Sommario
In questo articolo scoprirete come unire i contatti duplicati in Outlook senza utilizzare strumenti di terze parti e come mantenere pulito l'elenco dei contatti in futuro.
Microsoft Outlook offre un sacco di strumenti pratici che usiamo e amiamo e ancora più funzioni che non conosciamo. Purtroppo, però, non è presente un'opzione per deduplicare la rubrica e combinare più contatti duplicati in uno solo.
Fortunatamente, non siamo limitati a utilizzare solo gli strumenti che Outlook fornisce esplicitamente. Con un po' di creatività è possibile trovare un modo per risolvere qualsiasi compito, o quasi. In questo articolo scoprirete come controllare i contatti di Outlook alla ricerca di duplicati e unirli senza utilizzare alcun software di terze parti.
Perché i contatti duplicati vengono visualizzati in Outlook
Il motivo più comune che porta alla duplicazione è trascinare un messaggio nella cartella Contatti nel riquadro di navigazione per creare automaticamente un contatto. Naturalmente questo è il modo più veloce per aggiungere un nuovo contatto in Outlook e non c'è nulla di male. Tuttavia, se ogni tanto si creano anche contatti manualmente, si può finire per avere più contatti per la stessa persona, ad esempio se si sbaglia a scrivere il nome del contatto o lo si inserisce in modo diverso.
Un altro scenario che porta alla duplicazione dei contatti è quando una persona vi invia e-mail da diversi account In questo caso, indipendentemente dal modo in cui si crea un nuovo contatto, trascinando un messaggio nella cartella Contatti o facendo clic sul pulsante "Nuovo contatto" della barra multifunzione, verrà comunque creato un altro contatto per la stessa persona.
Sincronizzazione con un computer portatile o un dispositivo mobile, nonché con piattaforme sociali come LinkedIn, Facebook e Twitter, può anche produrre contatti duplicati. Ad esempio, se la stessa persona è elencata con nomi diversi in rubriche diverse, ad es. Robert Smith, Bob Smith e Robert B. Smith nulla impedisce di creare più contatti in Outlook.
Se si lavora in un ambiente aziendale, potrebbero emergere contatti duplicati nel caso in cui l'azienda mantenga diverse rubriche sui propri server Exchange.
Non c'è bisogno di spiegare quali sono i problemi che si possono avere quando i dati importanti sono sparsi in diversi contatti duplicati in Outlook. Se state leggendo questo articolo, molto probabilmente state cercando una soluzione per risolvere il problema. Di seguito troverete una serie di soluzioni tra cui scegliere.
Come unire i contatti duplicati in Outlook
Nella maggior parte dei casi Outlook è abbastanza intelligente da impedire la duplicazione quando si cerca di creare un contatto già esistente. Tuttavia, se nella rubrica sono già presenti diversi contatti duplicati, è necessario applicare una tecnica speciale per ripulire il tutto. Bene, iniziamo!
Nota: per evitare la perdita accidentale dei dati, si consiglia vivamente di eseguire prima una copia di backup, ad esempio esportando i contatti di Outlook in Excel.
- Creare una nuova cartella Contatti Nei Contatti di Outlook, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Contatti corrente e selezionare Nuova cartella... dal menu contestuale.
Dare un nome a questa cartella, chiamandola Unire i doppioni per questo esempio.
- Spostare tutti i contatti di Outlook nella nuova cartella creata. Passare alla cartella dei contatti corrente e premere CTRL+A per selezionare tutti i contatti, quindi premere CTRL+SHIFT+V per spostarli nella cartella appena creata ( Unire i doppioni cartella).
Suggerimento: se non si ha molta dimestichezza con le scorciatoie, è possibile fare semplicemente clic con il tasto destro del mouse sui contatti selezionati e scegliere Muoversi dal menu contestuale.
- Esportare i contatti in un file .csv utilizzando " Importazione ed esportazione Mago".
In Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook 2019, andare su File> Apri> Importa .
In Outlook 2007 e Outlook 2003, questa procedura guidata si trova sotto la voce File> Importazione ed esportazione...
La procedura guidata vi guiderà attraverso il processo di esportazione e potrete scegliere le seguenti opzioni:
- Passo 1." Esportazione in un file ".
- Passo 2." Valori separati da virgola (Windows) ".
- Fase 3. Selezionare la voce Unire i doppioni creata in precedenza.
- Passo 4. Scegliere la cartella di destinazione per salvare il file .csv.
- Passo 5. Fare clic su Finitura per completare il processo di esportazione.
Suggerimento:
Ecco cosa si ottiene dopo aver utilizzato la procedura guidata Combina righe.
Se siete interessati a provare la procedura guidata Combine Rows sui vostri dati, potete scaricare qui una versione di prova completamente funzionante.
- Importare i contatti dal file CSV alla cartella Contatti predefinita.
Avviare il Importazione come descritto al punto 3 e selezionare le seguenti opzioni:
- Passo 1." Importazione da un altro programma o file ".
- Passo 2." Valori separati da virgola (Windows) ".
- Passo 3. Sfogliare il file .csv esportato.
- Passo 4. Assicurarsi di selezionare " Non importare articoli duplicati "Questa è l'opzione chiave che fa la differenza!
- Passo 5. Selezionare la cartella principale Contatti, attualmente vuota, come cartella di destinazione in cui importare i contatti.
- Passo 6. Fare clic su Finitura per completare il processo di importazione.
- Unire i contatti deduplicati a quelli originali.
Ora è necessario unire i contatti deduplicati che si trovano attualmente nella cartella Contatti principale con i contatti originali che si trovano nella cartella Unisci duplicati, in modo che nessun contatto vada perso.
Aprire la sezione Unire i doppioni e premere CTRL+A per selezionare tutti i contatti, quindi premere CTRL+MAIUSC+V e scegliere di spostare i contatti nella cartella principale dei Contatti.
Quando viene rilevato un duplicato, Outlook visualizza un messaggio pop-up che suggerisce di aggiornare le informazioni del contatto esistente e mostra un'anteprima dei dati che verranno aggiunti o aggiornati, come mostrato nella schermata seguente.
Nota: se si è utilizzata la procedura guidata Combina righe per unire le righe duplicate nel file CSV, questo passaggio non è necessario, poiché tutti i dettagli dei contatti sono stati uniti in un file CSV e sono già presenti nella cartella Contatti principale.
- Scegliere Aggiornamento se si tratta di contatti duplicati e si desidera unirli.
- Scegliere Aggiungi un nuovo contatto se si tratta di due contatti diversi.
- Se si desidera accelerare il processo, fare clic su Aggiornare tutti e tutte le modifiche saranno accettate automaticamente in tutti i contatti duplicati.
- Se si desidera rivedere un determinato contatto in un secondo momento, fare clic su Salto In questo caso l'elemento di contatto originale rimarrà nella cartella Unire i doppioni cartella.
Quando Outlook rileva un contatto duplicato con un indirizzo di posta elettronica diverso e si sceglie di aggiornare un contatto, l'indirizzo di posta elettronica corrente del contatto verrà spostato nella casella " E-mail 2 ", come mostrato nella schermata precedente.
Nota: se in Outlook non viene visualizzata questa finestra di dialogo quando si aggiungono contatti duplicati, molto probabilmente il rilevatore di contatti duplicati è disattivato. Vedere come attivare la funzione Verifica contatti duplicati.
Unire i contatti duplicati di Outlook utilizzando Gmail
Se avete un account di posta elettronica Gmail (credo che la maggior parte delle persone lo abbia al giorno d'oggi), potete usarlo per unire i contatti duplicati di Outlook. In poche parole, la procedura è la seguente: esportate i contatti di Outlook in un file .csv, importate questo file nel vostro account Gmail, usate la funzione "Trova e unisci i duplicati" disponibile in Gmail e infine importate i contatti deduplicati in Outlook.
Se volete istruzioni più dettagliate, eccovi serviti:
- Esportare i contatti di Outlook in un file CSV, come descritto al punto 3 ( Scheda File> Apri> Importa> Esporta in un file> File separato da virgole (Windows) ).
- Accedere all'account Gmail, spostarsi su Contatti, quindi fare clic su Importazione di contatti...
- Fare clic sul pulsante Scegliere il file e sfogliare il file CSV creato al punto 1.
Gmail crea un nuovo gruppo di contatti per ogni file importato, in modo da potervi accedere facilmente e rivederlo in seguito.
- Al termine dell'importazione, fare clic sul pulsante Trovare e unire i duplicati link.
- Viene visualizzato un elenco di contatti duplicati trovati e si può fare clic sul pulsante espandere per rivedere e verificare i contatti da unire.
Se tutto è Ok , fare clic su Unire .
Una parola di cautela Purtroppo Gmail non è intelligente come Outlook (o forse è solo troppo prudente) nel rilevare i contatti duplicati con lievi differenze nei nomi dei contatti. Ad esempio, non è riuscito a identificare il nostro falso contatto Elina Anderson e Elina K. Anderson Per questo motivo, non siate delusi se notate un paio di duplicati dopo aver importato i contatti uniti in Outlook. Non è colpa vostra, avete fatto tutto bene! E c'è ancora spazio per miglioramenti per Gmail : )
- In Gmail, fare clic su Altro> Esportazione... per trasferire i contatti uniti in Outlook.
- Nella finestra di dialogo Esporta contatti, specificare 2 cose:
- Sotto " Quali contatti si desidera esportare ", scegliere se esportare tutti i contatti o solo un gruppo particolare. Se si desidera esportare solo i contatti importati da Outlook, è opportuno selezionare la voce corrispondente. Importato gruppo.
- Sotto " Quale formato di esportazione ", selezionare Formato CSV di Outlook .
Quindi fare clic sul pulsante Esportazione per terminare il processo di esportazione.
- Infine, importate di nuovo i contatti uniti in Outlook, come descritto nel passaggio 4 del metodo precedente. Ricordate di selezionare " Non importare articoli duplicati "!
Suggerimento: prima di importare i contatti unione da Gmail, è possibile spostare tutti i contatti dalla cartella principale di Outlook a una cartella di backup per evitare di creare altri duplicati.
Collegare i contatti duplicati in Outlook 2013 e 2016
Se si utilizza Outlook 2013 o Outlook 2016, è possibile combinare rapidamente più contatti relativi alla stessa persona utilizzando l'opzione Contatti opzione.
- Aprire l'elenco dei contatti facendo clic su Persone in fondo al riquadro di navigazione.
- Fare clic sul contatto che si desidera unire per selezionarlo.
- Quindi fare clic sul piccolo pulsante punti accanto a Modifica per aprire il menu a discesa e scegliere Contatti dall'elenco.
- Ai sensi del Collegamento a un altro contatto Nella sezione "Contatti", iniziare a digitare il nome della persona che si desidera collegare nel campo di ricerca; man mano che si digita, Outlook visualizzerà tutti i contatti che corrispondono alla ricerca.
- Scegliere il contatto o i contatti necessari dall'elenco dei risultati e fare clic su di essi. I contatti selezionati saranno subito uniti e i loro nomi saranno visualizzati sotto la dicitura Contatti collegati Tutto quello che dovete fare è cliccare su OK per salvare le modifiche.
Naturalmente, la funzione Collega contatti non è la scelta migliore per ripulire un grande elenco di contatti pieno di duplicati, ma sicuramente vi aiuterà a unire rapidamente alcuni contatti identici in uno solo.
Come evitare i contatti duplicati in Outlook
Ora che si è fatta pulizia nei contatti di Outlook, è opportuno investire qualche minuto in più per capire come mantenere pulito l'elenco dei contatti in futuro. Ciò può essere facilmente ottenuto attivando il rilevatore automatico di contatti duplicati di Outlook. Vedere come fare in Microsoft Outlook 2019 - 2010:
- Vai al sito Scheda File> Opzioni> Contatti .
- Sotto " Nomi e archiviazione ", selezionare Controllo dei contatti duplicati durante il salvataggio di nuovi contatti e fare clic su OK.
D'ora in poi, Outlook suggerirà di unire il nuovo contatto aggiunto con quello esistente, se entrambi hanno un nome simile o un indirizzo e-mail identico.
Suggerimento: una volta uniti i duplicati, è possibile esportare i contatti di Outlook in un file CSV a scopo di backup.
Si spera che ora abbiate un elenco di contatti pulito e ordinato in Outlook e che sappiate come mantenere l'ordine. Grazie per aver letto!
