În acest articol veți învăța cum să uniți contactele duplicate în Outlook fără a utiliza instrumente terțe și cum să vă păstrați lista de contacte curată în viitor.

Microsoft Outlook oferă o mulțime de instrumente utile pe care le folosim și le iubim și chiar mai multe funcții pe care nu le cunoaștem. Dar, din păcate, o opțiune de dedublare a agendei și de combinare a mai multor contacte duplicate într-una singură nu este la bord.

Din fericire, nu suntem limitați să folosim doar acele instrumente pe care Outlook le pune la dispoziție în mod explicit. Cu puțină creativitate, puteți găsi o modalitate de a rezolva orice, sau aproape orice sarcină cu care vă confruntați. Mai departe în acest articol veți afla cum puteți verifica contactele Outlook pentru duplicate și să le uniți fără a utiliza un software terț.

De ce apar contacte duplicate în Outlook

Cel mai frecvent motiv care duce la duplicare este tragerea unui mesaj în dosarul Contacte în panoul de navigare pentru a crea automat un contact. Desigur, aceasta este cea mai rapidă modalitate de a adăuga un nou contact în Outlook și nu este nimic greșit în acest sens. Cu toate acestea, dacă din când în când creați și contacte manual, este posibil să ajungeți să aveți mai multe contacte pentru aceeași persoană, de exemplu, dacă scrieți greșit numele contactului sau îl introduceți în mod diferit.

Un alt scenariu care duce la duplicarea contactelor este atunci când o persoană vă trimite e-mailuri de pe conturi diferite În acest caz, indiferent de modul în care creați un nou contact, trăgând un mesaj în dosarul Contacte sau făcând clic pe butonul "Contact nou" de pe panglică, se va crea oricum un contact suplimentar pentru aceeași persoană.

Sincronizare cu un laptop sau cu un dispozitiv mobil, precum și cu platformele sociale precum LinkedIn, Facebook și Twitter, poate produce, de asemenea, contacte duplicate. De exemplu, dacă aceeași persoană este listată sub nume diferite în diferite agende, să zicem Robert Smith, Bob Smith și Robert B. Smith , nimic nu împiedică crearea de contacte multiple în Outlook.

Dacă lucrați într-un mediu corporativ, pot apărea contacte duplicate în cazul în care compania dvs. menține mai multe cărți de adrese pe serverele sale Exchange.

Cred că nu mai este nevoie să vă explic ce probleme puteți avea atunci când detalii importante sunt împrăștiate în mai multe contacte duplicate din Outlook. Dacă citiți acest articol, atunci cel mai probabil căutați o soluție pentru a le rezolva. Iar mai jos veți găsi o serie de soluții din care puteți alege.

Cum să fuzionați contactele duplicate în Outlook

În cele mai multe cazuri, Outlook este suficient de inteligent pentru a preveni duplicarea atunci când încercați să creați un contact care există deja. Cu toate acestea, dacă aveți deja un număr de contacte duplicate în agendă, trebuie să aplicați o tehnică specială pentru a curăța mizeria. Bine, să începem!

Notă. Pentru pierderea accidentală permanentă a datelor, vă recomandăm cu tărie să faceți mai întâi o copie de rezervă, de exemplu prin exportarea contactelor Outlook în Excel.

1. Creați un nou dosar Contacte În Contacte Outlook, faceți clic dreapta pe folderul de contacte curent și selectați Dosar nou... din meniul contextual.

   Dați un nume acestui folder, să îl numim Combină dublurile pentru acest exemplu.

2. Mutați toate contactele Outlook în dosarul nou creat Treceți la folderul de contacte curent și apăsați CTRL+A pentru a selecta toate contactele, apoi apăsați CTRL+SHIFT+V pentru a le muta în folderul nou creat ( Combină dublurile dosar).

   Sfat: Dacă nu vă simțiți foarte confortabil cu comenzile rapide, puteți pur și simplu să faceți clic dreapta pe contactele selectate și să alegeți Mutarea din meniul contextual.

3. Exportați contactele într-un fișier .csv folosind " Import și export " vrăjitor.

   În Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 și Outlook 2019, mergeți la Fișier> Deschide> Import .

   În Outlook 2007 și Outlook 2003, veți găsi acest asistent la rubrica Fișier> Import și export...

   Expertul vă va ghida prin procesul de export, iar dumneavoastră alegeți următoarele opțiuni:

   • Pasul 1. " Exportați într-un fișier ".
   • Pasul 2. " Valori separate prin virgulă (Windows) ".
   • Pasul 3. Selectați Combină dublurile pe care l-ați creat mai devreme.
   • Pasul 4. Alegeți folderul de destinație pentru a salva fișierul .csv.
   • Pasul 5. Faceți clic pe Finisaj pentru a finaliza procesul de export.

   Sfat:

   Și iată ce avem după ce am folosit Expertul Combine Rows.

   Dacă sunteți interesat să încercați Combine Rows Wizard pe propriile date, puteți descărca o versiune de încercare complet funcțională aici.

4. Importați contactele din fișierul CSV în folderul implicit Contacts.

   Începeți Import wizard din nou, așa cum este descris la pasul 3 și selectați următoarele opțiuni:

   • Pasul 1. " Import din alt program sau fișier ".
   • Pasul 2. " Valori separate prin virgulă (Windows) ".
   • Pasul 3. Răsfoiți fișierul .csv exportat.
   • Pasul 4. Asigurați-vă că selectați " Nu importați elemente duplicate ". Aceasta este opțiunea cheie care face treaba!
   • Pasul 5. Selectați folderul principal Contacte, care în prezent este gol, ca dosar de destinație în care să importați contactele.
   • Pasul 6. Faceți clic pe Finisaj pentru a finaliza procesul de import.
5. Uniți contactele dedublate cu cele originale.

   Acum trebuie să fuzionați contactele dedublate care se află în prezent în dosarul Contacts principal cu contactele originale care se află în dosarul Merge dupes, astfel încât să nu se piardă niciun detaliu de contact.

   Deschideți fereastra Combină dublurile apoi apăsați CTRL+SHIFT+V și alegeți să mutați contactele în dosarul principal Contacts.

   Atunci când se detectează un duplicat, Outlook va afișa un mesaj pop-up care vă sugerează să actualizați informațiile contactului existent și va afișa o previzualizare a datelor care vor fi adăugate sau actualizate, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos.

   Notă: Dacă ați utilizat Expertul pentru combinarea rândurilor pentru a uni rândurile duplicate din fișierul CSV, acest pas nu este necesar, deoarece toate detaliile de contact au fost unite într-un fișier CSV și se află deja în dosarul principal Contacte.

   Vezi si: Funcția MINIFS în Microsoft Excel - exemple de sintaxă și formule
   
   • Alegeți Actualizare dacă acestea sunt contacte duplicate și doriți să le unificați.
   • Alegeți Adăugați un nou contact dacă acestea sunt, de fapt, două contacte diferite.
   • Dacă doriți să accelerați procesul, faceți clic pe Actualizați toate și toate modificările vor fi acceptate automat în toate contactele duplicate.
   • Dacă doriți să revizuiți mai târziu un anumit contact, faceți clic pe Skip În acest caz, elementul de contact original va rămâne în lista de contacte. Combină dublurile dosar.

   Atunci când Outlook detectează un contact duplicat cu o adresă de e-mail diferită și alegeți să actualizați un contact, adresa de e-mail curentă a contactului va fi mutată în rubrica " E-mail 2 ", așa cum se arată în captura de ecran de mai sus.

   Notă: Dacă Outlook nu afișează această fereastră de dialog atunci când adăugați contacte duplicate, atunci cel mai probabil detectorul de contacte duplicate este dezactivat. Consultați modul de activare a funcției de verificare a contactelor duplicate.

Uniți contactele Outlook duplicat folosind Gmail

Dacă aveți un cont de e-mail Gmail (cred că majoritatea oamenilor au în ziua de azi), îl puteți folosi pentru a uni contactele Outlook duplicat. Pe scurt, procedura este următoarea: exportați contactele Outlook într-un fișier .csv, importați acest fișier în contul Gmail, folosiți funcția "Găsește și unește duplicatele" disponibilă în Gmail și, în final, importați contactele dedublate înapoi în Outlook.

Dacă doriți instrucțiuni mai detaliate, poftiți aici:

1. Exportați contactele Outlook într-un fișier CSV, așa cum este descris în pasul 3 de mai sus ( File tab> Deschide> Import> Export într-un fișier> Comma Separated File (Windows) ).
2. Conectați-vă la contul Gmail, navigați la Contacte, apoi faceți clic pe Importați contacte...
3. Faceți clic pe butonul Alegeți Fișier și căutați fișierul CSV pe care l-ați creat la pasul 1.

   Gmail creează un nou grup de contacte pentru fiecare fișier importat, astfel încât să îl puteți accesa și revizui cu ușurință mai târziu.

4. După finalizarea importului, faceți clic pe butonul Găsiți & îmbinați duplicatele link.
5. Se afișează o listă cu contactele găsite în duplicat și puteți face clic pe butonul extindeți pentru a examina și verifica contactele care urmează să fie fuzionate.

   Dacă totul este Bine. , faceți clic pe Îmbinare .

   Un cuvânt de precauție : Din păcate, Gmail nu este la fel de inteligent ca Outlook (sau poate doar prea precaut) pentru a detecta contactele duplicate cu mici diferențe în numele unui contact. De exemplu, nu a reușit să identifice contactul nostru fals Elina Anderson și Elina K. Anderson și una și aceeași persoană. De aceea, nu fiți dezamăgit dacă observați câteva duplicate după ce importați contactele fuzionate înapoi în Outlook. Nu este vina dvs., ați făcut totul corect! Și mai este loc de îmbunătățiri pentru Gmail : )

6. În Gmail, faceți clic pe Mai mult> Export... pentru a transfera contactele fuzionate înapoi în Outlook.
7. În fereastra de dialog Export contacts, specificați două lucruri:
   • Sub " Ce contacte doriți să exportați ", alegeți dacă doriți să exportați toate contactele sau numai un anumit grup. Dacă doriți să exportați numai acele contacte pe care le-ați importat din Outlook, este logic să selectați opțiunea corespunzătoare Importat grup.
   • Sub " Ce format de export ", selectați Format Outlook CSV .

   Apoi faceți clic pe butonul Export pentru a finaliza procesul de export.

8. În cele din urmă, importați contactele fuzionate înapoi în Outlook, așa cum este descris în pasul 4 al metodei anterioare. Nu uitați să selectați " Nu importați elemente duplicate "!

   Sfat: Înainte de a importa contactele de fuziune din Gmail, puteți muta toate contactele din dosarul principal Outlook într-un dosar de rezervă pentru a evita crearea mai multor duplicate.

Legătura contactelor duplicate în Outlook 2013 și 2016

Dacă utilizați Outlook 2013 sau Outlook 2016, puteți combina rapid mai multe contacte legate de aceeași persoană utilizând funcția Link Contacte opțiune.

1. Deschideți lista de contacte făcând clic pe Oameni în partea de jos a panoului de navigare.
2. Faceți clic pe contactul pe care doriți să îl unificați pentru a-l selecta.
3. Apoi faceți clic pe butonul mic buton cu puncte alături de Editați pentru a deschide meniul derulant, apoi alegeți Link Contacte din listă.
4. În conformitate cu Legătura cu alte contacte începeți să tastați numele persoanei pe care doriți să o legați în câmpul de căutare și, pe măsură ce tastați, Outlook va afișa toate contactele care corespund căutării dumneavoastră.
5. Alegeți contactul (contactele) necesar(e) din lista de rezultate și faceți clic pe acesta (acestea). Contactele selectate vor fi fuzionate imediat și veți vedea numele lor sub Contacte legate Tot ce trebuie să faceți este să dați clic pe OK pentru a salva modificările.

Desigur, funcția Link Contacts nu este cea mai bună alegere pentru a curăța o listă mare de contacte plină de dubluri, dar cu siguranță vă va ajuta să unificați rapid câteva contacte identice într-una singură.

Cum să preveniți contactele duplicate în Outlook

Acum că ați curățat mizeria din contactele Outlook, este logic să investiți câteva minute în plus și să vă aplecați cum să păstrați lista de contacte curată în viitor. Acest lucru poate fi realizat cu ușurință prin activarea detectorului automat de contacte duplicat Outlook. Vedeți cum să faceți acest lucru în Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Mergeți la File tab> Opțiuni> Contacte .
2. Sub " Denumirile și depunerea ", selectați Verificarea contactelor duplicate la salvarea contactelor noi și faceți clic pe OK.

Da, este la fel de simplu ca și cum ar fi! De acum înainte, Outlook va sugera fuzionarea unui nou contact pe care îl adăugați cu cel existent, dacă ambele au un nume similar sau o adresă de e-mail identică.

Sfat. Odată ce duplicatele sunt fuzionate, puteți exporta contactele Outlook în fișier CSV în scopuri de back-up.

Sperăm că acum aveți o listă de contacte curată și ordonată în Outlook și știți cum să mențineți ordinea. Vă mulțumim că ați citit!