Turinys
Šiame straipsnyje sužinosite, kaip "Outlook" programoje sujungti besidubliuojančius kontaktus nenaudojant jokių trečiųjų šalių įrankių ir kaip ateityje išlaikyti švarų kontaktų sąrašą.
"Microsoft Outlook" suteikia daugybę patogių įrankių, kuriuos naudojame ir mėgstame, ir dar daugiau funkcijų, apie kurias nežinome. Deja, bet nėra galimybės išskaidyti adresinę ir sujungti kelis besidubliuojančius kontaktus į vieną.
Laimei, mes neapsiriboja naudoti tik tuos įrankius, kuriuos "Outlook" aiškiai suteikia. Su šiek tiek kūrybiškumo galite sugalvoti būdą, kaip išspręsti bet, arba beveik bet, užduotis, su kuria susiduriate. Toliau šiame straipsnyje rasite, kaip galite patikrinti savo "Outlook" kontaktus dubliuojasi ir sujungti juos nenaudojant jokios trečiosios šalies programinės įrangos.
Kodėl programoje "Outlook" rodomi pasikartojantys kontaktai
Dažniausia priežastis, dėl kurios atsiranda dubliavimas, yra pranešimo vilkimas į aplanką "Contacts naršymo lange, kad kontaktas būtų sukurtas automatiškai. Žinoma, tai yra greičiausias būdas "Outlook" pridėti naują kontaktą, ir tame nėra nieko blogo. Tačiau jei kartais kontaktus kuriate ir rankiniu būdu, gali atsitikti taip, kad turėsite kelis to paties asmens kontaktus, pvz., jei neteisingai parašysite kontakto vardą arba jį įvesite kitaip.
Dar vienas scenarijus, dėl kurio kontaktai dubliuojasi, yra tada, kai asmuo jums siunčia el. laiškus iš skirtingų paskyrų. pavyzdžiui, naudodami jo įmonės el. pašto adresą ir asmeninį "Gmail" adresą. Tokiu atveju, nesvarbu, kaip sukursite naują kontaktą - vilkdami pranešimą į aplanką "Kontaktai" arba juostoje spustelėję mygtuką "Naujas kontaktas", vis tiek bus sukurtas papildomas to paties asmens kontaktas.
Sinchronizavimas su nešiojamuoju kompiuteriu ar mobiliuoju įrenginiu, taip pat su socialinėmis platformomis, tokiomis kaip "LinkedIn", "Facebook" ir "Twitter", taip pat gali atsirasti pasikartojančių kontaktų. Pavyzdžiui, jei tas pats asmuo skirtingose adresų knygose nurodytas skirtingais vardais, pvz. Robert Smith, Bob Smith ir Robertas B. Smithas , niekas netrukdo "Outlook" sukurti kelis kontaktus.
Jei dirbate įmonės aplinkoje, gali atsirasti pasikartojančių kontaktų, jei jūsų įmonė palaiko kelios adresų knygos "Exchange" serveriuose.
Manau, kad nereikia aiškinti, kokių problemų galite turėti, kai svarbios detalės išsibarsto keliuose dubliuojamuose "Outlook" adresatuose. Jei skaitote šį straipsnį, greičiausiai ieškote sprendimo, kaip tai sutvarkyti. O toliau rasite keletą sprendimų, iš kurių galite rinktis.
Kaip sujungti besidubliuojančius kontaktus programoje "Outlook
Daugeliu atvejų "Outlook" yra pakankamai protinga, kad neleistų dubliuotis, kai bandote sukurti jau egzistuojantį kontaktą. Tačiau jei adresinėje jau yra daug pasikartojančių kontaktų, reikia taikyti specialų metodą, kad išvalytumėte netvarką. Gerai, pradėkime!
Pastaba. Kad duomenys nebūtų prarasti atsitiktinai, primygtinai rekomenduojame pirmiausia pasidaryti atsarginę kopiją, pavyzdžiui, eksportuoti "Outlook" kontaktus į "Excel".
- Sukurti naują aplanką "Contacts . Programoje "Outlook Contacts" dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite dabartinį aplanką "Contacts" ir pasirinkite Naujas aplankas... iš kontekstinio meniu.
Suteikite šiam aplankui pavadinimą, pavadinkime jį Sujungti dublikatus šiame pavyzdyje.
- Į naujai sukurtą aplanką perkelkite visus "Outlook" adresatus . Pereikite prie dabartinio kontaktų aplanko ir paspauskite CTRL+A, kad pasirinktumėte visus kontaktus, tada paspauskite CTRL+SHIFT+V, kad perkeltumėte juos į naujai sukurtą aplanką ( Sujungti dublikatus aplankas).
Patarimas: Jei jums nelabai patinka naudoti sparčiuosius klavišus, galite tiesiog dešiniuoju pelės klavišu spustelėti pasirinktus kontaktus ir pasirinkti Perkelti iš kontekstinio meniu.
Taip pat žr: "Excel" funkcija CELL su formulės pavyzdžiais - Eksportuoti kontaktus į .csv failą naudojant " Importas ir eksportas " vedlys.
"Outlook 2010", "Outlook 2013", "Outlook 2016" ir "Outlook 2019" eikite į Failas> Atidaryti> Importuoti .
Programose "Outlook 2007" ir "Outlook 2003" šį vedlį rasite Failas; Importas ir eksportas...
Vedlys jums parodys eksporto procesą, o jūs pasirinksite šias parinktis:
- 1 žingsnis. " Eksportavimas į failą ".
- 2 žingsnis. " Kableliais atskirtos vertės (Windows) ".
- 3 veiksmas. Sujungti dublikatus anksčiau sukurtą aplanką.
- 4 veiksmas. Pasirinkite paskirties aplanką, į kurį bus įrašytas .csv failas.
- 5 veiksmas. Spustelėkite Apdaila užbaigti eksporto procesą.
Patarimas:
Štai ką turime, kai naudojame derinimo vedlį "Combine Rows Wizard".
Jei norite išbandyti "Combine Rows Wizard" su savo duomenimis, galite atsisiųsti visiškai veikiančią bandomąją versiją čia.
- Importuokite kontaktus iš CSV failo į numatytąjį aplanką "Contacts".
Pradėkite Importas vedlį dar kartą, kaip aprašyta 3 žingsnyje, ir pasirinkite šias parinktis:
- 1 žingsnis. " Importas iš kitos programos arba failo ".
- 2 žingsnis. " Kableliais atskirtos vertės (Windows) ".
- 3 veiksmas. Naršykite po eksportuotą .csv failą.
- 4 veiksmas. Būtinai pasirinkite " Neimportuokite pasikartojančių elementų ". Tai pagrindinė parinktis, kuri atlieka šį triuką!
- 5 veiksmas. 5. Pasirinkite pagrindinį aplanką "Contacts" (šiuo metu jis tuščias) kaip tikslinį aplanką, į kurį bus importuojami adresatai.
- 6 veiksmas. Spustelėkite Apdaila užbaigti importo procesą.
- Sujunkite išskaidytus kontaktus su pirminiais.
Dabar reikia sujungti išskaidytus kontaktus, kurie šiuo metu yra pagrindiniame aplanke "Contacts", su originaliais kontaktais, esančiais aplanke "Merge dupes", kad nebūtų prarasta jokia kontaktinė informacija.
Atidarykite Sujungti dublikatus aplanką ir paspauskite CTRL+A, kad pasirinktumėte visus adresatus. Tada paspauskite CTRL+SHIFT+V ir pasirinkite, ar norite perkelti adresatus į pagrindinį adresatų aplanką.
Aptikus dublikatą, "Outlook" išmes iškylantį pranešimą, kuriame bus siūloma atnaujinti esamo kontakto informaciją, ir parodys duomenų, kurie bus pridėti arba atnaujinti, peržiūrą, kaip parodyta toliau pateiktoje ekrano kopijoje.
Pastaba: Jei naudojote vedlį "Combine Rows Wizard", kad sujungtumėte pasikartojančias eilutes CSV faile, šio veiksmo atlikti nereikia, nes visi kontaktiniai duomenys buvo sujungti CSV faile ir jau yra pagrindiniame aplanke "Contacts".
- Pasirinkite Atnaujinti jei šie kontaktai dubliuojasi ir norite juos sujungti.
- Pasirinkite Pridėti naują kontaktą jei iš tikrųjų tai yra du skirtingi kontaktai.
- Jei norite pagreitinti procesą, spustelėkite Atnaujinti viską ir visi pakeitimai bus automatiškai priimti visuose dubliuojamuose kontaktuose.
- Jei norite peržiūrėti konkretų kontaktą vėliau, spustelėkite Praleisti Šiuo atveju originalus kontaktinis elementas liks Sujungti dublikatus aplankas.
Kai "Outlook" aptinka pasikartojantį kontaktą su kitu el. pašto adresu ir nusprendžiate atnaujinti kontaktą, dabartinis kontakto el. pašto adresas bus perkeltas į " 2 el. paštas " laukas, kaip parodyta pirmiau pateiktoje ekrano kopijoje.
Pastaba: Jei "Outlook" nerodo šio dialogo, kai pridedate pasikartojančius kontaktus, greičiausiai kontaktų pasikartojimo detektorius yra išjungtas. Žiūrėkite, kaip įjungti funkciją "Check for Duplicate Contacts" (tikrinti, ar nėra pasikartojančių kontaktų).
"Outlook" kontaktų dubliavimosi sujungimas naudojant "Gmail
Jei turite "Gmail" el. pašto paskyrą (spėju, kad šiais laikais ją turi dauguma žmonių), galite ją naudoti norėdami sujungti besidubliuojančius "Outlook" kontaktus. Trumpai tariant, procedūra tokia: Eksportuokite "Outlook" kontaktus į .csv failą, importuokite šį failą į "Gmail" paskyrą, naudokite "Gmail" funkciją "Rasti ir sujungti dublikatus" ir galiausiai importuokite išskaidytus kontaktus atgal į "Outlook".
Jei norite išsamesnių instrukcijų, čia rasite:
- Eksportuokite "Outlook" adresatus į CSV failą, kaip aprašyta 3 žingsnyje ( Failų skirtukas> Atidaryti> Importuoti> Eksportuoti į failą> Kableliais atskirtas failas (Windows) ).
- Prisijunkite prie "Gmail" paskyros, pereikite prie "Contacts" ir spustelėkite Importuoti kontaktus...
- Spustelėkite Pasirinkite failą mygtuką ir naršykite CSV failą, kurį sukūrėte 1 veiksmu.
"Gmail" kiekvienam importuotam failui sukuria naują kontaktų grupę, kad vėliau galėtumėte jį lengvai pasiekti ir peržiūrėti.
- Baigę importuoti, spustelėkite Rasti ir sujungti dublikatus nuoroda.
- Rodomas rastų pasikartojančių kontaktų sąrašas ir galite spustelėti išplėsti nuorodą, kad peržiūrėtumėte ir patikrintumėte sujungiamus kontaktus.
Jei viskas yra Gerai , spustelėkite Sujungti .
Atsargumo žodis : Deja, "Gmail" nėra tokia protinga kaip "Outlook" (o gal tiesiog pernelyg atsargiai), kad aptiktų besidubliuojančius kontaktus su nedideliais kontaktų vardų skirtumais. Elina Anderson ir Elina K. Anderson ir vienas ir tas pats asmuo. Todėl nenusivilkite, jei importavę sujungtus kontaktus atgal į "Outlook" pastebėsite porą dublikatų. Tai ne jūsų kaltė, viską padarėte teisingai! O "Gmail" dar yra kur tobulėti : )
Taip pat žr: "Google Sheets" sąlyginis formatavimas - "Gmail" programoje spustelėkite Daugiau> Eksportuoti... norėdami perkelti sujungtus kontaktus atgal į "Outlook".
- Dialogo lange Eksportuoti kontaktus nurodykite 2 dalykus:
- Pagal " Kuriuos kontaktus norite eksportuoti ", pasirinkite, ar norite eksportuoti visus kontaktus, ar tik tam tikrą grupę. Jei norite eksportuoti tik tuos kontaktus, kuriuos importavote iš "Outlook", pagrįstai pasirinkite atitinkamą Importuota grupė.
- Pagal " Kuris eksporto formatas ", pasirinkite "Outlook" CSV formatas .
Tada spustelėkite Eksportuoti mygtuką, kad užbaigtumėte eksportavimo procesą.
- Galiausiai importuokite sujungtus adresatus atgal į "Outlook", kaip aprašyta ankstesnio metodo 4 žingsnyje. Nepamirškite pasirinkti " Neimportuokite pasikartojančių elementų "!
Patarimas: Prieš importuodami sujungtus kontaktus iš "Gmail", galite perkelti visus kontaktus iš pagrindinio "Outlook" aplanko į atsarginį aplanką, kad nesusidarytų daugiau dublikatų.
Susieti besidubliuojančius kontaktus "Outlook 2013" ir 2016
Jei naudojate "Outlook 2013" arba "Outlook 2016", galite greitai sujungti kelis su tuo pačiu asmeniu susijusius kontaktus naudodami Nuoroda Kontaktai galimybė.
- Atidarykite adresatų sąrašą spustelėdami Žmonės naršymo lango apačioje.
- Spustelėkite norimą sujungti kontaktą, kad jį pasirinktumėte.
- Tada spustelėkite mažą taškų mygtukas šalia Redaguoti atverti išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkite Nuoroda Kontaktai iš sąrašo.
- Pagal Nuoroda Kiti kontaktai skyrių, paieškos lauke pradėkite rašyti asmens, kurį norite susieti, vardą, o jums rašant "Outlook" parodys visus kontaktus, kurie atitinka jūsų paiešką.
- Rezultatų sąraše pasirinkite reikiamą (-us) kontaktą (-us) ir spustelėkite jį (juos). Pasirinkti kontaktai bus iš karto sujungti, o jų vardus pamatysite po Susieti kontaktai Viskas, ką jums reikia padaryti, tai spustelėti GERAI įrašyti pakeitimus.
Žinoma, funkcija "Susieti adresatus" nėra geriausias pasirinkimas norint išvalyti didelį adresatų sąrašą, kuriame yra dublikatų, tačiau ji tikrai padės greitai sujungti kelis vienodus adresatus į vieną.
Kaip išvengti pasikartojančių kontaktų "Outlook" programoje
Dabar, kai jau išvalėte netvarką "Outlook" kontaktų sąraše, prasminga investuoti dar kelias minutes ir palenkti, kaip ateityje išlaikyti kontaktų sąrašą švarų. Tai galima lengvai pasiekti įjungus automatinį "Outlook" pasikartojančių kontaktų detektorių. Žiūrėkite, kaip tai padaryti "Microsoft Outlook" 2019 - 2010:
- Eikite į Failų skirtukas> Parinktys> Kontaktai .
- Pagal " Vardai ir pavardės ", pasirinkite Tikrinti, ar išsaugant naujus kontaktus nėra pasikartojančių kontaktų ir spustelėkite OK.
Taip, tai taip paprasta! Nuo šiol "Outlook" pasiūlys sujungti naują pridėtą kontaktą su esamu, jei jų abiejų vardas panašus arba el. pašto adresas identiškas.
Patarimas. Kai dublikatai bus sujungti, galite eksportuoti "Outlook" kontaktus į CSV failą atsarginės kopijos tikslais.
Tikimės, kad dabar "Outlook" turite švarų ir tvarkingą kontaktų sąrašą ir žinote, kaip palaikyti tvarką. Dėkojame, kad perskaitėte!
