Neste artigo aprenderás a combinar contactos duplicados en Outlook sen utilizar ferramentas de terceiros e como manter limpa a túa lista de contactos no futuro.

Microsoft Outlook. ofrece un montón de ferramentas útiles que usamos e adoramos e aínda máis funcións que descoñecemos. Pero, lamentablemente, non existe unha opción para eliminar a axenda de enderezos e combinar varios contactos duplicados nun só.

Por sorte, non nos limitamos a usar só aquelas ferramentas que Outlook proporciona de forma explícita. Con só un pouco de creatividade, podes descubrir unha forma de resolver calquera tarefa á que te enfrontas, ou case calquera. Máis adiante neste artigo atoparás como comprobar se hai duplicados nos teus contactos de Outlook e combinalos sen utilizar ningún software de terceiros.

Por que aparecen contactos duplicados en Outlook

O motivo máis común que leva á duplicación é arrastrar unha mensaxe ao cartafol Contactos no panel de navegación para crear un contacto automaticamente. Por suposto, esta é a forma máis rápida de engadir un novo contacto en Outlook e non hai nada de malo. Non obstante, se tamén creas contactos manualmente de cando en vez, podes acabar tendo varios contactos para a mesma persoa, por exemplo. se escribes mal o nome do contacto ou o introduces dun xeito diferente.

Outro escenario que leva á duplicación de contactos é cando unha persoa che envía un correo electrónico desde diferentes.contas , p. ex. utilizando o seu enderezo de correo electrónico corporativo e un enderezo persoal de Gmail. Neste caso, sen importar como crees un novo contacto, arrastrando unha mensaxe ao cartafol Contactos ou facendo clic no botón "Novo contacto" da cinta, crearase un contacto adicional para a mesma persoa de todos os xeitos.

A sincronización cun portátil ou dispositivo móbil, así como con plataformas sociais como LinkedIn, Facebook e Twitter, tamén pode producir contactos duplicados. Por exemplo, se a mesma persoa aparece con nomes diferentes en diferentes axendas de enderezos, digamos Robert Smith, Bob Smith e Robert B. Smith , nada impide que se creen varios contactos no teu Outlook.

Se traballas nun contorno corporativo, poden aparecer contactos duplicados no caso de que a túa empresa manteña varias axendas de enderezos nos seus servidores Exchange.

Creo que non é necesario. para explicar os problemas que pode ter cando os detalles importantes están espallados por varios contactos duplicados no seu Outlook. Se estás lendo este artigo, o máis probable é que busques unha solución para solucionalo. E a continuación atoparás unha serie de solucións para escoller.

Como combinar contactos duplicados en Outlook

Na maioría dos casos, Outlook é o suficientemente intelixente como para evitar a duplicación cando estás tentando crear un contacto que xa existe. Non obstante, se xa tes un número deduplicar contactos na súa axenda de enderezos, cómpre aplicar unha técnica especial para limpar a desorde. Está ben, imos comezar!

Nota. Para a perda accidental permanente de datos, recomendámosche encarecidamente que fagas primeiro unha copia de seguranza, por exemplo exportando os teus contactos de Outlook a Excel.

1. Cree un novo cartafol de Contactos . En Contactos de Outlook, fai clic co botón dereito no cartafol de Contactos actual e selecciona Novo cartafol... no menú contextual.

   Dálle un nome a este cartafol, chamémoslle Combinar duplicados para este exemplo.

2. Move todos os teus contactos de Outlook ao cartafol que se acaba de crear. . Cambie ao cartafol de contactos actual e prema CTRL+A para seleccionar todos os contactos e, a continuación, prema CTRL+MAIÚS+V para movelos ao cartafol recén creado (cartafol Combinar duplicados ).

   Consello: se non che resulta moi cómodo cos atallos, simplemente podes facer clic co botón dereito nos contactos seleccionados e escoller Mover no menú contextual.

3. Exporta os contactos a un ficheiro .csv mediante o asistente " Importar e exportar ".

   En Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook 2019, vaia a Ficheiro > Abrir > Importar .

   En Outlook 2007 e Outlook 2003, atopará este asistente en Ficheiro > Importar e exportar...

   O asistente guiaralle a través do proceso de exportación e escollerá as seguintes opcións:

   • Paso 1. " Exportar a aFicheiro ".
   • Paso 2. " Valores separados por comas (Windows) ".
   • Paso 3. Seleccione o cartafol Merge dupes creaches anteriormente.
   • Paso 4. Escolla o cartafol de destino para gardar o ficheiro .csv.
   • Paso 5. Fai clic en Finalizar para completar o proceso de exportación.

   Consello:

   E isto é o que temos despois de usar o Asistente de combinación de filas.

   Se estás interesado en probar o Asistente de combinación de filas cos teus propios datos, podes descarga aquí unha versión de proba totalmente funcional.

   Ver tamén: Usando Excel Buscar e substituír da forma máis eficiente
4. Importa contactos do ficheiro CSV ao teu cartafol de contactos predeterminado.

   Inicia o Importar de novo como se describe no paso 3 e seleccione as seguintes opcións:

   • Paso 1. " Importar desde outro programa ou ficheiro ".
   • Paso 2. " Valores separados por comas (Windows) ".
   • Paso 3. Busque o ficheiro .csv exportado.
   • Paso 4. Asegúrese de seleccione " Non importar elementos duplicados ". Esta é a opción clave que fai o truco!
   • Paso 5. Seleccione o seu principal Cartafol de contactos, que actualmente está baleiro, como cartafol de destino para importar os contactos.
   • Paso 6. Fai clic en Finalizar para completar o proceso de importación.
5. Combina os contactos deduplicados cos orixinais.

   Agora cómpre fusionar os contactos deduplicados que están actualmente no cartafol de contactos principal cos contactos orixinais que residen no cartafol Combinar duplicados, polo que isonon se perderá ningún detalle de contacto.

   Abre o cartafol Combinar duplicados e preme CTRL+A para seleccionar todos os contactos. A continuación, preme CTRL+MAIÚS+V e elixe mover os contactos ao teu cartafol de contactos principal.

   Cando se detecte un duplicado, Outlook lanzará unha mensaxe emerxente que suxire que actualices a información do contacto existente e que amosa. unha vista previa dos datos que se engadirán ou actualizarán, como se mostra na captura de pantalla que aparece a continuación.

   Nota: se utilizaches o Asistente para combinar filas para combinar filas duplicadas no ficheiro CSV, este paso non é realmente necesario. , porque todos os detalles do contacto fusionáronse nun ficheiro CSV e xa están no seu cartafol de contactos principal.

   
   • Escolle Actualizar se son contactos duplicados e queres combinalos.
   • Escolle Engadir novo contacto se son, de feito, dous contactos diferentes.
   • Se queres acelerar o proceso, fai clic en Actualizar todo e todos os cambios serán aceptados automaticamente en todos os contactos duplicados.
   • Se queres revisar un determinado contacto máis tarde, fai clic en Omitir . Neste caso, o elemento de contacto orixinal permanecerá no cartafol Combinar duplicados .

   Cando Outlook detecta un contacto duplicado cun enderezo de correo electrónico diferente e decides actualizar un contacto, o enderezo de correo electrónico actual do contacto moverase ao campo " Correo electrónico 2 ", como se mostra na captura de pantalla anterior.

   Nota: se o teu Outlooknon amosa este diálogo cando engades contactos duplicados, é probable que o detector de contactos duplicados estea desactivado. Vexa como activar a función Comprobar contactos duplicados.

Combinar contactos duplicados de Outlook mediante Gmail

Se tes unha conta de correo electrónico de Gmail (supoño que a maioría da xente o fai nestes días) , pode usalo para combinar contactos duplicados de Outlook. En poucas palabras, o procedemento é o seguinte. Exporta os teus contactos de Outlook a un ficheiro .csv, importa ese ficheiro á túa conta de Gmail, utiliza a función "Buscar e combinar duplicados" dispoñible en Gmail e, finalmente, importa os contactos desduplicados de novo a Outlook.

Se queres máis instrucións detalladas, aquí vai:

1. Exporta os teus contactos de Outlook a un ficheiro CSV, tal e como se describe no paso 3 anterior ( pestana Ficheiro > Abrir > Importar > Exportar a un ficheiro > ; Ficheiro separado por comas (Windows) ).
2. Inicie sesión na súa conta de Gmail, navegue ata Contactos e, a continuación, faga clic en Importar contactos...
3. Fai clic no botón Escolla ficheiro e busca o ficheiro CSV que creaches no paso 1.

   Gmail crea un novo grupo de contactos para cada ficheiro importado para que poidas acceder e revisar facilmente máis tarde. .

4. Unha vez completada a importación, faga clic no botón Buscar & combinar duplicados ligazón.
5. Móstrase unha lista de contactos duplicados atopados e pode facer clic na ligazón expandir para revisar e verificar os contactos que se van combinar.

   Se todo está OK , fai clic en Combinar .

   Unha palabra de precaución : Lamentablemente, Gmail non é tan intelixente como Outlook (ou quizais demasiado cauteloso) para detectar contactos duplicados con lixeiras diferenzas nos nomes dun contacto. Por exemplo, non se puido identificar o noso contacto falso Elina Anderson e Elina K. Anderson e unha mesma persoa. É por iso que, non se decepcione se detecta un par de duplicados despois de importar os contactos combinados de novo a Outlook. Non é culpa túa, fixeches todo ben! E aínda hai marxe de mellora para Gmail : )

6. En Gmail, faga clic en Máis > Exportar... para transferir os contactos combinados de novo a Outlook.
7. Na xanela de diálogo Exportar contactos, especifique dúas cousas:
   • En " Que contactos queres exportar ", escolla se queres exportar todos os contactos. ou só un grupo en particular. Se queres exportar só os contactos que importaches de Outlook, é lóxico seleccionar o grupo Importado correspondente.
   • En " Que formato de exportación ", seleccione Formato CSV de Outlook .

   A continuación, faga clic no botón Exportar para rematar o proceso de exportación.

8. Por último, importa os contactos combinados de novo a Outlook, como se describe no paso 4 do método anterior. Lembra seleccionar " Non importar elementos duplicados "!

   Consello: antes de importar os contactos de combinacióndesde Gmail, pode mover todos os contactos do cartafol principal de Outlook a un cartafol de seguranza para evitar crear máis duplicados.

Ligar contactos duplicados en Outlook 2013 e 2016

Se estás usando Outlook 2013 ou Outlook 2016, podes combinar rapidamente varios contactos relacionados coa mesma persoa usando a opción Ligar contactos .

1. Abre a túa lista de contactos facendo clic en Persoas na parte inferior do panel de navegación.
2. Fai clic no contacto que queres combinar para seleccionalo.
3. A continuación, faga clic no pequeno botón de puntos xunto a Editar para abrir o menú despregable e escolla Ligar contactos no menú lista.
4. Na sección Ligar outros contactos , comeza a escribir o nome da persoa que queres vincular no campo de busca e, mentres escribes, Outlook mostrará todos os contactos que coincidan co teu buscar.
5. Escolle o(s) contacto(s) necesario(s) da lista de resultados e fai clic nel. Os contactos seleccionados fusionaranse inmediatamente e verás os seus nomes baixo o título Contactos vinculados . Todo o que tes que facer é facer clic en Aceptar para gardar os cambios.

Por suposto, a función Vincular contactos non é a mellor opción para limpar unha gran lista de contactos chea de duplicados, pero definitivamente axudarache a combinar rapidamente algúns contactos idénticos nun único un.

Como evitar contactos duplicados no teu Outlook

Agoraque limpaches a desorde nos contactos de Outlook, ten sentido investir uns minutos máis e aprender a manter limpa a túa lista de contactos no futuro. Isto pódese conseguir facilmente activando o detector automático de contactos duplicados de Outlook. Vexa como facelo en Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Vaia á pestana Ficheiro > Opcións > Contactos .
2. En " Nomes e arquivo ", seleccione Comprobar contactos duplicados ao gardar novos contactos e faga clic en Aceptar.

Si, é tan sinxelo coma iso! A partir de agora, Outlook suxerirá combinar un novo contacto que estás engadindo co existente, se ambos teñen un nome similar ou un enderezo de correo electrónico idéntico.

Consello. Unha vez que se fusionen os duplicados, podes exportar os teus contactos de Outlook ao ficheiro CSV para facer copias de seguridade.

Con sorte, agora teñas unha lista de contactos limpa e ordenada no teu Outlook e saibas como manter a orde. Grazas por ler!