Í þessari grein muntu læra hvernig á að sameina tvítekna tengiliði í Outlook án þess að nota nein þriðja aðila verkfæri og hvernig á að halda tengiliðalistanum þínum hreinum í framtíðinni.

Microsoft Outlook býður upp á fullt af handhægum verkfærum sem við notum og elskum og jafnvel fleiri eiginleika sem við erum ekki meðvituð um. En því miður er möguleiki á því að eyða netfangaskránni og sameina marga afrita tengiliði í einn ekki um borð.

Sem betur fer erum við ekki takmörkuð við að nota aðeins þau verkfæri sem Outlook veitir beinlínis. Með aðeins smá sköpunargáfu geturðu fundið leið til að leysa hvaða eða næstum hvaða verkefni sem þú stendur frammi fyrir. Nánar í þessari grein finnurðu hvernig þú getur athugað afrit af tengiliðum í Outlook og sameinað þá án þess að nota hugbúnað frá þriðja aðila.

Af hverju tvíteknir tengiliðir birtast í Outlook

Algengasta ástæðan sem leiðir til tvíverknað er að draga skilaboð í möppuna Tengiliðir í leiðsöguglugganum til að láta búa til tengilið sjálfkrafa. Auðvitað er þetta fljótlegasta leiðin til að bæta við nýjum tengilið í Outlook og það er ekkert að því. Hins vegar, ef þú býrð líka til tengiliði handvirkt öðru hvoru, gætirðu endað með að hafa marga tengiliði fyrir sama aðila, t.d. ef þú stafsetur nafn tengiliðarins rangt eða slærð það inn á annan hátt.

Önnur atburðarás sem leiðir til tvíverknaðs tengiliða er þegar aðili sendir þér tölvupóst frá öðrumreikninga , t.d. með því að nota fyrirtækisnetfangið sitt og persónulegt Gmail netfang. Í þessu tilviki, sama hvernig þú býrð til nýjan tengilið, með því að draga skilaboð í möppuna Tengiliðir eða með því að smella á "Nýr tengiliður" hnappinn á borði, verður samt sem áður búinn til viðbótartengiliður fyrir sama aðila.

Samstilling við fartölvu eða fartæki sem og við samfélagsmiðla eins og LinkedIn, Facebook og Twitter, getur einnig framkallað tvítekna tengiliði. Til dæmis, ef sami aðili er skráður undir mismunandi nöfnum í mismunandi heimilisfangabókum, segjum Robert Smith, Bob Smith og Robert B. Smith , kemur ekkert í veg fyrir að margir tengiliðir séu búnir til í Outlook.

Ef þú vinnur í fyrirtækisumhverfi gætu tvíteknir tengiliðir komið upp ef fyrirtækið þitt heldur úti nokkrum heimilisfangabókum á Exchange netþjónum sínum.

Ég held að það sé engin þörf á því. til að útskýra hvaða vandamál þú gætir lent í þegar mikilvægum upplýsingum er dreift um nokkra tvítekna tengiliði í Outlook þínum. Ef þú ert að lesa þessa grein, þá ertu líklegast að leita að lausn til að leysa það. Og hér að neðan finnurðu ýmsar lausnir til að velja úr.

Hvernig á að sameina tvítekna tengiliði í Outlook

Í flestum tilfellum er Outlook nógu snjallt til að koma í veg fyrir tvíverknað þegar þú ert að reyna að búa til tengilið sem þegar er til. Hins vegar, ef þú ert nú þegar með fjöldaafrita tengiliði í heimilisfangaskránni þinni, þú þarft að beita sérstakri tækni til að hreinsa upp sóðaskapinn. Allt í lagi, við skulum byrja!

Athugið. Til varanlegrar taps á gögnum fyrir slysni mælum við eindregið með því að þú gerir öryggisafrit fyrst, til dæmis með því að flytja Outlook tengiliðina þína út í Excel.

1. Búa til nýja tengiliðamöppu . Í Outlook Contacts, hægrismelltu á núverandi tengiliðamöppu og veldu Ný mappa... í samhengisvalmyndinni.

   Gefðu þessari möppu nafn, við skulum kalla hana Sameina dups fyrir þetta dæmi.

2. Færðu alla Outlook tengiliðina þína í nýstofnaða möppu . Skiptu yfir í núverandi tengiliðamöppu og ýttu á CTRL+A til að velja alla tengiliðina, ýttu síðan á CTRL+SHIFT+V til að færa þá í nýstofnaða möppuna ( Sameina dupes möppu).

   Ábending: Ef þú ert ekki mjög ánægð með flýtileiðir geturðu einfaldlega hægrismellt á valda tengiliði og valið Færa í samhengisvalmyndinni.

3. Flyttu út tengiliðina í .csv skrá með því að nota " Innflutningur og útflutningur " hjálp.

   Í Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 og Outlook 2019, farðu í Skrá > Opna > Flytja inn .

   Í Outlook 2007 og Outlook 2003 finnurðu þennan hjálp undir Skrá > Flytja inn og flytja út...

   Hjálfarinn mun leiða þig í gegnum útflutningsferlið og þú velur eftirfarandi valkosti:

   • Skref 1. " Flytja út til aSkrá ".
   • Skref 2. " Comma Separated Values ​​(Windows) ".
   • Skref 3. Veldu Sameina dupes möppuna þú bjóst til áðan.
   • Skref 4. Veldu áfangamöppuna til að vista .csv skrána.
   • Skref 5. Smelltu á Ljúka til að ljúka útflutningsferlinu.

   Ábending:

   Og hér er það sem við höfum eftir að hafa notað Sameina raðir Wizard.

   Ef þú hefur áhuga á að prófa Combine Rows Wizard á eigin gögnum, getur þú hlaðið niður fullkomlega virkri prufuútgáfu hér.

4. Flyttu inn tengiliði úr CSV skránni í sjálfgefna tengiliðamöppuna þína.

   Startaðu Innflutningshjálp aftur eins og lýst er í skrefi 3 og veldu eftirfarandi valkosti:

   • Skref 1. " Flytja inn úr öðru forriti eða skrá ".
   • Skref 2. " Comma Separated Values ​​(Windows) ".
   • Skref 3. Flettu að útfluttu .csv skránni.
   • Skref 4. Vertu viss um að veldu " Ekki flytja inn tvítekna hluti ". Þetta er lykilvalkosturinn sem gerir bragðið!
   • Skref 5. Veldu aðal Tengiliðismappa, sem er tóm eins og stendur, sem áfangamöppu til að flytja tengiliðina inn í.
   • Skref 6. Smelltu á Ljúka til að ljúka innflutningsferlinu.
5. Sameina duglaðu tengiliðina við upprunalegu tengiliðina.

   Nú þarftu að sameina duglaðu tengiliðina sem eru í aðaltengiliðamöppunni þinni við upprunalegu tengiliðina sem eru í Sameina dupes möppunni, svo þaðengar tengiliðaupplýsingar glatast.

   Sjá einnig: Google sheets töflukennsla: hvernig á að búa til töflur í google sheets

   Opnaðu Sameina dupes möppuna og ýttu á CTRL+A til að velja alla tengiliðina. Ýttu síðan á CTRL+SHIFT+V og veldu að færa tengiliðina í aðaltengiliðamöppuna þína.

   Þegar afrit greinist mun Outlook birta sprettiglugga sem bendir til þess að þú uppfærir upplýsingar um núverandi tengilið og birtir sýnishorn af gögnum sem verður bætt við eða uppfærð, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan.

   Athugið: Ef þú hefur notað hjálpina til að sameina raðir til að sameina tvíteknar raðir í CSV skránni, er þetta skref í raun ekki þörf , vegna þess að allar tengiliðaupplýsingar voru sameinaðar í CSV skrá og eru nú þegar í aðaltengiliðamöppunni þinni.

   
   • Veldu Uppfæra ef þetta eru tvíteknir tengiliðir og þú vilt sameina þá.
   • Veldu Bæta við nýjum tengilið ef þetta eru í raun tveir mismunandi tengiliðir.
   • Ef þú vilt flýta ferlinu skaltu smella á Uppfæra alla og allar breytingar verða sjálfkrafa samþykktar í öllum tvíteknum tengiliðum.
   • Ef þú vilt skoða tiltekinn tengilið síðar, smelltu á Sleppa . Í þessu tilviki verður upprunalega tengiliðurinn áfram í Sameina dupes möppunni.

   Þegar Outlook finnur tvítekna tengilið með annað netfang og þú velur að uppfæra tengilið, núverandi netfang tengiliðsins verður fært í " Tölvupóstur 2 " reitinn, eins og sýnt er á skjámyndinni hér að ofan.

   Sjá einnig: Excel ISNUMBER aðgerð með formúludæmum

   Athugið: Ef Outlook þinnsýnir ekki þennan glugga þegar þú ert að bæta við tvíteknum tengiliðum, þá er líklega slökkt á tvíteknum tengiliðaskynjara. Sjáðu hvernig á að virkja eiginleikann Athugaðu fyrir tvítekna tengiliði.

Sameina tvítekna Outlook tengiliði með Gmail

Ef þú ert með Gmail tölvupóstreikning (ég geri ráð fyrir að flestir geri það þessa dagana) , þú getur notað það til að sameina tvítekna Outlook tengiliði. Í hnotskurn er aðferðin sem hér segir. Flyttu Outlook tengiliðina þína út í .csv skrá, fluttu þá skrá inn á Gmail reikninginn þinn, notaðu "Finndu og sameinuðu afrit" aðgerðina sem er í boði í Gmail, og flyttu að lokum inn duftlausu tengiliðina aftur í Outlook.

Ef þú vilt meira ítarlegar leiðbeiningar, hér með:

1. Flyttu út Outlook tengiliðina þína í CSV skrá, eins og lýst er í skrefi 3 hér að ofan ( Flipinn Skrá > Opna > Flytja inn > Flytja út í skrá > ; Kommaaðskilin skrá (Windows) ).
2. Skráðu þig inn á Gmail reikninginn þinn, farðu í Tengiliðir og smelltu síðan á Flytja inn tengiliði...
3. Smelltu á hnappinn Veldu skrá og flettu að CSV-skránni sem þú bjóst til í skrefi 1.

   Gmail býr til nýjan tengiliðahóp fyrir hverja innflutta skrá svo þú getir auðveldlega nálgast hana og skoðað hana síðar .

4. Eftir að innflutningi er lokið skaltu smella á Finna & sameina tvítekningar hlekkur.
5. Listi yfir fundna afrita tengiliði birtist og þú getur smellt á stækka tengilinn til að skoða og staðfesta tengiliðina sem á að sameina.

   Ef allt er Í lagi skaltu smella á Sameina .

   Varúð : Því miður er Gmail ekki eins snjallt sem Outlook (eða kannski bara of varkár) til að greina tvítekna tengiliði með smá mun á nöfnum tengiliða. Til dæmis tókst ekki að bera kennsl á falsa tengiliðinn okkar Elina Anderson og Elina K. Anderson og einn og sama manninn. Þess vegna, ekki vera fyrir vonbrigðum ef þú kemur auga á nokkrar afrit eftir að hafa flutt sameinaða tengiliðina aftur í Outlook. Það er ekki þér að kenna, þú gerðir allt rétt! Og það er enn pláss fyrir umbætur fyrir Gmail : )

6. Í Gmail, smelltu á Meira > Flytja út... til að flytja sameinaða tengiliði aftur í Outlook.
7. Í glugganum Flytja út tengiliði skaltu tilgreina 2 atriði:
   • Undir " Hvaða tengiliði vilt þú flytja út ", veldu hvort þú vilt flytja alla tengiliðina út eða aðeins tiltekinn hóp. Ef þú vilt flytja aðeins þá tengiliði sem þú fluttir inn úr Outlook, er ástæða til að velja samsvarandi Innflutt hóp.
   • Undir " Hvaða útflutningssnið ", veldu Outlook CSV snið .

   Smelltu síðan á hnappinn Export til að klára útflutningsferlið.

8. Að lokum skaltu flytja sameinaða tengiliði aftur inn í Outlook, eins og lýst er í skrefi 4 í fyrri aðferð. Mundu að velja " Ekki flytja inn tvítekna hluti "!

   Ábending: Áður en samruna tengiliðir eru fluttir innúr Gmail geturðu fært alla tengiliði úr aðal Outlook möppunni þinni í öryggisafrit til að forðast að búa til fleiri afrit.

Tengdu tvítekna tengiliði í Outlook 2013 og 2016

Ef þú ert að nota Outlook 2013 eða Outlook 2016 geturðu fljótt sameinað nokkra tengiliði sem tengjast sama einstaklingi með því að nota Tengja tengiliði valkostinn.

1. Opnaðu tengiliðalistann með því að smella á Fólk neðst á leiðsöguglugganum.
2. Smelltu á tengiliðinn sem þú vilt sameina til að velja hann.
3. Smelltu síðan á litla punktahnappinn við hliðina á Breyta til að opna fellivalmyndina og veldu Tengdu tengiliði úr lista.
4. Undir hlutanum Tengdu aðra tengiliði skaltu byrja að slá inn nafn manneskjunnar sem þú vilt tengja í leitarreitinn og þegar þú skrifar mun Outlook birta alla tengiliði sem passa við leit.
5. Veldu nauðsynlega tengilið(a) af niðurstöðulistanum og smelltu á hann. Valdir tengiliðir verða sameinaðir strax og þú munt sjá nöfn þeirra undir Tengdir tengiliðir fyrirsögnina. Allt sem þú þarft að gera er að smella á Í lagi til að vista breytingarnar.

Auðvitað er Link Contacts eiginleikinn ekki besti kosturinn til að hreinsa upp stóran tengiliðalista sem er ringulreið af afritum, en hann mun örugglega hjálpa þér að sameina nokkra eins tengiliði fljótt í einn eitt.

Hvernig á að koma í veg fyrir tvítekna tengiliði í Outlook

Núað þú hafir hreinsað upp sóðaskapinn í Outlook tengiliðum, þá er skynsamlegt að fjárfesta í nokkrar mínútur í viðbót og halla þér hvernig á að halda tengiliðalistanum þínum hreinum í framtíðinni. Þetta er auðvelt að ná með því að virkja sjálfvirka Outlook tvítekna tengiliðaskynjarann. Sjáðu hvernig á að gera þetta í Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Farðu í flipann Skrá > Valkostir > Tengiliðir .
2. Undir " Nöfn og skráning " velurðu Athugaðu eftir tvíteknum tengiliðum þegar þú vistar nýja tengiliði og smellir á OK.

Já, það er eins auðvelt og það! Héðan í frá mun Outlook stinga upp á að sameina nýjan tengilið sem þú ert að bæta við þann sem fyrir er, ef þeir hafa báðir svipað nafn eða sama netfang.

Ábending. Þegar afrit hafa verið sameinuð geturðu flutt út Outlook tengiliðina þína í CSV skrá til öryggisafrits.

Vonandi hefurðu hreinan og snyrtilegan tengiliðalista í Outlook og veist hvernig á að viðhalda röðinni. Þakka þér fyrir að lesa!