U ovom ćete članku naučiti kako spojiti duplicirane kontakte u programu Outlook bez korištenja alata trećih strana i kako ubuduće održavati svoj popis kontakata čistim.

Microsoft Outlook nudi hrpu zgodnih alata koje koristimo i volimo i još više značajki kojih nismo svjesni. Ali nažalost, opcija za dedupliciranje adresara i kombiniranje više duplikata kontakata u jedan ne postoji.

Srećom, nismo ograničeni na korištenje samo onih alata koje Outlook eksplicitno nudi. Uz samo malo kreativnosti možete smisliti način rješavanja bilo kojeg, ili gotovo bilo kojeg zadatka s kojim se suočite. Dalje u ovom članku pronaći ćete kako možete provjeriti duplikate svojih Outlook kontakata i spojiti ih bez korištenja softvera treće strane.

Zašto se duplikati kontakata pojavljuju u Outlooku

Najčešći razlog koji dovodi do dupliciranja je povlačenje poruke u mapu Kontakti u navigacijskom oknu kako bi se kontakt kreirao automatski. Naravno, ovo je najbrži način za dodavanje novog kontakta u Outlook i tu nema ništa loše. Međutim, ako s vremena na vrijeme ručno stvarate kontakte, možete imati više kontakata za istu osobu, npr. ako pogrešno napišete ime kontakta ili ga unesete na drugačiji način.

Drugi scenarij koji dovodi do dupliciranja kontakata je kada vam osoba pošalje e-poštu sračuni , npr. koristeći svoju poslovnu adresu e-pošte i osobnu Gmail adresu. U ovom slučaju, bez obzira na način na koji stvorite novi kontakt, povlačenjem poruke u mapu Kontakti ili klikom na gumb "Novi kontakt" na vrpci, svejedno će se stvoriti dodatni kontakt za istu osobu.

Sinkronizacija s prijenosnim računalom ili mobilnim uređajem, kao i s društvenim platformama kao što su LinkedIn, Facebook i Twitter, također može proizvesti duple kontakte. Na primjer, ako je ista osoba navedena pod različitim imenima u različitim adresarima, recimo Robert Smith, Bob Smith i Robert B. Smith , ništa ne sprječava stvaranje više kontakata u vašem Outlook.

Ako radite u poslovnom okruženju, mogu se pojaviti dupli kontakti u slučaju da vaša tvrtka održava nekoliko adresara na svojim Exchange poslužiteljima.

Mislim da nema potrebe kako biste objasnili koje probleme možete imati kada su važni detalji razbacani po nekoliko dupliciranih kontakata u vašem Outlooku. Ako čitate ovaj članak, onda najvjerojatnije tražite rješenje kako to riješiti. U nastavku ćete pronaći brojna rješenja za odabir.

Kako spojiti duple kontakte u programu Outlook

U većini slučajeva Outlook je dovoljno pametan da spriječi dupliciranje kada pokušavate stvoriti kontakt koji već postoji. Međutim, ako već imate brojdvostruke kontakte u svom adresaru, trebate primijeniti posebnu tehniku ​​za čišćenje nereda. U redu, počnimo!

Napomena. Za trajni slučajni gubitak podataka, toplo preporučamo da prvo napravite sigurnosnu kopiju, na primjer izvozom Outlook kontakata u Excel.

1. Stvorite novu mapu Kontakti . U Outlookovim kontaktima desnom tipkom miša kliknite trenutnu mapu s kontaktima i odaberite Nova mapa… iz kontekstnog izbornika.

   Dajte ime ovoj mapi, nazovimo je Spoji dupes za ovaj primjer.

2. Premjestite sve svoje Outlook kontakte u novostvorenu mapu . Prebacite se na trenutnu mapu s kontaktima i pritisnite CTRL+A da odaberete sve kontakte, a zatim pritisnite CTRL+SHIFT+V da ih premjestite u novostvorenu mapu ( Spoji dupes mapu).

   Savjet: Ako niste baš zadovoljni prečacima, možete jednostavno desnom tipkom miša kliknuti odabrane kontakte i odabrati Premjesti iz kontekstnog izbornika.

3. Izvezite kontakte u .csv datoteku pomoću čarobnjaka " Uvoz i izvoz ".

   U programu Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 i Outlook 2019 idite na Datoteka > Otvori > Uvezi .

   U Outlooku 2007 i Outlooku 2003, ovaj ćete čarobnjak pronaći pod Datoteka > Uvoz i izvoz...

   Čarobnjak će vas provesti kroz proces izvoza, a vi birate sljedeće opcije:

   • Korak 1. " Izvoz u aDatoteka ".
   • Korak 2. " Vrijednosti odvojene zarezima (Windows) ".
   • Korak 3. Odaberite mapu Spoji dupes koju ste ranije stvorili.
   • Korak 4. Odaberite odredišnu mapu za spremanje .csv datoteke.
   • Korak 5. Kliknite Završi da biste dovršili proces izvoza.

   Savjet:

   A evo što imamo nakon korištenja Čarobnjaka za kombiniranje redaka.

   Ako ste zainteresirani isprobati Čarobnjaka za kombiniranje redaka na svojim podacima, možete preuzmite potpuno funkcionalnu probnu verziju ovdje.

4. Uvezite kontakte iz CSV datoteke u svoju zadanu mapu Kontakti.

   Pokrenite Ponovno pokrenite čarobnjak za uvoz kao što je opisano u koraku 3 i odaberite sljedeće opcije:

   • Korak 1. " Uvezite iz drugog programa ili datoteke ".
   • Korak 2. " Vrijednosti odvojene zarezima (Windows) ".
   • Korak 3. Idite do izvezene .csv datoteke.
   • Korak 4. Obavezno odaberite " Ne uvozi duplicirane stavke ". Ovo je ključna opcija koja radi!
   • Korak 5. Odaberite svoj glavni Mapa s kontaktima, koja je trenutno prazna, kao odredišna mapa za uvoz kontakata.
   • Korak 6. Kliknite Završi da dovršite proces uvoza.
5. Spojite deduplicirane kontakte s izvornim.

   Sada morate spojiti deduplicirane kontakte koji se trenutno nalaze u vašoj glavnoj mapi Kontakti s originalnim kontaktima koji se nalaze u mapi Merge dupes, pa danijedan detalj o kontaktu se neće izgubiti.

   Vidi također: Uklonite tekst prije, iza ili između dva znaka u Excelu

   Otvorite mapu Spoji dupes i pritisnite CTRL+A za odabir svih kontakata. Zatim pritisnite CTRL+SHIFT+V i odaberite premještanje kontakata u glavnu mapu Kontakti.

   Kada se otkrije duplikat, Outlook će izbaciti skočnu poruku s prijedlogom da ažurirate podatke o postojećem kontaktu i prikazati pregled podataka koji će se dodati ili ažurirati, kao što je prikazano na snimci zaslona u nastavku.

   Napomena: Ako ste koristili čarobnjak za kombiniranje redaka za spajanje dupliciranih redaka u CSV datoteci, ovaj korak zapravo nije potreban , jer su svi podaci o kontaktu spojeni u CSV datoteci i već se nalaze u vašoj glavnoj mapi Kontakti.

   
   • Odaberite Ažuriraj ako su to duplikati kontakata i želite ih spojiti njih.
   • Odaberite Dodaj novi kontakt ako su to zapravo dva različita kontakta.
   • Ako želite ubrzati proces, kliknite Ažuriraj sve i sve će promjene biti automatski prihvaćene u svim duplikatima kontakata.
   • Ako kasnije želite pregledati određeni kontakt, kliknite Preskoči . U ovom slučaju originalna stavka kontakta ostat će u mapi Spoji duplikate .

   Kada Outlook otkrije dupli kontakt s drugom adresom e-pošte i odlučite ažurirati kontakt, trenutna adresa e-pošte kontakta bit će premještena u polje " E-pošta 2 ", kao što je prikazano na gornjoj snimci zaslona.

   Napomena: ako vaš Outlookne prikazuje ovaj dijaloški okvir kada dodajete duplicirane kontakte, tada je najvjerojatnije detektor dupliciranih kontakata isključen. Pogledajte kako omogućiti značajku Provjeri duplicirane kontakte.

Spojite duplicirane Outlook kontakte pomoću Gmaila

Ako imate Gmail račun e-pošte (pretpostavljam da većina ljudi danas ima) , možete ga koristiti za spajanje dupliciranih Outlook kontakata. Ukratko, postupak je sljedeći. Izvezite svoje Outlook kontakte u .csv datoteku, uvezite tu datoteku na svoj Gmail račun, koristite funkciju "Pronađi i spoji duplikate" dostupnu u Gmailu i konačno uvezite deduplicirane kontakte natrag u Outlook.

Ako želite više detaljne upute, izvolite:

1. Izvezite svoje Outlook kontakte u CSV datoteku, kao što je opisano u koraku 3 iznad ( Kartica Datoteka > Otvori > Uvoz > Izvezi u datoteku > ; Datoteka odvojena zarezima (Windows) ).
2. Prijavite se na svoj Gmail račun, idite na Kontakti, a zatim kliknite Uvezi kontakte...
3. Kliknite gumb Odaberi datoteku i potražite CSV datoteku koju ste stvorili u koraku 1.

   Gmail stvara novu grupu kontakata za svaku uvezenu datoteku tako da joj kasnije možete lako pristupiti i pregledati je .

4. Nakon što je uvoz završen, kliknite Traži & spajanje duplikata veza.
5. Popis pronađenih dupliciranih kontakata se prikazuje i možete kliknuti vezu proširi da pregledate i potvrdite kontakte koji se spajaju.

   Ako je sve U redu , kliknite Spoji .

   Riječ opreza : Nažalost, Gmail nije tako pametan kao Outlook (ili možda samo preoprezan) za otkrivanje dvostrukih kontakata s malim razlikama u imenima kontakata. Na primjer, nije uspio identificirati naš lažni kontakt Elina Anderson i Elina K. Anderson i jednu te istu osobu. Zato nemojte biti razočarani ako uočite nekoliko duplikata nakon uvoza spojenih kontakata natrag u Outlook. Nisi ti kriv, sve si napravio kako treba! Još uvijek ima mjesta za poboljšanje za Gmail : )

6. U Gmailu kliknite Više > Izvezi... za prijenos spojenih kontakata natrag u Outlook.
7. U dijaloškom prozoru Izvoz kontakata navedite 2 stvari:
   • Pod " Koje kontakte želite izvesti " odaberite hoćete li izvesti sve kontakte ili samo određena skupina. Ako želite izvesti samo one kontakte koje ste uvezli iz Outlooka, razumno je odabrati odgovarajuću grupu Uvezeno .
   • Pod " Koji format za izvoz ", odaberite Outlook CSV format .

   Zatim kliknite gumb Izvezi da završite proces izvoza.

8. Na kraju, uvezite spojene kontakte natrag u Outlook, kao što je opisano u koraku 4 prethodne metode. Ne zaboravite odabrati " Ne uvozi duplicirane stavke "!

   Savjet: Prije uvoza spojite kontakteiz Gmaila, možete premjestiti sve kontakte iz glavne mape programa Outlook u mapu sigurnosne kopije kako biste izbjegli stvaranje novih duplikata.

Povežite duplikate kontakata u programu Outlook 2013 i 2016

Ako koristite Outlook 2013 ili Outlook 2016, možete brzo kombinirati nekoliko kontakata povezanih s istom osobom pomoću opcije Poveži kontakte .

1. Otvorite svoj popis kontakata klikom na Ljudi na dnu navigacijskog okna.
2. Kliknite na kontakt koji želite spojiti da biste ga odabrali.
3. Zatim kliknite mali gumb s točkama pokraj Uredi da biste otvorili padajući izbornik i odaberite Poveži kontakte iz popis.
4. U odjeljku Poveži druge kontakte počnite upisivati ​​ime osobe koju želite povezati u polje za pretraživanje i dok budete upisivali Outlook će prikazati sve kontakte koji odgovaraju vašem traži.
5. Odaberite željeni kontakt(e) s popisa rezultata i kliknite na njega. Odabrani kontakti će se odmah spojiti i vidjet ćete njihova imena pod naslovom Povezani kontakti . Sve što trebate učiniti je kliknuti OK za spremanje promjena.

Naravno, značajka Poveži kontakte nije najbolji izbor za čišćenje velikog popisa kontakata pretrpanog duplikatima, ali će vam svakako pomoći da brzo spojite nekoliko identičnih kontakata u jedan jedan.

Kako spriječiti duple kontakte u vašem Outlooku

Sadada ste počistili nered u Outlook kontaktima, ima smisla uložiti još nekoliko minuta i saznati kako ubuduće održavati svoj popis kontakata čistim. To se lako može postići omogućavanjem automatskog detektora dvostrukih kontakata programa Outlook. Pogledajte kako to učiniti u programu Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Idite na karticu Datoteka > Opcije > Kontakti .
2. Pod " Imena i datoteke ", odaberite Provjeri duplicirane kontakte prilikom spremanja novih kontakata i kliknite U redu.

Da, tako je jednostavno! Od sada će Outlook predlagati spajanje novog kontakta koji dodajete s postojećim ako oba imaju slično ime ili identičnu adresu e-pošte.

Savjet. Nakon što se duplikati spoje, možete izvesti svoje Outlook kontakte u CSV datoteku u svrhu sigurnosne kopije.

Nadajmo se da sada imate čist i uredan popis kontakata u Outlooku i znate kako održavati redoslijed. Hvala vam na čitanju!