Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να συγχωνεύετε διπλές επαφές στο Outlook χωρίς τη χρήση εργαλείων τρίτων και πώς να διατηρείτε τη λίστα επαφών σας καθαρή στο μέλλον.

Το Microsoft Outlook παρέχει πλήθος εύχρηστων εργαλείων που χρησιμοποιούμε και αγαπάμε και ακόμη περισσότερες λειτουργίες που δεν γνωρίζουμε. Δυστυχώς, όμως, δεν υπάρχει η δυνατότητα να αποδελτιώσετε το βιβλίο διευθύνσεων και να συνδυάσετε πολλές διπλές επαφές σε μία.

Ευτυχώς, δεν περιοριζόμαστε να χρησιμοποιούμε μόνο τα εργαλεία που παρέχει ρητά το Outlook. Με λίγη δημιουργικότητα μπορείτε να βρείτε έναν τρόπο να λύσετε οποιαδήποτε, ή σχεδόν οποιαδήποτε, εργασία που αντιμετωπίζετε. Πιο κάτω σε αυτό το άρθρο θα βρείτε πώς μπορείτε να ελέγξετε τις επαφές σας στο Outlook για διπλότυπα και να τις συγχωνεύσετε χωρίς να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε λογισμικό τρίτου μέρους.

Γιατί εμφανίζονται διπλές επαφές στο Outlook

Ο πιο συνηθισμένος λόγος που οδηγεί σε αντιγραφή είναι σύροντας ένα μήνυμα στο φάκελο Επαφές στο παράθυρο πλοήγησης, προκειμένου να δημιουργηθεί αυτόματα μια επαφή. Φυσικά, αυτός είναι ο ταχύτερος τρόπος για να προσθέσετε μια νέα επαφή στο Outlook και δεν υπάρχει τίποτα κακό σε αυτόν. Ωστόσο, αν δημιουργείτε επίσης επαφές με το χέρι μια στο τόσο, μπορεί να καταλήξετε να έχετε πολλαπλές επαφές για το ίδιο άτομο, π.χ. αν γράψετε λάθος το όνομα της επαφής ή το πληκτρολογήσετε με διαφορετικό τρόπο.

Ένα άλλο σενάριο που οδηγεί σε επανάληψη επαφών είναι όταν ένα άτομο σας στέλνει email από διαφορετικούς λογαριασμούς , π.χ. χρησιμοποιώντας την εταιρική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του και μια προσωπική διεύθυνση Gmail. Σε αυτή την περίπτωση, ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο δημιουργείτε μια νέα επαφή, σύροντας ένα μήνυμα στο φάκελο Επαφές ή κάνοντας κλικ στο κουμπί "Νέα επαφή" στην κορδέλα, θα δημιουργηθεί ούτως ή άλλως μια επιπλέον επαφή για το ίδιο άτομο.

Συγχρονισμός με φορητό υπολογιστή ή κινητή συσκευή, καθώς και με κοινωνικές πλατφόρμες, όπως το LinkedIn, το Facebook και το Twitter, μπορεί επίσης να δημιουργήσει διπλές επαφές. Για παράδειγμα, εάν το ίδιο άτομο είναι καταχωρημένο με διαφορετικά ονόματα σε διαφορετικά βιβλία διευθύνσεων, ας πούμε Robert Smith, Bob Smith και Robert B. Smith , τίποτα δεν εμποδίζει τη δημιουργία πολλαπλών επαφών στο Outlook σας.

Εάν εργάζεστε σε εταιρικό περιβάλλον, ενδέχεται να προκύψουν διπλές επαφές σε περίπτωση που η εταιρεία σας διατηρεί διάφορα βιβλία διευθύνσεων στους διακομιστές Exchange.

Νομίζω ότι δεν χρειάζεται να εξηγήσω τι προβλήματα μπορεί να έχετε όταν σημαντικές λεπτομέρειες είναι διασκορπισμένες σε πολλές διπλές επαφές στο Outlook σας. Αν διαβάζετε αυτό το άρθρο, τότε πιθανότατα ψάχνετε μια λύση για να το τακτοποιήσετε. Και παρακάτω θα βρείτε μια σειρά από λύσεις για να διαλέξετε.

Πώς να συγχωνεύσετε διπλές επαφές στο Outlook

Στις περισσότερες περιπτώσεις το Outlook είναι αρκετά έξυπνο ώστε να αποτρέπει την επανάληψη όταν προσπαθείτε να δημιουργήσετε μια επαφή που ήδη υπάρχει. Ωστόσο, αν έχετε ήδη έναν αριθμό διπλών επαφών στο βιβλίο διευθύνσεών σας, θα πρέπει να εφαρμόσετε μια ειδική τεχνική για να καθαρίσετε το χάος. Εντάξει, ας ξεκινήσουμε!

Σημείωση: Για μόνιμη απώλεια δεδομένων κατά λάθος, σας συνιστούμε να δημιουργήσετε πρώτα ένα αντίγραφο ασφαλείας, για παράδειγμα εξάγοντας τις επαφές του Outlook στο Excel.

1. Δημιουργήστε έναν νέο φάκελο Επαφές . Στις Επαφές του Outlook, κάντε δεξί κλικ στον τρέχοντα φάκελο Επαφές και επιλέξτε Νέος φάκελος... από το μενού περιβάλλοντος.

   Δώστε ένα όνομα σε αυτόν τον φάκελο, ας τον ονομάσουμε Συγχώνευση διπλότυπων για αυτό το παράδειγμα.

2. Μετακινήστε όλες τις επαφές του Outlook στο νέο φάκελο που δημιουργήσατε . μεταβείτε στον τρέχοντα φάκελο επαφών σας και πατήστε CTRL+A για να επιλέξετε όλες τις επαφές, και στη συνέχεια πατήστε CTRL+SHIFT+V για να τις μετακινήσετε στον πρόσφατα δημιουργημένο φάκελο ( Συγχώνευση διπλότυπων φάκελος).

   Συμβουλή: Αν δεν είστε πολύ άνετοι με τις συντομεύσεις, μπορείτε απλά να κάνετε δεξί κλικ στις επιλεγμένες επαφές και να επιλέξετε Μετακίνηση από το μενού περιβάλλοντος.

3. Εξαγωγή των επαφών σε αρχείο .csv χρησιμοποιώντας " Εισαγωγή και εξαγωγή " μάγος.

   Στα Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 και Outlook 2019, μεταβείτε στην επιλογή Αρχείο> Άνοιγμα> Εισαγωγή .

   Στο Outlook 2007 και στο Outlook 2003, θα βρείτε αυτόν τον οδηγό στην ενότητα Αρχείο> Εισαγωγή και εξαγωγή...

   Ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία εξαγωγής και θα επιλέξετε τις ακόλουθες επιλογές:

   • Βήμα 1. " Εξαγωγή σε αρχείο ".
   • Βήμα 2. " Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα (Windows) ".
   • Βήμα 3. Επιλέξτε το Συγχώνευση διπλότυπων φάκελο που δημιουργήσατε νωρίτερα.
   • Βήμα 4. Επιλέξτε το φάκελο προορισμού για την αποθήκευση του αρχείου .csv.
   • Βήμα 5. Κάντε κλικ στο Τέλος για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εξαγωγής.

   Συμβουλή:

   Και ιδού τι έχουμε μετά τη χρήση του Οδηγού συνδυασμού γραμμών.

   Αν ενδιαφέρεστε να δοκιμάσετε τον Οδηγό συνδυασμού σειρών στα δικά σας δεδομένα, μπορείτε να κατεβάσετε μια πλήρως λειτουργική δοκιμαστική έκδοση εδώ.

4. Εισάγετε επαφές από το αρχείο CSV στον προεπιλεγμένο φάκελο Επαφές.

   Ξεκινήστε το Εισαγωγή τον οδηγό και πάλι όπως περιγράφεται στο βήμα 3 και επιλέξτε τις ακόλουθες επιλογές:

   • Βήμα 1. " Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο ".
   • Βήμα 2. " Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα (Windows) ".
   • Βήμα 3. Περιηγηθείτε στο εξαγόμενο αρχείο .csv.
   • Βήμα 4. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει " Μην εισάγετε διπλότυπα στοιχεία ". Αυτή είναι η βασική επιλογή που κάνει το κόλπο!
   • Βήμα 5. Επιλέξτε τον κύριο φάκελο Επαφές, ο οποίος προς το παρόν είναι άδειος, ως φάκελο προορισμού για την εισαγωγή των επαφών.
   • Βήμα 6. Κάντε κλικ στο Τέλος για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής.
5. Συγχωνεύστε τις επαφές που έχουν αφαιρεθεί με τις αρχικές.

   Τώρα πρέπει να συγχωνεύσετε τις αποσυμπιεσμένες επαφές που βρίσκονται αυτή τη στιγμή στον κύριο φάκελο Επαφές με τις αρχικές επαφές που βρίσκονται στο φάκελο Συγχώνευση διπλών επαφών, ώστε να μην χαθούν τα στοιχεία των επαφών.

   Ανοίξτε το Συγχώνευση διπλότυπων και πατήστε CTRL+A για να επιλέξετε όλες τις επαφές. Στη συνέχεια, πατήστε CTRL+SHIFT+V και επιλέξτε να μετακινήσετε τις επαφές στον κύριο φάκελο Επαφές.

   Όταν εντοπιστεί ένα αντίγραφο, το Outlook θα εμφανίσει ένα αναδυόμενο μήνυμα που θα σας προτείνει να ενημερώσετε τις πληροφορίες της υπάρχουσας επαφής και θα εμφανίσει μια προεπισκόπηση των δεδομένων που θα προστεθούν ή θα ενημερωθούν, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο.

   Σημείωση: Εάν έχετε χρησιμοποιήσει τον Οδηγό συνδυασμού γραμμών για να συγχωνεύσετε διπλές γραμμές στο αρχείο CSV, αυτό το βήμα δεν είναι απαραίτητο, επειδή όλα τα στοιχεία επαφών συγχωνεύτηκαν σε ένα αρχείο CSV και βρίσκονται ήδη στον κύριο φάκελο Επαφές.

   
   • Επιλέξτε Ενημέρωση αν πρόκειται για διπλές επαφές και θέλετε να τις συγχωνεύσετε.
   • Επιλέξτε Προσθήκη νέας επαφής αν πρόκειται, στην πραγματικότητα, για δύο διαφορετικές επαφές.
   • Αν θέλετε να επιταχύνετε τη διαδικασία, κάντε κλικ στο κουμπί Ενημέρωση όλων και όλες οι αλλαγές θα γίνουν αυτόματα αποδεκτές σε όλες τις διπλές επαφές.
   • Αν θέλετε να επανεξετάσετε μια συγκεκριμένη επαφή αργότερα, κάντε κλικ στο Παράλειψη Σε αυτή την περίπτωση, το αρχικό στοιχείο επαφής θα παραμείνει στο Συγχώνευση διπλότυπων φάκελος.

   Όταν το Outlook εντοπίζει μια διπλή επαφή με διαφορετική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέγετε να ενημερώσετε μια επαφή, η τρέχουσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επαφής θα μετακινηθεί στο " E-mail 2 ", όπως φαίνεται στο παραπάνω στιγμιότυπο.

   Σημείωση: Εάν το Outlook σας δεν εμφανίζει αυτό το παράθυρο διαλόγου όταν προσθέτετε διπλές επαφές, τότε πιθανότατα ο ανιχνευτής διπλών επαφών είναι απενεργοποιημένος. Δείτε πώς να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Έλεγχος για διπλές επαφές.

   Δείτε επίσης: Πώς να κλειδώσετε κελιά στο Excel και να ξεκλειδώσετε ορισμένα κελιά σε ένα προστατευμένο φύλλο

Συγχώνευση διπλών επαφών του Outlook χρησιμοποιώντας το Gmail

Εάν έχετε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail (υποθέτω ότι οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν στις μέρες μας), μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε για να συγχωνεύσετε τις διπλές επαφές του Outlook. Με λίγα λόγια, η διαδικασία έχει ως εξής. Εξάγετε τις επαφές σας στο Outlook σε ένα αρχείο .csv, εισαγάγετε το αρχείο αυτό στο λογαριασμό σας στο Gmail, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Εύρεση και συγχώνευση διπλών" που είναι διαθέσιμη στο Gmail και, τέλος, εισαγάγετε τις επαφές που έχουν διαχωριστεί πίσω στο Outlook.

Αν θέλετε πιο λεπτομερείς οδηγίες, ορίστε:

1. Εξάγετε τις επαφές σας από το Outlook σε ένα αρχείο CSV, όπως περιγράφεται στο βήμα 3 παραπάνω ( Καρτέλα File> Open> Import> Export to a file> Comma Separated File (Windows) ).
2. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail, πλοηγηθείτε στην επιλογή Επαφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή επαφών...
3. Κάντε κλικ στο Επιλέξτε Αρχείο και αναζητήστε το αρχείο CSV που δημιουργήσατε στο βήμα 1.

   Το Gmail δημιουργεί μια νέα ομάδα επαφών για κάθε εισαγόμενο αρχείο, ώστε να μπορείτε να έχετε εύκολη πρόσβαση σε αυτό και να το επανεξετάζετε αργότερα.

   Δείτε επίσης: Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στο Excel: πώς να προσαρμόσετε, να μετακινήσετε και να επαναφέρετε
4. Αφού ολοκληρωθεί η εισαγωγή, κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση & συγχώνευση διπλοτύπων σύνδεσμος.
5. Εμφανίζεται μια λίστα με τις διπλές επαφές που έχουν βρεθεί και μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή επεκτείνετε το σύνδεσμο για να επανεξετάσετε και να επαληθεύσετε τις επαφές που πρόκειται να συγχωνευθούν.

   Αν όλα είναι Εντάξει , κάντε κλικ Συγχώνευση .

   Μια λέξη προσοχής : Δυστυχώς, το Gmail δεν είναι τόσο έξυπνο όσο το Outlook (ή ίσως απλά υπερβολικά προσεκτικό) για να εντοπίσει διπλές επαφές με μικρές διαφορές στα ονόματα μιας επαφής. Για παράδειγμα, απέτυχε να εντοπίσει την ψεύτικη επαφή μας Ελίνα Άντερσον και Elina K. Anderson και ένα και το αυτό άτομο. Γι' αυτό, μην απογοητευτείτε αν εντοπίσετε μερικά αντίγραφα μετά την εισαγωγή των συγχωνευμένων επαφών πίσω στο Outlook. Δεν φταίτε εσείς, τα κάνατε όλα σωστά! Και υπάρχουν ακόμα περιθώρια βελτίωσης για το Gmail : )

6. Στο Gmail, κάντε κλικ στο Περισσότερα> Εξαγωγή... για να μεταφέρετε τις συγχωνευμένες επαφές πίσω στο Outlook.
7. Στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή επαφών, καθορίστε 2 πράγματα:
   • Κάτω από " Ποιες επαφές θέλετε να εξάγετε ", επιλέξτε αν θέλετε να εξαγάγετε όλες τις επαφές ή μόνο μια συγκεκριμένη ομάδα. Αν θέλετε να εξαγάγετε μόνο τις επαφές που έχετε εισάγει από το Outlook, είναι λογικό να επιλέξετε το αντίστοιχο Εισαγόμενο ομάδα.
   • Κάτω από " Ποια μορφή εξαγωγής ", επιλέξτε Μορφή CSV του Outlook .

   Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εξαγωγή για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εξαγωγής.

8. Τέλος, εισαγάγετε τις συγχωνευμένες επαφές πίσω στο Outlook, όπως περιγράφεται στο βήμα 4 της προηγούμενης μεθόδου. Θυμηθείτε να επιλέξετε " Μην εισάγετε διπλότυπα στοιχεία "!

   Συμβουλή: Πριν από την εισαγωγή των επαφών συγχώνευσης από το Gmail, μπορείτε να μετακινήσετε όλες τις επαφές από τον κύριο φάκελο του Outlook σε έναν εφεδρικό φάκελο για να αποφύγετε τη δημιουργία περισσότερων αντιγράφων.

Σύνδεση διπλών επαφών στο Outlook 2013 και 2016

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2013 ή το Outlook 2016, μπορείτε να συνδυάσετε γρήγορα διάφορες επαφές που σχετίζονται με το ίδιο άτομο χρησιμοποιώντας την επιλογή Σύνδεσμος Επαφές επιλογή.

1. Ανοίξτε τη λίστα επαφών σας κάνοντας κλικ στο Άνθρωποι στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης.
2. Κάντε κλικ στην επαφή που θέλετε να συγχωνεύσετε για να την επιλέξετε.
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μικρό Κουμπί κουκκίδες δίπλα στο Επεξεργασία για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Σύνδεσμος Επαφές από τη λίστα.
4. Σύμφωνα με το Σύνδεση άλλων επαφών ενότητα, αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα του ατόμου που θέλετε να συνδέσετε στο πεδίο αναζήτησης και καθώς πληκτρολογείτε, το Outlook θα εμφανίζει όλες τις επαφές που ταιριάζουν με την αναζήτησή σας.
5. Επιλέξτε την ή τις επαφές που χρειάζεστε από τη λίστα αποτελεσμάτων και κάντε κλικ πάνω της. Οι επιλεγμένες επαφές θα συγχωνευθούν αμέσως και θα δείτε τα ονόματά τους κάτω από το πεδίο Συνδεδεμένες επαφές Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Φυσικά, η λειτουργία Σύνδεσμος επαφών δεν είναι η καλύτερη επιλογή για να καθαρίσετε μια μεγάλη λίστα επαφών γεμάτη με διπλότυπα, αλλά σίγουρα θα σας βοηθήσει να συγχωνεύσετε γρήγορα μερικές πανομοιότυπες επαφές σε μια ενιαία.

Πώς να αποτρέψετε τις διπλές επαφές στο Outlook σας

Τώρα που έχετε καθαρίσει το χάος στις επαφές του Outlook, έχει νόημα να επενδύσετε λίγα λεπτά ακόμα και να κλίνετε τον τρόπο με τον οποίο θα διατηρήσετε τη λίστα επαφών σας καθαρή στο μέλλον. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί εύκολα με την ενεργοποίηση του αυτόματου ανιχνευτή διπλών επαφών του Outlook. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό στο Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Πηγαίνετε στο Καρτέλα Αρχείο> Επιλογές> Επαφές .
2. Κάτω από " Ονόματα και κατάθεση ", επιλέξτε Έλεγχος για διπλές επαφές κατά την αποθήκευση νέων επαφών και κάντε κλικ στο OK.

Ναι, είναι τόσο εύκολο! Από εδώ και στο εξής, το Outlook θα προτείνει τη συγχώνευση μιας νέας επαφής που προσθέτετε με την ήδη υπάρχουσα, εάν και οι δύο έχουν παρόμοιο όνομα ή ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Συμβουλή. Μόλις συγχωνευτούν τα αντίγραφα, μπορείτε να εξάγετε τις επαφές του Outlook σε αρχείο CSV για σκοπούς δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Ελπίζουμε ότι τώρα έχετε μια καθαρή και τακτοποιημένη λίστα επαφών στο Outlook σας και ξέρετε πώς να διατηρείτε την τάξη. Σας ευχαριστούμε για την ανάγνωση!