Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong Outlook mà không cần sử dụng bất kỳ công cụ của bên thứ ba nào và cách giữ cho danh sách liên hệ của bạn sạch sẽ trong tương lai.

Microsoft Outlook cung cấp vô số công cụ hữu ích mà chúng tôi sử dụng và yêu thích cũng như nhiều tính năng hơn nữa mà chúng tôi không biết. Nhưng rất tiếc, một tùy chọn để sao chép sổ địa chỉ và kết hợp nhiều địa chỉ liên hệ trùng lặp thành một không có sẵn.

May mắn thay, chúng tôi không bị giới hạn chỉ sử dụng những công cụ mà Outlook cung cấp rõ ràng. Chỉ với một chút sáng tạo, bạn có thể tìm ra cách giải quyết bất kỳ hoặc gần như bất kỳ nhiệm vụ nào mà bạn đang phải đối mặt. Trong phần tiếp theo của bài viết này, bạn sẽ tìm thấy cách có thể kiểm tra các liên hệ trùng lặp trong Outlook của mình và hợp nhất chúng mà không cần sử dụng bất kỳ phần mềm bên thứ ba nào.

Tại sao các liên hệ trùng lặp xuất hiện trong Outlook

Lý do phổ biến nhất dẫn đến trùng lặp là kéo thư vào thư mục Danh bạ trong ngăn Điều hướng để tạo liên hệ tự động. Tất nhiên, đây là cách nhanh nhất để thêm một liên hệ mới trong Outlook và không có gì sai trái về điều đó. Tuy nhiên, nếu thỉnh thoảng bạn cũng tạo địa chỉ liên hệ theo cách thủ công, thì cuối cùng bạn có thể có nhiều địa chỉ liên hệ cho cùng một người, ví dụ: nếu bạn viết sai tên của địa chỉ liên hệ hoặc nhập nó theo một cách khác.

Một tình huống khác dẫn đến trùng lặp địa chỉ liên hệ là khi một người gửi email cho bạn từ địa chỉ kháctài khoản , ví dụ: sử dụng địa chỉ email công ty và địa chỉ Gmail cá nhân của họ. Trong trường hợp này, cho dù bạn tạo một liên hệ mới bằng cách nào, bằng cách kéo thư vào thư mục Danh bạ hoặc bằng cách nhấp vào nút "Liên hệ mới" trên ruy-băng, thì một liên hệ bổ sung cho cùng một người vẫn sẽ được tạo.

Đồng bộ hóa với máy tính xách tay hoặc thiết bị di động cũng như với các nền tảng xã hội như LinkedIn, Facebook và Twitter cũng có thể tạo ra các liên hệ trùng lặp. Ví dụ: nếu cùng một người được liệt kê dưới các tên khác nhau trong các sổ địa chỉ khác nhau, chẳng hạn như Robert Smith, Bob Smith và Robert B. Smith , thì không có gì ngăn cản việc tạo nhiều liên hệ trong địa chỉ của bạn. Outlook.

Nếu bạn làm việc trong môi trường công ty, các liên hệ trùng lặp có thể xuất hiện trong trường hợp công ty của bạn duy trì một số sổ địa chỉ trên máy chủ Exchange của mình.

Tôi nghĩ không cần để giải thích những vấn đề bạn có thể gặp phải khi các chi tiết quan trọng nằm rải rác trên một số liên hệ trùng lặp trong Outlook của bạn. Nếu bạn đang đọc bài viết này, thì rất có thể bạn đang tìm kiếm một giải pháp để giải quyết nó. Và bên dưới, bạn sẽ tìm thấy một số giải pháp để lựa chọn.

Cách hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong Outlook

Trong hầu hết các trường hợp, Outlook đủ thông minh để ngăn trùng lặp khi bạn đang cố gắng tạo một liên hệ mà đã tồn tại. Tuy nhiên, nếu bạn đã có một sốđịa chỉ liên hệ trùng lặp trong sổ địa chỉ của bạn, bạn cần áp dụng một kỹ thuật đặc biệt để dọn dẹp mớ hỗn độn. Được rồi, bắt đầu nào!

Lưu ý. Đối với trường hợp mất dữ liệu vĩnh viễn do vô tình, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên tạo một bản sao dự phòng trước, chẳng hạn như bằng cách xuất danh bạ Outlook của bạn sang Excel.

1. Tạo thư mục Danh bạ mới . Trong Danh bạ Outlook, nhấp chuột phải vào thư mục Danh bạ hiện tại của bạn và chọn Thư mục mới… từ menu ngữ cảnh.

   Đặt tên cho thư mục này, hãy gọi nó là Hợp nhất các bản sao cho ví dụ này.

2. Chuyển tất cả các liên hệ Outlook của bạn sang thư mục mới tạo . Chuyển sang thư mục liên hệ hiện tại của bạn và nhấn CTRL+A để chọn tất cả các liên hệ, sau đó nhấn CTRL+SHIFT+V để di chuyển chúng vào thư mục mới tạo (thư mục Hợp nhất các bản sao ).

   Mẹo: Nếu không quen với các phím tắt, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào các liên hệ đã chọn và chọn Di chuyển từ menu ngữ cảnh.

3. Xuất danh bạ sang tệp .csv bằng trình hướng dẫn " Nhập và Xuất ".

   Trong Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 và Outlook 2019, đi tới Tệp > Mở > Nhập .

   Trong Outlook 2007 và Outlook 2003, bạn sẽ tìm thấy trình hướng dẫn này trong Tệp > Nhập và xuất...

   Xem thêm: Cách hủy hợp nhất các ô trong Excel

   Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình xuất và bạn chọn các tùy chọn sau:

   • Bước 1. " Xuất sang mộtTệp ".
   • Bước 2. " Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Windows) ".
   • Bước 3. Chọn thư mục Hợp nhất các bản sao bạn đã tạo trước đó.
   • Bước 4. Chọn thư mục đích để lưu tệp .csv.
   • Bước 5. Nhấp vào Hoàn tất để hoàn tất quá trình xuất.

   Mẹo:

   Và đây là những gì chúng ta có sau khi sử dụng Trình hướng dẫn Kết hợp Hàng.

   Nếu bạn muốn dùng thử Trình hướng dẫn Kết hợp Hàng trên dữ liệu của mình, bạn có thể tải xuống phiên bản dùng thử đầy đủ chức năng tại đây.

4. Nhập danh bạ từ tệp CSV vào thư mục Danh bạ mặc định của bạn.

   Bắt đầu Trình hướng dẫn Nhập lại như được mô tả trong bước 3 và chọn các tùy chọn sau:

   • Bước 1. " Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác ".
   • Bước 2. " Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Windows) ".
   • Bước 3. Duyệt đến tệp .csv đã xuất.
   • Bước 4. Đảm bảo chọn " Không nhập các mục trùng lặp ". Đây là tùy chọn chính thực hiện thủ thuật!
   • Bước 5. Chọn mục chính của bạn Thư mục Danh bạ, hiện đang trống, là thư mục đích để nhập danh bạ vào.
   • Bước 6. Nhấp vào Hoàn tất để hoàn tất quy trình nhập.
5. Hợp nhất các liên hệ đã loại trừ với các liên hệ ban đầu.

   Bây giờ, bạn cần hợp nhất các liên hệ đã loại trừ hiện có trong thư mục Danh bạ chính của bạn với các liên hệ gốc nằm trong thư mục Hợp nhất trùng lặp, vì vậy cái đósẽ không có chi tiết liên hệ nào bị mất.

   Mở thư mục Hợp nhất bản sao và nhấn CTRL+A để chọn tất cả các liên hệ. Sau đó, nhấn CTRL+SHIFT+V và chọn di chuyển liên hệ vào thư mục Danh bạ chính của bạn.

   Khi phát hiện trùng lặp, Outlook sẽ đưa ra thông báo bật lên đề xuất bạn cập nhật thông tin của liên hệ hiện có và hiển thị bản xem trước dữ liệu sẽ được thêm hoặc cập nhật, như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

   Lưu ý: Nếu bạn đã sử dụng Trình hướng dẫn kết hợp hàng để hợp nhất các hàng trùng lặp trong tệp CSV thì thực tế không cần thực hiện bước này , bởi vì tất cả chi tiết liên hệ đã được hợp nhất trong tệp CSV và đã có trong thư mục Danh bạ chính của bạn.

   
   • Chọn Cập nhật nếu đây là những liên hệ trùng lặp và bạn muốn hợp nhất họ.
   • Chọn Thêm liên hệ mới nếu trên thực tế, họ là hai liên hệ khác nhau.
   • Nếu bạn muốn đẩy nhanh quá trình, hãy nhấp vào Cập nhật tất cả và tất cả các thay đổi sẽ tự động được chấp nhận trong tất cả các địa chỉ liên hệ trùng lặp.
   • Nếu bạn muốn xem lại một địa chỉ liên hệ cụ thể sau đó, hãy nhấp vào Bỏ qua . Trong trường hợp này, mục liên hệ ban đầu sẽ vẫn nằm trong thư mục Hợp nhất các liên hệ trùng lặp .

   Khi Outlook phát hiện một liên hệ trùng lặp với một địa chỉ email khác và bạn chọn cập nhật một liên hệ, địa chỉ email hiện tại của liên hệ sẽ được chuyển đến trường " E-mail 2 ", như minh họa trong ảnh chụp màn hình ở trên.

   Lưu ý: Nếu Outlook của bạnkhông hiển thị hộp thoại này khi bạn đang thêm các liên hệ trùng lặp, thì rất có thể trình phát hiện liên hệ trùng lặp đã tắt. Xem cách bật tính năng Kiểm tra địa chỉ liên hệ trùng lặp.

Hợp nhất các địa chỉ liên hệ Outlook trùng lặp bằng Gmail

Nếu bạn có tài khoản email Gmail (tôi đoán hầu hết mọi người hiện nay đều làm như vậy) , bạn có thể sử dụng nó để hợp nhất các liên hệ Outlook trùng lặp. Tóm lại, quy trình như sau. Xuất danh bạ Outlook của bạn sang tệp .csv, nhập tệp đó vào tài khoản Gmail của bạn, sử dụng chức năng "Tìm và hợp nhất các mục trùng lặp" có sẵn trong Gmail và cuối cùng nhập danh bạ đã loại trừ trở lại Outlook.

Nếu bạn muốn thêm hướng dẫn chi tiết, bạn có thể xem tại đây:

1. Xuất danh bạ Outlook của bạn sang tệp CSV, như được mô tả trong bước 3 ở trên ( Tab tệp > Mở > Nhập > Xuất sang tệp > ; Tệp được phân tách bằng dấu phẩy (Windows) ).
2. Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, điều hướng đến Danh bạ rồi nhấp vào Nhập danh bạ...
3. Nhấp vào nút Chọn tệp và duyệt đến tệp CSV mà bạn đã tạo ở bước 1.

   Gmail tạo một nhóm liên hệ mới cho từng tệp đã nhập để bạn có thể dễ dàng truy cập và xem lại sau này .

4. Sau khi nhập xong, hãy nhấp vào nút Tìm & hợp nhất các liên kết trùng lặp .
5. Danh sách các liên hệ trùng lặp đã tìm thấy được hiển thị và bạn có thể nhấp vào liên kết mở rộng để xem xét và xác minh các liên hệ sẽ được hợp nhất.

   Nếu mọi thứ đều OK , hãy nhấp vào Hợp nhất .

   Lời cảnh báo : Rất tiếc, Gmail không thông minh bằng như Outlook (hoặc có thể chỉ là quá thận trọng) để phát hiện các liên hệ trùng lặp với sự khác biệt nhỏ trong tên của một liên hệ. Ví dụ: không thể xác định liên hệ giả mạo của chúng tôi Elina Anderson và Elina K. Anderson và một và cùng một người. Đó là lý do tại sao, đừng thất vọng nếu bạn phát hiện một vài địa chỉ trùng lặp sau khi nhập các liên hệ đã hợp nhất trở lại Outlook. Đó không phải là lỗi của bạn, bạn đã làm mọi thứ đúng! Và vẫn còn chỗ để cải thiện Gmail :)

6. Trong Gmail, hãy nhấp vào Thêm > Xuất... để chuyển các liên hệ đã hợp nhất trở lại Outlook.
7. Trong cửa sổ hộp thoại Xuất danh bạ, chỉ định 2 điều:
   • Trong " Bạn muốn xuất danh bạ nào ", chọn có xuất tất cả danh bạ hay không hoặc chỉ một nhóm cụ thể. Nếu bạn chỉ muốn xuất những liên hệ mà bạn đã nhập từ Outlook, bạn nên chọn nhóm Đã nhập tương ứng.
   • Trong " Định dạng xuất nào ", chọn Định dạng Outlook CSV .

   Sau đó nhấp vào nút Xuất để kết thúc quá trình xuất.

8. Cuối cùng, hãy nhập lại các liên hệ đã hợp nhất vào Outlook, như được mô tả trong bước 4 của phương pháp trước đó. Hãy nhớ chọn " Không nhập các mục trùng lặp "!

   Mẹo: Trước khi nhập danh bạ hợp nhấttừ Gmail, bạn có thể di chuyển tất cả các địa chỉ liên hệ từ thư mục Outlook chính của mình sang một thư mục dự phòng để tránh tạo thêm các địa chỉ trùng lặp.

Liên kết các địa chỉ liên hệ trùng lặp trong Outlook 2013 và 2016

Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2013 hoặc Outlook 2016, bạn có thể nhanh chóng kết hợp một số địa chỉ liên hệ liên quan đến cùng một người bằng cách sử dụng tùy chọn Liên kết địa chỉ liên hệ .

1. Mở danh sách địa chỉ liên hệ của bạn bằng cách nhấp vào Mọi người ở cuối ngăn Điều hướng.
2. Nhấp vào liên hệ bạn muốn hợp nhất để chọn liên hệ đó.
3. Sau đó, nhấp vào nút dấu chấm nhỏ bên cạnh Chỉnh sửa để mở menu thả xuống và chọn Liên kết Danh bạ từ danh sách.
4. Trong phần Liên kết các liên hệ khác , hãy bắt đầu nhập tên của người mà bạn muốn liên kết vào trường tìm kiếm và khi bạn nhập Outlook sẽ hiển thị tất cả các liên hệ phù hợp với bạn Tìm kiếm.
5. Chọn (các) liên hệ cần thiết từ danh sách kết quả và nhấp vào liên hệ đó. Các liên hệ đã chọn sẽ được hợp nhất ngay lập tức và bạn sẽ thấy tên của chúng dưới tiêu đề Liên hệ được Liên kết . Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

Tất nhiên, tính năng Liên kết danh bạ không phải là lựa chọn tốt nhất để dọn sạch một danh sách liên hệ lớn bị trùng lặp, nhưng chắc chắn nó sẽ giúp bạn nhanh chóng hợp nhất một số liên hệ giống hệt nhau thành một danh sách duy nhất. một.

Cách ngăn các liên hệ trùng lặp trong Outlook của bạn

Bây giờrằng bạn đã dọn sạch mớ hỗn độn trong danh bạ Outlook, nên đầu tư thêm vài phút và tìm hiểu cách giữ cho danh sách liên hệ của bạn sạch sẽ trong tương lai là điều hợp lý. Điều này có thể dễ dàng đạt được bằng cách kích hoạt trình phát hiện liên hệ trùng lặp Outlook tự động. Xem cách thực hiện việc này trong Microsoft Outlook 2019 - 2010:

1. Chuyển đến tab Tệp > Tùy chọn > Danh bạ .
2. Trong " Tên và lưu trữ ", chọn Kiểm tra Danh bạ trùng lặp khi lưu Danh bạ mới và nhấp vào OK.

Đúng vậy, dễ dàng như vậy! Từ giờ trở đi, Outlook sẽ đề xuất hợp nhất liên hệ mới mà bạn đang thêm với liên hệ hiện có nếu cả hai đều có tên giống nhau hoặc địa chỉ email giống nhau.

Mẹo. Sau khi các bản sao được hợp nhất, bạn có thể xuất danh sách liên hệ Outlook của mình sang tệp CSV cho mục đích sao lưu.

Hy vọng rằng giờ đây bạn có danh sách liên hệ rõ ràng và gọn gàng trong Outlook của mình cũng như biết cách duy trì thứ tự. Cảm ơn bạn đã đọc!