この記事では、サードパーティのツールを使用せずにOutlookで重複した連絡先をマージする方法と、将来的に連絡先リストをきれいに保つ方法について説明します。

Microsoft Outlookには、私たちが愛用している便利なツールがたくさんあり、さらに私たちが知らない機能もあります。 しかし、残念なことに、アドレス帳を重複排除して、重複している複数の連絡先を一つにまとめるオプションは搭載されていません。

この記事では、Outlookの連絡先の重複をチェックし、サードパーティのソフトウェアを使用せずにそれらをマージする方法について説明します。

Outlookで連絡先が重複して表示される理由

重複を招く最も多い理由は 連絡先フォルダへのメッセージのドラッグ をクリックすると、自動的に連絡先が作成されます。 もちろん、これはOutlookで新しい連絡先を追加する最も速い方法であり、何も問題はありません。 しかし、たまに手動でも連絡先を作成すると、連絡先の名前のスペルを間違えたり別の方法で入力したりした場合など、同じ人物に複数の連絡先を持つことになる場合があります。

コンタクトの重複につながるもう一つのシナリオは、次のような場合です。 相手が別のアカウントからメールを送ってくる この場合、連絡先フォルダにメッセージをドラッグしたり、リボン上の「新規連絡先」ボタンをクリックするなど、どのように新規連絡先を作成しても、同じ人の連絡先が追加で作成されます。

シンクロナイゼーション また、ノートパソコンやモバイル端末、LinkedIn、Facebook、Twitterなどのソーシャルプラットフォームを利用している場合、連絡先が重複することがあります。 例えば、同じ人物が異なるアドレス帳に異なる名前で登録されている場合、例えば、以下のようになります。 ロバート・スミス、ボブ・スミス と ロバート・B・スミス しかし、Outlookに複数の連絡先が作成されるのを防ぐものはありません。

会社勤めをしている場合、会社で管理している連絡先が重複する可能性があります。 数冊のアドレス帳 をそのExchangeサーバーで使用することができます。

重要な情報がOutlookの重複した連絡先に散在している場合、どのような問題が発生するか説明する必要はないと思います。 この記事を読んでいるということは、それを解決するためのソリューションを探している可能性が高いです。 そして、以下にいくつかのソリューションから選択することができます。

Outlookで重複した連絡先を統合する方法

ほとんどの場合、Outlookは、すでに存在する連絡先を作成しようとするときに、重複を防ぐように賢くなっています。 しかし、すでにアドレス帳に重複する連絡先が多数ある場合は、混乱を一掃するために特別なテクニックを適用する必要があります。 さて、始めましょう!

注意：誤ってデータを失うことがないよう、Outlookの連絡先をExcelにエクスポートするなどして、最初にバックアップコピーを作成することを強くお勧めします。

1. 連絡先」フォルダの新規作成 Outlookの連絡先で、現在の連絡先フォルダを右クリックし、以下を選択します。 新しいフォルダー... をクリックすると、コンテキストメニューが表示されます。

   このフォルダーに名前を付けます。 重複をマージする この例では

2. Outlookの連絡先を新規作成したフォルダに移動します。 .現在の連絡先フォルダに切り替え、CTRL+Aを押してすべての連絡先を選択し、CTRL+SHIFT+Vを押して新しく作成したフォルダに移動します( 重複をマージする フォルダー)を使用します。

   ヒント：ショートカットの使い方がよくわからない場合は、選択した連絡先を右クリックして 移動 をクリックすると、コンテキストメニューが表示されます。

3. 連絡先を.csvファイルにエクスポートします。 を使って" インポートとエクスポート " ウィザード

   Outlook 2010、Outlook 2013、Outlook 2016、Outlook 2019で、以下の項目にアクセスします。 ファイル>開く>インポート .

   Outlook 2007 および Outlook 2003 では、このウィザードは以下の場所にあります。 ファイル> インポートとエクスポート...

   関連項目: Excel LEN関数：セル内の文字数を数える

   ウィザードの指示に従って、以下のオプションを選択し、エクスポートを実行します。

   • ステップ1. " ファイルへの書き出し ".
   • ステップ2. " カンマ区切り値(Windows) ".
   • ステップ3.選択する 重複をマージする フォルダーを作成します。
   • ステップ4.csvファイルの保存先フォルダを選択します。
   • Step5.クリック 仕上がり をクリックして、エクスポート処理を完了します。

   ヒント

   そして、行の結合ウィザードを使用した結果がこちらです。

   行の結合ウィザードをご自分のデータで試してみたい方は、こちらから全機能の試用版をダウンロードすることができます。

4. CSVファイルから連絡先をデフォルトの連絡先フォルダにインポートします。

   を開始します。 輸入 ウィザードをもう一度開き、以下のオプションを選択します。

   • ステップ1. " 他のプログラムまたはファイルからインポートする ".
   • ステップ2. " カンマ区切り値(Windows) ".
   • ステップ3.エクスポートされた.csvファイルを参照します。
   • Step4.必ず""を選択します。 重複して取り込まない 「というキーオプションがあります。
   • ステップ5.連絡先のインポート先フォルダとして、現在空のメインの連絡先フォルダを選択します。
   • ステップ6.クリック 仕上がり をクリックして、インポート処理を完了します。
5. 重複排除された連絡先を元の連絡先にマージします。

   ここで、現在メインの連絡先フォルダにある重複排除された連絡先を、重複を統合フォルダにある元の連絡先に統合し、連絡先の詳細が失われないようにする必要があります。

   を開く 重複をマージする フォルダに移動し、CTRL+Aですべての連絡先を選択し、CTRL+SHIFT+Vで連絡先をメインの連絡先フォルダに移動することを選択します。

   重複を検出すると、以下のスクリーンショットに示すように、既存の連絡先の情報を更新するよう促すポップアップメッセージが表示され、追加または更新されるデータのプレビューが表示されます。

   注：CSVファイルの重複した行を結合するために行の結合ウィザードを使用した場合、すべての連絡先情報はCSVファイルに結合され、メインの連絡先フォルダに既にあるため、このステップは実際には必要ありません。

   
   • 選ぶ 更新情報 が重複している場合、それらを統合することができます。
   • 選ぶ 新規コンタクトの追加 が、実際には2つの異なるコンタクトである場合。
   • 処理を早めたい場合は すべて更新 を選択すると、重複するすべての連絡先ですべての変更が自動的に受理されます。
   • 特定の連絡先を後で確認する場合は、 をクリックします。 スキップ この場合、元のコンタクト項目は 重複をマージする フォルダーに格納されます。

   Outlookが異なる電子メールアドレスの重複した連絡先を検出し、連絡先の更新を選択すると、連絡先の現在の電子メールアドレスは、" メール2 " のフィールドに、上のスクリーンショットのように表示されます。

   注：連絡先が重複している場合にこのダイアログが表示されない場合は、連絡先の重複検出機能がオフになっている可能性が高いです。 連絡先の重複検出機能を有効にする方法を参照してください。

Gmailを使用して重複するOutlookの連絡先を統合する

Gmailのメールアカウントを持っていれば（最近はほとんどの人が持っていると思いますが）、それを使ってOutlookの重複した連絡先を統合することができます。 簡単に説明すると、Outlookの連絡先を.csvファイルにエクスポートして、そのファイルをGmailアカウントにインポートし、Gmailで利用できる「重複の検索と統合」機能を使って、最後に控除した連絡先を再びOutlookにインポートするという手順で実行します。

もっと詳しい説明が必要な場合は、こちらをご覧ください。

1. 上記手順3で、Outlookの連絡先をCSVファイルに書き出す( ファイルタブ> 開く> インポート> ファイルへのエクスポート> カンマ区切りファイル(Windows) ).
2. Gmailアカウントにログインし、「連絡先」に移動し、次のようにクリックします。 連絡先のインポート...
3. をクリックします。 ファイルを選択 ボタンをクリックし、手順1で作成したCSVファイルを参照します。

   Gmailは、インポートしたファイルごとに新しい連絡先グループを作成するので、後で簡単にアクセスして確認することができます。

4. インポートが完了したら 重複の検索とマージ のリンクです。
5. 見つかった重複する連絡先の一覧が表示され、その中から 広げる リンクをクリックすると、統合する連絡先の確認と検証を行うことができます。

   もし、すべてが オーケー をクリックします。 マージ .

   注意事項 残念ながら、GmailはOutlookほど賢くないので（あるいは単に慎重すぎるだけかもしれませんが）、連絡先の名前が少し違うだけで重複した連絡先を検出することができません。 たとえば、私たちの偽の連絡先を識別することができなかったのです。 エリナ・アンダーソン と エリナ・K・アンダーソン そのため、統合した連絡先をOutlookにインポートした後、重複している連絡先を発見してもがっかりしないでください。 それはあなたのせいではありません、あなたはすべて正しく行いました！そして、Gmailにはまだ改善の余地があります : )

6. Gmailで もっと詳しく> 輸出... をクリックして、統合された連絡先をOutlookに転送します。
7. 連絡先のエクスポート]ダイアログウィンドウで、2つ指定します。
   • アンダー " エクスポートする連絡先 Outlookからインポートした連絡先のみをエクスポートする場合は、該当する「連絡先」のみを選択します。 輸入品 のグループです。
   • アンダー " どのエクスポートフォーマットか 「を選択します。 Outlook CSV形式 .

   をクリックします。 輸出 ボタンをクリックすると、エクスポート処理が終了します。

8. 最後に、前の方法のステップ 4 で説明したように、統合された連絡先を Outlook にインポートします。 このとき、""マークを忘れずに選択してください。 重複して取り込まない "!

   ヒント：Gmailからマージ連絡先をインポートする前に、メインのOutlookフォルダからすべての連絡先をバックアップフォルダに移動して、これ以上重複を作らないようにすることができます。

Outlook 2013と2016で重複する連絡先をリンクさせる

Outlook 2013またはOutlook 2016を使用している場合、同じ人物に関連する複数の連絡先を迅速に結合するために リンク連絡先 オプションを使用します。

1. をクリックして、連絡先リストを開きます。 人 をクリックすると、ナビゲーションペインの下部に表示されます。
2. 結合したい連絡先をクリックして選択します。
3. 次に、小さな ドットボタン よこ 編集 を選んでドロップダウンメニューを開き リンク連絡先 をリストから選択します。
4. の下 別の連絡先をリンクする セクションで、リンクしたい人の名前を検索フィールドに入力し始めると、入力と同時にOutlookが検索に一致するすべての連絡先を表示します。
5. 結果リストから必要な連絡先を選択し、クリックします。 選択した連絡先はすぐに統合され、その名前が「連絡先リスト」の下に表示されます。 リンクされた連絡先 をクリックするだけです。 よっしゃー をクリックして、変更を保存します。

もちろん、連絡先のリンク機能は、重複して散らかった大きな連絡先リストを整理するのに最適な選択ではありませんが、いくつかの同じ連絡先を1つに統合するのに役立つことは間違いありません。

Outlookで連絡先の重複を防ぐ方法

今、あなたはOutlookの連絡先の混乱をクリーンアップしたことを、それはさらに数分を投資し、将来的にあなたの連絡先リストをきれいに保つ方法を傾けることは理にかなっています。 これは、自動Outlook重複コンタクト検出器を有効にすることによって容易に達成することができます。 Microsoft Outlook 2019 - 2010でこれを実行する方法を参照してください。

1. に行ってみてください。 ファイルタブ>オプション>連絡先 .
2. アンダー " 名称と提出先 「を選択します。 新規連絡先保存時の重複連絡先チェック機能 をクリックし、OKをクリックします。

はい、それはとても簡単です！今後、Outlookは、新しい連絡先を追加する場合、それらが両方とも似たような名前または同じメールアドレスを持っている場合、既存のものとマージすることをお勧めします。

ヒント：重複した連絡先が統合されたら、バックアップのためにOutlookの連絡先をCSVファイルにエクスポートすることができます。

これで、Outlookの連絡先リストがきれいになり、その秩序を維持する方法がわかったと思います。 読んでくださってありがとうございました。