W tym artykule dowiesz się, jak scalić zduplikowane kontakty w programie Outlook bez użycia narzędzi innych firm i jak zachować czystą listę kontaktów w przyszłości.

Microsoft Outlook oferuje mnóstwo przydatnych narzędzi, z których korzystamy i które kochamy, a także jeszcze więcej funkcji, z których nie zdajemy sobie sprawy. Ale niestety, opcja dedupcji książki adresowej i łączenia wielu zduplikowanych kontaktów w jeden nie jest na pokładzie.

Na szczęście nie jesteśmy ograniczeni do korzystania tylko z tych narzędzi, które Outlook dostarcza wprost. Przy odrobinie kreatywności możesz wymyślić sposób na rozwiązanie każdego lub prawie każdego zadania, przed którym staniesz. W dalszej części tego artykułu dowiesz się, jak możesz sprawdzić kontakty w Outlooku pod kątem duplikatów i scalić je bez użycia jakiegokolwiek oprogramowania firm trzecich.

Dlaczego w programie Outlook pojawiają się zduplikowane kontakty

Najczęstszą przyczyną, która prowadzi do duplikacji jest. przeciąganie wiadomości do folderu Kontakty Oczywiście jest to najszybszy sposób na dodanie nowego kontaktu w Outlooku i nie ma w tym nic złego, jednak jeśli raz na jakiś czas będziesz tworzyć kontakty ręcznie, może się zdarzyć, że będziesz miał kilka kontaktów do tej samej osoby, np. jeśli źle wpiszesz nazwę kontaktu lub wpiszesz ją w inny sposób.

Innym scenariuszem, który prowadzi do duplikacji kontaktów jest sytuacja, gdy osoba wysyła do Ciebie maile z różnych kont , np. używając firmowego adresu e-mail i osobistego adresu Gmail. W takim przypadku, niezależnie od tego, jak utworzysz nowy kontakt, przeciągając wiadomość do folderu Kontakty lub klikając przycisk "Nowy kontakt" na wstążce, dodatkowy kontakt dla tej samej osoby i tak zostanie utworzony.

Synchronizacja z laptopem lub urządzeniem mobilnym, a także z platformami społecznościowymi, takimi jak LinkedIn, Facebook i Twitter, może również powodować powstawanie zduplikowanych kontaktów. Na przykład, jeśli ta sama osoba jest wymieniona pod różnymi nazwiskami w różnych książkach adresowych, powiedzmy Robert Smith, Bob Smith oraz Robert B. Smith , nic nie zapobiega tworzeniu wielu kontaktów w twoim Outlooku.

Jeśli pracujesz w środowisku korporacyjnym, mogą pojawić się zduplikowane kontakty w przypadku, gdy Twoja firma utrzymuje kilka książek adresowych na swoich serwerach Exchange.

Myślę, że nie ma potrzeby wyjaśniać, jakie problemy możesz mieć, gdy ważne szczegóły są rozproszone w kilku zduplikowanych kontaktach w twoim Outlooku. Jeśli czytasz ten artykuł, to najprawdopodobniej szukasz rozwiązania, aby to uporządkować. A poniżej znajdziesz kilka rozwiązań do wyboru.

Jak scalić zduplikowane kontakty w programie Outlook

W większości przypadków Outlook jest wystarczająco inteligentny, aby zapobiec duplikacji, gdy próbujesz utworzyć kontakt, który już istnieje. Jednakże, jeśli masz już kilka zduplikowanych kontaktów w swojej książce adresowej, musisz zastosować specjalną technikę, aby posprzątać bałagan.Ok, zacznijmy!

Uwaga. Aby trwale uniknąć przypadkowej utraty danych, zdecydowanie zalecamy wykonanie najpierw kopii zapasowej, na przykład poprzez wyeksportowanie kontaktów programu Outlook do programu Excel.

1. Utwórz nowy folder Kontakty W programie Outlook Kontakty, kliknij prawym przyciskiem myszy na bieżący folder Kontakty i wybierz Nowy Folder... z menu kontekstowego.

   Nadaj nazwę temu folderowi, nazwijmy go Łączenie duplikatów dla tego przykładu.

2. Przenieś wszystkie kontakty z programu Outlook do nowo utworzonego folderu Przejdź do bieżącego folderu kontaktów i naciśnij CTRL+A, aby wybrać wszystkie kontakty, a następnie naciśnij CTRL+SHIFT+V, aby przenieść je do nowo utworzonego folderu ( Łączenie duplikatów folder).

   Wskazówka: Jeśli nie czujesz się zbyt komfortowo z używaniem skrótów, możesz po prostu kliknąć prawym przyciskiem myszy wybrane kontakty i wybrać Przesuń z menu kontekstowego.

   Zobacz też: Jak połączyć komórki w Google Sheets - przykłady formuły CONCATENATE
3. Eksportuj kontakty do pliku .csv z wykorzystaniem " Import i eksport " czarodziej.

   W programach Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 i Outlook 2019 przejdź do. File> Open> Import .

   W programach Outlook 2007 i Outlook 2003 kreator ten znajduje się pod Plik> Import i eksport...

   Kreator przeprowadzi Cię przez proces eksportu, a Ty wybierzesz następujące opcje:

   • Krok 1. " Eksport do pliku ".
   • Krok 2. " Wartości oddzielone przecinkami (Windows) ".
   • Krok 3. Wybierz Łączenie duplikatów folder, który utworzyłeś wcześniej.
   • Krok 4. Wybierz folder docelowy, aby zapisać plik .csv.
   • Krok 5. Kliknij Wykończenie aby zakończyć proces eksportu.

   Podpowiedź:

   A oto co mamy po użyciu kreatora Combine Rows.

   Jeśli jesteś zainteresowany wypróbowaniem kreatora Combine Rows na własnych danych, możesz pobrać w pełni funkcjonalną wersję próbną tutaj.

4. Importuj kontakty z pliku CSV do domyślnego folderu Contacts.

   Rozpocząć Import kreatora ponownie, jak opisano w kroku 3 i wybierz następujące opcje:

   • Krok 1. " Import z innego programu lub pliku ".
   • Krok 2. " Wartości oddzielone przecinkami (Windows) ".
   • Krok 3. Przeglądaj wyeksportowany plik .csv.
   • Krok 4. Pamiętaj, aby wybrać " Nie importuj zduplikowanych elementów ". To jest kluczowa opcja, która robi sztuczkę!
   • Krok 5. Wybierz swój główny folder Kontakty, który jest obecnie pusty, jako folder docelowy, do którego chcesz zaimportować kontakty.
   • Krok 6. Kliknij Wykończenie aby zakończyć proces importu.
5. Połącz deduplikowane kontakty z oryginalnymi.

   Teraz musisz połączyć deduplikowane kontakty, które są obecnie w głównym folderze Kontakty, z oryginalnymi kontaktami, które rezydują w folderze Merge dupes, aby żadne szczegóły kontaktu nie zostały utracone.

   Otwórz Łączenie duplikatów folder i naciśnij CTRL+A, aby wybrać wszystkie kontakty. Następnie naciśnij CTRL+SHIFT+V i wybierz, aby przenieść kontakty do głównego folderu Contacts.

   Po wykryciu duplikatu, Outlook wyrzuci wyskakujący komunikat sugerujący aktualizację informacji istniejącego kontaktu i wyświetli podgląd danych, które zostaną dodane lub zaktualizowane, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.

   Uwaga: Jeśli użyłeś kreatora Combine Rows do scalenia zduplikowanych wierszy w pliku CSV, ten krok nie jest właściwie potrzebny, ponieważ wszystkie dane kontaktowe zostały scalone w pliku CSV i znajdują się już w głównym folderze Kontakty.

   
   • Wybierz Aktualizacja jeśli są to zduplikowane kontakty i chcesz je scalić.
   • Wybierz Dodaj nowy kontakt czy są to w rzeczywistości dwa różne kontakty.
   • Jeśli chcesz przyspieszyć proces, kliknij Aktualizacja wszystkich a wszystkie zmiany zostaną automatycznie zaakceptowane we wszystkich zduplikowanych kontaktach.
   • Jeśli chcesz później przejrzeć dany kontakt, kliknij Skip W tym przypadku oryginalny element kontaktu pozostanie w Łączenie duplikatów folder.

   Gdy Outlook wykryje zduplikowany kontakt z innym adresem e-mail i wybierzesz aktualizację kontaktu, aktualny adres e-mail kontaktu zostanie przeniesiony do " E-mail 2 " pole, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu.

   Uwaga: Jeśli twój Outlook nie pokazuje tego okna podczas dodawania zduplikowanych kontaktów, to najprawdopodobniej detektor zduplikowanych kontaktów jest wyłączony. Zobacz jak włączyć funkcję Sprawdzanie zduplikowanych kontaktów.

   Zobacz też: Jak usunąć puste miejsca w Excelu - wiodące, ciągnące się, niełamiące się

Połącz zduplikowane kontakty z programu Outlook za pomocą Gmaila

Jeśli posiadasz konto pocztowe Gmail (chyba większość ludzi w dzisiejszych czasach), możesz użyć go do scalenia zduplikowanych kontaktów w Outlooku. W skrócie procedura jest następująca. Wyeksportuj kontakty z Outlooka do pliku .csv, zaimportuj ten plik na swoje konto Gmail, użyj funkcji "Znajdź i scal duplikaty" dostępnej w Gmailu, a na koniec zaimportuj wydedukowane kontakty z powrotem do Outlooka.

Jeśli chcesz bardziej szczegółową instrukcję, tutaj idziesz:

1. Wyeksportuj kontakty z programu Outlook do pliku CSV, jak opisano w kroku 3 powyżej ( Zakładka Plik> Otwórz> Import> Eksport do pliku> Plik rozdzielony przecinkami (Windows) ).
2. Zaloguj się na swoje konto Gmail, przejdź do Kontakty, a następnie kliknij Importuj kontakty...
3. Kliknij przycisk Wybierz plik i przejdź do pliku CSV utworzonego w kroku 1.

   Gmail tworzy nową grupę kontaktów dla każdego importowanego pliku, dzięki czemu można łatwo uzyskać do niego dostęp i przejrzeć go później.

4. Po zakończeniu importu kliknij przycisk Znajdź & scalić duplikaty link.
5. Zostanie wyświetlona lista znalezionych zduplikowanych kontaktów i można kliknąć przycisk rozwiń link, aby przejrzeć i zweryfikować kontakty, które mają zostać scalone.

   Jeśli wszystko jest Dobra , kliknij Połącz .

   Słowo ostrożności : Niestety, Gmail nie jest tak inteligentny jak Outlook (a może po prostu zbyt ostrożny), aby wykryć zduplikowane kontakty przy niewielkich różnicach w nazwach kontaktów. Na przykład, nie udało się zidentyfikować naszego fałszywego kontaktu Elina Anderson oraz Elina K. Anderson Dlatego nie bądź rozczarowany, jeśli po zaimportowaniu scalonych kontaktów z powrotem do Outlooka zauważysz kilka duplikatów. To nie Twoja wina, wszystko zrobiłeś dobrze! A Gmail wciąż ma pole do popisu : )

6. W aplikacji Gmail kliknij Więcej> Eksport... aby przenieść scalone kontakty z powrotem do programu Outlook.
7. W oknie dialogowym Eksportuj kontakty określ 2 rzeczy:
   • Pod " Jakie kontakty chcesz eksportować ", wybierz, czy chcesz wyeksportować wszystkie kontakty, czy tylko określoną grupę. Jeśli chcesz wyeksportować tylko te kontakty, które zaimportowałeś z Outlooka, uzasadnione jest wybranie odpowiedniego Importowane grupa.
   • Pod " Jaki format eksportu ", wybierz Format CSV programu Outlook .

   Następnie kliknij przycisk Eksport aby zakończyć proces eksportu.

8. Na koniec zaimportuj scalone kontakty z powrotem do programu Outlook, jak opisano w kroku 4 poprzedniej metody.Pamiętaj, aby wybrać " Nie importuj zduplikowanych elementów "!

   Wskazówka: Przed zaimportowaniem kontaktów scalania z Gmaila możesz przenieść wszystkie kontakty z głównego folderu programu Outlook do folderu kopii zapasowej, aby uniknąć tworzenia większej liczby duplikatów.

Połącz zduplikowane kontakty w programie Outlook 2013 i 2016

Jeśli korzystasz z programu Outlook 2013 lub Outlook 2016, możesz szybko połączyć kilka kontaktów związanych z tą samą osobą za pomocą. Powiązanie Kontakty opcja.

1. Otwórz listę kontaktów, klikając Ludzie w dolnej części okna nawigacji.
2. Kliknij kontakt, który chcesz scalić, aby go wybrać.
3. Następnie kliknij mały przycisk kropek u boku Edytuj aby otworzyć menu rozwijane, a następnie wybierz Powiązanie Kontakty z listy.
4. Na mocy Połącz inny kontakt w sekcji, zacznij wpisywać w polu wyszukiwania nazwę osoby, którą chcesz połączyć, a w miarę wpisywania Outlook wyświetli wszystkie kontakty pasujące do Twojego wyszukiwania.
5. Wybierz potrzebny kontakt z listy wyników i kliknij na niego. Wybrane kontakty zostaną od razu połączone, a ich nazwy zobaczysz w zakładce Połączone kontakty Wystarczy, że klikniesz OK aby zapisać zmiany.

Oczywiście funkcja Połącz kontakty nie jest najlepszym wyborem do czyszczenia dużej listy kontaktów zapchanej duplikatami, ale z pewnością pomoże szybko scalić kilka identycznych kontaktów w jeden.

Jak zapobiec zduplikowanym kontaktom w programie Outlook

Teraz, gdy oczyściłeś bałagan w kontaktach Outlooka, sensowne jest zainwestowanie kilku dodatkowych minut i wychylenie się, jak zachować czystość listy kontaktów w przyszłości. Można to łatwo osiągnąć, włączając automatyczne wykrywanie duplikatów kontaktów w Outlooku. Zobacz, jak to zrobić w programie Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Idź do Zakładka Plik> Opcje> Kontakty .
2. Pod " Nazwy i składanie dokumentów ", wybierz Sprawdzanie duplikatów kontaktów podczas zapisywania nowych kontaktów i kliknij przycisk OK.

Od teraz Outlook będzie sugerował połączenie nowego dodawanego kontaktu z istniejącym, jeśli oba będą miały podobną nazwę lub identyczny adres e-mail.

Wskazówka. Po scaleniu duplikatów możesz wyeksportować kontakty z programu Outlook do pliku CSV w celu wykonania kopii zapasowej.

Mam nadzieję, że teraz masz czystą i schludną listę kontaktów w swoim Outlooku i wiesz jak utrzymać porządek.Dziękuję za przeczytanie!