL+A for at vælge alle kontakterne, og tryk derefter CTRL+SHIFT+V for at flytte dem til den nyoprettede mappe ( Sammenlægning af dubler mappe).

   Tip: Hvis du ikke er særlig fortrolig med genveje, kan du blot højreklikke på de valgte kontakter og vælge Flyt fra kontekstmenuen.

3. Eksporter kontakterne til en .csv-fil ved hjælp af " Import og eksport " troldmand.

   I Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 og Outlook 2019 skal du gå til Fil> Åbn> Import .

   I Outlook 2007 og Outlook 2003 finder du denne guide under Fil> Import og eksport...

   Guiden guider dig gennem eksportprocessen, og du vælger følgende indstillinger:

   Se også: Excel trendlinjetyper, ligninger og formler
   • Trin 1." Eksporter til en fil ".
   • Trin 2. " Kommaseparerede værdier (Windows) ".
   • Trin 3. Vælg den Sammenlægning af dubler mappe, du oprettede tidligere.
   • Trin 4. Vælg destinationsmappe til at gemme .csv-filen.
   • Trin 5. Klik på Færdig for at afslutte eksportprocessen.

   Tip:

   Og her er, hvad vi har efter at have brugt guiden Kombiner rækker.

   Hvis du er interesseret i at prøve guiden Kombiner rækker på dine egne data, kan du downloade en fuldt funktionsdygtig prøveversion her.

4. Importer kontakter fra CSV-filen til din standardmappe Kontakter.

   Start den Import guiden igen som beskrevet i trin 3, og vælg følgende indstillinger:

   • Trin 1." Import fra et andet program eller en anden fil ".
   • Trin 2. " Kommaseparerede værdier (Windows) ".
   • Trin 3. Gennemse den eksporterede .csv-fil.
   • Trin 4. Sørg for at vælge " Importér ikke dobbelte emner ". Dette er den nøgleindstilling, der gør tricket!
   • Trin 5. Vælg din hovedmappe Kontakter, som i øjeblikket er tom, som destinationsmappe, du vil importere kontakterne til.
   • Trin 6. Klik på Færdig for at afslutte importprocessen.
5. Sammenlæg de afdragne kontakter med de oprindelige kontakter.

   Nu skal du flette de afdragne kontakter, der i øjeblikket er i din hovedmappe Kontakter, med de oprindelige kontakter, der findes i mappen Flette dupes, så ingen kontaktoplysninger går tabt.

   Åbn den Sammenlægning af dubler mappe og tryk på CTRL+A for at vælge alle kontakterne. Tryk derefter på CTRL+SHIFT+V og vælg at flytte kontakterne til din hovedmappe Kontakter.

   Når der opdages en dublet, vil Outlook sende en pop-up-meddelelse, der foreslår, at du opdaterer oplysninger om den eksisterende kontakt og viser et eksempel på de data, der vil blive tilføjet eller opdateret, som vist på skærmbilledet nedenfor.

   Bemærk: Hvis du har brugt guiden Kombiner rækker til at flette dublerede rækker i CSV-filen, er dette trin faktisk ikke nødvendigt, fordi alle kontaktoplysninger blev flettet i en CSV-fil og allerede findes i din hovedmappe Kontakter.

   
   • Vælg Opdatering hvis der er tale om dobbeltkontakter, og du ønsker at flette dem.
   • Vælg Tilføj ny kontakt om der faktisk er tale om to forskellige kontakter.
   • Hvis du ønsker at fremskynde processen, skal du klikke på Opdater alle og alle ændringer vil automatisk blive accepteret i alle dublerede kontakter.
   • Hvis du vil gennemgå en bestemt kontakt senere, skal du klikke på Spring I dette tilfælde forbliver det oprindelige kontaktpunkt i den oprindelige Sammenlægning af dubler mappe.

   Når Outlook registrerer en dobbeltkontakt med en anden e-mail-adresse, og du vælger at opdatere en kontakt, flyttes den aktuelle e-mail-adresse for kontakten til " E-mail 2 ", som vist i skærmbilledet ovenfor.

   Bemærk: Hvis din Outlook ikke viser denne dialogboks, når du tilføjer dublerede kontakter, er detektoren for dublerede kontakter sandsynligvis slået fra. Se, hvordan du aktiverer funktionen Tjek for dublerede kontakter.

Flette dubletter af Outlook-kontakter ved hjælp af Gmail

Hvis du har en Gmail-mailkonto (det har de fleste vel i dag), kan du bruge den til at flette dubletter af Outlook-kontakter. Kort fortalt er proceduren som følger: Eksporter dine Outlook-kontakter til en .csv-fil, importer filen til din Gmail-konto, brug funktionen "Find og flette dubletter" i Gmail, og importer endelig de afpudsede kontakter tilbage til Outlook.

Hvis du ønsker en mere detaljeret vejledning, kan du gå til den her:

1. Eksporter dine Outlook-kontakter til en CSV-fil, som beskrevet i trin 3 ovenfor ( Fanen Filer> Åbn> Import> Eksporter til en fil> Kommasepareret fil (Windows) ).
2. Log ind på din Gmail-konto, gå til Kontakter, og klik derefter på Import af kontakter...
3. Klik på den Vælg fil knappen, og gå til den CSV-fil, du oprettede i trin 1.

   Gmail opretter en ny kontaktgruppe for hver importeret fil, så du nemt kan få adgang til og gennemgå den senere.

4. Når importen er færdig, skal du klikke på Find & flette dubletter link.
5. Der vises en liste over fundne dubletter, og du kan klikke på udvide linket for at gennemgå og bekræfte de kontakter, der skal slås sammen.

   Hvis alt er Okay , klik Sammenlægning .

   Et ord om forsigtighed : Desværre er Gmail ikke så smart som Outlook (eller måske bare overforsigtig) til at opdage dubletter af kontakter med små forskelle i en kontakts navn. For eksempel kunne den ikke identificere vores falske kontakt Elina Anderson og Elina K. Anderson og en og samme person. Derfor skal du ikke blive skuffet, hvis du opdager et par dubletter, når du har importeret de sammenlagte kontakter tilbage til Outlook. Det er ikke din skyld, du har gjort alt rigtigt! Og der er stadig plads til forbedringer for Gmail : )

6. I Gmail skal du klikke på Mere> Eksport... for at overføre de sammenlagte kontakter tilbage til Outlook.
7. I dialogvinduet Eksporter kontakter skal du angive 2 ting:
   • Under " Hvilke kontakter ønsker du at eksportere ", skal du vælge, om du vil eksportere alle kontakterne eller kun en bestemt gruppe. Hvis du kun vil eksportere de kontakter, som du har importeret fra Outlook, er det logisk at vælge den tilsvarende Importeret gruppe.
   • Under " Hvilket eksportformat ", vælg Outlook CSV-format .

   Klik derefter på Eksport knappen for at afslutte eksportprocessen.

8. Til sidst skal du importere de sammenlagte kontakter tilbage til Outlook som beskrevet i trin 4 i den foregående metode. Husk at vælge " Importér ikke dobbelte emner "!

   Tip: Før du importerer sammenlægningskontakterne fra Gmail, kan du flytte alle kontakter fra din primære Outlook-mappe til en sikkerhedskopimappe for at undgå at oprette flere dubletter.

Link dubletter kontakter i Outlook 2013 og 2016

Hvis du bruger Outlook 2013 eller Outlook 2016, kan du hurtigt kombinere flere kontakter, der vedrører den samme person, ved hjælp af funktionen Link Kontakter mulighed.

1. Åbn din kontaktliste ved at klikke på Mennesker nederst i navigationsruden.
2. Klik på den kontakt, du vil flette, for at vælge den.
3. Klik derefter på den lille knappen med prikker ved siden af Rediger for at åbne rullemenuen, og vælg Link Kontakter fra listen.
4. Under den Link til en anden kontaktperson begynder du at skrive navnet på den person, du vil linke i søgefeltet, og efterhånden som du skriver, viser Outlook alle de kontakter, der matcher din søgning.
5. Vælg den/de ønskede kontakt(er) fra resultatlisten og klik på den. De valgte kontakter vil blive slået sammen med det samme, og du vil se deres navne under Tilknyttede kontakter overskrift. Du skal blot klikke på OK for at gemme ændringerne.

Selvfølgelig er funktionen Link Contacts ikke det bedste valg til at rydde op i en stor kontaktliste fyldt med dubletter, men den vil helt sikkert hjælpe dig med hurtigt at samle nogle få identiske kontakter til en enkelt.

Sådan undgår du at duplikere kontakter i din Outlook

Nu hvor du har ryddet op i Outlook-kontakterne, giver det mening at investere et par minutter mere og læne sig op ad, hvordan du holder din kontaktliste ren i fremtiden. Dette kan nemt opnås ved at aktivere den automatiske Outlook-dobbeltkontaktdetektor. Se, hvordan du gør dette i Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Gå til Fanen Fil> Indstillinger> Kontakter .
2. Under " Navne og arkivering ", vælg Kontroller for dubletter af kontakter, når du gemmer nye kontakter og klik på OK.

Ja, det er så nemt som det! Fra nu af foreslår Outlook, at en ny kontakt, som du tilføjer, slås sammen med en eksisterende kontakt, hvis de begge har samme navn eller samme e-mailadresse.

Tip. Når dubletterne er slået sammen, kan du eksportere dine Outlook-kontakter til CSV-fil til sikkerhedskopiering.

Forhåbentlig har du nu en ren og pæn kontaktliste i din Outlook og ved, hvordan du opretholder rækkefølgen. Tak for læsningen!