In hierdie artikel sal jy leer hoe om duplikaatkontakte in Outlook saam te voeg sonder om enige derdeparty-nutsmiddels te gebruik, en hoe om jou kontaklys in die toekoms skoon te hou.

Microsoft Outlook bied hope handige gereedskap wat ons gebruik en liefhet en selfs meer kenmerke waarvan ons nie bewus is nie. Maar ongelukkig is 'n opsie om die adresboek te ontduik en veelvuldige duplikaatkontakte in een te kombineer nie aan boord nie.

Gelukkig is ons nie beperk om net daardie nutsgoed te gebruik wat Outlook eksplisiet verskaf nie. Met net 'n bietjie kreatiwiteit kan jy 'n manier vind om enige, of byna enige, taak op te los waarmee jy gekonfronteer word. Verder in hierdie artikel sal jy vind hoe jy jou Outlook-kontakte vir duplikate kan nagaan en dit kan saamvoeg sonder om enige derdeparty-sagteware te gebruik.

Waarom duplikaatkontakte in Outlook verskyn

Die mees algemene rede wat tot duplisering lei is om 'n boodskap na die Kontakte-lêergids in die Navigasie-paneel te sleep om 'n kontak outomaties te laat skep. Dit is natuurlik die vinnigste manier om 'n nuwe kontak in Outlook by te voeg en daar is niks fout daarmee nie. As jy egter ook af en toe kontakte met die hand skep, kan jy uiteindelik verskeie kontakte vir dieselfde persoon hê, bv. as jy die kontak se naam verkeerd spel of dit op 'n ander manier invoer.

'n Ander scenario wat tot kontakduplisering lei, is wanneer 'n persoon vir jou e-pos stuur vanaf anderrekeninge , bv. deur sy of haar korporatiewe e-posadres en 'n persoonlike Gmail-adres te gebruik. In hierdie geval, ongeag hoe jy 'n nuwe kontak skep, deur 'n boodskap na die Kontakte-lêergids te sleep of deur die "Nuwe Kontak"-knoppie op die lint te klik, sal 'n bykomende kontak vir dieselfde persoon in elk geval geskep word.

Sinchronisasie met 'n skootrekenaar of mobiele toestel sowel as met sosiale platforms soos LinkedIn, Facebook en Twitter, kan ook duplikaat kontakte produseer. Byvoorbeeld, as dieselfde persoon onder verskillende name in verskillende adresboeke gelys word, sê Robert Smith, Bob Smith en Robert B. Smith , verhoed niks dat veelvuldige kontakte in jou Outlook.

As jy in 'n korporatiewe omgewing werk, kan duplikaatkontakte ontstaan ​​indien jou maatskappy verskeie adresboeke op sy Exchange-bedieners onderhou.

Ek dink dit is nie nodig nie. om te verduidelik watter probleme jy kan hê wanneer belangrike besonderhede oor verskeie gedupliseerde kontakte in jou Outlook versprei is. As u hierdie artikel lees, is u waarskynlik op soek na 'n oplossing om dit uit te sorteer. En hieronder sal jy 'n aantal oplossings vind om van te kies.

Hoe om duplikaatkontakte in Outlook saam te voeg

In die meeste gevalle is Outlook slim genoeg om duplisering te voorkom wanneer jy 'n kontak probeer skep wat reeds bestaan. As jy egter reeds 'n aantal hetduplikaat kontakte in jou adresboek, moet jy 'n spesiale tegniek toepas om die gemors skoon te maak. Goed, kom ons begin!

Let wel. Vir permanente toevallige verlies van data, beveel ons sterk aan dat jy eers 'n rugsteunkopie maak, byvoorbeeld deur jou Outlook-kontakte na Excel uit te voer.

1. Skep 'n nuwe Kontakte-lêergids . In Outlook Kontakte, regskliek op jou huidige Kontakte-lêergids en kies Nuwe gids... in die kontekskieslys.

   Gee 'n naam aan hierdie vouer, kom ons noem dit Merge dupes vir hierdie voorbeeld.

2. Skuif al jou Outlook-kontakte na die nuutgeskepte vouer . Skakel oor na jou huidige kontaktelêergids en druk CTRL+A om al die kontakte te kies, druk dan CTRL+SHIFT+V om hulle na die nuutgeskepte vouer te skuif ( Merge dupes -lêergids).

   Wenk: As jy nie baie gemaklik is met kortpaaie nie, kan jy eenvoudig regskliek op die geselekteerde kontakte en kies Skuif uit die kontekskieslys.

3. Voer die kontakte uit na 'n .csv-lêer deur die " Invoer en Uitvoer "-assistent te gebruik.

   In Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 en Outlook 2019, gaan na Lêer > Maak oop > Voer in .

   In Outlook 2007 en Outlook 2003 sal jy hierdie towenaar onder Lêer > Invoer en uitvoer...

   Die towenaar sal jou deur die uitvoerproses lei, en jy kies die volgende opsies:

   Sien ook: Hoe om inhoudsopgawe (TOC) in Microsoft Word te skep
   • Stap 1. " Voer uit na aLêer ".
   • Stap 2. " Komma-geskeide waardes (Windows) ".
   • Stap 3. Kies die Merge dupes -lêergids jy vroeër geskep het.
   • Stap 4. Kies die bestemmingsvouer om die .csv-lêer te stoor.
   • Stap 5. Klik Voltooi om die uitvoerproses te voltooi.

   Wenk:

   En hier is wat ons het nadat ons die Kombineer Rye Wizard gebruik het.

   As jy belangstel om die Kombineer Rye Wizard op jou eie data te probeer, kan jy laai 'n ten volle funksionele proefweergawe hier af.

4. Voer kontakte vanaf die CSV-lêer na jou verstek Kontakte-lêergids in.

   Begin die Invoer -assistent weer soos beskryf in stap 3 en kies die volgende opsies:

   • Stap 1. " Voer vanaf 'n ander program of lêer in ".
   • Stap 2. " Komma-geskeide waardes (Windows) ".
   • Stap 3. Blaai na die uitgevoerde .csv-lêer.
   • Stap 4. Maak seker dat kies " Moenie duplikaatitems invoer nie ". Dit is die sleutelopsie wat die ding doen!
   • Stap 5. Kies jou hoof Kontakte-lêergids, wat tans leeg is, as die bestemmingsvouer om die kontakte na in te voer.
   • Stap 6. Klik Voltooi om die invoerproses te voltooi.
5. Voeg die ontduikte kontakte saam met die oorspronklike.

   Nou moet jy die ontduikte kontakte wat tans in jou hoofkontakte-lêergids is saamvoeg met die oorspronklike kontakte wat in die Merge-dupes-lêergids is, dus daardiegeen kontakbesonderhede sal verlore raak nie.

   Maak die Merge dupes -lêergids oop en druk CTRL+A om al die kontakte te kies. Druk dan CTRL+SHIFT+V en kies om die kontakte na jou hoofkontakte-lêergids te skuif.

   Wanneer 'n duplikaat bespeur word, sal Outlook 'n opspringboodskap gooi wat voorstel dat jy inligting van die bestaande kontak opdateer en vertoon 'n voorskou van data wat bygevoeg of opgedateer sal word, soos in die skermkiekie hieronder gewys.

   Let wel: As jy die Kombineer rye-assistent gebruik het om gedupliseerde rye in die CSV-lêer saam te voeg, is hierdie stap nie eintlik nodig nie , want alle kontakbesonderhede is saamgevoeg in 'n CSV-lêer en is reeds in jou hoofkontakte-lêergids.

   
   • Kies Dateer op as dit duplikaatkontakte is en jy wil saamsmelt hulle.
   • Kies Voeg nuwe kontak by as hulle in werklikheid twee verskillende kontakte is.
   • As jy die proses wil bespoedig, klik Dateer alles op en alle veranderinge sal outomaties in alle duplikaatkontakte aanvaar word.
   • As jy 'n spesifieke kontak later wil hersien, klik Slaan oor . In hierdie geval sal die oorspronklike kontakitem in die Merge dupes -lêergids bly.

   Wanneer Outlook 'n duplikaatkontak met 'n ander e-posadres bespeur en jy kies om 'n kontak op te dateer, sal die huidige e-posadres van die kontak sal na die " E-pos 2 "-veld geskuif word, soos in die skermkiekie hierbo gewys.

   Let wel: As jou Outlookwys nie hierdie dialoog wanneer jy duplikaatkontakte byvoeg nie, dan is die duplikaatkontakverklikker heel waarskynlik af. Sien hoe om Kyk vir duplikaatkontakte-funksie te aktiveer.

Voeg duplikaat Outlook-kontakte saam met Gmail

As jy 'n Gmail-e-posrekening het (ek dink die meeste mense doen dit deesdae) , kan jy dit gebruik om duplikaat Outlook-kontakte saam te voeg. In 'n neutedop, die prosedure is soos volg. Voer jou Outlook-kontakte uit na 'n .csv-lêer, voer daardie lêer na jou Gmail-rekening in, gebruik "Vind en voeg duplikate saam"-funksie wat in Gmail beskikbaar is, en voer uiteindelik die ontduikte kontakte terug na Outlook.

As jy meer wil hê gedetailleerde instruksie, hier gaan jy:

1. Voer jou Outlook-kontakte uit na 'n CSV-lêer, soos beskryf in stap 3 hierbo ( Lêer-oortjie > Open > Invoer > Voer uit na 'n lêer > ; Komma-geskeide lêer (Windows) ).
2. Teken aan by jou Gmail-rekening, navigeer na Kontakte en klik dan Voer kontakte in...
3. Klik op die Kies lêer -knoppie en blaai na die CSV-lêer wat jy in stap 1 geskep het.

   Gmail skep 'n nuwe kontakgroep vir elke ingevoerde lêer sodat jy dit later maklik kan bekom en kan hersien .

4. Nadat invoer voltooi is, klik die Vind & voeg duplikate -skakel saam.
5. 'n Lys van gevind duplikaatkontakte word vertoon en jy kan die uitbreiding -skakel klik om die kontakte wat saamgevoeg moet word, te hersien en te verifieer.

   As alles Oukei is, klik Merge .

   'n Woord van waarskuwing : Gmail is ongelukkig nie so slim nie as Outlook (of dalk net oorversigtig) om duplikaatkontakte met geringe verskille in 'n kontak se name op te spoor. Byvoorbeeld, dit kon nie ons vals kontak Elina Anderson en Elina K. Anderson en een en dieselfde persoon identifiseer. Daarom moet u nie teleurgesteld wees as u 'n paar duplikate sien nadat u die saamgevoegde kontakte na Outlook ingevoer het nie. Dit is nie jou skuld nie, jy het alles reg gedoen! En daar is nog ruimte vir verbetering vir Gmail : )

6. Klik in Gmail Meer > Voer uit... om die saamgevoegde kontakte na Outlook oor te dra.
7. Spesifiseer 2 dinge in die Uitvoer kontakte dialoogvenster:
   • Onder " Watter kontakte wil jy uitvoer ", kies of jy al die kontakte wil uitvoer of slegs 'n spesifieke groep. As jy net daardie kontakte wil uitvoer wat jy vanaf Outlook ingevoer het, is dit logies om die ooreenstemmende Ingevoerde -groep te kies.
   • Onder " Watter uitvoerformaat ", kies Outlook CSV-formaat .

   Klik dan die Voer uit -knoppie om die uitvoerproses te voltooi.

8. Voer laastens die saamgevoegde kontakte terug in Outlook, soos beskryf in stap 4 van die vorige metode. Onthou om " Moenie duplikaatitems invoer nie " te kies!

   Wenk: Voordat jy die samesmeltingskontakte invoervanaf Gmail, kan jy alle kontakte van jou hoof Outlook-lêergids na 'n rugsteunlêergids skuif om te verhoed dat meer duplikate geskep word.

Koppel duplikaatkontakte in Outlook 2013 en 2016

Indien jy Outlook 2013 of Outlook 2016 gebruik, kan jy vinnig verskeie kontakte kombineer wat met dieselfde persoon verband hou met die Koppel kontakte opsie.

1. Maak jou kontaktelys oop deur te klik. Mense onderaan die navigasiepaneel.
2. Klik op die kontak wat jy wil saamvoeg om dit te kies.
3. Klik dan die klein kolletjiesknoppie langs Redigeer om die aftreklys oop te maak, en kies Koppel kontakte uit die lys.
4. Onder die Skakel 'n ander kontakte -afdeling, begin tik 'n naam van die persoon wat jy wil koppel in die soekveld in, en terwyl jy tik sal Outlook alle kontakte vertoon wat by jou pas. Soek.
5. Kies die nodige kontak(te) uit die resultatelys en klik daarop. Die geselekteerde kontakte sal dadelik saamgevoeg word en jy sal hul name onder die Gekoppelde kontakte -opskrif sien. Al wat jy hoef te doen is om OK te klik om die veranderinge te stoor.

Natuurlik is die Skakel Kontakte-funksie nie die beste keuse om 'n groot kontaktelys wat met duplikate deurmekaar is skoon te maak nie, maar dit sal jou beslis help om 'n paar identiese kontakte vinnig saam te voeg in 'n enkele een.

Hoe om duplikaatkontakte in jou Outlook te voorkom

Noudat jy die gemors in Outlook-kontakte opgeruim het, maak dit sin om nog 'n paar minute te belê en te leer hoe om jou kontaklys in die toekoms skoon te hou. Dit kan maklik bereik word deur die outomatiese Outlook-duplikaatkontakdetektor te aktiveer. Sien hoe om dit te doen in Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Gaan na die Lêer-oortjie > Opsies > Kontakte .
2. Onder " Name en liassering ", kies Kyk vir duplikaatkontakte wanneer jy nuwe kontakte stoor en klik OK.

Jip, dis so maklik soos dit! Van nou af sal Outlook voorstel om 'n nuwe kontak wat jy byvoeg met die bestaande een saam te voeg, as hulle albei 'n soortgelyke naam of identiese e-posadres het.

Wenk. Sodra duplikate saamgevoeg is, kan jy jou Outlook-kontakte na CSV-lêer uitvoer vir rugsteundoeleindes.

Hopelik het jy nou 'n skoon en netjiese kontaktelys in jou Outlook en weet jy hoe om die volgorde te handhaaf. Dankie dat jy gelees het!