Во оваа статија ќе научите како да споите дупликат контакти во Outlook без да користите алатки од трета страна и како да ја одржувате листата на контакти чиста во иднина.

Microsoft Outlook обезбедува многу практични алатки што ги користиме и ги сакаме и уште повеќе функции за кои не сме свесни. Но, за жал, опцијата да се отстрани адресарот и да се комбинираат повеќе дупликати контакти во еден не е вклучена.

За среќа, не сме ограничени да ги користиме само оние алатки кои Outlook ги обезбедува експлицитно. Со само малку креативност можете да откриете начин да ја решите секоја или речиси секоја задача со која се соочувате. Понатаму во оваа статија ќе најдете како можете да ги проверите контактите на Outlook за дупликати и да ги споите без да користите софтвер од трета страна.

Зошто се појавуваат дупликат контакти во Outlook

Најчеста причина што води до дуплирање е влечење порака во папката Контакти во окното за навигација со цел автоматски да се креира контакт. Се разбира, ова е најбрзиот начин за додавање нов контакт во Outlook и нема ништо лошо во тоа. Меѓутоа, ако и рачно креирате контакти одвреме-навреме, може да завршите со повеќе контакти за истото лице, на пр. ако погрешно го напишете името на контактот или го внесете на поинаков начин.

Друго сценарио кое води до дуплирање контакти е кога лице ви испраќа е-пошта од различнисметки , на пр. користејќи ја неговата или нејзината корпоративна адреса за е-пошта и лична адреса на Gmail. Во овој случај, без разлика како креирате нов контакт, со влечење порака во папката Контакти или со кликнување на копчето „Нов контакт“ на лентата, сепак ќе се креира дополнителен контакт за истата личност.

Синхронизацијата со лаптоп или мобилен уред, како и со социјалните платформи како што се LinkedIn, Facebook и Twitter, исто така може да произведе дупликат контакти. На пример, ако истата личност е наведена под различни имиња во различни адресари, да речеме Роберт Смит, Боб Смит и Роберт Б. Смит , ништо не спречува да се создадат повеќе контакти во вашиот Outlook.

Ако работите во корпоративна средина, може да се појават дупликат контакти во случај вашата компанија да одржува неколку адресари на своите Exchange сервери.

Мислам дека нема потреба за да објасните какви проблеми може да имате кога важни детали се расфрлани низ неколку дупликати контакти во вашиот Outlook. Ако ја читате оваа статија, тогаш најверојатно барате решение за да го средите. А подолу ќе најдете голем број решенија од кои можете да изберете.

Како да споите дупликат контакти во Outlook

Во повеќето случаи Outlook е доволно паметен за да спречи дуплирање кога се обидувате да креирате контакт што веќе постои. Меѓутоа, ако веќе имате голем број надупликат контакти во вашиот адресар, треба да примените специјална техника за да го исчистите нередот. Добро, ајде да започнеме!

Забелешка. За трајно случајно губење на податоци, силно препорачуваме прво да направите резервна копија, на пример со извоз на вашите контакти на Outlook во Excel.

1. Креирајте нова папка Контакти . Во Outlook Contacts, кликнете со десното копче на вашата тековна папка Контакти и изберете Нова папка… од контекстното мени.

   Дајте име на оваа папка, ајде да ја наречеме Спој ги дупеите за овој пример.

2. Премести ги сите ваши контакти на Outlook во новосоздадената папка . Префрлете се во вашата тековна папка со контакти и притиснете CTRL+A за да ги изберете сите контакти, а потоа притиснете CTRL+SHIFT+V за да ги преместите во новосоздадената папка ( Спојување на дупи папка).

   Совет: ако не ви е многу удобно со кратенките, можете едноставно да кликнете со десното копче на избраните контакти и да изберете Премести од контекстното мени.

3. Извезете ги контактите во датотека .csv користејќи го волшебникот „ Увоз и извоз “.

   Во Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019, одете во Датотека > Отвори > Увези .

   Во Outlook 2007 и Outlook 2003, ќе го најдете овој волшебник под Датотека > Увоз и извоз...

   Волшебникот ќе ве води низ процесот на извоз, а вие ги избирате следните опции:

   • Чекор 1. " Извези во аДатотека ".
   • Чекор 2. " Вредности одвоени со запирки (Windows) ".
   • Чекор 3. Изберете ја папката Спојување на дупес сте создале порано.
   • Чекор 4. Изберете ја дестинацијата за да ја зачувате датотеката .csv.
   • Чекор 5. Кликнете Заврши за да го завршите процесот на извоз.

   Совет:

   И еве што имаме по користењето на Волшебникот за комбинирање редови.

   Ако сте заинтересирани да го пробате Волшебникот за комбинирање редови на вашите сопствени податоци, можете да преземете ја целосно функционалната пробна верзија овде.

4. Увезете контакти од CSV-датотеката во вашата стандардна папка „Контакти“.

   Започнете ја Волшебникот Увези повторно како што е опишано во чекор 3 и изберете ги следните опции:

   • Чекор 1. „ Увези од друга програма или датотека ".
   • Чекор 2. " Вредности разделени со запирки (Windows) ".
   • Чекор 3. Пребарајте до извезената датотека .csv.
   • Чекор 4. Погрижете се да изберете „ Не увезувај дупликати ставки ". Ова е клучната опција што успева!
   • Чекор 5. Изберете ја вашата главна Папката контакти, која моментално е празна, како одредишна папка во која треба да се увезат контактите.
   • Чекор 6. Кликнете Заврши за да го завршите процесот на увоз.
5. Спојте ги избришаните контакти со оригиналните.

   Сега треба да ги споите отстранетите контакти кои моментално се во вашата главна папка Контакти со оригиналните контакти што се наоѓаат во папката Merge dupes, така што тоаникакви детали за контакт нема да се изгубат.

   Отворете ја папката Merge dupes и притиснете CTRL+A за да ги изберете сите контакти. Потоа притиснете CTRL+SHIFT+V и изберете да ги преместите контактите во вашата главна папка Контакти.

   Кога ќе се открие дупликат, Outlook ќе исфрли скокачка порака што сугерира да ги ажурирате информациите за постоечкиот контакт и да прикажете преглед на податоци што ќе се додадат или ажурираат, како што е прикажано на екранот подолу.

   Исто така види: Како да го синхронизирате Календарот на Google со Outlook (2016, 2013 и 2010 година)

   Забелешка: Ако сте го користеле Волшебникот за комбинирање редови за да ги споите дупликатите редови во датотеката CSV, овој чекор всушност не е потребен , бидејќи сите детали за контакт се споени во CSV-датотека и веќе се во вашата главна папка Контакти.

   
   • Изберете Ажурирај ако ова се дупликат контакти и сакате да се споите нив.
   • Изберете Додај нов контакт ако тие се всушност два различни контакти.
   • Ако сакате да го забрзате процесот, кликнете Ажурирај ги сите и сите промени ќе бидат прифатени автоматски во сите дупликати контакти.
   • Ако сакате да прегледате одреден контакт подоцна, кликнете Прескокни . Во овој случај, оригиналната ставка за контакт ќе остане во папката Merge dupes .

   Кога Outlook ќе открие дупликат контакт со друга адреса на е-пошта и ќе изберете да ажурирате контакт, тековната адреса на е-пошта на контактот ќе биде преместена во полето „ Е-пошта 2 “, како што е прикажано на сликата од екранот погоре.

   Забелешка: ако вашиот Outlookне го прикажува овој дијалог кога додавате дупликат контакти, тогаш најверојатно детекторот за дупликат контакт е исклучен. Погледнете како да ја овозможите функцијата Проверете за дупликат контакти.

Спојте ги дупликатите контакти на Outlook користејќи Gmail

Ако имате сметка за е-пошта на Gmail (претпоставувам дека повеќето луѓе имаат деновиве) , можете да го користите за да ги споите дупликатите контакти на Outlook. Накратко, постапката е следна. Извезете ги вашите контакти на Outlook во .csv-датотека, увезете ја таа датотека во вашата сметка на Gmail, користете ја функцијата „Најди и спојувај дупликати“ достапна во Gmail и конечно увезете ги отстранетите контакти назад во Outlook.

Ако сакате повеќе детална инструкција, еве:

1. Извезете ги вашите контакти на Outlook во CSV-датотека, како што е опишано во чекор 3 погоре ( табот Датотека > Отворете > Увоз > Извезете во датотека > ; Датотека разделена со запирки (Windows) ).
2. Најавете се во вашата Gmail сметка, одете до Контакти и потоа кликнете Увези контакти...
3. Кликнете на копчето Избери датотека и прелистајте до CSV-датотеката што ја создадовте во чекор 1.

   Gmail создава нова контакт група за секоја увезена датотека за да можете лесно да пристапите и да ја прегледате подоцна .

4. Откако ќе заврши увозот, кликнете на Најди & засилувач; спојување дупликати врска.
5. Се прикажува список на пронајдени дупликати контакти и можете да кликнете на врската прошири за да ги прегледате и потврдите контактите што треба да се спојат.

   Ако сè е Во ред , кликнете Спој .

   Внимателен збор : За жал, Gmail не е толку паметен како Outlook (или можеби само превнимателен) за откривање дупликат контакти со мали разлики во имињата на контактите. На пример, не успеа да го идентификува нашиот лажен контакт Елина Андерсон и Елина К. Андерсон и едно исто лице. Затоа, немојте да се разочарувате ако забележите неколку дупликати откако ќе ги увезете споените контакти назад во Outlook. Не си ти крив, си направил се како што треба! И сè уште има простор за подобрување за Gmail :)

6. Во Gmail, кликнете Повеќе > Извези... за да ги пренесеш споените контакти назад во Outlook.
7. Во прозорецот за дијалог Извези контакти, наведете 2 работи:
   • Под „ Кои контакти сакате да ги извезете “, изберете дали да ги извезувате сите контакти или само одредена група. Ако сакате да ги извезете само оние контакти што сте ги увезле од Outlook, логично е да ја изберете соодветната група Увезена .
   • Под „ Кој формат за извоз “, изберете Outlook CSV формат .

   Потоа кликнете на копчето Извези за да го завршите процесот на извоз.

8. Конечно, увезете ги споените контакти назад во Outlook, како што е опишано во чекор 4 од претходниот метод. Запомнете да изберете „ Не увезувајте дупликати ставки “!

   Совет: пред да ги увезете контактите за спојувањеод Gmail, можете да ги преместите сите контакти од вашата главна папка на Outlook во резервна папка за да избегнете создавање повеќе дупликати.

Поврзете дупликати контакти во Outlook 2013 и 2016 година

Ако ако користите Outlook 2013 или Outlook 2016, можете брзо да комбинирате неколку контакти поврзани со истото лице користејќи ја опцијата Поврзи контакти .

1. Отворете ја вашата листа со контакти со кликнување на Луѓе на дното на окното за навигација.
2. Кликнете на контактот што сакате да го споите за да го изберете.
3. Потоа кликнете на малото копче точки веднаш до Уреди за да го отворите паѓачкото мени и изберете Поврзи контакти од листа.
4. Под делот Поврзи други контакти , почнете да пишувате име на личноста што сакате да ја поврзете во полето за пребарување и додека пишувате Outlook ќе ги прикаже сите контакти што одговараат на вашата пребарување.
5. Изберете ги потребните контакти од списокот со резултати и кликнете на него. Избраните контакти веднаш ќе се спојат и ќе ги видите нивните имиња под насловот Поврзани контакти . Сè што треба да направите е да кликнете OK за да ги зачувате промените.

Се разбира, функцијата Link Contacts не е најдобриот избор за чистење на голема листа на контакти преполна со дупликати, но дефинитивно ќе ви помогне брзо да споите неколку идентични контакти во еден единствен еден.

Како да спречите дупликат контакти во вашиот Outlook

Сегадека сте го исчистиле нередот во контактите на Outlook, има смисла да вложите уште неколку минути и да се осврнете како да ја одржувате вашата листа на контакти чиста во иднина. Ова може лесно да се постигне со овозможување на автоматскиот Outlook дупликат контакт детектор. Погледнете како да го направите ова во Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Одете во картичката Датотека > Опции > Контакти .
2. Под „ Имиња и поднесување “, изберете Проверете дали има дупликат контакти кога зачувувате нови контакти и кликнете OK.

Да, толку е лесно! Отсега, Outlook ќе предложи спојување на нов контакт што го додавате со постоечкиот, доколку и двајцата имаат слично име или идентична адреса на е-пошта.

Совет. Откако ќе се спојат дупликатите, можете да ги извезете вашите контакти на Outlook во CSV-датотека за резервни цели.

Се надеваме, сега имате чиста и уредна листа на контакти во вашиот Outlook и знаете како да ја одржувате нарачката. Ви благодариме што прочитавте!