સામગ્રીઓનું કોષ્ટક
આ લેખમાં તમે કોઈપણ તૃતીય-પક્ષ સાધનોનો ઉપયોગ કર્યા વિના Outlook માં ડુપ્લિકેટ સંપર્કોને કેવી રીતે મર્જ કરવા અને ભવિષ્યમાં તમારી સંપર્ક સૂચિને કેવી રીતે સ્વચ્છ રાખવી તે શીખીશું.
Microsoft Outlook અમે ઉપયોગમાં લઈએ છીએ અને પ્રેમ કરીએ છીએ તેવા ઘણા બધા સરળ સાધનો પૂરા પાડે છે અને તેનાથી પણ વધુ સુવિધાઓ કે જેનાથી અમે અજાણ છીએ. પરંતુ અફસોસની વાત એ છે કે સરનામાં પુસ્તિકાને અનુમાનિત કરવાનો અને બહુવિધ ડુપ્લિકેટ સંપર્કોને એકમાં જોડવાનો વિકલ્પ બોર્ડમાં નથી.
સદભાગ્યે, અમે ફક્ત તે જ સાધનોનો ઉપયોગ કરવા માટે મર્યાદિત નથી જે Outlook સ્પષ્ટપણે પ્રદાન કરે છે. થોડી સર્જનાત્મકતા વડે તમે કોઈપણ અથવા લગભગ કોઈ પણ કાર્યને હલ કરવાનો માર્ગ શોધી શકો છો. આ લેખમાં આગળ તમે જોશો કે તમે ડુપ્લિકેટ માટે તમારા Outlook સંપર્કોને કેવી રીતે તપાસી શકો છો અને કોઈપણ તૃતીય-પક્ષ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કર્યા વિના તેમને મર્જ કરી શકો છો.
શા માટે ડુપ્લિકેટ સંપર્કો Outlook માં દેખાય છે
<2 અલબત્ત, Outlook માં નવો સંપર્ક ઉમેરવાની આ સૌથી ઝડપી રીત છે અને તેમાં કંઈ ખોટું નથી. જો કે, જો તમે સમયાંતરે મેન્યુઅલી સંપર્કો પણ બનાવો છો, તો તમારી પાસે એક જ વ્યક્તિ માટે બહુવિધ સંપર્કો હોઈ શકે છે, દા.ત. જો તમે સંપર્કના નામની જોડણી ખોટી કરો છો અથવા તેને અલગ રીતે દાખલ કરો છો.કોન્ટેક્ટ ડુપ્લિકેશન તરફ દોરી જતું બીજું દૃશ્ય એ છે કે જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ તમને અલગથી ઈમેઈલ કરે છેએકાઉન્ટ્સ , દા.ત. તેના કોર્પોરેટ ઈમેલ એડ્રેસ અને વ્યક્તિગત Gmail એડ્રેસનો ઉપયોગ કરીને. આ કિસ્સામાં, તમે સંપર્કો ફોલ્ડરમાં સંદેશ ખેંચીને અથવા રિબન પરના "નવો સંપર્ક" બટનને ક્લિક કરીને નવો સંપર્ક કેવી રીતે બનાવશો તે મહત્વનું નથી, તે જ વ્યક્તિ માટે વધારાનો સંપર્ક કોઈપણ રીતે બનાવવામાં આવશે.
<લેપટોપ અથવા મોબાઇલ ઉપકરણ સાથે તેમજ LinkedIn, Facebook અને Twitter જેવા સામાજિક પ્લેટફોર્મ સાથે 0> સિંક્રોનાઇઝેશનપણ ડુપ્લિકેટ સંપર્કો ઉત્પન્ન કરી શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો એક જ વ્યક્તિ અલગ-અલગ સરનામાં પુસ્તિકાઓમાં અલગ-અલગ નામો હેઠળ સૂચિબદ્ધ હોય, તો કહો રોબર્ટ સ્મિથ, બોબ સ્મિથઅને રોબર્ટ બી. સ્મિથ, તમારામાં બહુવિધ સંપર્કો બનવાથી કંઈપણ અટકાવતું નથી. આઉટલુક.જો તમે કોર્પોરેટ વાતાવરણમાં કામ કરો છો, તો તમારી કંપની તેના એક્સચેન્જ સર્વર્સ પર કેટલીક સરનામાં પુસ્તિકાઓ જાળવી રાખે તો ડુપ્લિકેટ સંપર્કો બહાર આવી શકે છે.
મને લાગે છે કે તેની કોઈ જરૂર નથી જ્યારે મહત્વપૂર્ણ વિગતો તમારા આઉટલુકમાં કેટલાક ડુપ્લિકેટેડ સંપર્કોમાં ફેલાયેલી હોય ત્યારે તમને કઈ સમસ્યાઓ આવી શકે છે તે સમજાવવા માટે. જો તમે આ લેખ વાંચી રહ્યા છો, તો સંભવતઃ તમે તેને ઉકેલવા માટે કોઈ ઉકેલ શોધી રહ્યા છો. અને નીચે તમને પસંદ કરવા માટે સંખ્યાબંધ ઉકેલો મળશે.
આઉટલુકમાં ડુપ્લિકેટ સંપર્કોને કેવી રીતે મર્જ કરવા
મોટાભાગના કિસ્સાઓમાં જ્યારે તમે સંપર્ક બનાવવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યાં હોવ ત્યારે ડુપ્લિકેશન અટકાવવા માટે Outlook પૂરતું સ્માર્ટ છે જે પહેલાથી જ અસ્તિત્વમાં છે. જો કે, જો તમારી પાસે પહેલાથી જ સંખ્યા છેતમારી સરનામાં પુસ્તિકામાં ડુપ્લિકેટ સંપર્કો, તમારે વાસણ સાફ કરવા માટે એક વિશેષ તકનીક લાગુ કરવાની જરૂર છે. ઠીક છે, ચાલો શરુ કરીએ!
નોંધ. ડેટાના કાયમી આકસ્મિક નુકશાન માટે, અમે ભારપૂર્વક ભલામણ કરીએ છીએ કે તમે પહેલા બેકઅપ કોપી બનાવો, ઉદાહરણ તરીકે તમારા Outlook સંપર્કોને Excel માં નિકાસ કરીને.
- એક નવું સંપર્ક ફોલ્ડર બનાવો . Outlook સંપર્કોમાં, તમારા વર્તમાન સંપર્કો ફોલ્ડર પર જમણું ક્લિક કરો અને સંદર્ભ મેનૂમાંથી નવું ફોલ્ડર… પસંદ કરો.
આ ફોલ્ડરને એક નામ આપો, ચાલો તેને આ ઉદાહરણ માટે મર્જ ડ્યુપ્સ કહીએ.
- તમારા બધા Outlook સંપર્કોને નવા બનાવેલા ફોલ્ડરમાં ખસેડો . તમારા વર્તમાન સંપર્કો ફોલ્ડર પર સ્વિચ કરો અને બધા સંપર્કો પસંદ કરવા માટે CTRL+A દબાવો, પછી તેમને નવા બનાવેલા ફોલ્ડરમાં ખસેડવા માટે CTRL+SHIFT+V દબાવો ( ડ્યુપ્સ મર્જ કરો ફોલ્ડર).
ટીપ: જો તમને શોર્ટકટ્સ સાથે ખૂબ અનુકૂળ ન હોય, તો તમે ફક્ત પસંદ કરેલા સંપર્કો પર જમણું-ક્લિક કરી શકો છો અને સંદર્ભ મેનૂમાંથી મૂવ પસંદ કરી શકો છો.
- " આયાત અને નિકાસ " વિઝાર્ડનો ઉપયોગ કરીને સંપર્કોને .csv ફાઇલમાં નિકાસ કરો .
Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, અને Outlook 2019 માં, ફાઇલ > પર જાઓ; ખોલો > આયાત કરો .
આઉટલુક 2007 અને આઉટલુક 2003 માં, તમને આ વિઝાર્ડ ફાઇલ > હેઠળ મળશે. આયાત અને નિકાસ...
વિઝાર્ડ તમને નિકાસ પ્રક્રિયામાં લઈ જશે, અને તમે નીચેના વિકલ્પો પસંદ કરશો:
- પગલું 1. " આના પર નિકાસ કરો. aફાઇલ ".
- સ્ટેપ 2. " કોમા સેપરેટેડ વેલ્યુઝ (વિન્ડોઝ) ".
- સ્ટેપ 3. ડ્યુપ્સ મર્જ કરો ફોલ્ડર પસંદ કરો તમે પહેલા બનાવ્યું છે.
- પગલું 4. .csv ફાઇલ સાચવવા માટે ગંતવ્ય ફોલ્ડર પસંદ કરો.
- પગલું 5. નિકાસ પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરવા માટે સમાપ્ત કરો ક્લિક કરો.
ટીપ: > અહીં સંપૂર્ણ-કાર્યકારી અજમાયશ સંસ્કરણ ડાઉનલોડ કરો.
- CSV ફાઇલમાંથી તમારા ડિફોલ્ટ સંપર્ક ફોલ્ડરમાં સંપર્કો આયાત કરો.
પ્રારંભ કરો પગલું 3 માં વર્ણવ્યા મુજબ ફરીથી આયાત કરો વિઝાર્ડ અને નીચેના વિકલ્પો પસંદ કરો:
- પગલું 1. " બીજા પ્રોગ્રામ અથવા ફાઇલમાંથી આયાત કરો ".
- પગલું 2. " અલ્પવિરામથી વિભાજિત મૂલ્યો (વિન્ડોઝ) ".
- પગલું 3. નિકાસ કરેલ .csv ફાઇલ પર બ્રાઉઝ કરો.
- પગલું 4. ખાતરી કરો " ડુપ્લિકેટ આઇટમ્સ આયાત કરશો નહીં " પસંદ કરો. આ મુખ્ય વિકલ્પ છે જે યુક્તિ કરે છે!
- પગલું 5. તમારું મુખ્ય પસંદ કરો. સંપર્કો ફોલ્ડર, જે હાલમાં ખાલી છે, સંપર્કોને આયાત કરવા માટેના ગંતવ્ય ફોલ્ડર તરીકે.
- પગલું 6. આયાત પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરવા માટે સમાપ્ત કરો ક્લિક કરો.
- કાપાયેલા સંપર્કોને મૂળ સંપર્કો સાથે મર્જ કરો.
હવે તમારે તમારા મુખ્ય સંપર્કો ફોલ્ડરમાં રહેલા કપાયેલા સંપર્કોને મર્જ ડુપ્સ ફોલ્ડરમાં રહેલા મૂળ સંપર્કો સાથે મર્જ કરવાની જરૂર છે, તેથી કેકોઈ સંપર્ક વિગતો ખોવાઈ જશે નહીં.
મર્જ ડ્યુપ્સ ફોલ્ડર ખોલો અને બધા સંપર્કો પસંદ કરવા માટે CTRL+A દબાવો. પછી CTRL+SHIFT+V દબાવો અને સંપર્કોને તમારા મુખ્ય સંપર્ક ફોલ્ડરમાં ખસેડવાનું પસંદ કરો.
જ્યારે ડુપ્લિકેટ શોધાય છે, ત્યારે Outlook એક પોપ-અપ સંદેશ ફેંકશે જે સૂચવે છે કે તમે હાલના સંપર્કની માહિતી અપડેટ કરો અને ડિસ્પ્લે કરો. ડેટાનું પૂર્વાવલોકન કે જે ઉમેરવામાં આવશે અથવા અપડેટ કરવામાં આવશે, નીચે સ્ક્રીનશોટમાં બતાવ્યા પ્રમાણે.
નોંધ: જો તમે CSV ફાઇલમાં ડુપ્લિકેટ પંક્તિઓને મર્જ કરવા માટે કમ્બાઇન પંક્તિઓ વિઝાર્ડનો ઉપયોગ કર્યો હોય, તો આ પગલાની ખરેખર જરૂર નથી. , કારણ કે તમામ સંપર્ક વિગતો CSV ફાઇલમાં મર્જ કરવામાં આવી હતી અને તે પહેલાથી જ તમારા મુખ્ય સંપર્કો ફોલ્ડરમાં છે.
- જો આ ડુપ્લિકેટ સંપર્કો છે અને તમે મર્જ કરવા માંગો છો તો અપડેટ કરો પસંદ કરો તેમને.
- જો તેઓ વાસ્તવમાં બે અલગ અલગ સંપર્કો હોય તો નવો સંપર્ક ઉમેરો પસંદ કરો.
- જો તમે પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવા માંગતા હો, તો બધા અપડેટ કરો<પર ક્લિક કરો. 2> અને બધા ફેરફારો બધા ડુપ્લિકેટ સંપર્કોમાં આપમેળે સ્વીકારવામાં આવશે.
- જો તમે પછીથી કોઈ ચોક્કસ સંપર્કની સમીક્ષા કરવા માંગતા હો, તો છોડો ક્લિક કરો. આ કિસ્સામાં મૂળ સંપર્ક આઇટમ મર્જ ડ્યુપ્સ ફોલ્ડરમાં રહેશે.
જ્યારે Outlook એક અલગ ઇમેઇલ સરનામાં સાથે ડુપ્લિકેટ સંપર્ક શોધે છે અને તમે સંપર્કને અપડેટ કરવાનું પસંદ કરો છો, સંપર્કનું વર્તમાન ઈમેલ સરનામું " ઈ-મેલ 2 " ફીલ્ડમાં ખસેડવામાં આવશે, જેમ કે ઉપરના સ્ક્રીનશૉટમાં બતાવેલ છે.
નોંધ: જો તમારું Outlookજ્યારે તમે ડુપ્લિકેટ સંપર્કો ઉમેરી રહ્યા હોવ ત્યારે આ સંવાદ બતાવતું નથી, તો મોટા ભાગે ડુપ્લિકેટ સંપર્ક ડિટેક્ટર બંધ હોય. ડુપ્લિકેટ સંપર્કો માટે તપાસો સુવિધાને કેવી રીતે સક્ષમ કરવી તે જુઓ.
જીમેલનો ઉપયોગ કરીને ડુપ્લિકેટ આઉટલુક સંપર્કોને મર્જ કરો
જો તમારી પાસે Gmail ઇમેઇલ ખાતું હોય (મારું માનવું છે કે મોટાભાગના લોકો આ દિવસોમાં કરે છે) , તમે તેનો ઉપયોગ ડુપ્લિકેટ Outlook સંપર્કોને મર્જ કરવા માટે કરી શકો છો. ટૂંકમાં, પ્રક્રિયા નીચે મુજબ છે. તમારા Outlook સંપર્કોને .csv ફાઇલમાં નિકાસ કરો, તે ફાઇલને તમારા Gmail એકાઉન્ટમાં આયાત કરો, Gmail માં ઉપલબ્ધ "ડુપ્લિકેટ્સ શોધો અને મર્જ કરો" ફંક્શનનો ઉપયોગ કરો અને અંતે કાઢી નાખેલા સંપર્કોને આઉટલુકમાં પાછા આયાત કરો.
જો તમને વધુ જોઈતું હોય વિગતવાર સૂચના, અહીં તમે જાઓ:
- તમારા Outlook સંપર્કોને CSV ફાઇલમાં નિકાસ કરો, ઉપરના પગલા 3 માં વર્ણવ્યા પ્રમાણે ( ફાઇલ ટૅબ > ખોલો > આયાત > ફાઇલમાં નિકાસ કરો > ; કોમા સેપરેટેડ ફાઇલ (વિન્ડોઝ) ).
- તમારા Gmail એકાઉન્ટમાં લોગ ઇન કરો, સંપર્કો પર નેવિગેટ કરો અને પછી સંપર્કો આયાત કરો... <11 પર ક્લિક કરો. ફાઇલ પસંદ કરો બટન પર ક્લિક કરો અને તમે પગલું 1 માં બનાવેલ CSV ફાઇલને બ્રાઉઝ કરો.
- આયાત પૂર્ણ થયા પછી, શોધો & ડુપ્લિકેટ્સ લિંકને મર્જ કરો.
- મળેલા ડુપ્લિકેટ સંપર્કોની સૂચિ પ્રદર્શિત થાય છે અને તમે મર્જ થવાના સંપર્કોની સમીક્ષા કરવા અને ચકાસવા માટે વિસ્તૃત કરો લિંકને ક્લિક કરી શકો છો.
જો બધું ઠીક છે , તો મર્જ કરો પર ક્લિક કરો.
સાવધાનીનો શબ્દ : અફસોસની વાત એ છે કે Gmail એટલું સ્માર્ટ નથી સંપર્કના નામોમાં થોડો તફાવત ધરાવતા ડુપ્લિકેટ સંપર્કોને શોધવા માટે આઉટલુક (અથવા કદાચ માત્ર વધુ સાવધ) તરીકે. ઉદાહરણ તરીકે, તે અમારા નકલી સંપર્ક એલિના એન્ડરસન અને એલિના કે. એન્ડરસન અને એક જ વ્યક્તિ ઓળખવામાં નિષ્ફળ ગયા. તેથી જ, જો તમે મર્જ કરેલા સંપર્કોને આઉટલુકમાં પાછા આયાત કર્યા પછી કેટલાક ડુપ્લિકેટ્સ જોશો તો નિરાશ થશો નહીં. તે તમારી ભૂલ નથી, તમે બધું બરાબર કર્યું! અને Gmail માટે હજુ પણ સુધારા માટે અવકાશ છે : )
- Gmail માં, વધુ > નિકાસ કરો... મર્જ કરેલા સંપર્કોને પાછા Outlook પર સ્થાનાંતરિત કરવા માટે.
- સંપર્કો નિકાસ કરો સંવાદ વિન્ડોમાં, 2 વસ્તુઓનો ઉલ્લેખ કરો:
- " તમે કયા સંપર્કોને નિકાસ કરવા માંગો છો " હેઠળ, બધા સંપર્કોને નિકાસ કરવા કે નહીં તે પસંદ કરો. અથવા માત્ર ચોક્કસ જૂથ. જો તમે ફક્ત તે જ સંપર્કોને નિકાસ કરવા માંગો છો જે તમે Outlook માંથી આયાત કર્યા છે, તો તે અનુરૂપ આયાત કરેલ જૂથને પસંદ કરવાનું કારણ છે.
- " કયા નિકાસ ફોર્મેટ " હેઠળ. આઉટલુક CSV ફોર્મેટ પસંદ કરો.
પછી નિકાસ પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરવા માટે નિકાસ બટનને ક્લિક કરો.
- છેલ્લે, પાછલી પદ્ધતિના પગલા 4 માં વર્ણવ્યા પ્રમાણે, મર્જ કરેલા સંપર્કોને આઉટલુકમાં પાછા આયાત કરો. " ડુપ્લિકેટ આઇટમ્સ આયાત કરશો નહીં " પસંદ કરવાનું યાદ રાખો!
ટીપ: મર્જ સંપર્કો આયાત કરતા પહેલાGmail માંથી, તમે વધુ ડુપ્લિકેટ બનાવવાનું ટાળવા માટે તમારા મુખ્ય આઉટલુક ફોલ્ડરમાંથી તમામ સંપર્કોને બેકઅપ ફોલ્ડરમાં ખસેડી શકો છો.
Gmail દરેક આયાત કરેલી ફાઇલ માટે એક નવું સંપર્ક જૂથ બનાવે છે જેથી કરીને તમે તેને સરળતાથી ઍક્સેસ કરી શકો અને પછીથી તેની સમીક્ષા કરી શકો. .
આઉટલુક 2013 અને 2016માં ડુપ્લિકેટ સંપર્કોને લિંક કરો
જો તમે આઉટલુક 2013 અથવા આઉટલુક 2016 નો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, તમે સંપર્કો લિંક કરો વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને એક જ વ્યક્તિ સાથે સંબંધિત કેટલાક સંપર્કોને ઝડપથી જોડી શકો છો.
- ક્લિક કરીને તમારી સંપર્કોની સૂચિ ખોલો લોકો નેવિગેશન ફલકની નીચે.
- તેને પસંદ કરવા માટે તમે જે સંપર્કને મર્જ કરવા માંગો છો તેના પર ક્લિક કરો.
- પછી ડ્રોપ-ડાઉન મેનૂ ખોલવા માટે સંપાદિત કરો ની બાજુમાં નાના ડોટ્સ બટન પર ક્લિક કરો અને માંથી સંપર્કોને લિંક કરો પસંદ કરો. યાદી.
- બીજા સંપર્કોને લિંક કરો વિભાગ હેઠળ, શોધ ક્ષેત્રમાં તમે જે વ્યક્તિને લિંક કરવા માંગો છો તેનું નામ લખવાનું શરૂ કરો, અને જેમ તમે ટાઇપ કરશો Outlook તમારા સાથે મેળ ખાતા બધા સંપર્કો પ્રદર્શિત કરશે શોધ
- પરિણામ સૂચિમાંથી જરૂરી સંપર્ક(કો) પસંદ કરો અને તેના પર ક્લિક કરો. પસંદ કરેલા સંપર્કોને તરત જ મર્જ કરવામાં આવશે અને તમે લિંક કરેલા સંપર્કો મથાળા હેઠળ તેમના નામ જોશો. ફેરફારોને સાચવવા માટે તમારે ફક્ત ઓકે ક્લિક કરવાની જરૂર છે.
અલબત્ત, ડુપ્લિકેટ્સ સાથે અવ્યવસ્થિત વિશાળ સંપર્કોની સૂચિને સાફ કરવા માટે લિંક સંપર્ક સુવિધા શ્રેષ્ઠ પસંદગી નથી, પરંતુ તે ચોક્કસપણે તમને થોડા સમાન સંપર્કોને એકમાં ઝડપથી મર્જ કરવામાં મદદ કરશે. એક.
તમારા આઉટલુકમાં ડુપ્લિકેટ સંપર્કોને કેવી રીતે અટકાવવા
હવેતમે આઉટલુક કોન્ટેક્ટ્સમાં ગડબડને સાફ કરી દીધી છે, તો થોડી વધુ મિનિટોનું રોકાણ કરવું અને ભવિષ્યમાં તમારી કોન્ટેક્ટ લિસ્ટને કેવી રીતે સ્વચ્છ રાખવી તે અંગે ધ્યાન આપવું એ અર્થપૂર્ણ છે. ઓટોમેટિક આઉટલુક ડુપ્લિકેટ કોન્ટેક્ટ ડિટેક્ટરને સક્ષમ કરીને આ સરળતાથી પ્રાપ્ત કરી શકાય છે. Microsoft Outlook 2019 - 2010 માં આ કેવી રીતે કરવું તે જુઓ:
- ફાઇલ ટેબ > પર જાઓ. વિકલ્પો > સંપર્કો .
- " નામ અને ફાઇલિંગ " હેઠળ, નવા સંપર્કો સાચવતી વખતે ડુપ્લિકેટ સંપર્કો માટે તપાસો પસંદ કરો અને ઓકે ક્લિક કરો.
હા, તે એટલું જ સરળ છે! હવેથી, Outlook એ નવા સંપર્કને મર્જ કરવાનું સૂચન કરશે જે તમે હાલના સંપર્કમાં ઉમેરી રહ્યાં છો, જો તે બંનેનું નામ સરખું અથવા સરખું ઈમેલ સરનામું હોય.
ટીપ. એકવાર ડુપ્લિકેટ્સ મર્જ થઈ જાય, પછી તમે બેક-અપ હેતુઓ માટે તમારા Outlook સંપર્કોને CSV ફાઇલમાં નિકાસ કરી શકો છો.
આશા છે કે, હવે તમારી પાસે તમારા Outlook માં સ્વચ્છ અને સુઘડ સંપર્કોની સૂચિ છે અને તમે જાણો છો કે કેવી રીતે ઓર્ડર જાળવવો. વાંચવા બદલ આભાર!