ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีรวมรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือของบุคคลที่สาม และวิธีทำให้รายชื่อติดต่อของคุณสะอาดอยู่เสมอในอนาคต

Microsoft Outlook มีเครื่องมือที่มีประโยชน์มากมายที่เราใช้และชื่นชอบ และคุณลักษณะอื่นๆ อีกมากมายที่เราไม่รู้จัก แต่น่าเสียใจที่ตัวเลือกในการลอกข้อมูลสมุดที่อยู่และรวมรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันหลายรายการเข้าด้วยกันไม่ได้อยู่ในตัวเลือกนี้

โชคดีที่เราไม่ได้จำกัดให้ใช้เฉพาะเครื่องมือเหล่านั้นที่ Outlook มีให้อย่างชัดเจนเท่านั้น ด้วยความคิดสร้างสรรค์เพียงเล็กน้อย คุณก็สามารถหาวิธีแก้ไขงานใดๆ หรือเกือบทุกอย่างที่คุณเผชิญอยู่ได้ เพิ่มเติมในบทความนี้ คุณจะพบวิธีตรวจสอบรายชื่อติดต่อใน Outlook เพื่อหารายการที่ซ้ำกันและรวมเข้าด้วยกันโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สาม

เหตุใดรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันจึงปรากฏใน Outlook

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่นำไปสู่การทำซ้ำคือ การลากข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ติดต่อ ในบานหน้าต่างนำทาง เพื่อให้มีการสร้างที่ติดต่อโดยอัตโนมัติ แน่นอนว่านี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ใน Outlook และไม่มีอะไรผิดปกติเกี่ยวกับเรื่องนี้ อย่างไรก็ตาม หากคุณสร้างผู้ติดต่อด้วยตนเองเป็นครั้งคราว คุณอาจมีที่อยู่ติดต่อหลายรายการสำหรับบุคคลเดียวกัน เช่น หากคุณสะกดชื่อผู้ติดต่อผิดหรือป้อนด้วยวิธีอื่น

สถานการณ์อื่นที่นำไปสู่การติดต่อซ้ำคือเมื่อ มีคนส่งอีเมลถึงคุณจากที่ต่างๆบัญชี เช่น โดยใช้ที่อยู่อีเมลของบริษัทและที่อยู่ Gmail ส่วนตัว ในกรณีนี้ ไม่ว่าคุณจะสร้างที่ติดต่อใหม่ด้วยวิธีใด โดยการลากข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ติดต่อหรือโดยการคลิกปุ่ม "ที่ติดต่อใหม่" บน Ribbon ก็จะสร้างที่ติดต่อเพิ่มเติมสำหรับบุคคลเดียวกันอยู่ดี

การซิงโครไนซ์ กับแล็ปท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ ตลอดจนแพลตฟอร์มโซเชียล เช่น LinkedIn, Facebook และ Twitter อาจทำให้เกิดรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าบุคคลคนเดียวกันมีชื่อที่แตกต่างกันในสมุดที่อยู่ที่แตกต่างกัน เช่น Robert Smith, Bob Smith และ Robert B. Smith จะไม่มีสิ่งใดป้องกันไม่ให้สร้างผู้ติดต่อหลายรายการในสมุดรายชื่อของคุณ Outlook

หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมแบบองค์กร อาจมีผู้ติดต่อที่ซ้ำกันในกรณีที่บริษัทของคุณเก็บ สมุดรายชื่อหลายเล่ม ไว้ในเซิร์ฟเวอร์ Exchange

ฉันคิดว่าไม่จำเป็น เพื่ออธิบายปัญหาที่คุณอาจพบเมื่อรายละเอียดสำคัญกระจัดกระจายอยู่ในรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันหลายรายการใน Outlook ของคุณ หากคุณกำลังอ่านบทความนี้ เป็นไปได้มากว่าคุณกำลังมองหาวิธีแก้ไขปัญหา และด้านล่างนี้คุณจะพบวิธีแก้ปัญหามากมายให้เลือก

วิธีรวมรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook

ในกรณีส่วนใหญ่ Outlook ฉลาดพอที่จะป้องกันการทำซ้ำเมื่อคุณพยายามสร้างรายชื่อติดต่อ ที่มีอยู่แล้ว แต่ถ้าคุณมีอยู่แล้วจำนวนหนึ่งผู้ติดต่อที่ซ้ำกันในสมุดที่อยู่ของคุณ คุณต้องใช้เทคนิคพิเศษเพื่อล้างความยุ่งเหยิง เอาล่ะ เริ่มกันเลย!

หมายเหตุ เพื่อให้ข้อมูลสูญหายโดยไม่ได้ตั้งใจอย่างถาวร เราขอแนะนำให้คุณทำสำเนาสำรองก่อน เช่น โดยการส่งออกที่ติดต่อ Outlook ของคุณไปยัง Excel

1. สร้างโฟลเดอร์ที่ติดต่อใหม่ ใน Outlook Contacts ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ Contacts ปัจจุบันของคุณ แล้วเลือก New Folder… จากเมนูบริบท

   ตั้งชื่อให้กับโฟลเดอร์นี้ เรียกมันว่า รวมข้อมูลที่ซ้ำกัน สำหรับตัวอย่างนี้

2. ย้ายที่ติดต่อ Outlook ทั้งหมดของคุณไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่ . สลับไปยังโฟลเดอร์ผู้ติดต่อปัจจุบันของคุณแล้วกด CTRL+A เพื่อเลือกผู้ติดต่อทั้งหมด จากนั้นกด CTRL+SHIFT+V เพื่อย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่ (โฟลเดอร์ รวมข้อมูลซ้ำ )

   เคล็ดลับ: หากคุณไม่คุ้นเคยกับทางลัด คุณสามารถคลิกขวาที่รายชื่อติดต่อที่เลือกแล้วเลือก ย้าย จากเมนูบริบท

3. ส่งออกรายชื่อไปยังไฟล์ .csv โดยใช้วิซาร์ด " นำเข้าและส่งออก "

   ใน Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 และ Outlook 2019 ให้ไปที่ ไฟล์ > เปิด > นำเข้า

   ใน Outlook 2007 และ Outlook 2003 คุณจะพบวิซาร์ดนี้ภายใต้ ไฟล์ > นำเข้าและส่งออก...

   วิซาร์ดจะนำคุณเข้าสู่กระบวนการส่งออก และคุณเลือกตัวเลือกต่อไปนี้:

   • ขั้นตอนที่ 1 " ส่งออกไปยัง กไฟล์ ".
   • ขั้นตอนที่ 2. " ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (Windows) ".
   • ขั้นตอนที่ 3. เลือกโฟลเดอร์ ผสานข้อมูลที่ซ้ำกัน ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้
   • ขั้นตอนที่ 4. เลือกโฟลเดอร์ปลายทางเพื่อบันทึกไฟล์ .csv
   • ขั้นตอนที่ 5. คลิก เสร็จสิ้น เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนการส่งออก

   เคล็ดลับ:

   และนี่คือสิ่งที่เราได้รับหลังจากใช้ตัวช่วยสร้างการรวมแถว

   หากคุณสนใจที่จะลองใช้ตัวช่วยสร้างการรวมแถวกับข้อมูลของคุณเอง คุณสามารถ ดาวน์โหลดเวอร์ชันทดลองที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ที่นี่

4. นำเข้าผู้ติดต่อจากไฟล์ CSV ไปยังโฟลเดอร์ผู้ติดต่อเริ่มต้นของคุณ

   เริ่มต้น ตัวช่วยสร้าง นำเข้า อีกครั้งตามที่อธิบายในขั้นตอนที่ 3 และเลือกตัวเลือกต่อไปนี้:

   • ขั้นตอนที่ 1. " นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น ".
   • ขั้นตอนที่ 2. " ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (Windows) ".
   • ขั้นตอนที่ 3. เรียกดูไฟล์ .csv ที่ส่งออก
   • ขั้นตอนที่ 4. อย่าลืม เลือก " อย่านำเข้ารายการที่ซ้ำกัน " นี่คือตัวเลือกหลักที่ใช้หลอกลวง
   • ขั้นตอนที่ 5. เลือกรายการหลักของคุณ โฟลเดอร์ผู้ติดต่อ ซึ่งขณะนี้ว่างเปล่า เป็นโฟลเดอร์ปลายทางที่จะนำเข้าผู้ติดต่อ
   • ขั้นตอนที่ 6. คลิก เสร็จสิ้น เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนการนำเข้า
5. รวมรายชื่อติดต่อที่ถูกลบออกกับรายชื่อเดิม

   ตอนนี้ คุณต้องรวมรายชื่อติดต่อที่ถูกลบออกซึ่งปัจจุบันอยู่ในโฟลเดอร์รายชื่อติดต่อหลักของคุณกับรายชื่อติดต่อเดิมที่อยู่ในโฟลเดอร์ผสานข้อมูลซ้ำ ดังนั้น นั่นรายละเอียดการติดต่อจะไม่สูญหาย

   เปิดโฟลเดอร์ รวมข้อมูลซ้ำ แล้วกด CTRL+A เพื่อเลือกรายชื่อทั้งหมด จากนั้นกด CTRL+SHIFT+V และเลือกย้ายรายชื่อไปยังโฟลเดอร์รายชื่อติดต่อหลักของคุณ

   เมื่อตรวจพบรายการที่ซ้ำกัน Outlook จะแสดงข้อความป๊อปอัปเพื่อแนะนำให้คุณอัปเดตข้อมูลของผู้ติดต่อที่มีอยู่และแสดง ตัวอย่างข้อมูลที่จะเพิ่มหรืออัปเดตดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง

   ดูสิ่งนี้ด้วย: วิธีสร้างและใช้ Pivot Table ใน Excel

   หมายเหตุ: หากคุณใช้ตัวช่วยสร้างการรวมแถวเพื่อรวมแถวที่ซ้ำกันในไฟล์ CSV ขั้นตอนนี้ไม่จำเป็น เนื่องจากรายละเอียดการติดต่อทั้งหมดรวมอยู่ในไฟล์ CSV และอยู่ในโฟลเดอร์รายชื่อติดต่อหลักของคุณแล้ว

   
   • เลือก อัปเดต หากรายชื่อเหล่านี้ซ้ำกัน และคุณต้องการรวม พวกเขา
   • เลือก เพิ่มผู้ติดต่อใหม่ หากเป็นผู้ติดต่อที่แตกต่างกันสองราย
   • หากคุณต้องการเร่งกระบวนการ ให้คลิก อัปเดตทั้งหมด และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะได้รับการยอมรับโดยอัตโนมัติในรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันทั้งหมด
   • หากคุณต้องการตรวจสอบรายชื่อติดต่อในภายหลัง ให้คลิก ข้าม ในกรณีนี้ รายการผู้ติดต่อเดิมจะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ รวมข้อมูลซ้ำ

   เมื่อ Outlook ตรวจพบผู้ติดต่อซ้ำซึ่งมีที่อยู่อีเมลอื่น และคุณเลือกที่จะอัปเดตผู้ติดต่อ ที่อยู่อีเมลปัจจุบันของผู้ติดต่อจะถูกย้ายไปที่ช่อง " อีเมล 2 " ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน

   หมายเหตุ: หาก Outlook ของคุณไม่แสดงกล่องโต้ตอบนี้เมื่อคุณเพิ่มผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน เป็นไปได้มากว่าตัวตรวจจับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันจะปิดอยู่ ดูวิธีเปิดใช้ฟีเจอร์ตรวจหารายชื่อติดต่อที่ซ้ำกัน

รวมรายชื่อติดต่อ Outlook ที่ซ้ำกันโดยใช้ Gmail

หากคุณมีบัญชีอีเมล Gmail (ฉันเดาว่าคนส่วนใหญ่ทำกันในปัจจุบัน) คุณสามารถใช้เพื่อรวมผู้ติดต่อ Outlook ที่ซ้ำกัน สรุปขั้นตอนมีดังนี้ ส่งออกผู้ติดต่อ Outlook ของคุณเป็นไฟล์ .csv นำเข้าไฟล์นั้นไปยังบัญชี Gmail ของคุณ ใช้ฟังก์ชัน "ค้นหาและผสานรายการที่ซ้ำกัน" ที่มีอยู่ใน Gmail และสุดท้าย นำเข้าผู้ติดต่อที่ถูกลบกลับไปยัง Outlook

หากคุณต้องการมากกว่านี้ คำแนะนำโดยละเอียด ไปเลย:

1. ส่งออกผู้ติดต่อ Outlook ของคุณเป็นไฟล์ CSV ตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 3 ด้านบน ( แท็บไฟล์ > เปิด > นำเข้า > ส่งออกไปยังไฟล์ > ; ไฟล์ที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (Windows) ).
2. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ของคุณ ไปที่รายชื่อ จากนั้นคลิก นำเข้ารายชื่อติดต่อ...
3. คลิกปุ่ม เลือกไฟล์ และเรียกดูไฟล์ CSV ที่คุณสร้างในขั้นตอนที่ 1

   Gmail จะสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใหม่สำหรับไฟล์ที่นำเข้าแต่ละไฟล์ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงและตรวจทานในภายหลังได้อย่างง่ายดาย .

4. หลังจากนำเข้าเสร็จสิ้น ให้คลิกปุ่ม ค้นหา & รวมลิงก์ที่ซ้ำกัน
5. รายชื่อผู้ติดต่อที่ซ้ำกันที่พบจะปรากฏขึ้น และคุณสามารถคลิกลิงก์ ขยาย เพื่อตรวจสอบและยืนยันผู้ติดต่อที่จะรวมเข้าด้วยกัน

   หากทุกอย่างเป็น โอเค ให้คลิก ผสาน .

   ข้อควรระวัง : น่าเสียใจที่ Gmail ไม่ฉลาดเท่า เป็น Outlook (หรืออาจใช้ความระมัดระวังมากเกินไป) เพื่อตรวจหาผู้ติดต่อที่ซ้ำกันโดยมีความแตกต่างเล็กน้อยในชื่อผู้ติดต่อ ตัวอย่างเช่น ไม่สามารถระบุผู้ติดต่อปลอม Elina Anderson และ Elina K. Anderson และบุคคลเดียวกัน ด้วยเหตุนี้ อย่าผิดหวังหากคุณพบรายการที่ซ้ำกันสองสามรายการหลังจากนำเข้าที่ติดต่อที่ผสานกลับไปยัง Outlook ไม่ใช่ความผิดของคุณ คุณทำทุกอย่างถูกต้องแล้ว! และยังมีสิ่งที่ต้องปรับปรุงสำหรับ Gmail : )

6. ใน Gmail ให้คลิก เพิ่มเติม > ส่งออก... เพื่อถ่ายโอนผู้ติดต่อที่ผสานกลับไปยัง Outlook
7. ในหน้าต่างโต้ตอบการส่งออกผู้ติดต่อ ให้ระบุ 2 สิ่ง:
   • ใต้ " ผู้ติดต่อรายใดที่คุณต้องการส่งออก " เลือกว่าจะส่งออกผู้ติดต่อทั้งหมดหรือไม่ หรือเฉพาะกลุ่มเท่านั้น หากคุณต้องการส่งออกเฉพาะผู้ติดต่อที่คุณนำเข้าจาก Outlook มีเหตุผลในการเลือกกลุ่ม นำเข้า ที่สอดคล้องกัน
   • ภายใต้ " รูปแบบการส่งออกใด " เลือก รูปแบบ Outlook CSV .

   จากนั้นคลิกปุ่ม ส่งออก เพื่อสิ้นสุดกระบวนการส่งออก

8. สุดท้าย นำเข้าผู้ติดต่อที่ผสานกลับเข้าสู่ Outlook ตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 4 ของวิธีการก่อนหน้านี้ อย่าลืมเลือก " ห้ามนำเข้ารายการที่ซ้ำกัน "!

   เคล็ดลับ: ก่อนนำเข้ารายชื่อผสานจาก Gmail คุณสามารถย้ายที่อยู่ติดต่อทั้งหมดจากโฟลเดอร์หลักของ Outlook ไปยังโฟลเดอร์สำรองเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างรายการที่ซ้ำกัน

เชื่อมโยงรายชื่อติดต่อที่ซ้ำกันใน Outlook 2013 และ 2016

หาก คุณกำลังใช้ Outlook 2013 หรือ Outlook 2016 คุณสามารถรวมผู้ติดต่อหลายคนที่เกี่ยวข้องกับบุคคลเดียวกันได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวเลือก เชื่อมโยงผู้ติดต่อ

1. เปิดรายชื่อผู้ติดต่อของคุณโดยคลิก ผู้คน ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างนำทาง
2. คลิกผู้ติดต่อที่คุณต้องการรวมเพื่อเลือก
3. จากนั้นคลิกปุ่ม จุดเล็ก ๆ ถัดจาก แก้ไข เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง และเลือก เชื่อมโยงผู้ติดต่อ จาก รายการ.
4. ภายใต้ส่วน เชื่อมโยงที่ติดต่ออื่น ให้เริ่มพิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการเชื่อมโยงในช่องค้นหา และเมื่อคุณพิมพ์ Outlook จะแสดงที่ติดต่อทั้งหมดที่ตรงกับของคุณ ค้นหา.
5. เลือกผู้ติดต่อที่ต้องการจากรายการผลลัพธ์แล้วคลิก ผู้ติดต่อที่เลือกจะถูกรวมเข้าด้วยกันทันที และคุณจะเห็นชื่อของพวกเขาภายใต้หัวข้อ ผู้ติดต่อที่เชื่อมโยง สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

แน่นอนว่า ฟีเจอร์ลิงก์ผู้ติดต่อไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดในการล้างรายชื่อผู้ติดต่อจำนวนมากซึ่งเต็มไปด้วยรายการที่ซ้ำกัน แต่มันจะช่วยให้คุณรวมผู้ติดต่อที่เหมือนกันสองสามคนเข้าเป็นหนึ่งเดียวได้อย่างรวดเร็ว หนึ่ง

วิธีป้องกันรายชื่อติดต่อซ้ำใน Outlook ของคุณ

ตอนนี้คุณได้ล้างความยุ่งเหยิงในรายชื่อผู้ติดต่อของ Outlook แล้ว คุณควรลงทุนเพิ่มอีกสักสองสามนาทีและเรียนรู้วิธีรักษารายชื่อผู้ติดต่อของคุณให้สะอาดในอนาคต สิ่งนี้สามารถทำได้ง่าย ๆ โดยเปิดใช้งานตัวตรวจจับผู้ติดต่อที่ซ้ำกันของ Outlook โดยอัตโนมัติ ดูวิธีการดำเนินการใน Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. ไปที่แท็บ ไฟล์ > ตัวเลือก > ผู้ติดต่อ .
2. ภายใต้ " ชื่อและการจัดเก็บ " เลือก ตรวจหาผู้ติดต่อที่ซ้ำกันเมื่อบันทึกผู้ติดต่อใหม่ แล้วคลิกตกลง

ใช่ มันง่ายอย่างนั้นเลย! จากนี้ไป Outlook จะแนะนำให้รวมผู้ติดต่อใหม่ที่คุณกำลังเพิ่มเข้ากับผู้ติดต่อที่มีอยู่ หากผู้ติดต่อทั้งสองมีชื่อที่คล้ายกันหรือที่อยู่อีเมลเหมือนกัน

เคล็ดลับ เมื่อรวมรายชื่อที่ซ้ำกันแล้ว คุณสามารถส่งออกรายชื่อติดต่อใน Outlook เป็นไฟล์ CSV เพื่อสำรองข้อมูลได้

หวังว่าตอนนี้คุณมีรายชื่อติดต่อที่สะอาดเรียบร้อยใน Outlook และรู้วิธีรักษาลำดับแล้ว ขอบคุณที่อ่าน!