Ushbu maqolada siz Outlook-da takroriy kontaktlarni uchinchi tomon vositalaridan foydalanmasdan qanday qilib birlashtirishni va kelajakda kontaktlar ro'yxatini qanday qilib toza saqlashni bilib olasiz.

Microsoft Outlook. biz foydalanadigan va yaxshi ko'radigan ko'plab qulay vositalarni va biz bilmagan yana ko'p xususiyatlarni taqdim etadi. Afsuski, manzillar kitobini dedupatsiya qilish va bir nechta takroriy kontaktlarni bittaga birlashtirish imkoniyati mavjud emas.

Yaxshiyamki, biz faqat Outlook aniq taqdim etadigan vositalardan foydalanish bilan cheklanmaymiz. Bir oz ijodkorlik bilan siz har qanday yoki deyarli har qanday vazifani hal qilish yo'lini topishingiz mumkin. Ushbu maqolada siz Outlook kontaktlaringizni dublikatlarga qanday tekshirish va ularni uchinchi tomon dasturlarisiz birlashtirish mumkinligini bilib olasiz.

Nega Outlook-da takroriy kontaktlar paydo bo'ladi

Duplikatsiyaga olib keladigan eng keng tarqalgan sabab bu xatni avtomatik ravishda yaratilishi uchun Navigatsiya panelidagi Kontaktlar jildiga sudrab borishdir. Albatta, bu Outlook-ga yangi kontakt qo'shishning eng tezkor usuli va buning hech qanday yomon joyi yo'q. Biroq, agar siz vaqti-vaqti bilan kontaktlarni qo'lda yaratsangiz, bir xil odam uchun bir nechta kontaktlarga ega bo'lishingiz mumkin, masalan. agar siz kontakt nomini noto‘g‘ri yozsangiz yoki uni boshqa usulda kiritsangiz.

Kontaktning takrorlanishiga olib keladigan yana bir stsenariy bir kishi sizga boshqa manzildan elektron pochta xabarini yuborishidir.hisoblar , masalan. uning korporativ elektron pochta manzili va shaxsiy Gmail manzilidan foydalanish. Bunday holda, qanday qilib yangi kontakt yaratganingizdan qat'iy nazar, xabarni "Kontaktlar" jildiga sudrab borish yoki lentadagi "Yangi kontakt" tugmasini bosish orqali baribir o'sha shaxs uchun qo'shimcha kontakt yaratiladi.

Sinxronizatsiya noutbuk yoki mobil qurilma bilan, shuningdek, LinkedIn, Facebook va Twitter kabi ijtimoiy platformalar bilan ham takroriy kontaktlarni keltirib chiqarishi mumkin. Masalan, agar bir odam turli manzillar kitoblarida turli nomlar ostida ro'yxatga olingan bo'lsa, deylik Robert Smit, Bob Smit va Robert B. Smit , sizning kompyuteringizda bir nechta kontaktlar yaratilishiga hech narsa to'sqinlik qilmaydi. Outlook.

Agar siz korporativ muhitda ishlasangiz, kompaniyangiz Exchange serverlarida bir nechta manzillar kitobini saqlasa, takroriy kontaktlar paydo boʻlishi mumkin.

Menimcha, buning hojati yoʻq. muhim ma'lumotlar Outlook-da bir nechta takrorlangan kontaktlar bo'ylab tarqalganda qanday muammolarga duch kelishingiz mumkinligini tushuntirish uchun. Agar siz ushbu maqolani o'qiyotgan bo'lsangiz, ehtimol siz uni hal qilish uchun echim izlayapsiz. Quyida siz tanlash uchun bir qator yechimlarni topasiz.

Outlook-da takroriy kontaktlarni qanday birlashtirish mumkin

Ko'p hollarda Outlook kontaktni yaratmoqchi bo'lganingizda takrorlanishning oldini olish uchun etarlicha aqlli. bu allaqachon mavjud. Biroq, agar sizda allaqachon bir qator bo'lsamanzillar kitobingizdagi kontaktlarni takrorlash uchun siz tartibsizlikni tozalash uchun maxsus texnikani qo'llashingiz kerak. Mayli, boshlaymiz!

Eslatma. Maʼlumotlarning tasodifiy yoʻqolishi uchun avvalo zaxira nusxasini yaratishni tavsiya qilamiz, masalan, Outlook kontaktlaringizni Excelga eksport qiling.

1. Yangi “Kontaktlar” jildini yarating . Outlook Kontaktlarida joriy Kontaktlar jildini o'ng tugmasini bosing va kontekst menyusidan Yangi jild... -ni tanlang.

   Ushbu jildga nom bering, keling, ushbu misol uchun uni Dupesni birlashtirish deb ataymiz.

2. Barcha Outlook kontaktlaringizni yangi yaratilgan jildga ko'chiring. . Joriy kontaktlar jildiga o'ting va barcha kontaktlarni tanlash uchun CTRL+A tugmalarini bosing, so'ng ularni yangi yaratilgan jildga ( Birlashtirish dupes jildiga) ko'chirish uchun CTRL+SHIFT+V tugmalarini bosing.

   Maslahat: Agar sizga yorliqlar unchalik qulay boʻlmasa, tanlangan kontaktlarni sichqonchaning oʻng tugmasi bilan bosing va kontekst menyusidan Koʻchirish -ni tanlang.

3. “ Import va eksport ” ustasi yordamida kontaktlarni .csv fayliga eksport qiling.

   Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 va Outlook 2019 da Fayl > Ochish > Import .

   Outlook 2007 va Outlook 2003 da ushbu sehrgarni Fayl > Import va eksport...

   Sehrgar sizga eksport jarayoni bo‘yicha ko‘rsatma beradi va siz quyidagi variantlarni tanlaysiz:

   • 1-qadam. " Eksport qilish aFayl ".
   • 2-qadam. " Vergul bilan ajratilgan qiymatlar (Windows) ".
   • 3-qadam. Birlashtirish dupes jildini tanlang avval yaratilgan.
   • 4-qadam. .csv faylini saqlash uchun maqsad jildni tanlang.
   • 5-qadam. Eksport jarayonini yakunlash uchun Finish tugmasini bosing.

   Maslahat:

   Satrlarni birlashtirish ustasidan foydalangandan so'ng bizda nima bor.

   Agar siz o'zingizning shaxsiy ma'lumotlaringizda Qatorlarni birlashtirish ustasini sinab ko'rmoqchi bo'lsangiz, quyidagilarni qilishingiz mumkin. Bu yerdan toʻliq ishlaydigan sinov versiyasini yuklab oling.

4. Kontaktlarni CSV faylidan standart Kontaktlar jildingizga import qiling.

   Ishga tushirish Import ustasini 3-bosqichda tasvirlanganidek qayta ishga tushiring va quyidagi variantlarni tanlang:

   • 1-qadam. " Boshqa dastur yoki fayldan import qilish ".
   • 2-qadam. " Vergul bilan ajratilgan qiymatlar (Windows) ".
   • 3-qadam. Eksport qilingan .csv faylini ko'rib chiqing.
   • 4-qadam. " Takroriy elementlarni import qilmang "-ni tanlang. Bu eng muhim variant!
   • 5-qadam. Asosiy narsani tanlang. Kontaktlarni import qilish uchun maqsad jild sifatida hozirda boʻsh boʻlgan “Kontaktlar” jildi.
   • 6-qadam. Import jarayonini yakunlash uchun Finish tugmasini bosing.
5. Qayta qilingan kontaktlarni asl kontaktlar bilan birlashtiring.

   Endi siz hozirda asosiy Kontaktlar jildida joylashgan oʻchirilgan kontaktlarni birlashtirish papkasida joylashgan asl kontaktlar bilan birlashtirishingiz kerak. buhech qanday kontakt ma'lumotlari yo'qolmaydi.

   Merge dupes jildini oching va barcha kontaktlarni tanlash uchun CTRL+A tugmalarini bosing. Keyin CTRL+SHIFT+V tugmalarini bosing va kontaktlarni asosiy Kontaktlar jildingizga ko'chirishni tanlang.

   Shuningdek qarang: O'zgartirilgan ichki daromad darajasini hisoblash uchun Excel MIRR funktsiyasi

   Dublikat aniqlanganda, Outlook mavjud kontakt ma'lumotlarini yangilash va uni ko'rsatishni taklif qiluvchi qalqib chiquvchi xabarni chiqaradi. Quyidagi skrinshotda ko'rsatilganidek, qo'shiladigan yoki yangilanadigan ma'lumotlarni oldindan ko'rish.

   Eslatma: Agar siz CSV faylidagi takrorlangan qatorlarni birlashtirish uchun Qatorlarni birlashtirish ustasidan foydalangan bo'lsangiz, bu qadam aslida kerak emas. , chunki barcha kontakt ma'lumotlari CSV faylida birlashtirilgan va asosiy Kontaktlar jildida allaqachon mavjud.

   
   • Agar bular takroriy kontaktlar bo'lsa va siz birlashtirmoqchi bo'lsangiz, Yangilash -ni tanlang. ularni.
   • Agar ular ikki xil kontakt boʻlsa, Yangi kontakt qoʻshish -ni tanlang.
   • Agar jarayonni tezlashtirmoqchi boʻlsangiz, Hammasini yangilash va barcha oʻzgarishlar barcha takroriy kontaktlarda avtomatik ravishda qabul qilinadi.
   • Agar muayyan kontaktni keyinroq koʻrib chiqmoqchi boʻlsangiz, Oʻtkazib yuborish tugmasini bosing. Bunday holda, asl kontakt elementi Birlashtirish dupes jildida qoladi.

   Outlook boshqa elektron pochta manziliga ega takroriy kontaktni aniqlasa va siz kontaktni yangilashni tanlaganingizda, Yuqoridagi skrinshotda ko'rsatilganidek, kontaktning joriy elektron pochta manzili " E-mail 2 " maydoniga ko'chiriladi.

   Shuningdek qarang: Outlook imzosi: qanday yaratish, ishlatish va o'zgartirish

   Eslatma: Agar sizning Outlookdublikat kontaktlarni qo'shayotganingizda ushbu dialog oynasini ko'rsatmaydi, ehtimol takroriy kontakt detektori o'chirilgan. Takroriy kontaktlarni tekshirish funksiyasini qanday yoqishni ko‘ring.

Dublikat Outlook kontaktlarini Gmail-dan foydalanib birlashtiring

Agar sizda Gmail elektron pochta hisob qaydnomasi bo‘lsa (ko‘pchilik bu kunlarda shunday qiladi deb o‘ylayman) , uni takroriy Outlook kontaktlarini birlashtirish uchun ishlatishingiz mumkin. Bir so'z bilan aytganda, protsedura quyidagicha. Outlook kontaktlaringizni .csv fayliga eksport qiling, ushbu faylni Gmail hisobingizga import qiling, Gmail’da mavjud “Dublikatlarni topish va birlashtirish” funksiyasidan foydalaning va nihoyat oʻchirilgan kontaktlarni Outlookga qayta import qiling.

Agar koʻproq xohlasangiz. batafsil yo'riqnoma, mana bu yerda:

1. Outlook kontaktlaringizni yuqoridagi 3-bosqichda tavsiflanganidek CSV fayliga eksport qiling ( Fayl yorlig'ini > Oching > Import > Faylga eksport qiling > ; Vergul bilan ajratilgan fayl (Windows) ).
2. Gmail hisobingizga kiring, Kontaktlar boʻlimiga oʻting va Kontaktlarni import qilish...
3. Faylni tanlang tugmasini bosing va 1-bosqichda yaratgan CSV faylni koʻrib chiqing.

   Gmail har bir import qilingan fayl uchun yangi kontakt guruhini yaratadi, shunda siz unga osonlik bilan kirishingiz va keyinroq koʻrib chiqishingiz mumkin. .

4. Import qilish tugallangach, Topish & dublikatlarni birlashtirish havolasi.
5. Topilgan takroriy kontaktlar roʻyxati koʻrsatiladi va siz birlashtiriladigan kontaktlarni koʻrib chiqish va tekshirish uchun kengaytirish havolasini bosishingiz mumkin.

   Agar hammasi Yaxshi bo'lsa, Birlashtirish tugmasini bosing.

   Ehtiyot so'z : Afsuski, Gmail unchalik aqlli emas Outlook (yoki shunchaki haddan tashqari ehtiyotkor) sifatida kontaktlarning nomlarida bir oz farqli takroriy kontaktlarni aniqlash uchun. Misol uchun, u bizning soxta kontaktimizni aniqlay olmadi Elina Anderson va Elina K. Anderson va bitta va bir xil shaxs. Shuning uchun, birlashtirilgan kontaktlarni Outlook-ga qayta import qilgandan so'ng, bir nechta dublikatlarni topsangiz, xafa bo'lmang. Bu sizning aybingiz emas, siz hamma narsani to'g'ri qildingiz! Gmail uchun hali ham yaxshilanish uchun joy bor : )

6. Gmail-da Yana > Birlashtirilgan kontaktlarni Outlookga qaytarish uchun eksport qilish... .
7. Kontaktlarni eksport qilish oynasida ikkita narsani belgilang:
   • " Qaysi kontaktlarni eksport qilmoqchisiz " ostida barcha kontaktlarni eksport qilishni tanlang. yoki faqat ma'lum bir guruh. Agar siz faqat Outlook-dan import qilingan kontaktlarni eksport qilmoqchi bo'lsangiz, tegishli Import qilingan guruhini tanlash uchun sabab bo'ladi.
   • " Qaysi eksport formati " ostida, Outlook CSV formatini tanlang.

   Keyin eksport jarayonini tugatish uchun Eksport tugmasini bosing.

8. Nihoyat, oldingi usulning 4-bosqichida tasvirlanganidek, birlashtirilgan kontaktlarni Outlook-ga qayta import qiling. “ Takroriy elementlarni import qilmang ” ni tanlashni unutmang!

   Maslahat: Birlashtirish kontaktlarini import qilishdan oldinGmail-dan ko'proq takroriy nusxalar yaratmaslik uchun barcha kontaktlarni asosiy Outlook jildidan zaxira jildga ko'chirishingiz mumkin.

Outlook 2013 va 2016-dagi takroriy kontaktlarni bog'lang

Agar Outlook 2013 yoki Outlook 2016 dan foydalanayotgan bo'lsangiz, Kontaktlarni bog'lash opsiyasidan foydalanib, bir shaxsga tegishli bir nechta kontaktlarni tezda birlashtira olasiz.

1. Kontaktlar ro'yxatini tugmasini bosib oching. Odamlar Navigatsiya panelining pastki qismida.
2. Birlashtirmoqchi bo'lgan kontaktni tanlash uchun ustiga bosing.
3. Keyin, ochiladigan menyuni ochish uchun Tahrirlash yonidagi kichik nuqta tugmasi ni bosing va ochiladigan menyudan Kontaktlarni bog'lash -ni tanlang. ro'yxati.
4. Boshqa kontaktlarni bog'lash bo'limi ostida qidiruv maydoniga havola qilmoqchi bo'lgan shaxsning ismini yozishni boshlang va Outlookni kiritganingizda sizning ma'lumotlaringizga mos keladigan barcha kontaktlar ko'rsatiladi. qidirmoq.
5. Natijalar ro'yxatidan kerakli kontakt(lar)ni tanlang va ustiga bosing. Tanlangan kontaktlar darhol birlashtiriladi va siz ularning nomlarini Bog'langan kontaktlar sarlavhasi ostida ko'rasiz. Oʻzgarishlarni saqlash uchun OK tugmasini bosish kifoya.

Albatta, Kontaktlarni bogʻlash funksiyasi dublikatlarga toʻla katta kontaktlar roʻyxatini tozalash uchun eng yaxshi tanlov emas, lekin bu sizga bir nechta bir xil kontaktlarni tezda birlashtirishga yordam beradi. biri.

Outlook-da takroriy kontaktlarni qanday oldini olish mumkin

EndiOutlook kontaktlaridagi tartibsizliklarni tozalaganingizdan so'ng, yana bir necha daqiqa sarflash va kelajakda kontaktlar ro'yxatini qanday qilib toza saqlashga ishonish mantiqan. Bunga avtomatik Outlook dublikat kontakt detektorini yoqish orqali osongina erishish mumkin. Buni Microsoft Outlook 2019 - 2010 da qanday qilishni ko'ring:

1. Fayl yorlig'iga o'ting > Variantlar > Kontaktlar .
2. " Ismlar va ariza berish " ostida Yangi kontaktlarni saqlashda takroriy kontaktlarni tekshirish -ni tanlang va OK tugmasini bosing.

Ha, bu shunchalik oson! Bundan buyon Outlook siz qo'shayotgan yangi kontaktni mavjud kontakt bilan birlashtirishni taklif qiladi, agar ularning ikkalasi ham o'xshash nom yoki bir xil elektron pochta manziliga ega bo'lsa.

Maslahat. Takroriy nusxalar birlashtirilgach, zaxiralash maqsadida Outlook kontaktlaringizni CSV fayliga eksport qilishingiz mumkin.

Umid qilamizki, endi siz Outlook-da toza va toza kontaktlar ro‘yxatiga egasiz va tartibni qanday saqlashni bilasiz. O'qiganingiz uchun tashakkur!