در این مقاله یاد خواهید گرفت که چگونه مخاطبین تکراری را در Outlook بدون استفاده از ابزارهای شخص ثالث ادغام کنید و چگونه لیست مخاطبین خود را در آینده تمیز نگه دارید.

Microsoft Outlook ابزارهای مفیدی را ارائه می دهد که ما از آنها استفاده می کنیم و آنها را دوست داریم و حتی ویژگی های بیشتری که از آنها بی خبر هستیم. اما متأسفانه، گزینه ای برای حذف دفترچه آدرس و ترکیب چندین مخاطب تکراری در یکی وجود ندارد.

خوشبختانه، ما محدود به استفاده از ابزارهایی نیستیم که Outlook به طور صریح ارائه می کند. فقط با کمی خلاقیت می توانید راهی برای حل هر یا تقریباً هر کاری که با آن روبرو هستید بیابید. در ادامه این مقاله خواهید دید که چگونه می توانید مخاطبین Outlook خود را برای موارد تکراری بررسی کنید و آنها را بدون استفاده از نرم افزار شخص ثالث ادغام کنید.

چرا مخاطبین تکراری در Outlook ظاهر می شوند

متداول ترین دلیلی که منجر به تکرار می شود کشیدن یک پیام به پوشه مخاطبین در صفحه پیمایش به منظور ایجاد خودکار مخاطب است. البته این سریعترین راه برای افزودن مخاطب جدید در Outlook است و هیچ مشکلی در آن وجود ندارد. با این حال، اگر هر چند وقت یکبار مخاطبین را به صورت دستی ایجاد کنید، ممکن است چندین مخاطب برای یک فرد داشته باشید، به عنوان مثال. اگر نام مخاطب را اشتباه املایی کنید یا آن را به روش دیگری وارد کنید.

سناریوی دیگری که منجر به تکراری شدن مخاطب می شود زمانی است که شخصی برای شما ایمیل ارسال می کند.حساب ها ، به عنوان مثال. با استفاده از آدرس ایمیل شرکتی و یک آدرس شخصی جیمیل. در این حالت مهم نیست که چگونه یک مخاطب جدید ایجاد می کنید، با کشیدن یک پیام به پوشه مخاطبین یا با کلیک بر روی دکمه "مخاطب جدید" روی نوار، به هر حال یک مخاطب اضافی برای همان شخص ایجاد می شود.

همگام سازی با لپ تاپ یا دستگاه تلفن همراه و همچنین با پلتفرم های اجتماعی مانند لینکدین، فیس بوک و توییتر نیز ممکن است مخاطبین تکراری ایجاد کند. برای مثال، اگر یک شخص با نام‌های مختلف در دفترچه‌های آدرس مختلف فهرست شده باشد، مثلاً رابرت اسمیت، باب اسمیت و رابرت بی اسمیت ، هیچ چیز مانع از ایجاد چندین مخاطب در شما نمی‌شود. Outlook.

اگر در یک محیط شرکتی کار می کنید، در صورتی که شرکت شما چند دفترچه آدرس را در سرورهای Exchange خود نگهداری کند، ممکن است مخاطبین تکراری ظاهر شوند.

من فکر می کنم نیازی نیست برای توضیح اینکه وقتی جزئیات مهم در چندین مخاطب تکراری در Outlook شما پراکنده می شود، چه مشکلاتی ممکن است داشته باشید. اگر در حال خواندن این مقاله هستید، به احتمال زیاد به دنبال راه حلی برای مرتب کردن آن هستید. و در زیر تعدادی راه حل برای انتخاب پیدا خواهید کرد.

نحوه ادغام مخاطبین تکراری در Outlook

در اکثر موارد Outlook به اندازه کافی هوشمند است که از تکراری شدن هنگام تلاش برای ایجاد یک مخاطب جلوگیری کند. که از قبل وجود دارد با این حال، اگر شما در حال حاضر تعدادی ازمخاطبین تکراری را در دفترچه آدرس خود تکرار کنید، باید از تکنیک خاصی برای پاک کردن آشفتگی استفاده کنید. خوب، بیایید شروع کنیم!

توجه داشته باشید. برای از دست دادن تصادفی دائمی داده‌ها، ما قویاً توصیه می‌کنیم که ابتدا یک نسخه پشتیبان تهیه کنید، برای مثال با صادر کردن مخاطبین Outlook خود به Excel.

1. یک پوشه Contacts جدید ایجاد کنید . در Outlook Contacts، روی پوشه Contacts فعلی خود کلیک راست کرده و New Folder… را از منوی زمینه انتخاب کنید.

   نامی به این پوشه بدهید، بیایید برای این مثال آن را Merge dupes بنامیم.

2. تمام مخاطبین Outlook خود را به پوشه تازه ایجاد شده منتقل کنید. . به پوشه مخاطبین فعلی خود بروید و CTRL+A را فشار دهید تا همه مخاطبین انتخاب شوند، سپس CTRL+SHIFT+V را فشار دهید تا آنها را به پوشه تازه ایجاد شده منتقل کنید ( Merge dupes ).

   نکته: اگر با میانبرها خیلی راحت نیستید، می توانید به سادگی روی مخاطبین انتخاب شده کلیک راست کرده و Move را از منوی زمینه انتخاب کنید.

3. مخاطبین را به یک فایل csv. با استفاده از جادوگر " واردات و صادرات " صادر کنید.

   در Outlook 2010، Outlook 2013، Outlook 2016 و Outlook 2019، به File > باز کردن > واردات .

   در Outlook 2007 و Outlook 2003، این جادوگر را در زیر File > Import and Export...

   جادوگر شما را در فرآیند صادرات راهنمایی می کند و شما گزینه های زیر را انتخاب می کنید:

   • مرحله 1. " صادر کردن به آFile ".
   • Step 2. " Comma Separated Values ​​(Windows) ".
   • Step 3. پوشه Merge dupes را انتخاب کنید شما قبلا ایجاد کرده اید.
   • مرحله 4. پوشه مقصد را برای ذخیره فایل csv. انتخاب کنید.
   • مرحله 5. برای تکمیل فرآیند صادرات، Finish را کلیک کنید.

   نکته:

   و این چیزی است که ما بعد از استفاده از Combine Rows Wizard داریم. یک نسخه آزمایشی کاملاً کاربردی را از اینجا دانلود کنید.

   همچنین ببینید: نحوه تغییر فرمت تاریخ اکسل و ایجاد قالب بندی سفارشی
4. مخاطبین را از فایل CSV به پوشه مخاطبین پیش فرض خود وارد کنید.

   شروع کنید جادوگر وارد کردن دوباره همانطور که در مرحله 3 توضیح داده شد و گزینه های زیر را انتخاب کنید:

   • مرحله 1. " وارد کردن از برنامه یا فایل دیگری ".
   • مرحله 2. " مقادیر جدا شده با کاما (ویندوز) ".
   • مرحله 3. به فایل .csv صادر شده مراجعه کنید.
   • مرحله 4. مطمئن شوید که " موارد تکراری وارد نشود " را انتخاب کنید. این گزینه کلیدی است که کار را انجام می دهد! پوشه مخاطبین، که در حال حاضر خالی است، به عنوان پوشه مقصد برای وارد کردن مخاطبین به آن.
   • مرحله 6. برای تکمیل فرآیند وارد کردن، پایان را کلیک کنید.
5. مخاطبین حذف شده را با مخاطبین اصلی ادغام کنید.

   اکنون باید مخاطبین حذف شده را که در حال حاضر در پوشه مخاطبین اصلی شما هستند با مخاطبین اصلی که در پوشه Merge dupes قرار دارند ادغام کنید. کههیچ جزئیات تماسی گم نمی شود.

   پوشه Merge dupes را باز کنید و CTRL+A را فشار دهید تا همه مخاطبین انتخاب شوند. سپس CTRL+SHIFT+V را فشار دهید و انتخاب کنید تا مخاطبین را به پوشه مخاطبین اصلی خود منتقل کنید.

   هنگامی که یک تکراری شناسایی شد، Outlook یک پیام بازشو می‌فرستد که به شما پیشنهاد می‌کند اطلاعات مخاطب و نمایشگر موجود را به‌روزرسانی کنید. پیش نمایش داده هایی که اضافه یا به روز می شوند، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است.

   توجه: اگر از Combine Rows Wizard برای ادغام ردیف های تکراری در فایل CSV استفاده کرده اید، این مرحله در واقع نیازی نیست ، زیرا تمام جزئیات تماس در یک فایل CSV ادغام شده اند و در حال حاضر در پوشه مخاطبین اصلی شما هستند.

   
   • اگر این مخاطبین تکراری هستند و می خواهید ادغام شوند، به روز رسانی را انتخاب کنید آنها را انتخاب کنید.
   • اگر آنها در واقع دو مخاطب متفاوت هستند افزودن مخاطب جدید را انتخاب کنید.
   • اگر می خواهید روند را تسریع کنید، روی به روز رسانی همه<کلیک کنید. 2> و همه تغییرات به طور خودکار در همه مخاطبین تکراری پذیرفته می‌شوند.
   • اگر می‌خواهید بعداً یک مخاطب خاص را مرور کنید، روی Skip کلیک کنید. در این مورد، مورد اصلی مخاطب در پوشه Merge dupes باقی خواهد ماند.

   هنگامی که Outlook یک مخاطب تکراری با یک آدرس ایمیل دیگر را شناسایی کرد و شما انتخاب می کنید یک مخاطب را به روز کنید، آدرس ایمیل فعلی مخاطب همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است به قسمت " E-mail 2 " منتقل می شود.

   توجه: اگر Outlook شماهنگامی که مخاطبین تکراری را اضافه می کنید، این گفتگو را نشان نمی دهد، به احتمال زیاد آشکارساز تماس تکراری خاموش است. نحوه فعال کردن قابلیت Check for Duplicate Contacts را ببینید.

ادغام مخاطبین تکراری Outlook با استفاده از Gmail

اگر یک حساب ایمیل Gmail دارید (فکر می‌کنم این روزها اکثر افراد این کار را انجام می‌دهند) ، می توانید از آن برای ادغام مخاطبین تکراری Outlook استفاده کنید. به طور خلاصه، روش کار به شرح زیر است. مخاطبین Outlook خود را به یک فایل csv. صادر کنید، آن فایل را به حساب Gmail خود وارد کنید، از عملکرد "یافتن و ادغام موارد تکراری" موجود در Gmail استفاده کنید و در نهایت مخاطبین حذف شده را به Outlook بازگردانید.

اگر بیشتر می خواهید. دستورالعمل دقیق، اینجا می روید:

1. مخاطبین Outlook خود را به یک فایل CSV صادر کنید، همانطور که در مرحله 3 در بالا توضیح داده شد ( برگه فایل > باز کردن > واردات > صادرات به یک فایل > ؛ فایل جدا شده با کاما (ویندوز) ).
2. وارد حساب جیمیل خود شوید، به مخاطبین بروید و سپس روی وارد کردن مخاطبین...
<11 کلیک کنید>دکمه انتخاب فایل را کلیک کنید و به فایل CSV که در مرحله 1 ایجاد کردید مراجعه کنید.

Gmail یک گروه تماس جدید برای هر فایل وارد شده ایجاد می کند تا بتوانید بعداً به راحتی به آن دسترسی داشته باشید و آن را مرور کنید. .

3. پس از تکمیل وارد کردن، روی Find & پیوند تکراری ادغام .
4. لیستی از مخاطبین تکراری یافت شده نمایش داده می شود و می توانید برای بررسی و تأیید مخاطبینی که قرار است ادغام شوند، روی پیوند گسترش کلیک کنید.

   اگر همه چیز درست است ، روی ادغام کلیک کنید.

   همچنین ببینید: فرمول های قالب بندی شرطی اکسل بر اساس یک سلول دیگر

   یک کلمه احتیاط : متأسفانه، Gmail آنقدرها هم هوشمند نیست به عنوان Outlook (یا شاید بیش از حد محتاطانه) برای شناسایی مخاطبین تکراری با تفاوت های جزئی در نام مخاطبین. به عنوان مثال، نتوانست مخاطب جعلی Elina Anderson و Elina K. Anderson و یک فرد مشابه را شناسایی کند. به همین دلیل است که اگر پس از وارد کردن مخاطبین ادغام شده به Outlook، چند مورد تکراری مشاهده کردید، ناامید نشوید. تقصیر تو نیست، همه چیز را درست انجام دادی! و هنوز جای بهبود برای Gmail وجود دارد: )

5. در Gmail، روی بیشتر > صادرات... برای انتقال مخاطبین ادغام شده به Outlook.
6. در پنجره گفتگوی صادرات مخاطبین، 2 مورد را مشخص کنید:
   • در بخش " کدام مخاطبین را می خواهید صادر کنید "، انتخاب کنید که آیا همه مخاطبین صادر شوند یا خیر یا فقط یک گروه خاص اگر می‌خواهید فقط مخاطبینی را که از Outlook وارد کرده‌اید صادر کنید، منطقی است که گروه وارد شده مربوطه را انتخاب کنید.
   • در « چه فرمت صادراتی »، فرمت Outlook CSV را انتخاب کنید.

   سپس روی دکمه Export کلیک کنید تا فرآیند صادرات به پایان برسد.

7. در نهایت، همانطور که در مرحله 4 روش قبلی توضیح داده شد، مخاطبین ادغام شده را دوباره به Outlook وارد کنید. به خاطر داشته باشید که " موارد تکراری وارد نکنید " را انتخاب کنید!

   نکته: قبل از وارد کردن مخاطبین ادغاماز Gmail، می توانید همه مخاطبین را از پوشه اصلی Outlook خود به یک پوشه پشتیبان منتقل کنید تا از ایجاد موارد تکراری بیشتر جلوگیری کنید.

مخاطبین تکراری را در Outlook 2013 و 2016 پیوند دهید

اگر شما از Outlook 2013 یا Outlook 2016 استفاده می کنید، می توانید به سرعت چندین مخاطب مرتبط با یک شخص را با استفاده از گزینه Link Contacts ترکیب کنید.

1. لیست مخاطبین خود را با کلیک کردن روی باز کنید. افراد در پایین صفحه پیمایش.
2. روی مخاطبی که می‌خواهید ادغام شود کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید.
3. سپس روی دکمه کوچک نقطه در کنار ویرایش کلیک کنید تا منوی کشویی باز شود و Link Contacts را از فهرست
4. در بخش پیوند مخاطبین دیگر ، شروع به تایپ نام شخصی که می‌خواهید پیوند دهید در قسمت جستجو کنید، و همانطور که Outlook را تایپ می‌کنید، همه مخاطبینی را که مطابق با شما هستند نمایش می‌دهد. جستجو کردن.
5. مخاطبین مورد نیاز را از لیست نتایج انتخاب کرده و روی آن کلیک کنید. مخاطبین انتخاب شده بلافاصله ادغام می شوند و نام آنها را در عنوان مخاطبین پیوند شده خواهید دید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید.

البته، ویژگی Link Contacts بهترین انتخاب برای پاکسازی لیست مخاطبین بزرگ و مملو از موارد تکراری نیست، اما قطعاً به شما کمک می کند تا به سرعت چند مخاطب یکسان را در یک واحد ادغام کنید. یک.

چگونه از مخاطبین تکراری در Outlook خود جلوگیری کنیم

اکنوناگر آشفتگی را در مخاطبین Outlook برطرف کرده اید، منطقی است که چند دقیقه دیگر سرمایه گذاری کنید و به نحوه تمیز نگه داشتن لیست مخاطبین خود در آینده توجه کنید. این را می توان با فعال کردن خودکار آشکارساز تماس تکراری Outlook به راحتی به دست آورد. نحوه انجام این کار را در Microsoft Outlook 2019 - 2010 ببینید:

1. به برگه File > گزینه ها > مخاطبین .
2. در بخش " نام‌ها و پرونده‌سازی "، بررسی مخاطبین تکراری هنگام ذخیره مخاطبین جدید را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.

بله، به همین راحتی است! از این پس، Outlook ادغام مخاطب جدیدی را که اضافه می‌کنید با مخاطب موجود پیشنهاد می‌کند، اگر هر دو نام مشابه یا آدرس ایمیل یکسانی داشته باشند.

نکته. پس از ادغام موارد تکراری، می‌توانید مخاطبین Outlook خود را برای اهداف پشتیبان به فایل CSV صادر کنید.

امیدواریم اکنون فهرست مخاطبین تمیز و مرتبی در Outlook خود دارید و می‌دانید که چگونه نظم را حفظ کنید. ممنون که خواندید!