Inhoudsopgave
In dit artikel leert u hoe u dubbele contacten in Outlook kunt samenvoegen zonder hulpmiddelen van derden te gebruiken, en hoe u uw contactenlijst in de toekomst schoon kunt houden.
Microsoft Outlook biedt tal van handige hulpmiddelen die we gebruiken en waar we van houden en nog meer functies die we niet kennen. Maar helaas is een optie om het adresboek te ontdubbelen en meerdere dubbele contacten samen te voegen tot één niet aan boord.
Gelukkig zijn we niet beperkt tot het gebruik van alleen de tools die Outlook expliciet biedt. Met een beetje creativiteit kunt u een manier bedenken om elke, of bijna elke, taak waarmee u wordt geconfronteerd op te lossen. Verderop in dit artikel vindt u hoe u uw Outlook-contactpersonen kunt controleren op duplicaten en ze kunt samenvoegen zonder gebruik te maken van software van derden.
Waarom dubbele contacten in Outlook verschijnen
De meest voorkomende reden die tot duplicatie leidt is een bericht naar de map Contacten slepen in het navigatiedeelvenster om automatisch een contactpersoon aan te maken. Dit is natuurlijk de snelste manier om een nieuw contact in Outlook toe te voegen en daar is niets mis mee. Maar als u af en toe ook handmatig contactpersonen aanmaakt, kan het gebeuren dat u meerdere contactpersonen voor dezelfde persoon hebt, bijvoorbeeld als u de naam van het contact verkeerd spelt of op een andere manier invoert.
Een ander scenario dat leidt tot dubbele contacten is wanneer een persoon e-mailt u vanaf verschillende accounts In dit geval maakt het niet uit hoe u een nieuw contact aanmaakt, door een bericht naar de map Contacten te slepen of door op de knop "Nieuw contact" op het lint te klikken, er wordt hoe dan ook een extra contact voor dezelfde persoon aangemaakt.
Synchronisatie met een laptop of mobiel apparaat en met sociale platforms zoals LinkedIn, Facebook en Twitter, kan ook dubbele contacten opleveren. Bijvoorbeeld, als dezelfde persoon onder verschillende namen in verschillende adresboeken staat, bijvoorbeeld Robert Smith, Bob Smith en Robert B. Smith niets verhindert dat er meerdere contacten worden aangemaakt in uw Outlook.
Als u in een bedrijfsomgeving werkt, kunnen er dubbele contacten ontstaan als uw bedrijf verschillende adresboeken op zijn Exchange-servers.
Ik denk dat het niet nodig is uit te leggen welke problemen u kunt hebben wanneer belangrijke gegevens verspreid zijn over verschillende dubbele contacten in uw Outlook. Als u dit artikel leest, dan bent u waarschijnlijk op zoek naar een oplossing om dit op te lossen. En hieronder vindt u een aantal oplossingen waaruit u kunt kiezen.
Hoe dubbele contacten samenvoegen in Outlook
In de meeste gevallen is Outlook slim genoeg om duplicatie te voorkomen wanneer u probeert een contact te maken dat al bestaat. Als u echter al een aantal dubbele contacten in uw adresboek hebt, moet u een speciale techniek toepassen om de rommel op te ruimen. Oké, laten we beginnen!
Opmerking. Om onbedoeld verlies van gegevens te voorkomen, raden wij u ten zeerste aan eerst een reservekopie te maken, bijvoorbeeld door uw Outlook-contacten naar Excel te exporteren.
- Maak een nieuwe map Contacten Klik in Outlook Contacts met de rechtermuisknop op uw huidige Contacts map en selecteer Nieuwe map... uit het contextmenu.
Geef deze map een naam, laten we hem Dubbelgangers samenvoegen voor dit voorbeeld.
- Verplaats al uw Outlook-contacten naar de nieuw aangemaakte map Ga naar uw huidige contactenmap en druk op CTRL+A om alle contacten te selecteren, druk vervolgens op CTRL+SHIFT+V om ze naar de nieuw aangemaakte map te verplaatsen ( Dubbelgangers samenvoegen map).
Tip: Als u niet zo handig bent met sneltoetsen, kunt u gewoon met de rechtermuisknop op de geselecteerde contactpersonen klikken en kiezen voor Verplaats uit het contextmenu.
- De contacten exporteren naar een .csv-bestand met behulp van " Invoer en uitvoer "Tovenaar.
Ga in Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 en Outlook 2019 naar Bestand> Openen> Importeren .
In Outlook 2007 en Outlook 2003 vindt u deze wizard onder Bestand> Import en Export...
De wizard leidt u door het exportproces en u kiest de volgende opties:
- Stap 1. " Exporteren naar een bestand ".
- Stap 2. " Komma gescheiden waarden (Windows) ".
- Stap 3. Selecteer de Dubbelgangers samenvoegen map die u eerder hebt aangemaakt.
- Stap 4. Kies de doelmap om het .csv-bestand op te slaan.
- Stap 5. Klik op Afwerking om het exportproces te voltooien.
Tip:
En hier is wat we hebben na gebruik van de Combineer rijen wizard.
Als u de wizard Rijen combineren op uw eigen gegevens wilt uitproberen, kunt u hier een volledig functionele proefversie downloaden.
- Importeer contacten uit het CSV-bestand naar uw standaardmap Contacten.
Start de Import wizard opnieuw zoals beschreven in stap 3 en selecteer de volgende opties:
- Stap 1. " Importeren uit een ander programma of bestand ".
- Stap 2. " Komma gescheiden waarden (Windows) ".
- Stap 3. Blader naar het geëxporteerde .csv-bestand.
- Stap 4. Zorg ervoor dat u " Importeer geen dubbele items "Dit is de sleuteloptie die de truc doet!
- Stap 5. Selecteer uw hoofdmap Contacten, die momenteel leeg is, als de doelmap waarnaar u de contacten wilt importeren.
- Stap 6. Klik op Afwerking om het importproces te voltooien.
- De ontdubbelde contacten samenvoegen met de originele.
Nu moet u de ontdubbelde contacten die zich momenteel in uw hoofdmap Contacten bevinden, samenvoegen met de oorspronkelijke contacten die zich in de map Ontdubbelde contacten samenvoegen, zodat er geen contactgegevens verloren gaan.
Open de Dubbelgangers samenvoegen map en druk op CTRL+A om alle contacten te selecteren. Druk vervolgens op CTRL+SHIFT+V en kies om de contacten te verplaatsen naar uw hoofdmap Contacten.
Wanneer een duplicaat wordt gedetecteerd, zal Outlook een pop-up bericht geven waarin u wordt voorgesteld de informatie van het bestaande contact bij te werken en een voorbeeld weer te geven van de gegevens die zullen worden toegevoegd of bijgewerkt, zoals in de onderstaande schermafbeelding.
Opmerking: Als u de wizard Rijen combineren hebt gebruikt om dubbele rijen in het CSV-bestand samen te voegen, is deze stap eigenlijk niet nodig, omdat alle contactgegevens werden samengevoegd in een CSV-bestand en al in uw hoofdmap Contactpersonen staan.
- Kies Update als dit dubbele contacten zijn en u ze wilt samenvoegen.
- Kies Nieuw contact toevoegen als het in feite twee verschillende contacten zijn.
- Als u het proces wilt versnellen, klikt u op Alles bijwerken en alle wijzigingen worden automatisch geaccepteerd in alle dubbele contacten.
- Als u een bepaald contact later wilt bekijken, klikt u op Skip In dit geval blijft het oorspronkelijke contact item in de Dubbelgangers samenvoegen map.
Wanneer Outlook een dubbele contactpersoon met een ander e-mailadres detecteert en u ervoor kiest een contactpersoon bij te werken, wordt het huidige e-mailadres van de contactpersoon verplaatst naar de " E-mail 2 " veld, zoals in de schermafbeelding hierboven.
Opmerking: Als uw Outlook dit dialoogvenster niet toont wanneer u dubbele contacten toevoegt, dan is de detectie van dubbele contacten waarschijnlijk uitgeschakeld. Zie hoe u de functie Controleren op dubbele contacten inschakelt.
Dubbele Outlook-contacten samenvoegen met Gmail
Als je een Gmail e-mailaccount hebt (ik denk dat de meeste mensen dat tegenwoordig hebben), kun je het gebruiken om dubbele Outlook-contacten samen te voegen. In een notendop is de procedure als volgt: exporteer je Outlook-contacten naar een .csv-bestand, importeer dat bestand naar je Gmail-account, gebruik de functie "Duplicaten zoeken en samenvoegen" die beschikbaar is in Gmail, en importeer ten slotte de ontdubbelde contacten terug naar Outlook.
Als je meer gedetailleerde instructies wilt, ga je hierheen:
- Exporteer uw Outlook-contactpersonen naar een CSV-bestand, zoals beschreven in stap 3 hierboven ( Tabblad Bestand> Openen> Importeren> Exporteren naar een bestand> Comma Separated File (Windows) ).
- Log in op uw Gmail-account, navigeer naar Contacten en klik vervolgens op Contacten importeren...
- Klik op de Kies bestand en blader naar het CSV-bestand dat u in stap 1 hebt gemaakt.
Gmail maakt een nieuwe contactgroep aan voor elk geïmporteerd bestand, zodat u het later gemakkelijk kunt openen en bekijken.
- Nadat het importeren is voltooid, klikt u op de Duplicaten zoeken en samenvoegen link.
- Een lijst met gevonden dubbele contacten wordt weergegeven en u kunt op de knop uitbreiden link om de samen te voegen contacten te controleren.
Als alles Oké klik Samenvoegen .
Een waarschuwing Helaas is Gmail niet zo slim als Outlook (of misschien gewoon te voorzichtig) om dubbele contacten te detecteren met kleine verschillen in de namen van een contactpersoon. Bijvoorbeeld, het faalde om onze valse contactpersoon te identificeren Elina Anderson en Elina K. Anderson en één en dezelfde persoon. Wees daarom niet teleurgesteld als je een paar duplicaten ziet nadat je de samengevoegde contacten terug naar Outlook hebt geïmporteerd. Het is niet jouw schuld, je hebt alles goed gedaan! En er is nog ruimte voor verbetering voor Gmail : )
- Klik in Gmail op Meer> Export... om de samengevoegde contacten terug te brengen naar Outlook.
- In het dialoogvenster Contacten exporteren geeft u 2 dingen op:
- Onder " Welke contacten wilt u exporteren ", kiest u of u alle contactpersonen of alleen een bepaalde groep wilt exporteren. Als u alleen de contactpersonen wilt exporteren die u uit Outlook hebt geïmporteerd, is het logisch dat u de bijbehorende Geïmporteerd groep.
- Onder " Welk exportformaat ", selecteer Outlook CSV formaat .
Klik dan op de Export om het exportproces te beëindigen.
- Importeer tenslotte de samengevoegde contacten terug in Outlook, zoals beschreven in stap 4 van de vorige methode. Vergeet niet om " Importeer geen dubbele items "!
Tip: Voordat u de samengevoegde contactpersonen uit Gmail importeert, kunt u alle contactpersonen uit uw hoofdmap van Outlook naar een back-upmap verplaatsen om te voorkomen dat u nog meer duplicaten maakt.
Dubbele contacten koppelen in Outlook 2013 en 2016
Als u Outlook 2013 of Outlook 2016 gebruikt, kunt u snel verschillende contactpersonen met betrekking tot dezelfde persoon combineren met behulp van de knop Link contacten optie.
- Open uw contactenlijst door te klikken op Mensen onderaan het Navigatiepaneel.
- Klik op het contact dat u wilt samenvoegen om het te selecteren.
- Klik dan op de kleine stippen knop naast Bewerk om het keuzemenu te openen, en kies Link contacten van de lijst.
- Onder de Een ander contact koppelen sectie, begin in het zoekveld een naam te typen van de persoon die u wilt koppelen, en terwijl u typt toont Outlook alle contactpersonen die aan uw zoekopdracht voldoen.
- Kies de gewenste contactpersonen uit de resultatenlijst en klik erop. De geselecteerde contactpersonen worden meteen samengevoegd en u ziet hun namen onder de Gekoppelde contacten rubriek. U hoeft alleen maar te klikken op OK om de wijzigingen op te slaan.
Natuurlijk is de functie Contacten koppelen niet de beste keuze om een grote lijst met dubbele contacten op te schonen, maar het helpt je wel om snel een paar identieke contacten samen te voegen tot één enkele.
Hoe voorkom je dubbele contacten in je Outlook
Nu u de rommel in Outlook-contacten hebt opgeruimd, is het zinvol om nog een paar minuten te investeren en te leren hoe u uw contactenlijst in de toekomst schoon kunt houden. Dit kan eenvoudig worden bereikt door de automatische Outlook-detector voor dubbele contacten in te schakelen. Bekijk hoe u dit kunt doen in Microsoft Outlook 2019 - 2010:
- Ga naar de Tabblad Bestand> Opties> Contacten .
- Onder " Namen en archivering ", selecteer Controleren op dubbele contacten bij het opslaan van nieuwe contacten en klik op OK.
Ja, zo eenvoudig is het! Vanaf nu zal Outlook voorstellen een nieuw contact dat u toevoegt samen te voegen met een bestaand contact, als ze allebei een vergelijkbare naam of identiek e-mailadres hebben.
Tip: Zodra de duplicaten zijn samengevoegd, kunt u uw Outlook-contactpersonen exporteren naar een CSV-bestand voor back-updoeleinden.
Hopelijk hebt u nu een schone en nette contactenlijst in uw Outlook en weet u hoe u de orde kunt handhaven. Bedankt voor het lezen!
