Ebben a cikkben megtudhatja, hogyan egyesítheti a duplikált névjegyeket az Outlookban harmadik féltől származó eszközök használata nélkül, és hogyan tarthatja a jövőben tisztán a névjegyzékét.

A Microsoft Outlook rengeteg praktikus eszközt kínál, amelyeket használunk és szeretünk, és még több olyan funkciót, amelyekről nem tudunk. De sajnálatos módon a címjegyzék dedupálásának és a több duplikált névjegyek egyesítésének lehetősége nincs a fedélzeten.

Szerencsére nem vagyunk korlátozva arra, hogy csak azokat az eszközöket használjuk, amelyeket az Outlook kifejezetten biztosít. Egy kis kreativitással bármilyen, vagy szinte bármilyen feladat megoldására kitalálhatunk egy megoldást. A továbbiakban ebben a cikkben megtudhatja, hogyan ellenőrizheti az Outlook névjegyeit duplikátumok után, és hogyan egyesítheti őket harmadik féltől származó szoftverek használata nélkül.

Miért jelennek meg duplikált kapcsolatok az Outlookban

A duplikációhoz vezető leggyakoribb ok a következő üzenet áthúzása a Kapcsolatok mappába a Navigációs ablaktáblában, hogy automatikusan létrehozzon egy névjegyet. Természetesen ez a leggyorsabb módja az új névjegyek felvételének az Outlookban, és nincs is ezzel semmi baj. Ha azonban időnként kézzel is létrehozza a névjegyeket, előfordulhat, hogy több névjegye is lesz ugyanannak a személynek, például ha rosszul írja le a névjegy nevét, vagy másképp írja be azt.

Egy másik forgatókönyv, amely a kapcsolatok megkettőződéséhez vezet, az, amikor egy személy különböző fiókokból küld Önnek e-maileket , pl. a vállalati e-mail címét és egy személyes Gmail címet használva. Ebben az esetben, függetlenül attól, hogy hogyan hoz létre egy új kapcsolatot, egy üzenetnek a Kapcsolatok mappába történő áthúzásával vagy a szalag "Új kapcsolat" gombjára kattintva, mindenképpen létrejön egy további kapcsolat ugyanannak a személynek.

Szinkronizálás egy laptopon vagy mobileszközön, valamint a közösségi platformokon, például a LinkedIn-en, a Facebookon és a Twitteren, szintén duplikált kapcsolatokat hozhat létre. Például, ha ugyanaz a személy különböző neveken szerepel különböző címjegyzékekben, mondjuk Robert Smith, Bob Smith és Robert B. Smith , semmi sem akadályozza meg, hogy több kapcsolat jöjjön létre az Outlookban.

Ha vállalati környezetben dolgozik, duplikált kapcsolatok keletkezhetnek, amennyiben a vállalat fenntartja a több címjegyzék az Exchange-kiszolgálókon.

Azt hiszem, nem kell magyarázni, milyen problémái lehetnek, ha fontos adatok vannak szétszórva több duplikált névjegyen az Outlookban. Ha ezt a cikket olvassa, akkor valószínűleg megoldást keres a rendezésre. Az alábbiakban pedig számos megoldást talál, amelyek közül választhat.

Hogyan lehet egyesíteni a duplikált kapcsolatokat az Outlookban

A legtöbb esetben az Outlook elég okos ahhoz, hogy megakadályozza a duplikációkat, ha olyan névjegyet próbál létrehozni, amely már létezik. Ha azonban már számos duplikált névjegy van a címjegyzékben, akkor egy speciális technikát kell alkalmaznia a rendetlenség eltakarításához. Oké, kezdjük el!

Megjegyzés: Az állandó véletlen adatvesztés érdekében javasoljuk, hogy először készítsen biztonsági másolatot, például az Outlook névjegyek Excel-be történő exportálásával.

1. Új Kapcsolatok mappa létrehozása . Az Outlook Névjegyzékben kattintson a jobb gombbal az aktuális Névjegyzék mappára, és válassza a Új mappa... a kontextusmenüből.

   Adjunk nevet ennek a mappának, nevezzük el úgy, hogy Duplikátumok egyesítése ehhez a példához.

2. Mozgassa át az összes Outlook névjegyét az újonnan létrehozott mappába Váltson az aktuális névjegymappára, és nyomja meg a CTRL+A billentyűkombinációt az összes névjegy kiválasztásához, majd nyomja meg a CTRL+SHIFT+V billentyűkombinációt az újonnan létrehozott mappába való áthelyezéshez ( Duplikátumok egyesítése mappa).

   Tipp: Ha nem nagyon ismeri a parancsikonokat, egyszerűen kattintson a jobb gombbal a kiválasztott kapcsolatokra, és válassza a Mozgás a kontextusmenüből.

3. Exportálja a névjegyeket egy .csv fájlba a " Import és export " varázsló.

   Az Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 és Outlook 2019 rendszerben lépjen a következő menüpontba Fájl> Megnyitás> Importálás .

   Az Outlook 2007 és az Outlook 2003 programban ez a varázsló a következő menüpontban található meg Fájl> Import és export...

   A varázsló végigvezeti Önt az exportálási folyamaton, és a következő beállításokat választhatja ki:

   • 1. lépés. " Exportálás fájlba ".
   • 2. lépés. " vesszővel elválasztott értékek (Windows) ".
   • 3. lépés: Válassza ki a Duplikátumok egyesítése mappát, amelyet korábban létrehozott.
   • 4. lépés: Válassza ki a célmappát a .csv fájl mentéséhez.
   • 5. lépés. Kattintson a Befejezés az exportálási folyamat befejezéséhez.

   Tipp:

   És itt van, amit a sorok kombinálása varázsló használata után kaptunk.

   Lásd még: Excel CONCATENATE funkció a karakterláncok, cellák, oszlopok kombinálásához

   Ha szeretné kipróbálni a Combine Rows Wizard varázslót a saját adatain, letölthet egy teljes funkcionalitású próbaverziót innen.

4. Importálja a névjegyeket a CSV-fájlból az alapértelmezett Névjegyek mappába.

   Indítsa el a Import varázslót a 3. lépésben leírtak szerint, és válassza ki a következő beállításokat:

   • 1. lépés. " Más programból vagy fájlból történő importálás ".
   • 2. lépés. " vesszővel elválasztott értékek (Windows) ".
   • 3. lépés: Keresse meg az exportált .csv fájlt.
   • 4. lépés: Győződjön meg róla, hogy a " Ne importáljon duplikált elemeket ". Ez az a kulcsfontosságú opció, amely a trükköt véghezviszi!
   • 5. lépés: Válassza ki a fő Névjegyek mappát, amely jelenleg üres, mint a célmappát, ahová a névjegyeket importálni kívánja.
   • 6. lépés. Kattintson a Befejezés az importálási folyamat befejezéséhez.
5. Egyesítse a törölt kapcsolatokat az eredetiekkel.

   Most össze kell egyesítenie a törölt névjegyeket, amelyek jelenleg a fő Névjegyek mappában vannak, az eredeti névjegyekkel, amelyek a Duplikátumok egyesítése mappában vannak, hogy egyetlen névjegy adatai se vesszenek el.

   Nyissa meg a Duplikátumok egyesítése mappát, és nyomja meg a CTRL+A billentyűkombinációt az összes névjegy kiválasztásához. Ezután nyomja meg a CTRL+SHIFT+V billentyűkombinációt, és válassza ki a névjegyek áthelyezését a fő Névjegyek mappába.

   Ha egy duplikátumot észlel, az Outlook egy felugró üzenetet dob, amely azt javasolja, hogy frissítse a meglévő kapcsolat adatait, és megjeleníti a hozzáadott vagy frissített adatok előnézetét, amint az az alábbi képernyőképen látható.

   Megjegyzés: Ha a Sorok egyesítése varázslót használta a CSV-fájlban lévő duplikált sorok egyesítésére, erre a lépésre valójában nincs szükség, mivel az összes kapcsolat adatai egy CSV-fájlban egyesítésre kerültek, és már a fő Kapcsolatok mappában vannak.

   
   • Válassza ki a címet. Frissítés ha ezek a kapcsolatok duplikáltak, és össze szeretné őket vonni.
   • Válassza ki a címet. Új kapcsolat hozzáadása ha valójában két különböző kapcsolatról van szó.
   • Ha fel akarja gyorsítani a folyamatot, kattintson a Minden frissítés és minden módosítás automatikusan elfogadásra kerül az összes duplikált kapcsolaton.
   • Ha egy adott kapcsolatot később szeretne áttekinteni, kattintson a Skip Ebben az esetben az eredeti kapcsolattartó elem továbbra is a Duplikátumok egyesítése mappa.

   Amikor az Outlook egy más e-mail címmel rendelkező duplikált kapcsolatot észlel, és Ön úgy dönt, hogy frissíti a kapcsolatot, a kapcsolat jelenlegi e-mail címe átkerül a " E-mail 2 " mezőt, ahogy a fenti képernyőképen látható.

   Megjegyzés: Ha az Outlook nem jeleníti meg ezt a párbeszédpanelt a duplikált kapcsolatok hozzáadásakor, akkor valószínűleg a duplikált kapcsolatok érzékelője ki van kapcsolva. Lásd a Duplikált kapcsolatok ellenőrzése funkció engedélyezését.

Duplikált Outlook kapcsolatok egyesítése a Gmail használatával

Ha van egy Gmail e-mail fiókja (azt hiszem, a legtöbb embernek van manapság), akkor használhatja azt a duplikált Outlook kapcsolatok egyesítésére. Dióhéjban, az eljárás a következő. Exportálja az Outlook kapcsolatokat egy .csv fájlba, importálja ezt a fájlt a Gmail fiókjába, használja a Gmailben elérhető "Duplikátumok keresése és egyesítése" funkciót, és végül importálja a dedupedált kapcsolatokat vissza az Outlookba.

Ha részletesebb útmutatást szeretne, akkor tessék:

1. Exportálja az Outlook névjegyeit egy CSV fájlba, a fenti 3. lépésben leírtak szerint ( Fájl lap> Megnyitás> Import> Exportálás fájlba> Komarakkal elválasztott fájl (Windows) ).
2. Jelentkezzen be a Gmail fiókjába, navigáljon a Kapcsolatok menüpontra, majd kattintson a Kapcsolatok importálása...
3. Kattintson a Fájl kiválasztása gombot, és keresse meg az 1. lépésben létrehozott CSV-fájlt.

   A Gmail minden egyes importált fájlhoz új kapcsolatcsoportot hoz létre, így később könnyen elérheti és áttekintheti azt.

4. Miután az importálás befejeződött, kattintson a Duplikátumok keresése és egyesítése link.
5. Megjelenik a megtalált duplikált kapcsolatok listája, és rákattinthat a bővítsd a oldalt. link segítségével ellenőrizheti és ellenőrizheti az egyesítendő kapcsolatokat.

   Ha minden Oké , kattintson Összevonás .

   Óvatosságra intő szó : Sajnálatos módon a Gmail nem olyan okos, mint az Outlook (vagy talán csak túl óvatos), hogy felismerje a névjegyek duplikált névjegyeit, ha a névjegyek nevei csak kis mértékben különböznek egymástól. Például nem sikerült azonosítania a hamis névjegyünket Elina Anderson és Elina K. Anderson és egy és ugyanaz a személy. Éppen ezért ne csalódj, ha az összevont kapcsolatok Outlookba történő visszaimportálása után észreveszel néhány duplikátumot. Nem a te hibád, mindent jól csináltál! És a Gmail esetében még mindig van hova fejlődni : )

6. A Gmailben kattintson a Több> Export... az összevont névjegyek visszatöltéséhez az Outlookba.
7. A Kapcsolatok exportálása párbeszédablakban adjon meg 2 dolgot:
   • Az " Mely kapcsolatokat szeretné exportálni ", válassza ki, hogy az összes névjegyet vagy csak egy adott csoportot szeretne exportálni. Ha csak azokat a névjegyeket szeretné exportálni, amelyeket az Outlookból importált, akkor értelemszerűen válassza a megfelelő Importált csoport.
   • Az " Melyik export formátum ", válassza ki Outlook CSV formátum .

   Ezután kattintson a Exportálás gomb megnyomásával fejezze be az exportálási folyamatot.

   Lásd még: Hogyan jelenítsünk meg százalékos arányt az Excelben
8. Végül importálja vissza az egyesített névjegyeket az Outlookba az előző módszer 4. lépésében leírtak szerint. Ne feledje, hogy válassza a " Ne importáljon duplikált elemeket "!

   Tipp: Mielőtt importálná az egyesített névjegyeket a Gmailből, az összes névjegyet áthelyezheti a fő Outlook mappából egy biztonsági mappába, hogy elkerülje a további duplikációk létrehozását.

Duplikált kapcsolatok összekapcsolása az Outlook 2013 és 2016 rendszerben

Ha az Outlook 2013 vagy az Outlook 2016 programot használja, akkor az azonos személyhez kapcsolódó több névjegyet gyorsan össze lehet kapcsolni a Link kapcsolatok opció.

1. Nyissa meg a névjegyzéket a Emberek a navigációs ablaktábla alján.
2. Kattintson az egyesíteni kívánt névjegyre az egyesítéshez szükséges névjegy kiválasztásához.
3. Ezután kattintson a kis pontok gomb a Szerkesztés a legördülő menü megnyitásához, és válassza a Link kapcsolatok a listáról.
4. A Link másik kapcsolat szakaszban kezdje el beírni a keresőmezőbe a kapcsolni kívánt személy nevét, és ahogy gépel, az Outlook megjeleníti a keresésnek megfelelő összes névjegyet.
5. Válassza ki a kívánt kapcsolat(oka)t az eredménylistából, és kattintson rá. A kiválasztott kapcsolatok azonnal egyesítésre kerülnek, és a nevüket a Kapcsolódó kapcsolatok Mindössze annyit kell tennie, hogy rákattint OK a módosítások mentéséhez.

Természetesen a Kapcsolatok összekapcsolása funkció nem a legjobb választás egy nagy, duplikátumokkal teli névjegyzék megtisztítására, de mindenképpen segít néhány azonos névjegy gyors egyesítésében.

Hogyan lehet megakadályozni a duplikált kapcsolatok az Outlookban

Most, hogy megtisztította az Outlook névjegyek rendetlenségét, érdemes még néhány percet befektetni, és támaszkodni arra, hogy a jövőben hogyan tartsa tisztán a névjegyzékét. Ez könnyen megvalósítható az Outlook automatikus duplikált névjegy-érzékelőjének engedélyezésével. Nézze meg, hogyan teheti ezt meg a Microsoft Outlook 2019 - 2010-ben:

1. Menjen a Fájl lap> Beállítások> Kapcsolatok .
2. Az " Nevek és bejelentés ", válassza ki Duplikált kapcsolatok ellenőrzése új kapcsolatok mentésekor és kattintson az OK gombra.

Igen, ilyen egyszerű! Mostantól az Outlook javasolni fogja az újonnan hozzáadott kapcsolat összevonását a meglévővel, ha mindkettőnek hasonló a neve vagy azonos az e-mail címe.

Tipp. Miután a duplikátumok egyesítése megtörtént, exportálhatja az Outlook névjegyeit CSV fájlba biztonsági mentés céljából.

Remélhetőleg most már tiszta és rendezett névjegyzékkel rendelkezik az Outlookban, és tudja, hogyan tartsa fenn a rendet. Köszönjük, hogy elolvasta!