Ohjeessa näytetään, miten Excelin laajennettua suodatinta käytetään, ja annetaan useita ei-triviaaleja kriteerialueen esimerkkejä, joiden avulla voidaan luoda suur- ja pienaakkoset huomioon ottava suodatin, etsiä kahden sarakkeen välisiä vastineita ja eroja, poimia tietueet, jotka vastaavat pienempää luetteloa, ja paljon muuta.

Edellisessä artikkelissamme käsiteltiin Excelin Advanced Filter -suodattimen eri näkökohtia ja sitä, miten sitä voidaan käyttää rivien suodattamiseen AND- ja OR-logiikan avulla. Nyt kun tunnet perusteet, tarkastellaan monimutkaisempia kriteerialueen esimerkkejä, jotka voivat osoittautua hyödyllisiksi työsi kannalta.

Kaavaan perustuvan kriteerialueen määrittäminen

Koska suurin osa tässä oppaassa käsiteltävistä kriteerialueita koskevista esimerkeistä sisältää erilaisia kaavoja, aloitetaan määrittelemällä olennaiset säännöt, joiden avulla ne voidaan asettaa oikein. Usko pois, tämä pieni teoriaosuus säästää paljon aikaa ja säästää päänsäryn, joka liittyy monimutkaisten kriteerialueittesi, jotka sisältävät useita kaavoihin perustuvia ehtoja, vianmääritykseen.

• Kriteerialueella käyttämäsi kaavan on arvioitava seuraavasti TRUE tai FALSE .
• Kriteerialueen on sisällettävä vähintään 2 solua: kaavan solu ja otsikkosolu.
• The otsikkosolu Kaavaan perustuvien kriteerien otsikoiden pitäisi olla joko tyhjiä tai eri kuin taulukon (luettelon alueen) otsikoiden.
• Jotta kaava voidaan arvioida jokainen rivi luettelon alueella, viittaa ylimpään soluun, jossa on tietoja, käyttämällä suhteellista viittausta, kuten A1.
• Jotta kaava voidaan arvioida vain erityinen solu tai soluväli , viittaa kyseiseen soluun tai alueeseen käyttämällä absoluuttista viittausta, kuten $A$1.
• Kun viitataan luetteloalue kaavassa, käytä aina absoluuttisia soluviittauksia.
• Kun annat useita ehtoja, kirjoita kaikki kriteerit samalle riville, jotta voit yhdistää ne merkillä AND operaattorilla, ja aseta jokainen kriteeri erilliselle riville, jotta ne voidaan yhdistää toisiinsa operaattorin TAI operaattori.

Excelin laajennetun suodattimen kriteerialueen esimerkit

Seuraavissa esimerkeissä opit, miten voit luoda omia suodattimia Exceliin, jotta voit käsitellä monimutkaisempia tehtäviä, joita ei voi suorittaa tavallisella Excelin automaattisella suodattimella.

Isot ja pienet kirjaimet huomioiva suodatin tekstiarvoille

Kuten Excel AutoFilter, myös Advanced Filter -työkalu on luonteeltaan case-insensitive, eli se ei tee eroa isojen ja pienten kirjainten välillä tekstiarvoja suodatettaessa. Voit kuitenkin helposti tehdä case-sensitive-hakuja käyttämällä EXACT-toimintoa Advanced Filter -kriteereissä.

Jos haluat esimerkiksi suodattaa rivit, jotka sisältävät Banaani , jättämällä huomiotta BANANA ja banaani , kirjoita seuraava kaava kriteerialueelle:

=EXACT(B5, "Banaani")

B on sarake, joka sisältää nimikkeiden nimet, ja rivi 5 on ensimmäinen tietorivi.

Sovelletaan sitten Excel Advanced Filter -suodatinta napsauttamalla painiketta Edistynyt painiketta Tiedot ja määritä Luetteloalue ja Kriteerien vaihteluväli kuten alla olevassa kuvakaappauksessa on esitetty. Huomioi, että kenttä Kriteerien vaihteluväli sisältää 2 solua - otsikkosolu ja kaavan solu .

Huomautus: Yllä olevassa kuvassa sekä kaikissa muissa tämän ohjeen kuvakaappauksissa on esitetty kaavat kriteerialueen soluissa vain selkeyden vuoksi. Todellisissa työarkkeissasi kaavan solun pitäisi palauttaa joko TRUE tai FALSE riippuen siitä, vastaako ensimmäinen tietorivi kriteerejä vai ei:

Suodata sarakkeen keskimääräistä suuremmat tai pienemmät arvot

Kun suodatat numeerisia arvoja, haluat usein näyttää vain ne solut, jotka ovat sarakkeen keskiarvon ylä- tai alapuolella. Esimerkiksi:

Suodattaa rivejä välisumman avulla keskimääräistä parempi , käytä seuraavaa kaavaa kriteerialueella:

=F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

Suodattaa rivejä välisumman avulla alle keskiarvon käytetään seuraavaa kaavaa:

=F5

Huomaa, että käytämme suhteellista viittausta viitattaessa ylimpään soluun, jossa on tietoja (F5), ja absoluuttista viittausta määriteltäessä koko aluetta, jolle haluat laskea keskiarvon, lukuun ottamatta sarakkeen otsikkoa ($F$5:$F$50).

Seuraava kuvakaappaus osoittaa edellä mainitun keskimääräisen kaavan toiminnassa:

Ne teistä, jotka tuntevat Excelin numerosuodattimet, saattavat ihmetellä, miksi joku vaivautuisi käyttämään kehittynyttä suodatinta, kun sisäänrakennetuissa numerosuodattimissa on jo olemassa Keskimääräistä parempi ja Alle keskiarvon Aivan oikein, mutta Excelin sisäänrakennettuja suodattimia ei voi käyttää OR-logiikan kanssa!

Jotta tämä esimerkki menisi pidemmälle, suodatetaan rivit, joissa Välisumma (sarake F) TAI Syyskuu myynti (sarake E) on keskiarvon yläpuolella. Määritä tätä varten kriteerialue OR-logiikalla syöttämällä kukin ehto erilliselle riville. Tuloksena saat luettelon kohteista, joiden keskiarvon yläpuolella olevat arvot ovat joko sarakkeessa E tai F:

Suodata rivit, joissa on tyhjiä tai ei-yhjiä rivejä

Kuten kaikki tietävät, Excel-suodattimessa on sisäänrakennettu mahdollisuus suodattaa tyhjiä soluja. Valitsemalla tai poistamalla valinnan (Aihiot) valintaruutu AutoFilter-valikossa, voit näyttää vain ne rivit, joissa on tyhjiä tai ei-tyhjiä soluja yhdessä tai useammassa sarakkeessa. Ongelmana on, että Excelin sisäänrakennettu tyhjien solujen suodatin voi toimia vain AND-logiikalla.

Jos haluat suodattaa tyhjiä tai ei-tyhjiä soluja TAI-logiikalla tai käyttää tyhjiä/ei-tyhjiä ehtoja yhdessä muiden kriteerien kanssa, määritä edistynyt suodatuskriteerialue jollakin seuraavista kaavoista:

Suodatin aihiot :

Suodatin muut kuin tyhjät:

Tyhjien solujen suodattaminen OR-logiikalla

Jos haluat suodattaa rivejä, joissa on tyhjä solu joko sarakkeessa A tai B tai molemmissa sarakkeissa, määritä Advanced Filter -kriteerialue näin:

• =A6=""
• =B6=""

Jossa 6 on ylimmän rivin tiedot.

Suodatus ei-tyhjien solujen kanssa OR sekä AND logiikkaan

Jotta ymmärtäisit paremmin, miten Excelin laajennettu suodatin toimii useiden kriteerien kanssa, suodatetaan esimerkkitaulukon rivit seuraavilla ehdoilla:

• Joko Alue (sarake A) tai Kohde (sarake B) ei saa olla tyhjä, ja
• Välisumma (sarake C) on oltava suurempi kuin 900.

Toisin sanoen haluamme näyttää rivit, jotka täyttävät seuraavat ehdot:

( Yhteensä >900 AND Alue =ei tyhjä) TAI ( Yhteensä >900 AND Kohde =ei tyhjä)

Kuten jo tiedät, Excelin Advanced Filter -kriteerialueella AND-logiikalla yhdistetyt ehdot tulisi syöttää samalle riville ja OR-logiikalla yhdistetyt ehdot eri riveille:

Koska tässä esimerkissä yksi kriteeri on ilmaistu kaavalla (ei aihioita) ja toinen sisältää vertailuoperaattorin (Välisumma> 900), muistutan sinua siitä, että:

• Vertailuoperaattoreilla muodostettujen kriteerien otsikoiden pitäisi olla täsmälleen samat kuin taulukon otsikoiden, kuten esim. Välisumma kriteerit yllä olevassa kuvakaappauksessa.
• Kaavoihin perustuvissa kriteereissä pitäisi olla joko tyhjä otsikkosolu tai otsikko, joka ei vastaa mitään taulukon otsikoista, kuten esim. Muut kuin aihiot kriteerit yllä olevassa kuvakaappauksessa.

Miten poimia ylimmät/alimmaiset N tietuetta

Kuten luultavasti tiedät, Excelin sisäänrakennetuissa numerosuodattimissa on mahdollisuus näyttää 10 parasta tai 10 alinta kohdetta. Mutta entä jos sinun on suodatettava 3 parasta tai 5 alinta arvoa? Tässä tapauksessa Excelin laajennettu suodatin, jossa on seuraavat kaavat, on kätevä:

Ote top N kappaletta:

Ote pohja N kappaletta:

Jos haluat esimerkiksi suodattaa 3 parasta välisummaa, luo kriteerialue tällä kaavalla:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Käytä tätä kaavaa poimiaksesi 3 alinta välisummaa:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Missä F5 on ylimpänä oleva solu, jossa on tietoja. Yhteensä sarake (lukuun ottamatta sarakeotsikkoa).

Seuraavassa kuvakaappauksessa näkyy top 3 -kaava toiminnassa:

Huomautus: Jos luettelon alue sisältää muutamia rivejä, joilla on samat arvot ja jotka kuuluvat ylimpään tai alimpaan N-luetteloon, kaikki tällaiset rivit näytetään, kuten alla olevassa kuvassa:

Kahden sarakkeen välisten vastaavuuksien ja erojen suodattaminen

Eräässä aiemmassa artikkelissamme selitettiin erilaisia tapoja verrata kahta saraketta Excelissä ja löytää niiden välisiä vastaavuuksia ja eroja. Edellä olevassa opetusohjelmassa käsiteltyjen Excel-kaavojen, ehdollisten muotoilusääntöjen ja Duplicate Remover -työkalun lisäksi voit myös käyttää Excelin kehittynyttä suodatinta poimimaan rivejä, joilla on samat tai erilaiset arvot kahdessa tai useammassa sarakkeessa. Voit tehdä tämän syöttämällä yhdenseuraavista yksinkertaisista kaavoista kriteerialueella:

• Suodatin vastaa (kaksoiskappaleet) 2 sarakkeessa:

=B5=C5

=B5C5

B5 ja C5 ovat ylimmät solut, joissa on tietoja kahdessa sarakkeessa, joita haluat vertailla.

Huomautus: Advanced Filter -työkalulla voidaan etsiä vain vastaavuuksia ja eroja sama rivi Jos haluat löytää kaikki arvot, jotka ovat sarakkeessa A mutta eivät missään sarakkeessa B, käytä tätä kaavaa.

Suodata rivit luettelon vastaavien kohteiden perusteella

Oletetaan, että sinulla on suuri taulukko, jossa on satoja tai tuhansia rivejä, ja olet saanut lyhyemmän luettelon, joka sisältää vain tietyllä hetkellä merkitykselliset kohdat. Kysymys kuuluu - miten löydät taulukostasi kaikki sellaiset merkinnät, jotka ovat tai eivät ole pienemmässä luettelossa?

Suodata rivit, jotka vastaavat luettelon kohteita

Voit etsiä kaikki lähdetaulukon kohteet, jotka ovat myös pienemmässä luettelossa, käyttämällä seuraavaa COUNTIF-kaavaa:

Jos oletetaan, että pienempi luettelo on alueella D2:D7 ja että taulukon kohteet, joita verrataan kyseiseen luetteloon, ovat sarakkeessa B riviltä 10 alkaen, kaava on seuraava (huomaa absoluuttisten ja suhteellisten viittausten käyttö):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Sinun ei tietenkään tarvitse suodattaa taulukkoa vain yhdellä kriteerillä.

Esimerkiksi suodattaa rivit, jotka vastaavat listaa, mutta joiden kohdalla Pohjoinen alue vain, anna kaksi kriteeriä samalle riville, jotta ne toimivat AND-logiikan kanssa:

• Alue: ="=Pohjoinen"
• Vastaavat tuotteet: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Kuten alla olevasta kuvakaappauksesta näkyy, taulukossa on vain kaksi tietuetta, jotka vastaavat molempia kriteerejä:

Huomautus: Tässä esimerkissä käytämme täsmällinen vastaavuus tekstiarvojen kriteerit: ="=Pohjoinen " löytää vain ne solut, jotka ovat täsmälleen yhtä suuria kuin määritetty teksti. Jos annat alueen kriteerit yksinkertaisesti muodossa North (ilman yhtäläisyysmerkkiä ja lainausmerkkejä), Microsoft Excel etsii kaikki kohteet, jotka alkavat määritetyllä tekstillä, esim. Koillis tai Luoteinen Lisätietoja on kohdassa Excelin lisäsuodatin tekstiarvoille.

Suodata rivit, jotka eivät vastaa luettelon kohteita.

Jos haluat löytää kaikki taulukon kohteet, jotka eivät ole pienemmässä luettelossa, tarkista, onko COUNTIF-kaavan tulos nolla:

Esimerkiksi suodattaa Pohjoinen alue taulukon kohteita, jotka näkyvät luettelossa, käytä seuraavia kriteerejä:

• Alue: ="=Pohjoinen"
• Ei-yhteensopivat kohteet: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Huomautuksia:

• Jos täsmäävä luettelo on eri työarkilla, muista sisällyttää arkin nimi kaavaan, esim. =COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$7,B10) .
• Jos haluat poimia tulokset toiselle arkille, käynnistä Advanced Filter kohdearkilta, kuten selitetään kohdassa Suodatettujen rivien poimiminen toiselle työarkille.

Suodata viikonloppuisin ja arkipäivisin

Tähän mennessä Advanced Filter -kriteerialueen esimerkit ovat käsitelleet lähinnä numeerisia ja tekstiarvoja. Nyt on aika antaa vihjeitä niille, jotka käyttävät päivämääriä.

Excelin sisäänrakennetut päivämääränsuodattimet tarjoavat laajan valikoiman vaihtoehtoja, jotka kattavat monia skenaarioita. Monia, mutta ei kaikkia! Jos sinulle annettaisiin esimerkiksi luettelo päivämääristä ja sinua pyydettäisiin suodattamaan arkipäivät ja viikonloput, miten tekisit sen?

Kuten luultavasti tiedät, Microsoft Excel tarjoaa erityisen WEEKDAY-funktion, joka palauttaa tiettyä päivämäärää vastaavan viikonpäivän. Käytämme tätä funktiota Excelin Advanced Filter -kriteerialueella.

Kuinka suodattaa viikonloppuja Excelissä

Kun pidetään mielessä, että WEEKDAY-termeissä 1 tarkoittaa sunnuntaita ja 6 lauantaita, viikonloppujen suodatuskaava on seuraava:

Tässä esimerkissä suodatamme päivämääriä sarakkeessa B riviltä 5 alkaen, joten viikonloput-kaavamme on seuraavanlainen:

=OR(VIIKONPÄIVÄ(B5)=7, VIIKONPÄIVÄ(B5)=1)

Kuinka suodattaa arkipäiviä Excelissä

Jos haluat suodattaa viikonpäivät, muuta yllä olevaa kaavaa niin, että se jättää pois 1:t (sunnuntai) ja 7:t (lauantai):

Esimerkkitaulukossamme seuraava kaava toimii hyvin:

=AND(VIIKONPÄIVÄ(B5)7, VIIKONPÄIVÄ(B5)1)

Lisäksi voit lisätä vielä yhden ehdon tyhjien solujen suodattamiseksi: =B5""

Jos haluat suodattaa työarkkiesi päivämääriä muilla tavoin, etsi vain asianmukainen Päivämäärä-toiminto, äläkä epäröi käyttää sitä edistyneiden suodatuskriteerien alueella.

No, näin voit käyttää Excelin kehittynyttä suodatinta monimutkaisilla kriteereillä. Vaihtoehtosi eivät tietenkään rajoitu tässä opetusohjelmassa käsiteltyihin esimerkkeihin, vaan tavoitteenamme oli vain antaa sinulle muutamia inspiroivia ideoita, jotka asettavat sinut oikealle tielle. Muistaen, että tie mestaruuteen on päällystetty harjoittelulla, voit ladata esimerkkimme alla olevan linkin kautta ja laajentaa tai kääntää-Kiitän teitä lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!

Harjoitustyökirja

Excel Advanced Filter -esimerkkejä (.xlsx-tiedosto)