Në këtë artikull do të mësoni se si të bashkoni kontaktet e kopjuara në Outlook pa përdorur asnjë mjet të palës së tretë dhe si ta mbani listën tuaj të kontakteve të pastër në të ardhmen.

Microsoft Outlook ofron shumë vegla të dobishme që përdorim dhe i duam dhe akoma më shumë veçori për të cilat nuk jemi në dijeni. Por, për fat të keq, një opsion për të hequr librin e adresave dhe për të kombinuar kontakte të shumta dublikatë në një nuk është i disponueshëm.

Fatmirësisht, ne nuk jemi të kufizuar të përdorim vetëm ato mjete që Outlook ofron në mënyrë eksplicite. Me vetëm pak kreativitet mund të gjeni një mënyrë për të zgjidhur çdo, ose pothuajse çdo detyrë me të cilën përballeni. Më tej në këtë artikull do të gjeni se si mund t'i kontrolloni kontaktet tuaja të Outlook për dublikatë dhe t'i bashkoni ato pa përdorur ndonjë softuer të palëve të treta.

Pse kontaktet dublikatë shfaqen në Outlook

Arsyeja më e zakonshme që çon në dyfishim është zvarritja e një mesazhi në dosjen e Kontakteve në panelin e navigimit në mënyrë që të krijohet një kontakt automatikisht. Sigurisht, kjo është mënyra më e shpejtë për të shtuar një kontakt të ri në Outlook dhe nuk ka asgjë të keqe për këtë. Megjithatë, nëse krijoni edhe kontakte manualisht herë pas here, mund të përfundoni të keni kontakte të shumta për të njëjtin person, p.sh. nëse e shkruan gabim emrin e kontaktit ose e fut atë në një mënyrë tjetër.

Një skenar tjetër që çon në dyfishim të kontakteve është kur një person ju dërgon email nga të ndryshmellogaritë , p.sh. duke përdorur adresën e tij ose të saj të emailit të korporatës dhe një adresë personale Gmail. Në këtë rast, pavarësisht se si krijoni një kontakt të ri, duke zvarritur një mesazh në dosjen e Kontakteve ose duke klikuar butonin "Kontakti i ri" në shirit, gjithsesi do të krijohet një kontakt shtesë për të njëjtin person.

Sinkronizimi me një laptop ose pajisje celulare, si dhe me platforma sociale si LinkedIn, Facebook dhe Twitter, mund të prodhojë gjithashtu kontakte të dyfishta. Për shembull, nëse i njëjti person është renditur me emra të ndryshëm në libra të ndryshëm adresash, të themi Robert Smith, Bob Smith dhe Robert B. Smith , asgjë nuk e pengon krijimin e kontakteve të shumta në Outlook.

Nëse punoni në një mjedis korporate, mund të shfaqen kontakte të dyfishta në rast se kompania juaj mban disa libra adresash në serverët e saj Exchange.

Mendoj se nuk ka nevojë për të shpjeguar se çfarë problemesh mund të keni kur detaje të rëndësishme shpërndahen në disa kontakte të dyfishta në Outlook tuaj. Nëse po lexoni këtë artikull, atëherë me shumë mundësi po kërkoni një zgjidhje për ta zgjidhur atë. Dhe më poshtë do të gjeni një sërë zgjidhjesh për të zgjedhur.

Si të bashkoni kontaktet e kopjuara në Outlook

Në shumicën e rasteve Outlook është mjaft i zgjuar për të parandaluar dyfishimin kur po përpiqeni të krijoni një kontakt që tashmë ekziston. Megjithatë, nëse tashmë keni një numër tëkopjoni kontaktet në librin tuaj të adresave, duhet të aplikoni një teknikë të veçantë për të pastruar rrëmujën. Në rregull, le të fillojmë!

Shënim. Për humbjen e përhershme aksidentale të të dhënave, ne rekomandojmë fuqimisht që fillimisht të bëni një kopje rezervë, për shembull duke eksportuar kontaktet tuaja Outlook në Excel.

1. Krijoni një dosje të re Kontaktet . Në Kontaktet e Outlook, klikoni me të djathtën në dosjen tuaj aktuale të Kontakteve dhe zgjidhni Dosje e re… nga menyja e kontekstit.

   Jepini një emër kësaj dosjeje, le ta quajmë Të bashkojmë dupes për këtë shembull.

2. Lëvizni të gjitha kontaktet tuaja të Outlook në dosjen e krijuar rishtazi . Kalo te dosja aktuale e kontakteve dhe shtyp CTRL+A për të zgjedhur të gjitha kontaktet, më pas shtyp CTRL+SHIFT+V për t'i zhvendosur në dosjen e krijuar rishtazi ( Merge dupes folder).

   Këshillë: Nëse nuk jeni shumë të kënaqur me shkurtoret, thjesht mund të klikoni me të djathtën mbi kontaktet e zgjedhura dhe të zgjidhni Lëviz nga menyja e kontekstit.

3. Eksportoni kontaktet në një skedar .csv duke përdorur magjistarin " Import dhe eksport ".

   Në Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 dhe Outlook 2019, shkoni te Skedari > Hap > Importi .

   Në Outlook 2007 dhe Outlook 2003, do ta gjeni këtë magjistar nën File > Importi dhe Eksporti...

   Magjistari do t'ju drejtojë në procesin e eksportit dhe ju zgjidhni opsionet e mëposhtme:

   • Hapi 1. " Eksporto në aSkedari ".
   • Hapi 2. " Vlerat e ndara me presje (Windows) ".
   • Hapi 3. Zgjidhni dosjen Merge dupes keni krijuar më herët.
   • Hapi 4. Zgjidhni dosjen e destinacionit për të ruajtur skedarin .csv.
   • Hapi 5. Klikoni Finish për të përfunduar procesin e eksportimit.

   Këshillë:

   Dhe ja çfarë kemi pas përdorimit të magjistarit të kombinimit të rreshtave.

   Nëse jeni të interesuar të provoni magjistarin e Kombinimit të Rreshtave në të dhënat tuaja, mundeni shkarkoni një version provë plotësisht funksional këtu.

4. Importoni kontaktet nga skedari CSV në dosjen tuaj të parazgjedhur të Kontakteve.

   Filloni Importo magjistarin përsëri siç përshkruhet në hapin 3 dhe zgjidh opsionet e mëposhtme:

   Shiko gjithashtu: Si të nënvizoni çdo rresht tjetër në Excel (ngjyrat alternative të rreshtit)
   • Hapi 1. " Importo nga një program ose skedar tjetër ".
   • Hapi 2. " Vlerat e ndara me presje (Windows) ".
   • Hapi 3. Shfletoni te skedari .csv i eksportuar.
   • Hapi 4. Sigurohuni që zgjidhni " Mos importoni artikuj të kopjuar ". Ky është opsioni kryesor që bën mashtrimin!
   • Hapi 5. Zgjidhni tuajin kryesor Dosja e kontakteve, e cila aktualisht është bosh, si dosja e destinacionit për të importuar kontaktet.
   • Hapi 6. Klikoni Finish për të përfunduar procesin e importimit.
5. Shkrini kontaktet e fshira me ato origjinale.

   Tani ju duhet të bashkoni kontaktet e fshira që janë aktualisht në dosjen tuaj kryesore të Kontakteve me kontaktet origjinale që ndodhen në dosjen Merge dupes, kështu që seasnjë detaj kontakti nuk do të humbasë.

   Hapni dosjen Merge dupes dhe shtypni CTRL+A për të zgjedhur të gjitha kontaktet. Më pas shtypni CTRL+SHIFT+V dhe zgjidhni t'i zhvendosni kontaktet në dosjen tuaj kryesore të Kontakteve.

   Kur zbulohet një dublikatë, Outlook do të shfaqë një mesazh pop-up që sugjeron që të përditësoni informacionin e kontaktit ekzistues dhe të shfaqni një pamje paraprake e të dhënave që do të shtohen ose përditësohen, siç tregohet në pamjen e mëposhtme të ekranit.

   Shënim: Nëse keni përdorur magjistarin e kombinimit të rreshtave për të bashkuar rreshtat e dyfishta në skedarin CSV, ky hap nuk është në të vërtetë i nevojshëm , sepse të gjitha detajet e kontaktit janë shkrirë në një skedar CSV dhe janë tashmë në dosjen tuaj kryesore të Kontakteve.

   
   • Zgjidhni Përditëso nëse këto janë kontakte dublikatë dhe dëshironi të bashkoni ato.
   • Zgjidhni Shto kontakt të ri nëse në fakt janë dy kontakte të ndryshme.
   • Nëse doni të përshpejtoni procesin, klikoni Përditëso të gjitha dhe të gjitha ndryshimet do të pranohen automatikisht në të gjitha kontaktet e kopjuara.
   • Nëse dëshironi të rishikoni një kontakt të caktuar më vonë, klikoni Kapërce . Në këtë rast, artikulli origjinal i kontaktit do të mbetet në dosjen Merge dupes .

   Kur Outlook zbulon një kontakt të kopjuar me një adresë tjetër emaili dhe ju zgjidhni të përditësoni një kontakt, adresa aktuale e emailit të kontaktit do të zhvendoset në fushën " E-mail 2 ", siç tregohet në pamjen e mësipërme.

   Shënim: Nëse Outlook-i juajnuk e shfaq këtë dialog kur po shtoni kontakte të dyfishta, atëherë ka shumë të ngjarë që detektori i kontakteve të kopjuara të jetë i fikur. Shihni se si të aktivizoni funksionin "Kontrollo për kontakte të dyfishta".

Shkrini kontaktet e kopjuara të Outlook duke përdorur Gmail

Nëse keni një llogari emaili Gmail (mendoj se shumica e njerëzve e bëjnë këto ditë) , mund ta përdorni për të bashkuar kontaktet e kopjuara të Outlook. Me pak fjalë, procedura është si më poshtë. Eksporto kontaktet e tua të Outlook në një skedar .csv, importo atë skedar në llogarinë tënde Gmail, përdor funksionin "Gjej dhe bashko dublikatat" i disponueshëm në Gmail dhe në fund importo kontaktet e fshira përsëri në Outlook.

Nëse dëshiron më shumë udhëzime të hollësishme, ja ku shkoni:

1. Eksportoni kontaktet tuaja të Outlook në një skedar CSV, siç përshkruhet në hapin 3 më sipër ( Skeda e skedarit > Hap > Importo > Eksporto në një skedar > ; Skedar i ndarë me presje (Windows) ).
2. Hyni në llogarinë tuaj Gmail, lundroni te Kontaktet dhe më pas kliko Importo kontaktet...
3. Klikoni butonin Zgjidh skedarin dhe shfletoni te skedari CSV që keni krijuar në hapin 1.

   Gmail krijon një grup të ri kontakti për çdo skedar të importuar në mënyrë që të mund ta qaseni dhe ta rishikoni atë më vonë .

4. Pasi të përfundojë importimi, klikoni Gjej & bashkoni dublikatat lidhje.
5. Shfaqet një listë e kontakteve të gjetura dublikatë dhe mund të klikoni lidhjen zgjero për të shqyrtuar dhe verifikuar kontaktet që do të bashkohen.

   Nëse gjithçka është në rregull , kliko Shkrije .

   Një fjalë kujdes : Fatkeqësisht, Gmail nuk është aq i zgjuar si Outlook (ose ndoshta thjesht tepër i kujdesshëm) për të zbuluar kontakte të dyfishta me dallime të vogla në emrat e një kontakti. Për shembull, nuk arriti të identifikonte kontaktin tonë të rremë Elina Anderson dhe Elina K. Anderson dhe një dhe të njëjtin person. Kjo është arsyeja pse, mos u zhgënjeni nëse vëreni disa dublikatë pas importimit të kontakteve të bashkuara përsëri në Outlook. Nuk është faji juaj, keni bërë gjithçka siç duhet! Dhe ka ende vend për përmirësime për Gmail : )

6. Në Gmail, kliko Më shumë > Eksporto... për të transferuar kontaktet e bashkuara përsëri në Outlook.
7. Në dritaren e dialogut Eksporto kontaktet, specifikoni 2 gjëra:
   • Tek " Cilat kontakte dëshironi të eksportoni ", zgjidhni nëse do të eksportoni të gjitha kontaktet ose vetëm një grup i caktuar. Nëse dëshironi të eksportoni vetëm ato kontakte që keni importuar nga Outlook, është e arsyeshme të zgjidhni grupin përkatës Importuar .
   • Nën " Cili format eksporti ", zgjidhni Formati CSV Outlook .

   Më pas klikoni butonin Eksport për të përfunduar procesin e eksportimit.

8. Më në fund, importoni kontaktet e bashkuara përsëri në Outlook, siç përshkruhet në hapin 4 të metodës së mëparshme. Mos harroni të zgjidhni " Mos importoni artikuj të kopjuar "!

   Këshillë: Përpara se të importoni kontaktet e bashkimitnga Gmail, mund t'i zhvendosni të gjitha kontaktet nga dosja juaj kryesore e Outlook në një dosje rezervë për të shmangur krijimin e më shumë dublikave.

Lidhni kontakte të kopjuara në Outlook 2013 dhe 2016

Nëse ju jeni duke përdorur Outlook 2013 ose Outlook 2016, mund të kombinoni shpejt disa kontakte që lidhen me të njëjtin person duke përdorur opsionin Lidh kontaktet .

1. Hap listën e kontakteve duke klikuar Njerëzit në fund të panelit të navigimit.
2. Klikoni mbi kontaktin që dëshironi të bashkoni për ta zgjedhur.
3. Më pas klikoni butonin e vogël pika pranë Ndrysho për të hapur menynë rënëse dhe zgjidhni Lidh Kontaktet nga listë.
4. Nën seksionin Lidh një kontakt tjetër , filloni të shkruani emrin e personit që dëshironi të lidhni në fushën e kërkimit dhe ndërsa shkruani Outlook do të shfaqë të gjitha kontaktet që përputhen me kërkimi.
5. Zgjidhni kontaktet e nevojshme nga lista e rezultateve dhe klikoni mbi të. Kontaktet e zgjedhura do të bashkohen menjëherë dhe ju do t'i shihni emrat e tyre nën titullin Kontaktet e lidhura . Gjithçka që duhet të bëni është të klikoni OK për të ruajtur ndryshimet.

Sigurisht, veçoria Link Contacts nuk është zgjidhja më e mirë për të pastruar një listë të madhe kontaktesh të stërmbushura me dublikatë, por patjetër do t'ju ndihmojë të bashkoni shpejt disa kontakte identike në një të vetme një.

Si të parandaloni kontaktet e kopjuara në Outlook tuaj

Taniqë keni pastruar rrëmujën në kontaktet e Outlook, ka kuptim të investoni edhe disa minuta dhe të mësoni se si ta mbani listën tuaj të kontakteve të pastër në të ardhmen. Kjo mund të arrihet lehtësisht duke aktivizuar detektorin automatik të kontaktit të kopjuar të Outlook. Shihni se si ta bëni këtë në Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Shkoni te skeda Skedari > Opsionet > Kontaktet .
2. Tek " Emrat dhe skedari ", zgjidhni Kontrollo për kontakte të dyfishta kur ruani kontakte të reja dhe klikoni OK.

Po, është kaq e lehtë! Që tani e tutje, Outlook do të sugjerojë bashkimin e një kontakti të ri që po shtoni me atë ekzistues, nëse të dy kanë një emër të ngjashëm ose adresë identike emaili.

Këshillë. Pasi të bashkohen dublikatat, mund t'i eksportoni kontaktet tuaja të Outlook në skedarin CSV për qëllime rezervë.

Shpresojmë, tani keni një listë të pastër dhe të rregullt kontaktesh në Outlook dhe dini se si ta ruani rendin. Faleminderit që lexuat!