I den här artikeln får du veta hur du kan slå ihop dubbla kontakter i Outlook utan att använda några verktyg från tredje part och hur du kan hålla din kontaktlista ren i framtiden.

Microsoft Outlook erbjuder massor av praktiska verktyg som vi använder och älskar och ännu fler funktioner som vi är omedvetna om. Men tyvärr finns det inte ett alternativ för att avdramatisera adressboken och kombinera flera dubbla kontakter till en.

Lyckligtvis är vi inte begränsade till att bara använda de verktyg som Outlook tillhandahåller explicit. Med bara lite kreativitet kan du komma på ett sätt att lösa alla, eller nästan alla, uppgifter du ställs inför. Längre fram i den här artikeln kommer du att hitta hur du kan kontrollera dina Outlook-kontakter för dubbletter och slå ihop dem utan att använda någon programvara från tredje part.

Varför dubbla kontakter visas i Outlook

Den vanligaste orsaken till dubbelarbete är följande dra ett meddelande till mappen Kontakter i navigeringsfönstret för att få en kontakt skapad automatiskt. Detta är naturligtvis det snabbaste sättet att lägga till en ny kontakt i Outlook och det är inget fel med det. Men om du också skapar kontakter manuellt då och då kan det hända att du får flera kontakter för samma person, t.ex. om du stavar fel på kontaktens namn eller skriver in det på ett annat sätt.

Ett annat scenario som leder till dubbla kontakter är när en person skickar e-post till dig från olika konton Oavsett hur du skapar en ny kontakt, genom att dra ett meddelande till mappen Kontakter eller genom att klicka på knappen "Ny kontakt" på bandet, skapas i så fall ändå en ytterligare kontakt för samma person.

Synkronisering med en bärbar dator eller en mobil enhet samt med sociala plattformar som LinkedIn, Facebook och Twitter kan också ge dubbla kontakter. Om samma person till exempel finns under olika namn i olika adressböcker, till exempel Robert Smith, Bob Smith och Robert B. Smith ingenting hindrar att flera kontakter skapas i Outlook.

Om du arbetar i en företagsmiljö kan dubbla kontakter uppstå om ditt företag upprätthåller flera adressböcker på dess Exchange-servrar.

Jag tror inte att det finns något behov av att förklara vilka problem du kan ha när viktiga uppgifter är utspridda på flera duplicerade kontakter i Outlook. Om du läser den här artikeln är det troligt att du letar efter en lösning för att reda ut det. Och nedan hittar du ett antal lösningar att välja mellan.

Hur du slår ihop dubbla kontakter i Outlook

I de flesta fall är Outlook tillräckligt smart för att förhindra dubblering när du försöker skapa en kontakt som redan finns. Men om du redan har ett antal dubbla kontakter i din adressbok måste du använda en speciell teknik för att rensa upp röran. Okej, låt oss börja!

Observera: För att förhindra oavsiktlig förlust av data rekommenderar vi starkt att du först gör en säkerhetskopia, till exempel genom att exportera dina Outlook-kontakter till Excel.

1. Skapa en ny mapp Kontakter . I Outlook Contacts, högerklicka på din aktuella mapp Kontakter och välj Ny mapp... från kontextmenyn.

   Ge mappen ett namn, låt oss kalla den Slå ihop dubbar för det här exemplet.

2. Flytta alla dina Outlook-kontakter till den nya mappen. Byt till din nuvarande mapp med kontakter och tryck CTRL+A för att välja alla kontakter, tryck sedan CTRL+SHIFT+V för att flytta dem till den nyligen skapade mappen ( Slå ihop dubbar mapp).

   Tips: Om du inte är så bekväm med genvägar kan du helt enkelt högerklicka på de valda kontakterna och välja Flytta från kontextmenyn.

3. Exportera kontakterna till en csv-fil med hjälp av " Import och export " trollkarl.

   I Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 och Outlook 2019 går du till Fil> Öppna> Import .

   I Outlook 2007 och Outlook 2003 hittar du den här guiden under Fil> Import och export...

   Guiden guidar dig genom exportprocessen och du kan välja följande alternativ:

   • Steg 1. " Exportera till en fil ".
   • Steg 2. " Kommaseparerade värden (Windows) ".
   • Steg 3. Välj den Slå ihop dubbar mappen som du skapade tidigare.
   • Steg 4. Välj destinationsmapp för att spara csv-filen.
   • Steg 5. Klicka på Slutförande för att slutföra exportprocessen.

   Tips:

   Här är vad vi har efter att ha använt guiden Kombinera rader.

   Om du är intresserad av att prova guiden Kombinera rader på dina egna data kan du ladda ner en fullt fungerande testversion här.

4. Importera kontakter från CSV-filen till din standardmapp Kontakter.

   Starta den Import på nytt enligt beskrivningen i steg 3 och välj följande alternativ:

   • Steg 1. " Importera från ett annat program eller en annan fil ".
   • Steg 2. " Kommaseparerade värden (Windows) ".
   • Steg 3. Bläddra till den exporterade csv-filen.
   • Steg 4. Var noga med att välja " Importera inte dubbla objekt ". Detta är det viktigaste alternativet som fungerar!
   • Steg 5. Välj din huvudmapp Kontakter, som för närvarande är tom, som målmapp att importera kontakterna till.
   • Steg 6. Klicka på Slutförande för att slutföra importprocessen.
5. Slå ihop de avskalade kontakterna med de ursprungliga.

   Nu måste du slå ihop de avdragna kontakterna som finns i din huvudmapp Kontakter med de ursprungliga kontakterna som finns i mappen Slå ihop dubbletter, så att inga kontaktuppgifter går förlorade.

   Öppna Slå ihop dubbar och tryck på CTRL+A för att välja alla kontakter. Tryck sedan på CTRL+SHIFT+V och välj att flytta kontakterna till huvudmappen Kontakter.

   När en dubblett upptäcks kommer Outlook att visa ett popup-meddelande som föreslår att du uppdaterar informationen om den befintliga kontakten och visar en förhandsgranskning av data som kommer att läggas till eller uppdateras, som visas i skärmdumpen nedan.

   Observera: Om du har använt guiden Kombinera rader för att slå ihop dubbla rader i CSV-filen behövs det här steget egentligen inte, eftersom alla kontaktuppgifter slogs ihop i en CSV-fil och redan finns i din huvudmapp Kontakter.

   
   • Välj Uppdatera om det rör sig om dubbla kontakter och du vill slå ihop dem.
   • Välj Lägg till en ny kontakt om de i själva verket är två olika kontakter.
   • Om du vill påskynda processen klickar du på Uppdatera alla och alla ändringar accepteras automatiskt i alla dubblettkontakter.
   • Om du vill granska en viss kontakt senare klickar du på Hoppa över I det här fallet kommer den ursprungliga kontaktposten att finnas kvar i Slå ihop dubbar mapp.

   När Outlook upptäcker en dubbelkontakt med en annan e-postadress och du väljer att uppdatera en kontakt, flyttas den aktuella e-postadressen för kontakten till " E-post 2 ", som visas i skärmbilden ovan.

   Obs: Om Outlook inte visar den här dialogrutan när du lägger till dubbla kontakter är det troligaste är att detektorn för dubbla kontakter är avstängd. Se hur du aktiverar funktionen Kontrollera för dubbla kontakter.

Slå ihop dubbla Outlook-kontakter med hjälp av Gmail

Om du har ett Gmail-konto (jag antar att de flesta har det nuförtiden) kan du använda det för att sammanföra dubbla Outlook-kontakter. I ett nötskal är proceduren följande: Exportera dina Outlook-kontakter till en csv-fil, importera filen till ditt Gmail-konto, använd funktionen "Hitta och sammanföra dubbletter" som finns i Gmail och importera slutligen de avdramatiserade kontakterna tillbaka till Outlook.

Om du vill ha mer detaljerade anvisningar kan du gå till den här sidan:

1. Exportera dina Outlook-kontakter till en CSV-fil, enligt beskrivningen i steg 3 ovan ( Fliken Fil> Öppna> Importera> Exportera till en fil> Kommaseparerad fil (Windows) ).
2. Logga in på ditt Gmail-konto, gå till Kontakter och klicka sedan på Importera kontakter...
3. Klicka på Välj fil och bläddra till CSV-filen som du skapade i steg 1.

   Gmail skapar en ny kontaktgrupp för varje importerad fil så att du enkelt kan komma åt och granska den senare.

4. När importen är klar klickar du på Hitta & sammanfoga dubbletter länk.
5. En lista över hittade dubbletter visas och du kan klicka på expandera för att granska och verifiera de kontakter som ska slås samman.

   Om allt är Okej , klicka på Slå ihop .

   Ett ord av försiktighet : Tyvärr är Gmail inte lika smart som Outlook (eller kanske bara överdrivet försiktigt) för att upptäcka dubbla kontakter med små skillnader i kontaktnamnen. Till exempel misslyckades det att identifiera vår falska kontakt. Elina Anderson och Elina K. Anderson och en och samma person. Bli därför inte besviken om du upptäcker några dubbletter efter att du importerat de sammanslagna kontakterna tillbaka till Outlook. Det är inte ditt fel, du gjorde allting rätt! Och det finns fortfarande utrymme för förbättringar för Gmail : )

6. I Gmail klickar du på Mer> Export... för att överföra de sammanslagna kontakterna tillbaka till Outlook.
7. I dialogrutan Exportera kontakter anger du två saker:
   • Under " Vilka kontakter vill du exportera? "Välj om du vill exportera alla kontakter eller bara en viss grupp. Om du bara vill exportera de kontakter som du har importerat från Outlook, är det självklart att du väljer motsvarande Importerad grupp.
   • Under " Vilket exportformat ", välj Outlook CSV-format .

   Klicka sedan på Exportera för att avsluta exporten.

8. Slutligen importerar du de sammanslagna kontakterna tillbaka till Outlook, som beskrivs i steg 4 i föregående metod. Kom ihåg att välja " Importera inte dubbla objekt "!

   Tips: Innan du importerar sammanslagna kontakter från Gmail kan du flytta alla kontakter från Outlooks huvudmapp till en säkerhetskopieringsmapp för att undvika att skapa fler dubbletter.

Länka dubbla kontakter i Outlook 2013 och 2016

Om du använder Outlook 2013 eller Outlook 2016 kan du snabbt kombinera flera kontakter som är relaterade till samma person med hjälp av Länk Kontakter alternativ.

1. Öppna din kontaktlista genom att klicka på Människor längst ner i navigeringsfönstret.
2. Klicka på den kontakt som du vill slå ihop för att välja den.
3. Klicka sedan på den lilla knappen för prickar bredvid Redigera för att öppna rullgardinsmenyn och välj Länk Kontakter från listan.
4. I enlighet med Länka en annan kontaktperson börjar du skriva namnet på den person du vill länka i sökfältet, och medan du skriver visar Outlook alla kontakter som matchar din sökning.
5. Välj den eller de önskade kontakterna i resultatlistan och klicka på den. De valda kontakterna slås samman direkt och du ser deras namn under Länkade kontakter rubrik. Allt du behöver göra är att klicka på OK för att spara ändringarna.

Funktionen Länka kontakter är förstås inte det bästa valet för att rensa upp en stor kontaktlista som är full av dubbletter, men den hjälper dig definitivt att snabbt slå ihop några identiska kontakter till en enda.

Hur du förhindrar dubbla kontakter i din Outlook

Nu när du har städat upp i Outlook-kontakterna är det vettigt att investera några minuter till och lära dig hur du kan hålla din kontaktlista ren i framtiden. Detta kan enkelt uppnås genom att aktivera den automatiska Outlook-doppeldetektorn för dubbla kontakter. Se hur du gör detta i Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Gå till Fliken Fil> Alternativ> Kontakter .
2. Under " Namn och arkivering ", välj Kontrollera om det finns dubbla kontakter när du sparar nya kontakter och klicka på OK.

Japp, det är så enkelt! Från och med nu föreslår Outlook att en ny kontakt som du lägger till ska slås samman med en befintlig kontakt om båda har ett liknande namn eller identisk e-postadress.

Tips: När dubbletter har slagits ihop kan du exportera dina Outlook-kontakter till CSV-fil för säkerhetskopiering.

Förhoppningsvis har du nu en ren och snygg kontaktlista i Outlook och vet hur du ska hålla ordning. Tack för att du läste!