Sa artikulong ito matututunan mo kung paano pagsamahin ang mga duplicate na contact sa Outlook nang hindi gumagamit ng anumang mga tool ng third-party, at kung paano panatilihing malinis ang iyong listahan ng contact sa hinaharap.

Microsoft Outlook nagbibigay ng maraming madaling gamiting tool na ginagamit at gusto namin at higit pang mga feature na hindi namin alam. Ngunit sa kasamaang-palad, hindi nakasakay ang isang opsyon upang i-dedupe ang address book at pagsamahin ang maramihang mga duplicate na contact sa isa.

Sa kabutihang palad, hindi kami limitadong gamitin lamang ang mga tool na iyon na tahasang ibinibigay ng Outlook. Sa pamamagitan lamang ng kaunting pagkamalikhain, makakaisip ka ng paraan upang malutas ang anuman, o halos anumang, gawaing kinakaharap mo. Higit pa sa artikulong ito makikita mo kung paano mo masusuri ang iyong mga contact sa Outlook para sa mga duplicate at pagsamahin ang mga ito nang hindi gumagamit ng anumang software ng third-party.

Bakit lumalabas ang mga duplicate na contact sa Outlook

Ang pinakakaraniwang dahilan na humahantong sa pagdoble ay pag-drag ng mensahe sa folder ng Mga Contact sa pane ng Navigation upang awtomatikong magawa ang isang contact. Siyempre, ito ang pinakamabilis na paraan upang magdagdag ng bagong contact sa Outlook at walang mali tungkol dito. Gayunpaman, kung manu-mano ka ring gumawa ng mga contact paminsan-minsan, maaari kang magkaroon ng maraming contact para sa iisang tao, hal. kung mali ang spelling mo sa pangalan ng contact o ilagay ito sa ibang paraan.

Ang isa pang senaryo na humahantong sa pagdoble ng contact ay kapag nag-email sa iyo ang isang tao mula sa ibamga account , hal. gamit ang kanyang pangkumpanyang email address at isang personal na Gmail address. Sa kasong ito, kahit paano ka lumikha ng bagong contact, sa pamamagitan ng pag-drag ng mensahe sa folder ng Mga Contact o sa pamamagitan ng pag-click sa button na "Bagong Contact" sa ribbon, isang karagdagang contact para sa parehong tao ang gagawin pa rin.

Pag-synchronize sa isang laptop o mobile device gayundin sa mga social platform gaya ng LinkedIn, Facebook at Twitter, ay maaari ding gumawa ng mga duplicate na contact. Halimbawa, kung ang parehong tao ay nakalista sa ilalim ng magkakaibang pangalan sa iba't ibang mga address book, sabihin ang Robert Smith, Bob Smith at Robert B. Smith , walang pumipigil sa paggawa ng maraming contact sa iyong Outlook.

Kung nagtatrabaho ka sa isang corporate environment, maaaring may mga duplicate na contact kung sakaling magpanatili ang iyong kumpanya ng ilang address book sa mga Exchange server nito.

Sa tingin ko ay hindi na kailangan upang ipaliwanag kung anong mga problema ang maaaring mayroon ka kapag nakakalat ang mahahalagang detalye sa ilang mga duplicate na contact sa iyong Outlook. Kung binabasa mo ang artikulong ito, malamang na naghahanap ka ng solusyon upang ayusin ito. At sa ibaba ay makakahanap ka ng ilang solusyon na mapagpipilian.

Paano pagsamahin ang mga duplicate na contact sa Outlook

Sa karamihan ng mga kaso, matalino ang Outlook upang maiwasan ang pagdoble kapag sinusubukan mong lumikha ng contact na mayroon na. Gayunpaman, kung mayroon ka nang bilang ngmga duplicate na contact sa iyong address book, kailangan mong mag-apply ng isang espesyal na pamamaraan upang linisin ang gulo. Okay, magsimula na tayo!

Tandaan. Para sa permanenteng hindi sinasadyang pagkawala ng data, lubos naming inirerekomenda na gumawa ka muna ng backup na kopya, halimbawa sa pamamagitan ng pag-export ng iyong mga contact sa Outlook sa Excel.

1. Gumawa ng bagong folder ng Mga Contact . Sa Outlook Contacts, i-right click sa iyong kasalukuyang folder ng Mga Contact at piliin ang Bagong Folder... mula sa menu ng konteksto.

   Bigyan ng pangalan ang folder na ito, tawagin natin itong Pagsamahin ang mga dupe para sa halimbawang ito.

2. Ilipat ang lahat ng iyong contact sa Outlook sa bagong likhang folder . Lumipat sa iyong kasalukuyang folder ng mga contact at pindutin ang CTRL+A upang piliin ang lahat ng mga contact, pagkatapos ay pindutin ang CTRL+SHIFT+V upang ilipat ang mga ito sa bagong likhang folder ( Pagsamahin ang mga dupes folder).

   Tip: Kung hindi ka masyadong komportable sa mga shortcut, maaari mong i-right click lang ang mga napiling contact at piliin ang Ilipat mula sa menu ng konteksto.

3. I-export ang mga contact sa isang .csv file gamit ang " Import at Export " na wizard.

   Sa Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, at Outlook 2019, pumunta sa File > Buksan ang > Mag-import .

   Sa Outlook 2007 at Outlook 2003, makikita mo ang wizard na ito sa ilalim ng File > Mag-import at Mag-export...

   Gabayan ka ng wizard sa proseso ng pag-export, at pipiliin mo ang mga sumusunod na opsyon:

   • Hakbang 1. " I-export sa aFile ".
   • Hakbang 2. " Comma Separated Values ​​(Windows) ".
   • Hakbang 3. Piliin ang folder na Merge dupes ginawa mo kanina.
   • Hakbang 4. Piliin ang patutunguhang folder para i-save ang .csv file.
   • Hakbang 5. I-click ang Tapos na para kumpletuhin ang proseso ng pag-export.

   Tip:

   At narito ang mayroon kami pagkatapos gamitin ang Combine Rows Wizard.

   Kung interesado kang subukan ang Combine Rows Wizard sa iyong sariling data, maaari mong mag-download ng fully-functional na trial version dito.

   Tingnan din: ISERROR function sa Excel na may mga halimbawa ng formula
4. Mag-import ng mga contact mula sa CSV file papunta sa iyong default na folder ng Contacts.

   Simulan ang Import wizard muli tulad ng inilarawan sa hakbang 3 at piliin ang mga sumusunod na opsyon:

   • Hakbang 1. " Mag-import mula sa ibang program o file ".
   • Hakbang 2. " Comma Separated Values ​​(Windows) ".
   • Hakbang 3. Mag-browse sa na-export na .csv file.
   • Hakbang 4. Tiyaking piliin ang " Huwag mag-import ng mga duplicate na item ". Ito ang pangunahing opsyon na gumagawa ng trick!
   • Hakbang 5. Piliin ang iyong pangunahing Folder ng mga contact, na kasalukuyang walang laman, bilang patutunguhang folder kung saan ii-import ang mga contact.
   • Hakbang 6. I-click ang Tapos na upang makumpleto ang proseso ng pag-import.
5. Pagsamahin ang mga na-dedupe na contact sa mga orihinal.

   Ngayon ay kailangan mong pagsamahin ang mga na-dedupe na contact na kasalukuyang nasa iyong pangunahing folder ng Mga Contact sa mga orihinal na contact na nasa folder ng Merge dupes, kaya nawalang mga detalye ng contact ang mawawala.

   Buksan ang folder na Pagsamahin ang mga dupes at pindutin ang CTRL+A upang piliin ang lahat ng mga contact. Pagkatapos ay pindutin ang CTRL+SHIFT+V at piliin na ilipat ang mga contact sa iyong pangunahing folder ng Mga Contact.

   Kapag may nakitang duplicate, maglalagay ang Outlook ng pop-up na mensahe na nagmumungkahi na i-update mo ang impormasyon ng umiiral na contact at display isang preview ng data na idaragdag o ia-update, tulad ng ipinapakita sa screenshot sa ibaba.

   Tandaan: Kung ginamit mo ang Combine Rows Wizard upang pagsamahin ang mga duplicate na row sa CSV file, hindi talaga kailangan ang hakbang na ito , dahil ang lahat ng mga detalye ng contact ay pinagsama sa isang CSV file at nasa iyong pangunahing folder ng Mga Contact.

   
   • Piliin ang I-update kung ito ay mga duplicate na contact at gusto mong pagsamahin sila.
   • Piliin ang Magdagdag ng bagong contact kung sila, sa katunayan, ay dalawang magkaibang contact.
   • Kung gusto mong pabilisin ang proseso, i-click ang I-update Lahat at lahat ng mga pagbabago ay awtomatikong tatanggapin sa lahat ng mga duplicate na contact.
   • Kung gusto mong suriin ang isang partikular na contact sa ibang pagkakataon, i-click ang Laktawan . Sa kasong ito, mananatili ang orihinal na item ng contact sa folder na Pagsamahin ang mga dupes .

   Kapag nakita ng Outlook ang isang duplicate na contact na may ibang email address at pinili mong i-update ang isang contact, ang ang kasalukuyang email address ng contact ay ililipat sa field na " E-mail 2 ", tulad ng ipinapakita sa screenshot sa itaas.

   Tandaan: Kung ang iyong Outlookay hindi nagpapakita ng dialog na ito kapag nagdadagdag ka ng mga duplicate na contact, at malamang na naka-off ang duplicate na contact detector. Tingnan kung paano i-enable ang feature na Suriin para sa Mga Duplicate na Contact.

Pagsamahin ang mga duplicate na contact sa Outlook gamit ang Gmail

Kung mayroon kang Gmail email account (Sa tingin ko karamihan sa mga tao ay ginagawa sa mga araw na ito) , maaari mo itong gamitin upang pagsamahin ang mga duplicate na contact sa Outlook. Sa maikling salita, ang pamamaraan ay ang mga sumusunod. I-export ang iyong mga contact sa Outlook sa isang .csv file, i-import ang file na iyon sa iyong Gmail account, gamitin ang function na "Hanapin at pagsamahin ang mga duplicate" na available sa Gmail, at sa wakas ay i-import ang mga na-deduped na contact pabalik sa Outlook.

Kung gusto mo ng higit pa detalyadong pagtuturo, narito ka:

1. I-export ang iyong mga contact sa Outlook sa isang CSV file, tulad ng inilarawan sa hakbang 3 sa itaas ( Tab ng File > Buksan > Import > I-export sa isang file > ; Comma Separated File (Windows) ).
2. Mag-log in sa iyong Gmail account, mag-navigate sa Contacts, at pagkatapos ay i-click ang Mag-import ng Mga Contact...
3. I-click ang button na Pumili ng File at mag-browse sa CSV file na ginawa mo sa hakbang 1.

   Gumagawa ang Gmail ng bagong contact group para sa bawat na-import na file upang madali mong ma-access at masuri ito sa ibang pagkakataon .

4. Pagkatapos makumpleto ang pag-import, i-click ang Hanapin & pagsamahin ang mga duplicate link.
5. Ipinapakita ang isang listahan ng mga nakitang duplicate na contact at maaari mong i-click ang link na palawakin upang suriin at i-verify ang mga contact na isasama.

   Kung ang lahat ay Okay , i-click ang Pagsamahin .

   Isang pag-iingat : Sa kasamaang palad, ang Gmail ay hindi gaanong matalino bilang Outlook (o baka maingat lang) para makita ang mga duplicate na contact na may kaunting pagkakaiba sa mga pangalan ng contact. Halimbawa, hindi nito natukoy ang aming pekeng contact na Elina Anderson at Elina K. Anderson at isa at ang parehong tao. Kaya naman, huwag mabigo kung makakita ka ng ilang duplicate pagkatapos i-import ang pinagsamang mga contact pabalik sa Outlook. Hindi mo kasalanan, ginawa mo ang lahat ng tama! At may puwang pa para sa pagpapabuti para sa Gmail : )

6. Sa Gmail, i-click ang Higit pa > I-export... upang ilipat ang pinagsamang mga contact pabalik sa Outlook.
7. Sa dialog window ng I-export ang mga contact, tukuyin ang 2 bagay:
   • Sa ilalim ng " Aling mga contact ang gusto mong i-export ", piliin kung i-export ang lahat ng mga contact o isang partikular na grupo lamang. Kung nais mong i-export lamang ang mga contact na iyong na-import mula sa Outlook, ito ay may dahilan upang piliin ang katumbas na Na-import na grupo.
   • Sa ilalim ng " Aling format ng pag-export ", piliin ang Format na CSV ng Outlook .

   Pagkatapos ay i-click ang button na I-export upang tapusin ang proseso ng pag-export.

8. Sa wakas, i-import ang pinagsamang mga contact pabalik sa Outlook, tulad ng inilarawan sa hakbang 4 ng nakaraang paraan. Tandaang piliin ang " Huwag mag-import ng mga duplicate na item "!

   Tip: Bago i-import ang pinagsamang mga contactmula sa Gmail, maaari mong ilipat ang lahat ng mga contact mula sa iyong pangunahing folder ng Outlook patungo sa isang backup na folder upang maiwasan ang paggawa ng higit pang mga duplicate.

   Tingnan din: Paano tanggalin ang mga espesyal / hindi gustong mga character sa Excel

I-link ang mga duplicate na contact sa Outlook 2013 at 2016

Kung ikaw ay gumagamit ng Outlook 2013 o Outlook 2016, maaari mong mabilis na pagsamahin ang ilang mga contact na nauugnay sa parehong tao gamit ang I-link ang Mga Contact na opsyon.

1. Buksan ang iyong listahan ng mga contact sa pamamagitan ng pag-click sa Mga tao sa ibaba ng Navigation pane.
2. Mag-click sa contact na gusto mong pagsamahin upang piliin ito.
3. Pagkatapos ay i-click ang maliit na button na mga tuldok sa tabi ng I-edit upang buksan ang drop-down na menu, at piliin ang I-link ang Mga Contact mula sa listahan.
4. Sa ilalim ng seksyong Mag-link ng Isa pang Contact , simulan ang pag-type ng pangalan ng taong gusto mong i-link sa field ng paghahanap, at habang nagta-type ka ay ipapakita ng Outlook ang lahat ng mga contact na tumutugma sa iyong paghahanap.
5. Piliin ang (mga) kinakailangang contact mula sa listahan ng resulta at i-click ito. Ang mga napiling contact ay isasama kaagad at makikita mo ang kanilang mga pangalan sa ilalim ng Mga Naka-link na Contact na heading. Ang kailangan mo lang gawin ay i-click ang OK para i-save ang mga pagbabago.

Siyempre, ang tampok na Link Contacts ay hindi ang pinakamahusay na pagpipilian upang linisin ang isang malaking listahan ng mga contact na puno ng mga duplicate, ngunit tiyak na makakatulong ito sa iyong mabilis na pagsamahin ang ilang magkakatulad na mga contact sa isang solong isa.

Paano maiwasan ang mga duplicate na contact sa iyong Outlook

Ngayonna nalinis mo na ang gulo sa mga contact sa Outlook, makatuwirang mag-invest ng ilang minuto pa at pag-isipan kung paano panatilihing malinis ang iyong listahan ng contact sa hinaharap. Madali itong makamit sa pamamagitan ng pagpapagana sa awtomatikong Outlook duplicate na contact detector. Tingnan kung paano ito gawin sa Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Pumunta sa tab na File > Mga Pagpipilian > Mga Contact .
2. Sa ilalim ng " Mga Pangalan at pag-file ", piliin ang Suriin ang Mga Duplicate na Contact Kapag Nagse-save ng Mga Bagong Contact at i-click ang OK.

Oo, kasingdali lang niyan! Mula ngayon, iminumungkahi ng Outlook na pagsamahin ang isang bagong contact na idinaragdag mo sa umiiral na, kung pareho silang may katulad na pangalan o magkaparehong email address.

Tip. Sa sandaling pinagsama ang mga duplicate, maaari mong i-export ang iyong mga contact sa Outlook sa CSV file para sa mga layuning pang-back-up.

Sana, mayroon ka na ngayong malinis at maayos na listahan ng mga contact sa iyong Outlook at alam kung paano panatilihin ang pagkakasunud-sunod. Salamat sa pagbabasa!