Katika makala haya utajifunza jinsi ya kuunganisha anwani rudufu katika Outlook bila kutumia zana za wahusika wengine, na jinsi ya kuweka orodha yako ya anwani safi katika siku zijazo.

Microsoft Outlook hutoa zana nyingi muhimu tunazotumia na kupenda na hata vipengele zaidi ambavyo hatujui. Lakini cha kusikitisha, chaguo la kutengua kitabu cha anwani na kuchanganya anwani nyingi rudufu kwenye moja halimo.

Kwa bahati nzuri, hatuzuiliwi kutumia tu zana hizo ambazo Outlook hutoa kwa uwazi. Kwa ubunifu kidogo tu unaweza kutafuta njia ya kutatua kazi yoyote, au karibu yoyote, ambayo unakabiliwa nayo. Zaidi katika makala haya utapata jinsi unavyoweza kuangalia wasiliani wako wa Outlook kwa nakala na kuziunganisha bila kutumia programu ya wahusika wengine.

Kwa nini waasiliani nakala huonekana katika Outlook

Sababu ya kawaida inayosababisha kurudia ni kuburuta ujumbe hadi kwa folda ya Anwani katika kidirisha cha Urambazaji ili kuwa na mwasiliani iliyoundwa kiotomatiki. Bila shaka, hii ndiyo njia ya haraka sana ya kuongeza mwasiliani mpya katika Outlook na hakuna chochote kibaya kuhusu hilo. Hata hivyo, ikiwa pia utaunda waasiliani wewe mwenyewe mara moja baada ya muda fulani, unaweza kuishia kuwa na waasiliani wengi wa mtu yule yule, k.m. ukikosea tahajia ya jina la mwasiliani au uliweke kwa njia tofauti.

Hali nyingine inayosababisha kurudiwa kwa anwani ni wakati mtu anakutumia barua pepe kutoka tofauti.akaunti , k.m. kwa kutumia anwani yake ya barua pepe ya shirika na anwani ya kibinafsi ya Gmail. Katika hali hii, bila kujali jinsi ya kuunda mwasiliani mpya, kwa kuburuta ujumbe hadi kwenye folda ya Anwani au kwa kubofya kitufe cha "Anwani Mpya" kwenye utepe, mwasiliani wa ziada wa mtu huyo huyo ataundwa hata hivyo.

Usawazishaji na kompyuta ya mkononi au kifaa cha mkononi pamoja na majukwaa ya kijamii kama vile LinkedIn, Facebook na Twitter, kunaweza pia kutoa waasiliani nakala. Kwa mfano, ikiwa mtu yuleyule ameorodheshwa chini ya majina tofauti katika vitabu tofauti vya anwani, sema Robert Smith, Bob Smith na Robert B. Smith , hakuna kinachozuia anwani nyingi kuundwa katika akaunti yako. Mtazamo.

Iwapo unafanya kazi katika mazingira ya shirika, anwani rudufu zinaweza kutokea iwapo kampuni yako itadumisha vitabu kadhaa vya anwani kwenye seva zake za Exchange.

Nadhani hakuna haja kueleza ni matatizo gani unaweza kuwa nayo wakati maelezo muhimu yanatawanywa katika anwani kadhaa zilizorudiwa katika Outlook yako. Ikiwa unasoma nakala hii, basi uwezekano mkubwa unatafuta suluhisho la kuisuluhisha. Na hapa chini utapata idadi ya masuluhisho ya kuchagua kutoka.

Jinsi ya kuunganisha anwani rudufu katika Outlook

Katika hali nyingi Outlook ni mahiri vya kutosha kuzuia urudufishaji unapojaribu kuunda anwani. ambayo tayari ipo. Walakini, ikiwa tayari unayo idadi yanakala za anwani kwenye kitabu chako cha anwani, unahitaji kutumia mbinu maalum ya kusafisha uchafu. Sawa, tuanze!

Kumbuka. Ili kupoteza data kwa bahati mbaya kabisa, tunapendekeza kwa dhati kwamba utengeneze nakala rudufu kwanza, kwa mfano kwa kuhamisha anwani zako za Outlook hadi Excel.

1. Unda folda mpya ya Anwani . Katika Anwani za Outlook, bofya kulia kwenye folda yako ya sasa ya Anwani na uchague Folda Mpya… kutoka kwa menyu ya muktadha.

   Toa jina kwa folda hii, tuiite Unganisha dupes kwa mfano huu.

2. Hamisha anwani zako zote za Outlook hadi folda mpya iliyoundwa. . Badili hadi kwenye folda yako ya sasa ya waasiliani na ubonyeze CTRL+A ili kuchagua waasiliani wote, kisha ugonge CTRL+SHIFT+V ili kuzihamishia kwenye folda mpya iliyoundwa ( Unganisha dupes folda).

   Kidokezo: Ikiwa huna raha sana na njia za mkato, unaweza kubofya kulia tu anwani zilizochaguliwa na uchague Hamisha kutoka kwa menyu ya muktadha.

3. Hamisha waasiliani kwa faili ya .csv kwa kutumia kichawi " Leta na Hamisha ".

   Katika Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, na Outlook 2019, nenda kwenye Faili > Fungua > Ingiza .

   Katika Outlook 2007 na Outlook 2003, utapata mchawi huyu chini ya Faili > Ingiza na Hamisha...

   Angalia pia: Excel: Linganisha safu wima mbili kwa mechi na tofauti

   Mchawi atakupitisha katika mchakato wa kuhamisha, na utachagua chaguo zifuatazo:

   • Hatua ya 1. " Hamisha kwa aFaili ".
   • Hatua ya 2. " Thamani Zilizotenganishwa na Koma (Windows) ".
   • Hatua ya 3. Chagua folda ya Unganisha dupes uliyounda awali.
   • Hatua ya 4. Chagua folda lengwa ili kuhifadhi faili ya .csv.
   • Hatua ya 5. Bofya Maliza ili kukamilisha mchakato wa kuhamisha.

   Kidokezo:

   Angalia pia: Ubadilishaji wa sarafu katika Majedwali ya Google

   Na hiki ndicho tulichonacho baada ya kutumia Kichawi cha Kuchanganya Safu.

   Ikiwa ungependa kujaribu Kichawi cha Kuchanganya Safu kwenye data yako mwenyewe, unaweza pakua toleo la majaribio linalofanya kazi kikamilifu hapa.

4. Ingiza waasiliani kutoka faili ya CSV hadi kwenye folda yako chaguomsingi ya Anwani.

   Anzisha Leta mchawi tena kama ilivyoelezwa katika hatua ya 3 na uchague chaguo zifuatazo:

   • Hatua ya 1. " Leta kutoka kwa programu au faili nyingine ".
   • Hatua ya 2. " Thamani Zilizotenganishwa na Koma (Windows) ".
   • Hatua ya 3. Vinjari hadi faili ya .csv iliyohamishwa.
   • Hatua ya 4. Hakikisha chagua " Usiingize nakala za vipengee ". Hili ndilo chaguo muhimu ambalo hufanya hila!
   • Hatua ya 5. Chagua yako kuu kuu! Folda ya anwani, ambayo kwa sasa haina kitu, kama folda lengwa la kuleta waasiliani.
   • Hatua ya 6. Bofya Maliza ili kukamilisha mchakato wa kuleta.
5. Unganisha waasiliani uliotenganishwa na waasilia.

   Sasa unahitaji kuunganisha waasiliani ambao kwa sasa wako kwenye folda yako kuu ya Anwani na waasiliani asili ambao wako katika folda ya Unganisha dupes, ili hiyohakuna maelezo ya mawasiliano yatapotea.

   Fungua folda ya Unganisha dupes na ubonyeze CTRL+A ili kuchagua waasiliani wote. Kisha ubonyeze CTRL+SHIFT+V na uchague kuhamishia waasiliani hadi kwenye folda yako kuu ya Anwani.

   Nakala rudufu inapogunduliwa, Outlook itatupa ujumbe ibukizi unaopendekeza kwamba usasishe maelezo ya mwasiliani uliopo na onyesho. onyesho la kukagua data ambayo itaongezwa au kusasishwa, kama inavyoonyeshwa kwenye picha ya skrini iliyo hapa chini.

   Kumbuka: Ikiwa umetumia Mchanganyiko wa Safu Mlalo kuunganisha safu mlalo zilizorudiwa katika faili ya CSV, hatua hii haihitajiki. , kwa sababu maelezo yote ya mawasiliano yaliunganishwa kwenye faili ya CSV na tayari yako kwenye folda yako kuu ya Anwani.

   
   • Chagua Sasisha ikiwa hizi ni anwani rudufu na ungependa kuunganisha. yao.
   • Chagua Ongeza mwasiliani mpya ikiwa kwa hakika ni waasiliani wawili tofauti.
   • Ikiwa ungependa kuharakisha mchakato, bofya Sasisha Zote
   • 2> na mabadiliko yote yatakubaliwa kiotomatiki katika nakala zote za anwani.
   • Iwapo ungependa kukagua anwani fulani baadaye, bofya Ruka . Katika hali hii, kipengee asili cha mwasiliani kitasalia katika folda ya Unganisha dupes .

   Mtazamo unapogundua mwasiliani unaorudiwa na anwani tofauti ya barua pepe na ukachagua kusasisha anwani, anwani ya barua pepe ya sasa ya mwasiliani itahamishiwa kwenye sehemu ya " E-mail 2 ", kama inavyoonyeshwa kwenye picha ya skrini hapo juu.

   Kumbuka: Ikiwa Outlook yakohaionyeshi kidirisha hiki unapoongeza waasiliani rudufu, basi kuna uwezekano mkubwa kwamba kitambua anwani rudufu kimezimwa. Angalia jinsi ya kuwezesha kipengele cha Kuangalia kwa Anwani Nakala.

Unganisha nakala za anwani za Outlook kwa kutumia Gmail

Ikiwa una akaunti ya barua pepe ya Gmail (nadhani watu wengi wanayo siku hizi) , unaweza kuitumia kuunganisha nakala za waasiliani za Outlook. Kwa kifupi, utaratibu ni kama ifuatavyo. Hamisha waasiliani wako wa Outlook hadi faili ya .csv, leta faili hiyo kwenye akaunti yako ya Gmail, tumia chaguo la "Tafuta na uunganishe nakala" linalopatikana katika Gmail, na hatimaye rudisha anwani zilizokatwa kwa Outlook.

Kama ungependa zaidi. maagizo ya kina, haya hapa:

1. Hamisha waasiliani wako wa Outlook kwa faili ya CSV, kama ilivyofafanuliwa katika hatua ya 3 hapo juu ( Kichupo cha faili > Fungua > Leta > Hamisha kwa faili > ; Faili Iliyotenganishwa kwa Koma (Windows) ).
2. Ingia katika akaunti yako ya Gmail, nenda kwenye Anwani, kisha ubofye Ingiza Anwani...
3. Bofya kitufe cha Chagua Faili na uvinjari faili ya CSV uliyounda katika hatua ya 1.

   Gmail huunda kikundi kipya cha anwani kwa kila faili iliyoingizwa ili uweze kuifikia na kuikagua kwa urahisi baadaye. .

4. Baada ya kuagiza kukamilika, bofya Tafuta & unganisha nakala kiungo.
5. Orodha ya anwani zilizopatikana zimeonyeshwa na unaweza kubofya kiungo cha kupanua ili kukagua na kuthibitisha anwani zitakazounganishwa.

   Ikiwa kila kitu kiko Sawa , bofya Unganisha .

   Tahadhari : Inasikitisha kwamba Gmail si mahiri kiasi hicho kama Outlook (au labda tu ya tahadhari) kugundua anwani rudufu na tofauti kidogo katika majina ya anwani. Kwa mfano, imeshindwa kutambua mwasiliani wetu bandia Elina Anderson na Elina K. Anderson na mtu mmoja. Ndiyo sababu, usikate tamaa ukigundua nakala kadhaa baada ya kuleta anwani zilizounganishwa kurudi kwa Outlook. Sio kosa lako, ulifanya kila kitu sawa! Na bado kuna nafasi ya kuboresha Gmail : )

6. Katika Gmail, bofya Zaidi > Hamisha... ili kuhamisha anwani zilizounganishwa kurudi kwa Outlook.
7. Kwenye kidirisha cha kidirisha cha Hamisha anwani, taja vitu 2:
   • Chini ya " Anwani gani ungependa kuhamisha ", chagua kama utahamisha waasiliani wote au kikundi fulani pekee. Iwapo ungependa kusafirisha waasiliani wale tu ulioingiza kutoka kwa Outlook, ni jambo la busara kuchagua kikundi Zilizoingizwa sambamba.
   • Chini ya " Ni umbizo lipi la kutuma ", chagua umbizo la CSV la Outlook .

   Kisha ubofye kitufe cha Hamisha ili kukamilisha mchakato wa kuhamisha.

8. Mwishowe, leta tena anwani zilizounganishwa kwenye Outlook, kama ilivyoelezwa katika hatua ya 4 ya mbinu iliyotangulia. Kumbuka kuchagua " Usilete nakala za vipengee "!

   Kidokezo: Kabla ya kuleta unganisha waasilianikutoka Gmail, unaweza kuhamisha waasiliani wote kutoka kwa folda yako kuu ya Outlook hadi kwenye folda ya chelezo ili kuepuka kuunda nakala zaidi.

Unganisha anwani zilizorudiwa katika Outlook 2013 na 2016

Ikiwa unatumia Outlook 2013 au Outlook 2016, unaweza kuchanganya kwa haraka anwani kadhaa zinazohusiana na mtu yule yule kwa kutumia chaguo la Unganisha Anwani .

1. Fungua orodha yako ya waasiliani kwa kubofya Watu chini ya kidirisha cha Urambazaji.
2. Bofya kwenye anwani unayotaka kuunganisha ili kuichagua.
3. Kisha ubofye kitufe kidogo cha dots karibu na Hariri ili kufungua menyu kunjuzi, na uchague Unganisha Anwani kutoka kwa orodha.
4. Chini ya sehemu ya Unganisha Anwani Nyingine , anza kuandika jina la mtu unayetaka kuunganisha katika sehemu ya utafutaji, na unapoandika Outlook itaonyesha waasiliani wote wanaolingana na yako. tafuta.
5. Chagua mwasiliani (watu) unaohitajika kutoka kwenye orodha ya matokeo na ubofye juu yake. Anwani zilizochaguliwa zitaunganishwa mara moja na utaona majina yao chini ya kichwa cha Anwani Zilizounganishwa . Unachohitaji kufanya ni kubofya Sawa ili kuhifadhi mabadiliko.

Bila shaka, kipengele cha Anwani za Kiungo sio chaguo bora zaidi ya kusafisha orodha kubwa ya anwani iliyo na nakala, lakini bila shaka kitakusaidia kuunganisha kwa haraka anwani chache zinazofanana na kuwa moja. moja.

Jinsi ya kuzuia nakala za waasiliani katika Outlook yako

Sasakwamba umesafisha fujo katika anwani za Outlook, inaleta maana kuwekeza dakika chache zaidi na kuzingatia jinsi ya kuweka orodha yako ya anwani safi katika siku zijazo. Hili linaweza kupatikana kwa urahisi kwa kuwezesha kigunduzi cha mwasiliani cha nakala kiotomatiki cha Outlook. Tazama jinsi ya kufanya hivi katika Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Nenda kwenye Kichupo cha faili > Chaguo > Majina

Ndiyo, ni rahisi hivyo! Kuanzia sasa na kuendelea, Outlook itapendekeza kuunganisha anwani mpya unayoongeza na iliyopo, ikiwa zote zina jina sawa au anwani ya barua pepe inayofanana.

Kidokezo. Mara rudufu zinapounganishwa, unaweza kuhamisha wasiliani wako wa Outlook kwa faili ya CSV kwa madhumuni ya kuhifadhi nakala.

Tunatumai, sasa una orodha safi na nadhifu ya anwani katika Outlook yako na unajua jinsi ya kudumisha mpangilio. Asante kwa kusoma!