V tomto článku se dozvíte, jak sloučit duplicitní kontakty v aplikaci Outlook bez použití nástrojů třetích stran a jak v budoucnu udržet seznam kontaktů čistý.

Aplikace Microsoft Outlook poskytuje spoustu užitečných nástrojů, které používáme a milujeme, a ještě více funkcí, o kterých nevíme. Bohužel však chybí možnost odřádkování adresáře a spojení více duplicitních kontaktů do jednoho.

Naštěstí nejsme omezeni na používání pouze těch nástrojů, které Outlook výslovně poskytuje. Stačí trocha kreativity a můžete přijít na způsob, jak vyřešit jakýkoli nebo téměř jakýkoli úkol, před kterým stojíte. Dále v tomto článku najdete návod, jak můžete zkontrolovat, zda kontakty v aplikaci Outlook nejsou duplicitní, a sloučit je bez použití softwaru třetích stran.

Proč se v aplikaci Outlook objevují duplicitní kontakty

Nejčastějším důvodem, který vede k duplikaci, je. přetažení zprávy do složky Kontakty v navigačním podokně, aby se kontakt vytvořil automaticky. To je samozřejmě nejrychlejší způsob, jak v Outlooku přidat nový kontakt, a není na něm nic špatného. Pokud však jednou za čas vytvoříte kontakty také ručně, může se stát, že budete mít pro stejnou osobu více kontaktů, např. pokud jméno kontaktu napíšete špatně nebo ho zadáte jiným způsobem.

Dalším scénářem, který vede k duplikaci kontaktů, je situace, kdy osoba vám posílá e-maily z různých účtů , např. pomocí jeho firemní e-mailové adresy a osobní adresy Gmail. V tomto případě je jedno, jakým způsobem nový kontakt vytvoříte, přetažením zprávy do složky Kontakty nebo kliknutím na tlačítko "Nový kontakt" na pásu karet, stejně se vytvoří další kontakt pro stejnou osobu.

Synchronizace s přenosným počítačem nebo mobilním zařízením a také se sociálními platformami, jako jsou LinkedIn, Facebook a Twitter, může také vést k duplicitním kontaktům. Například pokud je stejná osoba uvedena pod různými jmény v různých adresářích, např. Robert Smith, Bob Smith a Robert B. Smith , nic nebrání vytvoření více kontaktů v aplikaci Outlook.

Pokud pracujete ve firemním prostředí, mohou se objevit duplicitní kontakty v případě, že vaše společnost udržuje několik adresářů na svých serverech Exchange.

Myslím, že není třeba vysvětlovat, jaké problémy můžete mít, když jsou důležité údaje roztroušeny v několika duplicitních kontaktech v aplikaci Outlook. Pokud čtete tento článek, pak s největší pravděpodobností hledáte řešení, jak to vyřešit. A níže najdete několik řešení, z nichž si můžete vybrat.

Jak sloučit duplicitní kontakty v aplikaci Outlook

Ve většině případů je aplikace Outlook dostatečně inteligentní na to, aby zabránila duplicitám, když se snažíte vytvořit kontakt, který již existuje. Pokud však již máte v adresáři řadu duplicitních kontaktů, musíte použít speciální techniku, abyste nepořádek vyčistili. Dobrá, začněme!

Poznámka: Aby nedošlo k náhodné ztrátě dat, důrazně doporučujeme nejprve vytvořit záložní kopii, například exportem kontaktů aplikace Outlook do aplikace Excel.

1. Vytvoření nové složky Kontakty . V aplikaci Outlook Kontakty klikněte pravým tlačítkem myši na aktuální složku Kontakty a vyberte možnost Nová složka... z kontextové nabídky.

   Pojmenujte tuto složku, nazvěme ji třeba Sloučení duplicit pro tento příklad.

2. Přesunutí všech kontaktů aplikace Outlook do nově vytvořené složky . Přepněte se do aktuální složky s kontakty a stisknutím kláves CTRL+A vyberte všechny kontakty, poté je stisknutím kláves CTRL+SHIFT+V přesuňte do nově vytvořené složky ( Sloučení duplicit složka).

   Tip: Pokud se vám klávesové zkratky příliš nehodí, můžete jednoduše kliknout pravým tlačítkem myši na vybrané kontakty a zvolit možnost. Přesun z kontextové nabídky.

3. Export kontaktů do souboru .csv pomocí " Import a export " průvodce.

   V aplikacích Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 a Outlook 2019 přejděte na stránku Soubor> Otevřít> Importovat .

   V aplikacích Outlook 2007 a Outlook 2003 najdete tohoto průvodce v části Soubor> Import a export...

   Průvodce vás provede procesem exportu a vy vyberete následující možnosti:

   • Krok 1. " Export do souboru ".
   • Krok 2. " Hodnoty oddělené čárkou (Windows) ".
   • Krok 3. Vyberte Sloučení duplicit složku, kterou jste vytvořili dříve.
   • Krok 4. Vyberte cílovou složku pro uložení souboru .csv.
   • Krok 5. Klikněte na Dokončení dokončit proces exportu.

   Tip:

   A zde je výsledek po použití Průvodce kombinací řádků.

   Pokud máte zájem vyzkoušet Průvodce kombinací řádků na vlastních datech, můžete si stáhnout plně funkční zkušební verzi zde.

4. Importujte kontakty ze souboru CSV do výchozí složky Kontakty.

   Spusťte Import průvodce znovu, jak je popsáno v kroku 3, a vyberte následující možnosti:

   • Krok 1. " Import z jiného programu nebo souboru ".
   • Krok 2. " Hodnoty oddělené čárkou (Windows) ".
   • Krok 3. Přejděte k exportovanému souboru .csv.
   • Krok 4. Nezapomeňte vybrat možnost " Neimportujte duplicitní položky ". Toto je klíčová možnost, která to dokáže!
   • Krok 5. Jako cílovou složku pro import kontaktů vyberte hlavní složku Kontakty, která je v současné době prázdná.
   • Krok 6. Klikněte na Dokončení dokončit proces importu.
5. Sloučení deduplikovaných kontaktů s původními.

   Nyní je třeba sloučit deduplikované kontakty, které jsou aktuálně v hlavní složce Kontakty, s původními kontakty, které se nacházejí ve složce Sloučit duplikáty, aby se neztratily žádné kontaktní údaje.

   Otevřete Sloučení duplicit složku a stisknutím kláves CTRL+A vyberte všechny kontakty. Poté stiskněte klávesy CTRL+SHIFT+V a zvolte přesunutí kontaktů do hlavní složky Kontakty.

   Při zjištění duplicity aplikace Outlook zobrazí vyskakovací zprávu s návrhem na aktualizaci informací o stávajícím kontaktu a zobrazí náhled dat, která budou přidána nebo aktualizována, jak je znázorněno na obrázku níže.

   Poznámka: Pokud jste použili Průvodce sloučením řádků ke sloučení duplicitních řádků v souboru CSV, není tento krok ve skutečnosti nutný, protože všechny kontaktní údaje byly sloučeny v souboru CSV a jsou již v hlavní složce Kontakty.

   
   • Vyberte si Aktualizace pokud se jedná o duplicitní kontakty a chcete je sloučit.
   • Vyberte si Přidání nového kontaktu pokud se ve skutečnosti jedná o dva různé kontakty.
   • Pokud chcete proces urychlit, klikněte na tlačítko Aktualizovat vše a všechny změny budou automaticky přijaty ve všech duplicitních kontaktech.
   • Pokud si chcete konkrétní kontakt prohlédnout později, klikněte na tlačítko Přeskočit . V tomto případě zůstane původní kontaktní položka v seznamu. Sloučení duplicit složka.

   Když aplikace Outlook zjistí duplicitní kontakt s jinou e-mailovou adresou a vy se rozhodnete kontakt aktualizovat, aktuální e-mailová adresa kontaktu se přesune do "". E-mail 2 ", jak je znázorněno na obrázku výše.

   Poznámka: Pokud se v aplikaci Outlook při přidávání duplicitních kontaktů tento dialog nezobrazuje, je pravděpodobné, že je detektor duplicitních kontaktů vypnutý. Podívejte se, jak zapnout funkci Kontrola duplicitních kontaktů.

Sloučení duplicitních kontaktů aplikace Outlook pomocí služby Gmail

Pokud máte e-mailový účet Gmail (v dnešní době asi většina lidí), můžete jej použít ke sloučení duplicitních kontaktů aplikace Outlook. Postup je ve zkratce následující. Kontakty aplikace Outlook exportujte do souboru .csv, tento soubor importujte do účtu Gmail, použijte funkci "Najít a sloučit duplicity", která je k dispozici v aplikaci Gmail, a nakonec importujte deduplikované kontakty zpět do aplikace Outlook.

Pokud chcete podrobnější návod, zde je:

1. Export kontaktů z aplikace Outlook do souboru CSV, jak je popsáno v kroku 3 výše ( Karta Soubor> Otevřít> Importovat> Exportovat do souboru> Soubor oddělený čárkou (Windows) ).
2. Přihlaste se do svého účtu Gmail, přejděte do sekce Kontakty a klikněte na tlačítko Importovat kontakty...
3. Klikněte na Zvolte Soubor a přejděte do souboru CSV, který jste vytvořili v kroku 1.

   Gmail vytvoří pro každý importovaný soubor novou skupinu kontaktů, abyste k nim mohli později snadno přistupovat a prohlížet je.

4. Po dokončení importu klikněte na tlačítko Vyhledávání & amp; slučování duplicit odkaz.
5. Zobrazí se seznam nalezených duplicitních kontaktů a můžete kliknout na tlačítko rozšířit odkaz pro kontrolu a ověření kontaktů, které mají být sloučeny.

   Pokud je vše Dobře , klikněte Sloučení .

   Upozornění : Gmail bohužel není tak chytrý jako Outlook (nebo možná jen příliš opatrný), aby odhalil duplicitní kontakty s malými rozdíly ve jménech kontaktů. Například se mu nepodařilo identifikovat náš falešný kontakt. Elina Anderson a Elina K. Anderson a jednu a tutéž osobu. Proto nebuďte zklamaní, pokud po importu sloučených kontaktů zpět do Outlooku objevíte několik duplicit. Není to vaše chyba, vše jste udělali správně! A pro Gmail je stále co zlepšovat : )

6. V aplikaci Gmail klikněte na Více> Export... přenést sloučené kontakty zpět do aplikace Outlook.
7. V dialogovém okně Export kontaktů zadejte 2 údaje:
   • Pod " Které kontakty chcete exportovat ", vyberte, zda chcete exportovat všechny kontakty, nebo pouze určitou skupinu. Pokud chcete exportovat pouze ty kontakty, které jste importovali z Outlooku, je vhodné zvolit odpovídající možnost. Dovážené skupina.
   • Pod " Který formát exportu ", vyberte Formát CSV aplikace Outlook .

   Pak klikněte na Export dokončíte proces exportu.

8. Nakonec importujte sloučené kontakty zpět do aplikace Outlook, jak je popsáno v kroku 4 předchozí metody. Nezapomeňte vybrat " Neimportujte duplicitní položky "!

   Tip: Před importem sloučených kontaktů ze služby Gmail můžete všechny kontakty z hlavní složky aplikace Outlook přesunout do záložní složky, abyste zabránili vytváření dalších duplicit.

Propojení duplicitních kontaktů v aplikaci Outlook 2013 a 2016

Pokud používáte aplikaci Outlook 2013 nebo Outlook 2016, můžete rychle spojit několik kontaktů souvisejících s toutéž osobou pomocí funkce Odkaz Kontakty možnost.

1. Seznam kontaktů otevřete kliknutím na Lidé v dolní části navigačního podokna.
2. Kliknutím na kontakt, který chcete sloučit, jej vyberte.
3. Pak klikněte na malé tlačítko s tečkami vedle Upravit otevřete rozevírací nabídku a vyberte možnost Odkaz Kontakty ze seznamu.
4. V rámci Odkaz Další kontakty začněte do vyhledávacího pole psát jméno osoby, kterou chcete propojit, a během psaní Outlook zobrazí všechny kontakty, které odpovídají vašemu vyhledávání.
5. Vyberte potřebný kontakt (kontakty) ze seznamu výsledků a klikněte na něj. Vybrané kontakty budou ihned sloučeny a jejich jména se zobrazí pod položkou. Propojené kontakty stačí kliknout na tlačítko OK uložit změny.

Funkce Propojit kontakty samozřejmě není nejlepší volbou pro vyčištění velkého seznamu kontaktů přeplněného duplicitami, ale rozhodně vám pomůže rychle sloučit několik stejných kontaktů do jednoho.

Jak zabránit duplicitním kontaktům v aplikaci Outlook

Nyní, když jste vyčistili nepořádek v kontaktech aplikace Outlook, má smysl investovat několik dalších minut a opřít se o to, jak udržet seznam kontaktů čistý i v budoucnu. Toho lze snadno dosáhnout povolením automatického detektoru duplicitních kontaktů aplikace Outlook. Podívejte se, jak to provést v aplikaci Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Přejděte na Karta Soubor> Možnosti> Kontakty .
2. Pod " Jména a podání ", vyberte Kontrola duplicitních kontaktů při ukládání nových kontaktů a klikněte na tlačítko OK.

Ano, je to tak snadné! Od nynějška Outlook navrhne sloučení nového přidávaného kontaktu se stávajícím, pokud mají oba podobné jméno nebo stejnou e-mailovou adresu.

Tip: Po sloučení duplicit můžete kontakty aplikace Outlook exportovat do souboru CSV pro účely zálohování.

Doufejme, že nyní máte v Outlooku čistý a přehledný seznam kontaktů a víte, jak v něm udržovat pořádek. Děkujeme za přečtení!