Dans cet article, vous apprendrez comment fusionner les contacts en double dans Outlook sans utiliser d'outils tiers, et comment garder votre liste de contacts propre à l'avenir.

Microsoft Outlook propose de nombreux outils pratiques que nous utilisons et adorons, et encore plus de fonctionnalités que nous ignorons. Mais malheureusement, une option permettant de déduire le carnet d'adresses et de combiner plusieurs contacts en double en un seul n'est pas à bord.

Heureusement, nous ne sommes pas limités à utiliser uniquement les outils qu'Outlook fournit explicitement. Avec un peu de créativité, vous pouvez trouver un moyen de résoudre n'importe quelle tâche, ou presque, à laquelle vous êtes confronté. Plus loin dans cet article, vous découvrirez comment vous pouvez vérifier les doublons dans vos contacts Outlook et les fusionner sans utiliser de logiciel tiers.

Pourquoi des contacts en double apparaissent dans Outlook

La raison la plus courante qui mène à la duplication est faire glisser un message vers le dossier Contacts dans le Volet de navigation pour qu'un contact soit créé automatiquement. Bien sûr, c'est le moyen le plus rapide d'ajouter un nouveau contact dans Outlook et il n'y a rien de mal à cela. Cependant, si vous créez également des contacts manuellement de temps en temps, vous pouvez vous retrouver avec plusieurs contacts pour la même personne, par exemple si vous avez mal orthographié le nom du contact ou si vous l'avez entré de manière différente.

Un autre scénario qui conduit à la duplication des contacts est lorsque une personne vous envoie des courriels à partir de différents comptes Dans ce cas, quelle que soit la manière dont vous créez un nouveau contact, en faisant glisser un message vers le dossier Contacts ou en cliquant sur le bouton "Nouveau contact" du ruban, un contact supplémentaire pour la même personne sera de toute façon créé.

Synchronisation avec un ordinateur portable ou un appareil mobile ainsi qu'avec des plateformes sociales telles que LinkedIn, Facebook et Twitter, peut également produire des contacts en double. Par exemple, si la même personne est répertoriée sous différents noms dans différents carnets d'adresses, par exemple Robert Smith, Bob Smith et Robert B. Smith Rien n'empêche de créer plusieurs contacts dans votre Outlook.

Si vous travaillez dans un environnement d'entreprise, des contacts en double peuvent apparaître au cas où votre entreprise maintient plusieurs carnets d'adresses sur ses serveurs Exchange.

Je pense qu'il n'est pas nécessaire d'expliquer les problèmes que vous pouvez rencontrer lorsque des détails importants sont dispersés dans plusieurs contacts dupliqués dans votre Outlook. Si vous lisez cet article, il est fort probable que vous soyez à la recherche d'une solution pour régler ce problème. Et ci-dessous, vous trouverez un certain nombre de solutions parmi lesquelles choisir.

Comment fusionner les contacts en double dans Outlook ?

Dans la plupart des cas, Outlook est suffisamment intelligent pour éviter les doublons lorsque vous essayez de créer un contact qui existe déjà. Cependant, si vous avez déjà un certain nombre de contacts en double dans votre carnet d'adresses, vous devez appliquer une technique spéciale pour faire le ménage. Bon, commençons !

Note : Pour éviter toute perte accidentelle de données, nous vous recommandons fortement de faire d'abord une copie de sauvegarde, par exemple en exportant vos contacts Outlook vers Excel.

1. Créer un nouveau dossier Contacts Dans les Contacts Outlook, cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre dossier de Contacts actuel et sélectionnez Nouveau dossier... dans le menu contextuel.

   Donnez un nom à ce dossier, appelons-le Fusionner les doublons pour cet exemple.

2. Déplacer tous vos contacts Outlook dans le dossier nouvellement créé Passez à votre dossier de contacts actuel et appuyez sur CTRL+A pour sélectionner tous les contacts, puis appuyez sur CTRL+SHIFT+V pour les déplacer vers le dossier nouvellement créé ( Fusionner les doublons dossier).

   Conseil : Si vous n'êtes pas très à l'aise avec les raccourcis, vous pouvez simplement faire un clic droit sur les contacts sélectionnés et choisir Déplacements dans le menu contextuel.

3. Exporter les contacts vers un fichier .csv en utilisant " Importation et exportation " magicien.

   Dans Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 et Outlook 2019, allez à Fichier> ; Ouvrir> ; Importer .

   Dans Outlook 2007 et Outlook 2003, vous trouverez cet assistant sous la rubrique Fichier> ; Importation et exportation...

   L'assistant vous guide tout au long du processus d'exportation, et vous choisissez les options suivantes :

   • Étape 1. " Exporter vers un fichier ".
   • Étape 2. " Valeurs séparées par des virgules (Windows) ".
   • Étape 3 : Sélectionnez le Fusionner les doublons que vous avez créé plus tôt.
   • Étape 4 : choisissez le dossier de destination pour enregistrer le fichier .csv.
   • Étape 5 : Cliquez sur Finition pour terminer le processus d'exportation.

   Conseil :

   Et voici ce que nous avons après avoir utilisé l'assistant de combinaison de lignes.

   Si vous souhaitez essayer l'assistant de combinaison de lignes sur vos propres données, vous pouvez télécharger une version d'essai entièrement fonctionnelle ici.

4. Importez les contacts du fichier CSV dans votre dossier de contacts par défaut.

   Commencez le Importation comme décrit à l'étape 3 et sélectionnez les options suivantes :

   • Étape 1. " Importation à partir d'un autre programme ou fichier ".
   • Étape 2. " Valeurs séparées par des virgules (Windows) ".
   • Étape 3 : Naviguez jusqu'au fichier .csv exporté.
   • Étape 4 : Assurez-vous de sélectionner " Ne pas importer les éléments en double "C'est l'option clé qui fait l'affaire !
   • Étape 5 : sélectionnez votre dossier principal Contacts, qui est actuellement vide, comme dossier de destination pour importer les contacts.
   • Étape 6 : Cliquez sur Finition pour terminer le processus d'importation.
5. Fusionnez les contacts déduits avec les contacts originaux.

   Vous devez maintenant fusionner les contacts déduits qui se trouvent actuellement dans votre dossier principal Contacts avec les contacts originaux qui se trouvent dans le dossier Fusionner les doublons, afin qu'aucun détail de contact ne soit perdu.

   Ouvrez le Fusionner les doublons puis appuyez sur CTRL+A pour sélectionner tous les contacts. Appuyez ensuite sur CTRL+SHIFT+V et choisissez de déplacer les contacts vers votre dossier principal Contacts.

   Lorsqu'un doublon est détecté, Outlook affiche un message contextuel vous suggérant de mettre à jour les informations du contact existant et affiche un aperçu des données qui seront ajoutées ou mises à jour, comme le montre la capture d'écran ci-dessous.

   Remarque : si vous avez utilisé l'assistant Combiner les lignes pour fusionner les lignes dupliquées dans le fichier CSV, cette étape n'est pas vraiment nécessaire, car toutes les coordonnées ont été fusionnées dans un fichier CSV et se trouvent déjà dans votre dossier principal Contacts.

   
   • Choisissez Mise à jour si ce sont des contacts en double et que vous voulez les fusionner.
   • Choisissez Ajouter un nouveau contact s'il s'agit, en fait, de deux contacts différents.
   • Si vous souhaitez accélérer le processus, cliquez sur Mise à jour de tous et toutes les modifications seront acceptées automatiquement dans tous les contacts dupliqués.
   • Si vous voulez revoir un contact particulier plus tard, cliquez sur Skip Dans ce cas, l'élément de contact d'origine restera dans la liste des contacts. Fusionner les doublons dossier.

   Lorsqu'Outlook détecte un contact dupliqué avec une adresse électronique différente et que vous choisissez de mettre à jour un contact, l'adresse électronique actuelle du contact sera déplacée vers le " E-mail 2 "comme le montre la capture d'écran ci-dessus.

   Remarque : Si votre Outlook n'affiche pas cette boîte de dialogue lorsque vous ajoutez des contacts en double, il est fort probable que le détecteur de contacts en double soit désactivé. Voir comment activer la fonction de vérification des contacts en double.

Fusionner les contacts Outlook en double à l'aide de Gmail

Si vous avez un compte Gmail (comme la plupart des gens aujourd'hui), vous pouvez l'utiliser pour fusionner des contacts Outlook en double. En bref, la procédure est la suivante : exportez vos contacts Outlook dans un fichier .csv, importez ce fichier dans votre compte Gmail, utilisez la fonction "Rechercher et fusionner les doublons" disponible dans Gmail, et enfin réimportez les contacts déduits dans Outlook.

Si vous voulez des instructions plus détaillées, voici :

1. Exportez vos contacts Outlook vers un fichier CSV, comme décrit à l'étape 3 ci-dessus ( Onglet Fichier> ; Ouvrir> ; Importer> ; Exporter vers un fichier> ; Fichier séparé par des virgules (Windows) ).
2. Connectez-vous à votre compte Gmail, naviguez jusqu'à Contacts, puis cliquez sur Importer des contacts...
3. Cliquez sur le bouton Choisir le fichier et naviguez vers le fichier CSV que vous avez créé à l'étape 1.

   Gmail crée un nouveau groupe de contacts pour chaque fichier importé afin que vous puissiez facilement y accéder et le réviser ultérieurement.

4. Une fois l'importation terminée, cliquez sur le bouton Trouver et fusionner les doublons lien.
5. La liste des contacts dupliqués trouvés s'affiche et vous pouvez cliquer sur le bouton de la souris. étendre pour examiner et vérifier les contacts à fusionner.

   Si tout est D'accord , cliquez Fusionner .

   Un mot d'avertissement Malheureusement, Gmail n'est pas aussi intelligent qu'Outlook (ou peut-être simplement trop prudent) pour détecter les contacts dupliqués avec de légères différences dans les noms des contacts. Par exemple, il n'a pas réussi à identifier notre faux contact Elina Anderson et Elina K. Anderson et une seule et même personne. C'est pourquoi, ne soyez pas déçu si vous repérez quelques doublons après avoir importé les contacts fusionnés dans Outlook. Ce n'est pas votre faute, vous avez tout fait correctement ! Et il y a encore de la place pour des améliorations pour Gmail : )

6. Dans Gmail, cliquez sur Plus> ; Export... pour transférer les contacts fusionnés vers Outlook.
7. Dans la fenêtre de dialogue Exporter les contacts, spécifiez 2 choses :
   • Sous " Quels contacts voulez-vous exporter ? "Si vous souhaitez exporter uniquement les contacts que vous avez importés d'Outlook, il est logique de sélectionner l'option correspondante dans la liste des contacts. Importé groupe.
   • Sous " Quel format d'exportation ", sélectionnez Format CSV d'Outlook .

   Cliquez ensuite sur le bouton Exportation pour terminer le processus d'exportation.

8. Enfin, réimportez les contacts fusionnés dans Outlook, comme décrit à l'étape 4 de la méthode précédente. N'oubliez pas de sélectionner " Ne pas importer les éléments en double " !

   Conseil : Avant d'importer les contacts de fusion depuis Gmail, vous pouvez déplacer tous les contacts de votre dossier Outlook principal vers un dossier de sauvegarde pour éviter de créer d'autres doublons.

Relier les contacts dupliqués dans Outlook 2013 et 2016

Si vous utilisez Outlook 2013 ou Outlook 2016, vous pouvez rapidement combiner plusieurs contacts liés à la même personne à l'aide de la fonction Lien Contacts option.

1. Ouvrez votre liste de contacts en cliquant sur Personnes au bas du volet de navigation.
2. Cliquez sur le contact que vous voulez fusionner pour le sélectionner.
3. Cliquez ensuite sur le petit bouton à pois à côté de Modifier pour ouvrir le menu déroulant, puis choisissez Lien Contacts de la liste.
4. En vertu de la Lier un autre contact commencez à taper le nom de la personne que vous voulez lier dans le champ de recherche. Au fur et à mesure que vous tapez, Outlook affiche tous les contacts qui correspondent à votre recherche.
5. Choisissez le(s) contact(s) souhaité(s) dans la liste des résultats et cliquez dessus. Les contacts sélectionnés seront immédiatement fusionnés et leurs noms apparaîtront sous la rubrique "Contacts". Contacts liés Il suffit de cliquer sur OK pour enregistrer les modifications.

Bien sûr, la fonction Lier les contacts n'est pas le meilleur choix pour nettoyer une grande liste de contacts encombrée de doublons, mais elle vous aidera certainement à fusionner rapidement quelques contacts identiques en un seul.

Comment éviter les contacts en double dans votre Outlook ?

Maintenant que vous avez nettoyé le désordre dans les contacts Outlook, il est logique d'investir quelques minutes supplémentaires et d'apprendre comment garder votre liste de contacts propre à l'avenir. Cela peut être facilement réalisé en activant le détecteur automatique de contacts en double d'Outlook. Voir comment faire cela dans Microsoft Outlook 2019 - 2010 :

1. Allez à la Onglet Fichier> ; Options> ; Contacts .
2. Sous " Noms et classement ", sélectionnez Vérification des doublons lors de l'enregistrement de nouveaux contacts et cliquez sur OK.

Désormais, Outlook vous proposera de fusionner un nouveau contact que vous ajoutez avec un contact existant, s'ils ont tous deux un nom similaire ou une adresse électronique identique.

Conseil : Une fois les doublons fusionnés, vous pouvez exporter vos contacts Outlook vers un fichier CSV à des fins de sauvegarde.

Avec un peu de chance, vous avez maintenant une liste de contacts propre et nette dans votre Outlook et vous savez comment maintenir l'ordre. Merci de votre lecture !