Pada artikel ini Anda akan mempelajari cara menggabungkan kontak duplikat di Outlook tanpa menggunakan alat pihak ketiga, dan cara menjaga daftar kontak Anda tetap bersih di masa mendatang.

Microsoft Outlook menyediakan banyak alat praktis yang kami gunakan dan sukai dan bahkan lebih banyak fitur yang tidak kami sadari. Namun sayangnya, opsi untuk mendeduplikasi buku alamat dan menggabungkan beberapa kontak duplikat menjadi satu tidak ada.

Untungnya, kami tidak terbatas hanya menggunakan alat yang disediakan Outlook secara eksplisit. Dengan sedikit kreativitas, Anda dapat menemukan cara untuk menyelesaikan tugas apa pun, atau hampir semua tugas yang Anda hadapi. Lebih lanjut dalam artikel ini, Anda akan menemukan bagaimana Anda dapat memeriksa duplikat kontak Outlook Anda dan menggabungkannya tanpa menggunakan perangkat lunak pihak ketiga.

Mengapa kontak duplikat muncul di Outlook

Alasan paling umum yang menyebabkan duplikasi adalah menyeret pesan ke folder Kontak di panel Navigasi agar kontak dibuat secara otomatis. Tentu saja, ini adalah cara tercepat untuk menambahkan kontak baru di Outlook dan tidak ada yang salah tentang itu. Namun, jika Anda juga membuat kontak secara manual sesekali, Anda mungkin akan memiliki beberapa kontak untuk orang yang sama, misalnya jika Anda salah mengeja nama kontak atau memasukkannya dengan cara yang berbeda.

Skenario lain yang mengarah ke duplikasi kontak adalah apabila seseorang mengirim email kepada Anda dari akun yang berbeda Dalam hal ini, bagaimana pun cara Anda membuat kontak baru, dengan menyeret pesan ke folder Kontak atau dengan mengeklik tombol "Kontak Baru" pada pita, kontak tambahan untuk orang yang sama akan tetap dibuat.

Sinkronisasi dengan laptop atau perangkat seluler serta dengan platform sosial seperti LinkedIn, Facebook, dan Twitter, juga dapat menghasilkan kontak duplikat. Misalnya, jika orang yang sama terdaftar dengan nama yang berbeda di buku alamat yang berbeda, katakanlah Robert Smith, Bob Smith dan Robert B. Smith , tidak ada yang mencegah beberapa kontak dibuat di Outlook Anda.

Jika Anda bekerja di lingkungan korporat, kontak duplikat mungkin muncul seandainya perusahaan Anda mempertahankan beberapa buku alamat pada server Exchange-nya.

Saya rasa tidak perlu menjelaskan masalah apa yang mungkin Anda hadapi ketika detail penting tersebar di beberapa kontak duplikat di Outlook Anda. Jika Anda membaca artikel ini, kemungkinan besar Anda sedang mencari solusi untuk mengatasinya. Dan di bawah ini Anda akan menemukan sejumlah solusi untuk dipilih.

Cara menggabungkan kontak duplikat di Outlook

Dalam kebanyakan kasus, Outlook cukup pintar untuk mencegah duplikasi saat Anda mencoba membuat kontak yang sudah ada. Namun, jika Anda sudah memiliki sejumlah kontak duplikat di buku alamat Anda, Anda perlu menerapkan teknik khusus untuk membersihkan kekacauan tersebut. Oke, mari kita mulai!

Catatan. Untuk kehilangan data yang tidak disengaja secara permanen, kami sangat menyarankan agar Anda membuat salinan cadangan terlebih dulu, misalnya dengan mengekspor kontak Outlook Anda ke Excel.

1. Buat folder Kontak baru Di Kontak Outlook, klik kanan pada folder Kontak Anda saat ini dan pilih Folder Baru... dari menu konteks.

   Berikan nama untuk folder ini, sebut saja Gabungkan dupes untuk contoh ini.

2. Pindahkan semua kontak Outlook Anda ke folder yang baru dibuat Beralih ke folder kontak Anda saat ini dan tekan CTRL+A untuk memilih semua kontak, kemudian tekan CTRL+SHIFT+V untuk memindahkannya ke folder yang baru dibuat ( Gabungkan dupes folder).

   Tip: Jika Anda tidak terlalu nyaman dengan shortcut, Anda bisa mengklik kanan kontak yang dipilih dan memilih Pindah dari menu konteks.

3. Mengekspor kontak ke file .csv menggunakan " Impor dan Ekspor " penyihir.

   Di Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, dan Outlook 2019, buka File> Buka> Impor .

   Lihat juga: Rumus Excel MAX IF untuk menemukan nilai terbesar dengan kondisi

   Di Outlook 2007 dan Outlook 2003, Anda akan menemukan wizard ini di bawah File> Impor dan Ekspor...

   Wizard akan memandu Anda melalui proses ekspor, dan Anda memilih opsi berikut ini:

   • Langkah 1. " Ekspor ke File ".
   • Langkah 2. " Nilai yang Dipisahkan Koma (Windows) ".
   • Langkah 3. Pilih Gabungkan dupes folder yang Anda buat sebelumnya.
   • Langkah 4. Pilih folder tujuan untuk menyimpan file .csv.
   • Langkah 5. Klik Selesai untuk menyelesaikan proses ekspor.

   Kiat:

   Dan inilah yang kita miliki setelah menggunakan Combine Rows Wizard.

   Jika Anda tertarik untuk mencoba Combine Rows Wizard pada data Anda sendiri, Anda dapat mengunduh versi uji coba yang berfungsi penuh di sini.

4. Impor kontak dari file CSV ke folder Kontak default Anda.

   Mulai Impor wizard lagi seperti yang dijelaskan dalam langkah 3 dan pilih opsi berikut ini:

   • Langkah 1. " Impor dari program atau file lain ".
   • Langkah 2. " Nilai yang Dipisahkan Koma (Windows) ".
   • Langkah 3. Jelajahi file .csv yang diekspor.
   • Langkah 4. Pastikan untuk memilih " Jangan mengimpor item duplikat " Ini adalah opsi kunci yang melakukan trik!
   • Langkah 5. Pilih folder Kontak utama Anda, yang saat ini kosong, sebagai folder tujuan untuk mengimpor kontak.
   • Langkah 6. Klik Selesai untuk menyelesaikan proses impor.
5. Gabungkan kontak yang sudah dipotong dengan kontak asli.

   Sekarang Anda perlu menggabungkan kontak yang telah dipotong yang saat ini berada di folder Kontak utama Anda dengan kontak asli yang berada di folder Merge dupes, sehingga tidak ada detail kontak yang akan hilang.

   Buka Gabungkan dupes Kemudian tekan CTRL+A untuk memilih semua kontak. Lalu tekan CTRL+SHIFT+V dan pilih untuk memindahkan kontak ke folder Kontak utama Anda.

   Saat duplikat terdeteksi, Outlook akan melontarkan pesan pop-up yang menyarankan Anda memperbarui informasi kontak yang ada dan menampilkan pratinjau data yang akan ditambahkan atau diperbarui, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah.

   Catatan: Jika Anda sudah menggunakan Wizard Combine Rows untuk menggabungkan baris duplikat dalam file CSV, langkah ini sebenarnya tidak diperlukan, karena semua detail kontak digabungkan dalam file CSV dan sudah ada di folder Kontak utama Anda.

   
   • Pilih Pembaruan jika ini adalah kontak duplikat dan Anda ingin menggabungkannya.
   • Pilih Tambahkan kontak baru jika mereka, pada kenyataannya, dua kontak yang berbeda.
   • Jika Anda ingin mempercepat proses, klik Perbarui Semua dan semua perubahan akan diterima secara otomatis di semua kontak duplikat.
   • Jika Anda ingin meninjau kontak tertentu nanti, klik Loncat Dalam hal ini, item kontak asli akan tetap berada di dalam Gabungkan dupes folder.

   Saat Outlook mendeteksi kontak duplikat dengan alamat email yang berbeda dan Anda memilih untuk memperbarui kontak, alamat email kontak saat ini akan dipindahkan ke " E-mail 2 ", seperti ditunjukkan dalam tangkapan layar di atas.

   Catatan: Jika Outlook Anda tidak menampilkan dialog ini saat Anda menambahkan kontak duplikat, kemungkinan besar detektor kontak duplikat tidak aktif. Lihat cara mengaktifkan Periksa Kontak Duplikat fitur.

Gabungkan kontak Outlook duplikat menggunakan Gmail

Jika Anda memiliki akun email Gmail (saya kira kebanyakan orang melakukannya akhir-akhir ini), Anda dapat menggunakannya untuk menggabungkan kontak Outlook duplikat. Singkatnya, prosedurnya adalah sebagai berikut. Ekspor kontak Outlook Anda ke file .csv, impor file itu ke akun Gmail Anda, gunakan fungsi "Temukan dan gabungkan duplikat" yang tersedia di Gmail, dan akhirnya impor kontak yang telah dikurangi kembali ke Outlook.

Jika Anda ingin instruksi yang lebih terperinci, ini dia:

1. Ekspor kontak Outlook Anda ke file CSV, seperti yang dijelaskan dalam langkah 3 di atas ( Tab File> Buka> Impor> Ekspor ke file> File Terpisah Koma (Windows) ).
2. Masuk ke akun Gmail Anda, arahkan ke Kontak, lalu klik Impor Kontak...
3. Klik Pilih File dan telusuri ke file CSV yang Anda buat pada langkah 1.

   Gmail membuat grup kontak baru untuk setiap file yang diimpor sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses dan meninjaunya nanti.

4. Setelah pengimporan selesai, klik tombol Temukan &; gabungkan duplikat tautan.
5. Daftar kontak duplikat yang ditemukan akan ditampilkan dan Anda bisa mengklik tombol Perluas untuk meninjau dan memverifikasi kontak yang akan digabungkan.

   Jika semuanya Oke , klik Gabung .

   Sebuah kata peringatan : Sayangnya, Gmail tidak sepintar Outlook (atau mungkin hanya terlalu berhati-hati) untuk mendeteksi kontak duplikat dengan sedikit perbedaan dalam nama kontak. Misalnya, gagal mengidentifikasi kontak palsu kami Elina Anderson dan Elina K. Anderson Itulah sebabnya, jangan kecewa jika Anda menemukan beberapa duplikat setelah mengimpor kontak yang digabungkan kembali ke Outlook. Itu bukan salah Anda, Anda melakukan segalanya dengan benar! Dan masih ada ruang untuk perbaikan untuk Gmail : )

6. Di Gmail, klik Lebih lanjut> Ekspor... untuk mentransfer kontak yang digabungkan kembali ke Outlook.
7. Dalam jendela dialog Export contacts, tentukan 2 hal:
   • Di bawah " Kontak mana yang ingin Anda ekspor ", pilih apakah akan mengekspor semua kontak atau grup tertentu saja. Jika Anda hanya ingin mengekspor kontak yang Anda impor dari Outlook, masuk akal untuk memilih Diimpor kelompok.
   • Di bawah " Format ekspor yang mana ", pilih Format CSV Outlook .

   Kemudian klik tombol Ekspor untuk menyelesaikan proses ekspor.

8. Terakhir, impor kontak yang digabungkan kembali ke Outlook, seperti yang dijelaskan pada langkah 4 dari metode sebelumnya. Ingatlah untuk memilih " Jangan mengimpor item duplikat "!

   Tip: Sebelum mengimpor kontak gabungan dari Gmail, Anda dapat memindahkan semua kontak dari folder Outlook utama Anda ke folder cadangan untuk menghindari pembuatan lebih banyak duplikat.

   Lihat juga: Hapus pemformatan di Excel: cara menghapus semua format dalam sel

Tautkan kontak duplikat di Outlook 2013 dan 2016

Jika Anda menggunakan Outlook 2013 atau Outlook 2016, Anda bisa dengan cepat menggabungkan beberapa kontak yang terkait dengan orang yang sama menggunakan Kontak Tautan pilihan.

1. Buka daftar kontak Anda dengan mengeklik Orang di bagian bawah panel Navigasi.
2. Klik pada kontak yang ingin Anda gabungkan untuk memilihnya.
3. Kemudian klik tombol kecil tombol titik-titik di samping Edit untuk membuka menu drop-down, dan pilih Kontak Tautan dari daftar.
4. Di bawah Tautkan Kontak Lain mulai mengetik nama orang yang ingin Anda tautkan di bidang pencarian, dan saat Anda mengetik, Outlook akan menampilkan semua kontak yang cocok dengan pencarian Anda.
5. Pilih kontak yang diperlukan dari daftar hasil dan klik di atasnya. Kontak yang dipilih akan langsung digabungkan dan Anda akan melihat nama mereka di bawah Kontak yang Terhubung Anda hanya perlu mengklik OK untuk menyimpan perubahan.

Tentu saja, fitur Tautkan Kontak bukanlah pilihan terbaik untuk membersihkan daftar kontak besar yang penuh dengan duplikat, tetapi pasti akan membantu Anda dengan cepat menggabungkan beberapa kontak yang identik menjadi satu kontak.

Cara mencegah kontak duplikat di Outlook Anda

Sekarang setelah Anda membersihkan kekacauan di kontak Outlook, masuk akal untuk menginvestasikan beberapa menit lagi dan bersandar pada cara menjaga daftar kontak Anda tetap bersih di masa mendatang. Ini dapat dengan mudah dicapai dengan mengaktifkan detektor kontak duplikat Outlook otomatis. Lihat bagaimana melakukan ini di Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Pergi ke Tab File> Opsi> Kontak .
2. Di bawah " Nama dan pengarsipan ", pilih Periksa Kontak Duplikat Saat Menyimpan Kontak Baru dan klik OK.

Ya, semudah itu! Mulai sekarang, Outlook akan menyarankan untuk menggabungkan kontak baru yang Anda tambahkan dengan kontak yang sudah ada, jika keduanya memiliki nama yang sama atau alamat email yang identik.

Tip. Setelah duplikat digabungkan, Anda dapat mengekspor kontak Outlook Anda ke file CSV untuk tujuan pencadangan.

Mudah-mudahan, sekarang Anda memiliki daftar kontak yang bersih dan rapi di Outlook Anda dan tahu cara menjaga ketertiban. Terima kasih telah membaca!